青岛市重点建设项目档案管理规定文档格式.docx
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第四章项目档案的登记和验收
第十八条在办理建设工程手续前，建设单位向青岛市档案局填报《青岛市重点建设项目档案管理登记表》（附表1），同时与青岛市档案局签定《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》（附录2）。
第十九条建设单位持《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》到质量监督部门办理工程质量监督手续。
第二十条项目竣工前，应组织项目档案工作验收。
项目档案验收工作一般应当单独组织，并于项目整体竣工验收十天前进行。
第二十一条项目档案验收前，由建设单位组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作，并根据《重点建设项目档案验收标准》（附表3），作出档案验收自检报告。
第二十二条建设单位在项目整体竣工验收前一个月，经上级主管部门审核同意后，向青岛市档案局报送档案验收自检报告，并填报《青岛市重点建设项目档案验收申请表》（附表4）一式三份。
青岛市档案局收到《青岛市重点建设项目档案验收申请表》后，在三个工作日内对项目档案验收安排作出答复。
第二十三条项目档案验收工作，采用召开档案专项验收会议的形式，由组织档案验收的单位负责召集。
项目建设、勘察、设计、施工、监理单位的有关专业人员列席会议，协助项目档案验收工作。
第二十四条对项目档案的验收，必须抽查一定数量的档案实体。
凡项目档案总量超过2000卷的，抽查10%以上的档案；
总量超过1000卷不足2000卷的，抽查20%以上的档案；
总量在1000卷以下的抽查30%的档案。
第二十五条项目档案验收等级分为优良（85分以上，含85分）、合格（75—85分，含75分）、不合格（75分以下）三个等级。
凡档案验收不合格的建设项目，验收小组应提请项目建设单位限期于项目整体竣工验收前对存在的问题进行整改，并负责对项目档案进行复验工作。
第二十六条凡档案验收不合格的建设项目，有关单位均不得进行整体竣工验收。
第二十七条通过档案验收的项目建设单位应将《青岛市重点建设项目档案验收合格证书》（附表5）一式三份，报送青岛市档案局审批。
审批单位应在三个工作日内办结审批手续。
第二十八条建设单位在项目整体竣工验收后三个月内，持《青岛市重点建设项目档案验收合格证书》向青岛市城市建设档案馆移交项目档案，由青岛市城市建设档案馆在该证书相关栏目签署意见并出具《建设工程竣工档案验收意见书》后，持该证书及意见书到工程竣工备案部门办理建设工程竣工验收备案。
第五章项目档案的移交
第二十九条项目整体竣工验收后三个月内，建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续，明确移交档案的内容、数量等，并有完备的清点、签字等交接手续；
建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。
第三十条本市规划区内的项目，建设单位应在项目整体竣工验收后六个月内，将包括工程备案文件、工程决算书等后期形成的项目档案报送青岛市城市建设档案馆，由青岛市城市建设档案馆核发《山东省建设工程档案合格证》，该证作为办理房产证的依据。
第六章奖励与处罚
第三十一条青岛市档案行政管理部门以及有关主管部门对在项目档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。
第三十二条对在项目档案管理工作中违反本规定的单位或个人，由青岛市档案行政管理部门责令限期改正，并给予通报批评。
第七章附则
第三十三条本规定由青岛市档案局负责解释。
第三十四条各区市参照执行。
第三十五条本规定自颁布之日起执行。
附表1：
青岛市重点建设项目档案管理登记表
建设单位填报时间年月
项目名称
工程地点
计划批准文件
地址
邮编
上级主管部门
主要设计单位
主要施工单位
主要设备安装单位
主要监理单位
批准概算总投资
万元
计划工期
年月-年月
工程项目
（用途）
占地面积
（M2）
建筑面积
结构
种类
层数
幢数
高度
（M）
项目档案和资料管理情况
档案资料管理部门名称
联系电话
负责人
其他档案人员
项目建档时间
年月
附录2：
青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书
合同登记编号：
甲方：
青岛市档案局
乙方：
项目名称：
建筑面积：
工程地点：
计划开工时间：
计划竣工时间：
为规范重点建设项目档案管理工作，保证重点建设项目档案的完整、准确、系统，根据《青岛市重点建设项目档案管理规定》，签定本合同。
一、甲方职责：
1、履行对项目档案的监督和指导职能；
2、组织项目档案验收工作。
二、乙方职责：
1、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，订立专门条款，明确有关方提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档和移交的义务。
2、建立健全项目档案工作各项规章制度，收集、整理本单位形成的项目档案；
3、对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导；
4、确保项目档案工作与项目建设同步进行，维护项目档案的完整、准确、系统；
5、除向青岛市城市建设档案馆等单位移交项目档案之外，本单位至少保留一套完整、准确、系统的项目档案。
6、保留的项目档案应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）规定。
三、乙方在向规划行政管理部门办理建设工程手续前，应向青岛市档案局填报《青岛市重点建设项目档案管理登记表》，同时与甲方签定《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》。
四、乙方持《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》到质量监督部门办理工程质量监督手续。
