对外会议工作安排.docx

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对外会议工作安排

（对外）会议工作安排

（对外）会议规范

一、会议活动组织 

1.确定会议的主题、时间、地点、与会人员，形成会议筹备小组，制订会议筹备方案。

2.筹备工作

1） 确认会议日期和会议日程安排。

2） 发出会议邀请：

会议开始前2周将会议邀请发送给每一位受邀者，并要求其给予书面回复确认是否准时参加以及有无特殊要求等。

会议邀请应至少包含：

会议主题、时间、地点（含行车路线）、日程安排、接待人联系方式等。

 3） 确定会场布置方案，罗列所需设备器材等信息，并安排具体人员负责准备。

在会议开始前1天，按预定方案布置会场，调试设备。

 4） 安排专人准备会议所需的书面材料。

既要全面，同时也要避免浪费。

 5） 制订应急预案。

 6） 提前了解与会人员信息，安排专人负责与会人员联系，保障所有与会人员安全准时的参加会议。

3.会场布置 

1）桌椅摆放，特别嘉宾摆放桌牌，纸笔，确保会议秩序。

2）准备茶水、果盘等。

3）悬挂横幅，摆放海报、易拉宝等 。

3）会场投影音响设备调试。

4.整理资料 

1）根据需要，收集与会议所议项目有关的信息和资料。

如果太长、太多，将其要点摘录出来。

2）会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。

5.会中服务 

1）会场负责人应在会议前20分钟到岗，对服务工作及程序向会议接待人员作出明确的分工，讲明注意事项，然后对会议要求事项做最后检查（包括会场布置、签到桌、鲜花、指示牌、进出路线、环境卫生等情况）。

2）接待人员在会议开始后将会场门关上，站在会场末尾拍照及摄影，并对突发事件进行及时处理。

3）如无特殊情况，接待人员应在客人落座后倒水。

倒过水后要逐杯进行检查，检查时可用手触摸杯子的外壁，如有遗漏要及时补上。

添加茶水时要求动作敏捷、轻盈，尽量不发

会议筹备具体安排

总指挥：

督导：

一、会务组

负责人

成员：

工作内容：

1、负责制作、悬挂横幅；

2、桌椅、桌牌、纸笔摆放；会场卫生；

3、保证会前会后参会人员停车安排、会后收尾事宜；

4、会议全程摄像、照相工作，会场投影音响设备的调试；

时间：

年月日午:

，完成会场布置工作。

二、材料组

负责人：

成员：

工作内容：

1、与会人员通知；

2、会议记录；

3、形成会议纪要。

时间：

年月日午:

，所有材料准备就绪。

三、礼仪、接待组

负责人：

成员：

工作内容：

1、礼仪接待（会前10分钟）：

会议签到，并引领参会人员就坐；

2、会场安全、秩序；

3、会场水果配备及会场茶水添备。

四、用餐接待

组长：

成员：

工作内容：

1、做好用餐前的准备工作；

2、负责与会人员的用餐接待；

3、根据安排带用餐人员入席。

附件三：

会议通知单

通知日期：

年月日

接收部门：

发文部门：

会议名称：

会议时间：

会议地点：

会议联系人：

会议参加人员名单：

会议注意事项：

1．

2．

会议联系人：

会议联系电话：

签章处：

通知回执联

会议通知已收到，内容详细了解，□能□不能届时参加。

谢谢!

签名：

年月日