物料管理流程新.doc

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物料管理流程

物流部工作内容

1．物料的入库、出库、盘点具体操作；

2．根据实际入库、出库数量填写相应的单据；

3．物流运输商的甄别、选定，监控物流运输过程，解决运输过程中发生的问题；

4．物料的定期盘点以及不定期的抽查；

5．制订物流管理流程，制定相关的物流管理表格、单据；

6．分析物料出入库存、物流运输费用等数据，上报给主管领导；

7．与销售行政进行电子台帐的核对；

8．与物流运输商每月进行物流费用的核定和结算；

9．与天津昂赛的采集用品运输联系（采集瓶订购、运输箱的回运）；

10．根据物料出、入、存历史数据，制定物料的安全库存；

11．对相关的物料采购如采集用具向主管领导提出建议；

12．领导交办的其他事宜。

销售行政配合物流部的工作内容

1．根据物流部提供的入库、出库单据，进行物料电子台帐的记录；

2．根据物流部提供的出库发货信息，向主管领导申请《货物出门凭证》；

3．定期（每周/月初）向物流部提供《物料进出库存统计表》；

4．配合物流部办理物料入库查验，以及库存盘点等工作；

物料管理范围

1.采集用品：

采集箱、采集瓶、抗凝管、冰袋、泡沫箱、防水袋、采集箱胶贴等；

2.采集文件：

合同书、合同书附件、采集登记表等；

3.宣传物品：

三折页、宣传册、展板等；

4.礼品：

金乌碳雕、电子秤、礼品伞等；

5.不包括：

公司资质文件、授权书、人事文档；办公用品如信封、信纸等。

物料管理流程、表单

1．物流部制定相关的物料管理流程、表单，经主管领导审核批准后正式使用；

2．物流部根据实际情况，更改、添加相应的表单，经主管领导审核批准后正式使用；

3．其他部门对物料相关表单有建议权，但未经物流部和主管领导审核，不得启用自制表格。

审批

1．向天津昂赛订购采集液、宣传册等物料，物流部事先填写《物料申请表》，由物流部报请主管领导，审核同意后，向天津昂赛订购；

2．各分公司、办事处的《物料申请表》首先电子邮件/传真至物流部，经物流部标注现存库村、建议发货数量后，交主管领导审核；

3．《物料出库情况记录表》（财务部核算成本之用）经物流部核对签字后，交主管领导审核，审核批复后交财务部；

4．各类月报表经物流部每月5日前上报主管领导。

物料入库

1．物流部根据物料采购清单核对到货物料品质和数量，如实填写《入库单》（附表一）；

2．物料清点中如发现品质或数量有差异，填写《物料损耗申请/申请单》（附表二），经主管领导批准后再作进一步处理；

3．准备一份《入库单》交财务部留存，作为作账凭证。

4．物流部会同销售行政（或公司指定人员）共同进行清点。

物料申请

1．填写《物料申请表》（附表三）；

2．每月申请一或两次，由区域负责人将本区域内的物料申请汇总后，于每月25日前填妥后传真至物流部；

3．物流部将根据总部实际物品库存量以及该区域库存/使用情况提出发放数量建议，交主管领导批准后发放；

4．物流部将在申请被批准后五个工作日内将申请物品发运到制定地点；

5．对于限时发运物品，各区域负责人在《物料申请表》中“期望到达日期”以及“备注”栏中注明，以便物流部安排恰当的运输方式。

出库单据

1．物流部将根据已审核批准的《物料申请单》填写《出库/装箱清单》（附表四）；

2．严格按照《物料申请单》批准的品种、数量发放，未经请示批准不得随意更改品种和数量；

3．《出库/装箱清单》一式两份，一份留存于物流部备档，一份随物品发出；

4．物品收货人在清点完毕后，在《出库/装箱清单》上签字确认，并及时传真至运营部/物流部；

