数字档案馆知识管理与知识服务研究.docx

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数字档案馆知识管理与知识服务研究

数字档案馆知识管理与知识服务研究

郑晨阳/曹蓉蓉

2013-03-0611:

09:

00　　　来源：

《档案与建设》（南京）2012年7期

　　【内容提要】文章以数字档案信息资源的共享和利用为导向，在分析数字档案馆知识服务建设方向的基础上，提出了科学架构知识管理平台，创新数字档案馆知识服务模式的新思路和新途径。

　　【关键词】数字档案馆/知识管理/知识服务

　　“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

”①数字档案馆在传统档案馆集中保管各类档案文献资料的基础上，充分利用丰富的数字档案信息实现档案信息全社会共享、提升公共档案信息价值，为开展知识服务提供了有力保障。

　　知识服务是以知识信息的搜寻、组织、分析、重组等为基础，根据用户的问题和环境，挖掘与提炼知识，提供能够有效支持知识应用和知识创新的信息增值服务。

在数字档案馆平台下，关心并致力于帮助用户找到解决问题的方案，为用户提供档案知识服务，是信息化条件下档案馆探索新服务模式的有效尝试。

　　1.数字档案馆知识服务的建设方向

　　数字档案馆的建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。

①各级档案部门须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程，实现以用户需求为根本的知识服务。

　　1.1拓展知识服务功能

　　知识服务是面向用户问题的服务，它关注的焦点不是“我是否提供了您需要的信息”，而是“通过我的服务是否解决了您的问题”。

重视用户需求分析，根据问题和问题环境确定用户需求，通过信息的析取和重组来形成符合用户需求的知识。

多元化信息社会，新型的利用需求往往具有鲜明的综合性特点，用户通过多主题、多途径来获取庞杂的数字档案信息及相关的公共信息资源，从中分辨和筛选所需的信息，既增加了用户工作量，也难保证精准率，降低了数字档案信息资源利用和服务的质量。

因此数字档案馆知识服务应根据用户的具体问题和方向提供全方位、综合化的知识服务。

　　1.2打造知识服务优势

　　知识服务是面向解决方案的服务，它致力于帮助用户找到解决方案。

解决方案的形成过程，是一个对信息和知识不断查询、分析和组织的过程。

传统信息服务满足于具体信息、数据或文献的提供，这也在客观上使各级档案馆形成了“信息孤岛”的现象。

为提供切实有效的解决方案，必须实现数字档案信息互联互通和资源共享，从面向各数字档案馆的特定知识服务需求转向面向统一的数字档案馆体系、体现一站式服务的知识服务模式。

同时，数字档案馆应将档案资源、服务设施和专业人才的潜在共享性价值转化为公共服务优势，提高档案资源的社会共享水平，采取有效措施满足用户需求，促进服务型政府建设。

　　1.3创新知识服务模式

　　知识价值的实现最终取决于开展知识服务，将适当的知识在适当的时间通过适当的方式传递给适当的人。

知识服务是面向增值服务的服务，强调利用自己独特的知识和能力为用户创造价值，提高用户知识应用和知识创新来实现价值。

传统的信息服务仅限于提供档案信息来体现利用价值。

在大数字档案馆的背景下，用户对档案知识资源的利用程度不断加深，要求通过知识资源共享将分散在本领域及其相关领域的显性知识资源加以集中组织和管理，挖掘和提炼隐性知识。

同时，用户在研究过程中对知识捕获、分析、重组的快速演化导致其利用知识服务的动态变化，推动了知识服务新机制的形成。

　　2.架构数字档案馆的知识管理平台

　　数字档案馆的建设应着眼于推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网格化、智能化的知识管理，提供分层次多渠道的档案知识资源利用服务。

正如国家档案局局长杨冬权指出“实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造‘一站式’档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。

”②

　　2.1档案信息资源标准建设

　　数字档案馆的建设和发展，应通过信息资源标准建设实现各个档案馆、各类档案信息系统之间的信息互联互通，消除“信息孤岛”，促进档案信息资源的有效利用和整合，提炼和挖掘知识资源，推进和完善数字档案馆的知识服务。

　　2.1.1规范数字档案信息元数据标准

　　元数据是按照一定规则，从知识资源中提取相关特征，规范化准确描述知识资源，即描述数字档案馆信息资源的背景、内容、结构及其管理的数据，是保证其具有凭证价值和情报价值的最重要手段之一。

