秘书电话实务案例分析_1篇（共3页）1400字.docx

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秘书电话实务案例分析

　　秘书电话实务案例分析

　　开会时原则上不接电话

　　琳达是东讯电子（广州）公司董事长兼总经理的秘书。

这天上午上司正在主持召开公司的董事会。

公司有规定，在开董事会时，参加人员一般不接电话，等散了会再说。

十点左右，朗日公司的总经理胡戈来电话找上司。

朗日公司是本公司的大客户，胡总对琳达说他有急事要与上司商量。

面对这种情况，琳达应该怎么办?

下面有5个选项：

　　a、胡总，对不起!

我们总经理正在开会，不能接听电话。

　　b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。

回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗?

　　c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会，我马上帮您去找找。

　　d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来接电话!

　　e、胡总，实在对不起，我们表总不在公司。

　　请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

　　本题c

　　当你说帮对方去找找以后，你就可以去向上司悄悄汇报，听取他的指示，如果他认为事情不急，不愿意去接电话，那么，你就要这样回答对方：

&;实在对不起，这会儿不知总经理上哪儿去了，回头见着总经理，我们就给您去个电话，您看这样可以吗?

&;如果上司愿意来接，你就可以说刚刚找到了丧总。

这样，你既没自作主张，又照顾到了对方的面子。

　　上司不想接广告公司的电话

　　琳达是全能食品（广州）公司总经理的秘书。

快到年底了，公司马上就要开懂事会了。

由于销售大幅度滑坡，总经理的心情非常烦躁。

这天上午十点左右，广告公司的总经理郑斌来电话，想就明年的广告代理问题与总经理交换一下看法。

正忙得晕头转向的总经理一听说谈明年的广告问题，就对琳达说：

&;不就是明年的广告的事吗?

现在没时间!

&;面对这种情况，琳达应该怎么办?

下面有5个选项：

　　a、郑总，我们总经理今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给你打过去，可以吗?

　　b、郑总，您的事我们总经理知道了，下次再约时间吧。

　　c、郑总，我们总经理正急着赶份材料，不能接电话。

　　d、郑总，关于明年的广告问题，跟我们公司市场部梅经理谈谈可以吗?

　　e、郑总，我们总经理今日身体有些舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗?

　　请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

　　本题a

　　一个优秀的秘书在于与上司之间形成一种默契，她能理解上司的每一个意图。

在年终这个事情繁杂，再加上业绩欠佳的时候，上司的心情烦躁，说些言不由衷的话是很正常的，因此，在这个时候，应该更好地去了解和把握上司的，成为上司名副其实的助手。

年底说忙，对方完全能理解，这样，待上司心情好些之后，上司自然会与对方联系。

　　接受指示时来电话

　　琳达是冰川钢铁（中国）公司总经理的秘书。

下周就要召开全国经销商大会了，这天上午琳达正在就会议的筹备工作接受上司的指示的时候，她办公桌上的外线电话响了。

琳达只好对上司说了声&;对不起&;后回自己办公室接电话，结果这电话是找上司的。

而对这种情况，琳达应该怎么办?

下面有5个选项：

　　a、问对方是什么事情，如果是急事就转给上司。

　　b、说上司现在很忙，问对方可不可以先找公司的其他人。

　　c、像平时一样问对方是什么事情，她帮助转达给上司。

　　d、告诉对方说上司正在商量工作，完了之后就马上打电话给他。

　　e、说上司现在正在商量工作，完了以后再转达给上司。

　　请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

　　答案c

　　即使秘书是在接受指示的过程中，如果外线电话响了（这意味着是由公司外部打来的），秘书就应马上去接电话，更何况这电话本来就是打给上司的。

把对方的意思转达给上司，虽然会影响上司作指示，但这影响并不大，转达完了仍可以继续，所以，应像平时接电话那样，问对方是什么事情，她帮助转达给上司。