5．各区域留存一份《出库/装箱清单》备档；

6．物流部存档之《出库/装箱清单》交销售行政进行帐目记录，核销。

物料运输

1．根据《物料申请表》的运输要件约定，填写物流公司提供的《工作单》（或<运输委托书>），并准备好要运输的物料；

2．特殊要求在《工作单》（或《运输委托书》）上文字注明，并和提货人员/物流公司负责人员交代清楚，以免造成运输延误；

3．和提货人员/物流公司进行货物/单据交接，将《工作单》（或《运输委托书》）的客户联留存；

4．货物交接后，第一时间将物料运输信息传递给收货人，以便收货人做好收货准备。

5．物流部对运输过程进行监控，向收货人（客户，区域经理以及相关人员）解答运输相关细节。

6．物料运输的控制和解释权在物流部，其他部门不得向收货人（客户，区域经理以及相关人员）承诺运输达到时限等内容。

特殊物料运输

1．采集液因装有液体，空运被列为限运货物，因而在运输采集液时应尽量采用陆运方式；为了保证运输时限，应提前做好运输计划；

2．笔记本电脑因其装有锂电池，锂电池是空运禁运货物，因而尽量避免使用空运运输；

3．发运笔记本电脑、投影仪等贵重物品应办理保险，申报价值一般为：

笔记本电脑10000.00元、投影仪15000.00元；

4．收货人在收到货物（笔记本电脑、投影仪等贵重物品）后，首先查看包装箱有无破损或受重压变形，如有可用数码像机拍摄；并保证物流公司人员在场情况下再开箱检查；如发现有损坏或损伤应第一时间通知物流部，由物流部同物流公司沟通处理。

物料盘点

1.每月月初（或月末）对库存物料进行盘点，填写《月盘点表》交主管领导审核；

2.如实物数量与《《物料进出库存月统计表》（附件七）记录数量有差异，应填写《物品损耗申请/申请单》报上级主管审核；

3．库存差异率为负责人员纪效考核内容之一；

4．月盘点有市场营销内部人员（二人）进行；

5．季度盘点由物流部与财务部（或其他部门）人员联合进行。

物料数据统计与报表管理

1．实时将每一单运输信息填写至《物料运输月统计表》中；

2．每月月底将《物品运输月统计表》和物流公司提供的对账单核对，如有差异应尽快和物流公司沟通，确保运输数据的准确；

3．销售行政实时将物料发放数据记入《物料出库情况记录表》（附表六）（替代手工帐本/台账）；

4．每月月底根据《物料出库情况记录单》数据，编制《物料进出库存月统计表》（附表七），交主管领导审核，并将《物料进出库存月统计表》规档留存；

5．每月月底根据《物料进出库存统计表》之数据，编制《脐带采集用品数量监控表》（附表八），交主管领导审阅，为主管领导提供决策数据；

6．经主管领导审阅后，向区域负责人提出物料申请建议，以保证脐带采集。

7．各区域每月统计脐带采集用品使用情况，填妥《脐带采集用品数量统计表》（附表九）；

8．每月5日前将《脐带采集用品数量统计表》传真至物流部；

9．物流部通过《脐带采集用品数量统计表》掌握各区域使用/库存情况，用于帮助主管领导审核制定用品发放数量和时间；

10．每月5日前各分公司、办事处上报上月物料出库、库存情况至物流部。

物料单据/统计表的档案管理

1．《入库单》、《物料损耗申请/审批单》（如果发生）按照时间顺序（自然日）归档；（销售行政）

2．《物料申请表》、《脐带采集用品数量统计表》、《脐带采集用品数量监控表》、《出库/装箱清单》、《工作单》（或<运输委托书>）、签收的《出库/装箱清单》做为完整的出库单据按时间顺序（自然日）归档；（销售行政）

3．《物料运输月统计表》、《对账单》、发票复印件、支票复印件（或其他支付凭证复印件）按自然月顺序归档；（物流部）

4．审核后的《物料进出库存统计表》原件、《物料出库情况记录表》分类归档。

（销售行政）