同时，元数据是提供知识服务的语义基础，是实现分布异构资源的整合与互操作的前提。

元数据标准主要包括元数据的需求标准化、语义标准化和语法标准化。

　　2.1.2完善数字档案信息保存格式标准

　　档案馆在数字化过程中遗留下来大量基于各种业务流程和异构数据源的应用系统及数据，为满足特定的业务需求而形成的数据有自身的特点，难于实行馆间档案业务数据的交流，因此对档案异构数据源进行集成就成为消除信息孤岛的有效途径。

XML语言的自描述性、可扩展性、可读性和灵活性的特征能使得档案业务应用系统之间可以方便地进行模式交换，很好地满足馆际数据之间的共享。

　　2.1.3制定数字档案知识资源管理标准

　　当前国家尚未制订针对数字档案信息的分类规则，缺乏知识资源管理的各项标准。

在参照传统载体档案的分类和管理方式的基础上，结合数字档案信息的特点，确定数字档案信息的合理分类方案，实现对数字档案信息的有效控制。

同时，应加快制定数字档案馆环境下各类档案知识资源的管理标准，尤其应重点优先制定鉴定与开放利用的管理标准。

对涉及国家秘密、知识产权或个人隐私及其他敏感信息的档案利用，应当按照国家法律法规要求，进行合理划分和控制。

　　2.2构建档案知识资源管理平台

　　在加速数字档案馆建设过程中，在建好数字档案馆基础数据库建设的同时，应充分利用网络优势，全方位的收集和组织档案资源显性知识集群，挖掘隐性知识资源使之成为有机的整体，采用知识表示方式存储、组织、管理，确保数字档案馆提供全方位和一体化的知识服务。

　　2.2.1加快完善基础数字档案资源库建设

　　数字档案资源库主要包括目录数据库、元数据库、内容数据库等。

目录数据库是数字档案资源库的基础，它将反映数字档案特征的规范数据，形成由计算机检索的目录数据体系。

元数据库是保证数字档案可靠和可用的重要保障，必须严格按照数字档案元数据采集规范要求建立、保存数字档案元数据。

内容数据库是数字档案资源建设的主体，它是通过数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类方式形成的集合。

内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理，对于由电子文件归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法修改，采取技术措施，确保其可靠和可用。

　　2.2.2科学构建专项数字档案资源库

　　专项数字档案资源库是在基础档案数据资源库建设的基础上，对档案信息文件所承载的原始信息进行分析，按照知识属性分类，由若干素材组合而成，以显性知识为主。

实施档案管理和利用，将依据一定的档案分类标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行多层次的区分，形成档案分类体系。

在数字档案馆中，基于传统档案分类标准，以档案内容特性来划分形成专题数字资源数据库。

　　2.2.3挖掘整合专题数字档案知识资源平台

　　专题知识资源库是针对人们从事的专业和研究的具体内容和问题，对专项信息资源进行编研，动态搜寻、挖掘提炼，从中识别出有效、新颖、潜在的档案信息背后的隐性知识。

　　例如在研究历年国庆阅兵的基本规律、原则等问题时，在数字化军事档案信息资源中获取构成这一历史事件的基本要素，即时间、地点、人物、过程和结果等原始档案信息和各类佐证材料。

同时，抓住反映历年国庆阅兵本质的、具有特定意义的关键点，不断动态查询、分析和组织，提供全面准确地反应历年国庆阅兵的特点、实质和内涵的专题信息，从而形成专指性、针对性较强的专题知识资源库。

　　2.3创建档案知识资源网格

　　人们在快速获取知识的同时不仅仅看重知识的数量，更强调知识的质量，来提高自身的知识应用和创新能力。

这就要求对知识资源的有效组织、深度开发和利用，满足知识服务需求的高品质和高效化。

　　创建档案知识网格可在大规模集成整合档案知识资源基础上，整体提高档案资源的综合和增值利用价值；可建立知识资源互联网传播扩散与增值服务平台，为全社会提供档案信息资源共享、知识创新等信息化条件；可建设知识资源的深度开发利用平台，为各方面提供知识管理与知识服务的信息化手段。

　　2.3.1档案知识元

　　档案知识元是指来源于档案信息的不可再分割的具有完备知识表达的知识单元。

即规定了对一个档案知识单元从哪些方面去描述，如何描述，描写程度如何。

利用档案知识元理念来控制和组织档案显性知识资源，可以对档案知识资源的内在知识进行有效揭示，促进档案知识资源价值的增值，催生新的知识资源，实现档案知识资源的有效共享和利用。

