董事长秘书职责概述（共2页）700字.docx

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董事长秘书职责概述

　　董事长秘书岗位职责

　　一、办公室内务

　　1、办公环境：

明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐

　　1）每天准时上班;

　　2）开窗通风;

　　3）清洁办公室：

每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次;

　　4）清理花木：

鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草;

　　5）为董事长备好茶水;

　　6）每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等;

　　7）及时清理办公、生活垃圾;

　　8）每周监督吸尘一次。

　　2、文件管理：

流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范

　　1）对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理;

　　2）外来红头文件：

向人力资源部索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录;

　　3）内部红头文件：

作好收文记录并放置在待处理文件夹内;

　　4）外来公函、通知及文字资料：

及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理;

　　5）内部通知、公司各部门（单位）递交报告：

及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理;

　　6）重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

　　7）每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

　　8）根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

　　二、来宾接待

　　彬彬有礼热情接待

　　1、笑脸相迎，茶水相待;

　　2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片;

　　3、及时向董事长请示;

　　4、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）;

　　5、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请;

　　三、会务服务

　　准备充分、安排周全、接待周到、组织完善

　　1、董事会

　　1）会议议程的拟定;

　　2）确定与会人员;

　　3）会议通知起草和发送;

　　4）会议文件的准备;

　　5）会议场所的确认及会场布置;

　　6）会议签到及记录;

　　7）与会人员的接待工作。

　　2、工作会

　　1）检查会场环境是否干净整洁;

　　2）检查会议通知是否到位;

　　3）检查会议文件准备是否齐备;

　　4）会议人员的接待;

　　5）会议期间的服务。

　　四、完成董事长交代的其他事宜。