五、甲方根据《青岛市重点建设项目档案管理规定》与《重点建设项目档案验收标准》定期或不定期地对乙方的项目档案工作进行检查、指导。
六、甲方随时做好接受乙方有关人员关于项目档案的业务咨询工作。
七、重点建设项目档案验收前，乙方应组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作，并根据《重点建设项目档案验收标准》，写出档案验收自检报告。
八、乙方应在项目竣工验收前一个月经上级主管部门审核同意后，向甲方报送档案验收自检报告，并填报《青岛市重点建设项目档案验收申请表》一式三份。
甲方收到《青岛市重点建设项目档案验收申请表》后，应当在三个工作日内对项目档案验收安排作出答复。
九、重点建设项目档案验收会议后，通过档案验收的，乙方应及时将《青岛市重点建设项目档案验收合格证书》一式三份，报送青岛市档案局审批。
青岛市档案局应在三个工作日内办结审批手续。
十、乙方在项目整体竣工验收后三个月内，持《青岛市重点建设项目档案验收合格证书》向青岛市城市建设档案馆移交项目档案，由青岛市城市建设档案馆在该证书相关栏目签署意见并出具《建设工程竣工档案验收意见书》后，持该证书及意见书到工程竣工备案部门办理建设工程竣工验收备案。
十一、乙方在项目整体竣工验收后六个月内，将包括工程备案文件、工程决算书等后期形成的项目档案报送青岛市城市建设档案馆，由青岛市城市建设档案馆核发《山东省建设工程档案合格证》，该证作为办理房产证的依据。
十二、本合同一式三份，甲方一份，乙方两份（其中一份报质量监督部门办理委托工程质量监督手续），本合同自签定之日起生效。
青岛市档案局乙方：
（盖章）（盖章）
地址：
青岛市延吉路148号地址：
法定代表人：
法定代表人：
委托代理人：
委托代理人：
联系电话：
85840972联系电话：
附表3：
重点建设项目档案验收标准
验收内容
基本要求
标准分
实评分
备注
第一部分管理体制
20
建立项目档案的管理体制
建立项目档案工作管理机构
2
明确项目有关领导分管项目档案工作
配备专兼职的项目档案人员
落实项目档案工作所需的经费
建立健全项目档案工作各项规章、制度
4
对勘察、设计、施工、监理等单位进行项目档案的监督指导
确保项目档案工作与项目建设同步进行
第二部分业务工作
60
一、项目档案的完整性
30
应归档的各类原始文件材料收集齐全，及时归档，符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求
前期文件
包括：
项目立项依据性文件、项目管理文件等
3
设计文件
主要包括：
工程水文、地质勘察报告；
规划设计文件；
结构设计计算书等
施工技术文件
施工定位测量、地质勘探资料；
质保书、试验报告；
隐蔽工程验收记录；
工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录；
图纸会审、变更设计通知单；
工程质量事故报告及处理记录；
工程质量检查、评定资料；
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；
设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等
10
竣工文件
竣工图、已安装设备明细表等
5
监理文件
监理通知、备忘录、报告、会议纪要；
施工质量分析；
监理规程；
合同管理文件、三控制文件、协调文件等
设备文件
设备、材料采购合同、出厂质量合格证明；
设备、材料装箱单；
设备图纸使用说明书；
设备安装调试记录等
竣工验收文件
工程竣工验收报告；
工程设计总结、监理总结；
质量评审材料；
环保、劳动安全卫生、消防、档案等竣工验收审批文件；
竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会签字名单；
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书等
二、项目档案的准确性
归档文件
数据真实一致，手续完备，整理规范
材料内容
档案目录与档案实物
卷内目录详实；
案卷题名简明、准确；
档案目录与归档文件关系清晰
竣工图编制质量
竣工图应准确、清楚，修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。
更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位并注明修改依据；
变更依据性文件上应注明被修改的图号；
应逐张加盖、签署竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全，不得代签；
图纸修改方式要规范
12
三、项目档案的系统性
档案分类
各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况
档案组卷
组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求；
卷内文件排列
有序并按要求编号；
案卷封面、卷内目录、备考表填写规范
第三部分安全管理
档案库房
有与项目档案工作相适应的库房；
采用防火、防盗、防有害气体、防光、防尘、防虫等措施
6
设施、设备
有实行计算机等现代化管理的设备；
档案柜架数量充裕且质量好，案卷、卷盒等装具牢固、美观，符合国家要求
文件制成材料
文件材料的载体和书写材料符合耐久性要求，不能有热敏纸及铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写的字迹
项目档案总计得分
100
附表4：
青岛市重点建设项目档案验收申请表
申请验收单位：
申请验收单位档案部门
隶属
部门
联系人
申请验
收日期
项目竣工
验收日期
申请验收
单位意见
（盖章）
年月日
主管部门
审查意见
组织验收
附表5：
青岛市重点建设项目档案验收合格证书
档验字[]号
建设单位
地址
设计单位
施工单位
监理单位
项目档案总数
卷（件）
图纸
张
验
收
组
成
员
结
论
验收组负责人签字：
青岛市城市建设档案馆关于项目档案进馆审核意见
档案行政管理部门审批意见
备注：
此表审批单位存一份，反馈建设单位二份
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