　　2.3.2档案知识发现

　　档案知识发现是指从档案知识资源中发现有用知识的整个过程。

知识发现的核心就是利用数据挖掘技术对专项档案知识资源库中的知识内容、知识对象及其逻辑关系进行深入、系统和动态的分析，从中抽取隐含的、未知的、具有潜在利用价值的档案知识资源。

　　2.3.3档案知识地图

　　档案知识地图是表示档案知识的概念及其联系的网络结构，是数字档案馆实现档案知识资源管理的重要手段。

一方面按照档案的特征构建个性化的显性知识地图，使其根据档案知识地图揭示的知识间的关联快速方便地找到相关知识；另一方面依据研究方向构建隐性知识地图，提供隐性知识的线索（隐性知识的拥有者、隐性知识的状态、隐性知识的范围等），从而加速隐性知识向显性知识的转换，促进对隐性知识和显性知识的管理和利用。

　　3.创新数字档案馆的知识服务模式

　　《数字档案馆建设指南》提出构建“一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台；二是利用当地政务网建设面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台；三是利用公众网建设面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。

”①这些平台的架构意欲提高数字档案馆的档案利用和服务能力，而创新知识服务模式正符合这一宗旨。

知识服务以知识管理和服务效能为核心，强调开展动态知识服务、快捷知识服务、集成知识服务及个性化知识服务。

　　3.1分类定制档案知识推送

　　在数字档案馆中，用户可根据自己的兴趣和需要定制档案服务，包括服务内容、服务界面和服务方式，实现特定需求档案知识推送。

根据用户的知识结构、知识需求，依据档案知识分类方法，挖掘隐性知识，促使不同背景、不同需求的用户在各个具体层面上和环境中进行有效的交流和协作，促进知识共享和知识创新。

　　3.2聚集关联档案知识推送

　　在对数字档案馆进行访问的用户行为模式和需求特征统计分析的基础上，预测用户未来需要的档案知识资源，实现档案知识推送。

实时跟踪用户的注册信息、浏览记录、参考存档记录及以往接受档案知识服务的情况，分析其兴趣和使用偏好，挖掘关联知识特征，聚集关联档案知识资源推荐给用户；同时根据用户对数字档案馆提供的知识资源的阅读情况和知识服务的评价，调整对用户的需求特征的判断，提供适时、适量的个性化服务。

　　3.3垂直门户档案知识推送

　　垂直门户档案知识服务是以用户为中心，在互联网上对用户研究的特定领域信息进行检索、分类、转储，为用户提供专业、精确、深入的个性化的端到端的档案信息服务模式。

数字档案馆建设过程中，应在专项数字档案知识资源库基础上，从互联网上将海量且离散的知识资源，通过垂直搜索引擎收集、整理、分类、转储建立专题研究的垂直档案知识门户。

垂直档案知识门户的特色是知识的专一性、知识的专业性，再根据用户访问垂直档案知识门户的使用行为、习惯、特点，定制和推送专题研究所需要的知识。

　　3.4智能代理档案知识推送

　　智能代理档案知识服务能模拟人类的行为方式和思维方式，具有感知能力、问题求解能力、与外界通讯能力。

数字档案馆将实现依据专题数字档案知识资源库，根据用户的研究任务为导向对网上信息变化实时监控，自动进行档案知识的收集、加工、整理和存储，推测用户的意图，自动制定调整和执行工作计划，代替用户实施研究任务，并主动及时地将档案知识推送给用户。

　　知识服务是数字档案馆基本职能的延伸和发展。

在建设数字化档案馆的基础上。

逐步实现满足社会大众需求的档案知识服务，是满足多样化、知识化、一体化需求的必然选择，也使深层次、专业化、特色化的知识服务能力成为最具发展潜力的服务模式。

　　注释：

　　①国家档案局．数字档案馆建设指南[S/OL].（2010-06）[2011-02-15]

　　②吴佳佳．加强服务能力建设实现档案资源共享[N].经济日报，2011-5-19（15）。

　　【参考文献】

　　[1]刘永．数字档案管理中的知识发现与知识服务[J].档案学研究，2008（5）:

51-53。

　　[2]杨力，姚乐野．基于知识管理的数字档案馆服务体系建构[J].档案学通讯，2010

（1）:

58-60。

　　[3]马玉杰，郑悦，白石．档案馆开展知识服务的可行性与服务模式探讨[J].档案学通讯，2009（6）:

42-45。

　　[4]杨抒，武刚，罗仙仙．面向用户的垂直信息服务系统模型研究[J].中国管理信息化，2009（21）:

39-41。

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