展会现场管理计划.docx

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展会现场管理计划

展会现场管理计划

　　一：

展会现场管理工作计划

　　博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

　　为了使本次刺绣、银饰博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。

尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。

现场管理的原则：

找出可能出现的问题并作精密分析。

努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。

要有预案和预备力量。

　　1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。

　　2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。

　　3、对于重点工作，实行双重核查制度。

　　4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。

　　5、重视对临时人员的短期培训。

　　A、系统的现场管理如下：

　　一、观众登记和入场管理

　　设观众登记处为了提高工作效率，把预先登记的观众和现场注册的观众分开或进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。

为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

　　二、博览会现场广告管理

　　在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。

　　但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。

即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

　　三、对参展商的行为管理

　　主要工作依据是参展合同。

在布展、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。

必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

　　四、安全管理

　　博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。

为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。

　　五、交通、物流管理

　　展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士、物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。

现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：

　　■一份相关联系人名单;

　　■场馆地图;

　　■展品抵达场馆的时间;

　　■现场交通规划草图;

　　■紧急情况应对计划;

　　■现场联络点，包括安全和志愿者。

　　六、餐饮管理

　　博览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。

在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。

还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

　　七、证件管理

　　通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员、筹展人员、媒体记者及与会嘉宾。

　　为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。

如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。

　　八、参展商和观众投诉处理

　　博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

　　九、新闻管理

　　现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。

新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

　　另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访;所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

　　十、知识产权保护工作

　　1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

　　2、基本原则：

　　坚决反对利用展览侵犯知识产权。

　　用证据讲话。

　　被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。

否则暂时

　　现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。

展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。

展台内的清洁按谁搭建、谁负责保洁原则来负责。

特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

　　十二、展览会运输代理商管理

　　1、运前：

认真挑选运输商

　　2、运中：

紧密联系运输商

　　3、进馆：

迅速有序搬进场

　　4、展后：

妥善处理参展品

　　十三、配套服务管理

　　在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。

　　十四、专业观众入场管理

　　1、填写登记表

　　2、办理证件

　　3、检查门票

　　4、领取参观指南

　　5、免费赠送或出售会刊

　　4、参观者进入展馆

　　环境布置：

开幕式会场设在万博广场，搭置4M10M彩色背版，铺设红地毯，悬挂横幅，营造祥和、热闹的气氛。

　　二、现场的管理

　　为避免因人气空间高涨，造成现场混乱挤压、人员受伤的情况，特别加强控制现场秩序，安排人群有秩序地参观、购买及咨询!

　　1、保安人员的安排：

、

　　在展览会各个入口、出口设置保安人员：

2人/门检票口设置保安人员：

2人

　　2、成立紧急事件小组：

6人

　　工作安排及职责：

①机动巡查5人

　　②总台服务电话2人

　　③处理博览会突发性特殊事件并给予调解

　　3、成立紧急医护小组：

6人

　　工作安排及职责：

处理博览会突发性医疗事件并给予解决

　　二：

展览会现场管理计划

　　一、会展开幕式现场管理:

　　展会现场布置:

布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。

我们根据本次展会对于布展的要求在展前划出近一个月作为布展时间。

本公司将在此过程内应主办方委托进一步对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。

在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。

VIP接待:

由于本次展会前来观展的重要贵宾层次比较高，我方将按照主办方的要求提高接待规格，并且联系北京市政府和北京驻军武警抽调人员前来进行安全保障工作。

媒体的接待和管理:

展会开幕前，我公司将联合主办单位与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。

　　二、会展布展与现场管理:

　　现场管理机构1、展会现场布置2、展会注册及入场管理3、展会证件与门票管理4、展会设备设施管理5、展会现场的安全管理6、展会现场的知识产权保护工作7、展会现场的相关活动管理8、展会现场的其他服务9、应急处理小组

　　参展商的现场管理工作:

展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册;编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场;在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。

　　展中，主办单位为展商提供增值服务，有站家现场答疑会和各类研讨会，帮助企业解决生产管理中的难题;有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率;有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进;除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行如何让展位更吸引人如何更方便撤展参展手续等方面知识培训。

同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。

展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。

1、布展2、配备展台的工作人员3、展台接待4、贸易洽谈5、情况记录6、其他相关宣传推广活动7、信息收集工作8、细节管理注意事项9、应急处理小组

　　观众登记和入场管理:

观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。

为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。

科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。

　　另外，我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样可以便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

1、预登记2、现场登记3、信息收集4、导引与通道维护5、告知观众展会日程6、现场服务管理7、应急处理小组

　　撤展管理1、展位的拆除2、参展商租用展具的退还3、参展商展品的处理和回运4、展品出馆控制5、展场的清洁6、撤展安全保卫参展观众的统计1、依据观众办理登记手续的内容进行统计2、根据门票进行统计3、参展商的客户统计

　　三、会展现场风险与安全管理:

会展现场的风险类型:

1、从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁2、从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类会展风险管理:

1、对场地进行安全分析2、同当地相关部门建立良好的工作关系。

3、确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识4、制作安全小册子/标牌以及其他交流方式5、制定一个媒体管理计划6、预防闹展重大紧急事件管理:

为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部门取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。

　　四.其它管理:

　　现场广告管理1、广告载体分类与统一管理2、广告的规范与招标3、秉承公平公开的原则

　　交通、物流管理:

在本次展会中，我们委托中国交通部下属运输公司来负责展品运输工作。

1、展品运输2、撤展运输3、现场联络点4、线路规划5、对展品抵达时间的掌握，6、撤展管理与撤展物品监控7、紧急事件处理

　　餐饮管理:

1、指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。

2、同时、我们推荐场馆及周遍餐饮设施。

，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮情况。

　　证件管理为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。

在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员、筹展人员、媒体记者及与会嘉宾。

另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。

主办机构将加强对展览会证件，尤其是门票的管理，以避免出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。

由于本次展会出售门票，主办单位已事先向税务部门报告，并征得税务部门同意。

　　新闻管理本次展会在现场设立新闻中心，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。

另外，本届展会主办会安排国家工业和信息化部新闻发言人作为新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访。

　　会展资料的采集与编写印发宣传资料。

印发宣传资料是展览物资管理工作的组成部分，同时也是展台贸易工作的组成部分，对展出效果有直接影响。

宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，我们也将在展览会期间在展台上散发。

参展商资料。

参展商需要编印一些自己的宣传资料，由我们统一整合刊印。

基本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等。

展台小册子是参展商的主要资料。

资料编印。

选产资料具有广告作用，为了给潜在客户和新闻界留下良好和深刻的印象，必须注意其质量。

会议材料的印刷与制作。

我们印发了相关宣传品及会议资料，以告知展会信息、会议的信息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料。

便于在会后留存建档、参考使用。

　　会展设备管理1.会议所需视听设备本次展会对视听设备方面的要求较为严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定的质量要求，并由专业人员协助规划。

2.视听设备与会场布置的关系会展厅的容量、座位与舞台的安排都与视听设备有直接的关系。

本次会展的场馆设计与整体布置将由本公司的首席设计师负责统筹策划。