八种常用公文写作格式及要求.docx
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八种常用公文写作格式及要求
八种常用公文写作格式及要求
常用公文写作格式及要求
目录
1.工作计划
（2）
2.工作总结（4）
3.报告（6）
4.请示（8）
5.批复（10）
6.通知（12）
7.决议（14）
8.决定（16）
一、工作计划
工作计划是指对将要进行的工作预先提出目的要求、具体内容和完成措施的一种文体。
1.工作计划的种类
按内容分为XX建工作计划、行政工作计划等，按范围分为单位工作计划、部门工作计划等，按时间分为年度工作计划、月度工作计划等。
工作规划、工作设想、工作要点、工作意见、工作打算、工作安排等也属于工作计划。
2.工作计划的特点
工作计划具有指导性、针对性、明确性和可行性。
3.工作计划的结构及写法
一是标题。
通常包括单位名称、时限、内容、文种四项内容。
如“ZGXX公司委员会XXXX年XX建工作计划”。
工作计划如属于“草案”、“讨论稿”，应在标题末尾或下方加括号注明。
二是正文。
一般由前言、主体、结尾三部分构成。
前言是对基本情况的分析或是对工作计划的概括说明，制订工作计划的背景、依据、指导思想等均可写在前言之中。
主体写做什么、怎么做，其中包括工作的任务和指标、实施的步骤和措施、完成的时限和要求等，编写的方式可采取条文式、表格式，也可以采取条文、表格相结合的方式。
结尾一般用几句总括全文、阐明意义、表明态度的话，有些工作计划也可不用结束语。
三是署名和日期。
在正文结束后，应在正文的右下方写明制订计划的单位名称和日期，上报和下发还应加盖公章。
4.写工作计划的要求及注意的问题
一是透彻理解XX的方针政策及上级要求,为制定工作计划提供充分依据，并使本单位工作成为全局工作的有机组成。
二是搞好调查研究。
在广泛听取意见，并对本单位的实际情况和有关材料进行科学分析的基础上，对不同的写作方案进行比较、选择，然后拟出提纲或提出草案。
三是坚持开拓创新与实事求是相结合。
“热剩饭”的计划，不可能激励鼓舞群众，也达不到与时俱进的目的；而不顾实际、唱高调的计划也是有害的。
四是内容具体明确。
既要防止泛泛而谈、通篇“原则”的弊病，也要杜绝任何单位、任何时候都可“通用”的空泛计划。
五是文风要朴实。
写工作计划一般不需要议论，更不需要“描写”和“抒情”。
词语一定要用得准确恰当，防止歧义，无须追求华丽、时兴。
二、工作总结
工作总结是指对一个阶段工作或某一项工作的开展和完成情况进行全面回忆、分析，并把成绩和经验、问题和教训以及今后努力方向用书面形式表达出来的一种文体。
1.工作总结的种类
工作总结的种类较多，按性质可分为全面工作总结和单项工作总结。
2.工作总结的结构及写法
一是标题。
一般分为单标题和双标题。
单标题通常又可分为组合式和概括式，组合式由单位、时间、内容、文种构成，如“XX县XXXX年进展XX员工作总结”，也可以省去单位或时间，还可以同时省去单位和时间；概括式一般将工作总结的主题作为标题，如“我们是怎样加强在生产一线进展XX员的”。
双标题是指不仅有一个正标题，而且有一个副标题挑明内容和文体，如“学XX章、学理论、育新人——XXXX支部组织XX年学XX章、学理论工作总结”。
二是正文。
由于工作总结的内容不同，总结的目的不一样，因而正文的写法也各异，一般采取“三段式”（即开头、主体、结尾）的写作方法。
开头（亦称前言、导语）先简要交待一下基本情况，包括总结的目的、根据、背景等，并把中心内容扼要点出，让人对总结的全貌有一个总的印象，这一部分不宜过长，说明白即可。
主体重点写成绩和经验，即做了哪些工作、怎么做的、取得什么成果以及从中体现了哪些规律性的认识，这是正文的主要部分，要写得详细、扎实、具体，特
别要注意层次的安排和内容的归类。
结尾主要写存在的问题和今后的努力方向。
单项工作总结中，这部分可以简略。
三是署名。
在正文的右下方应写上总结单位的名称，并注明总结的日期。
署名也可以写在标题的下方。
如标题中已写明单位，署名可以不写。
3.写工作总结的要求及注意的问题
一是广泛占有材料。
深入了解全部工作情况，占有全部材料，特别是典型事例、统计数字、群众反映等，并要对大量的材料反复进行分析研究，善于归纳、提炼，去粗取精、去伪存真。
二是实事求是。
材料必须真实可靠，特别是对成绩和问题的评述要恰当，切忌弄虚作假。
三是结构严谨。
力求层次清楚、结构严密、重点突出，切忌不分主次地排列现象、堆砌材料。
四是用词准确。
既不要对所写的事物过程和情况进行渲染、描写，更不要堆砌大量的形容词或空发抒情性议论。
三、报告
报告是指向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级单位询问的一种文体，一般不需要上级单位回复。
1.报告的种类
报告的种类比较多，分类也较复杂，按其作用一般可分为上复性报告和知照性报告两种。
上复性报告是指上级单位指示或交办的某项工作完成以后写出的报告，或者答复上级单位的询问而写的报告；知照性报告是指为了使上级单位了解本单位的情况，或者将本单位工作中的重大问题、重要情况及时向上级报告。
2.报告的结构及写法
一是标题。
一般根据报告的中心内容，概括出一个恰当的标题，如“关于我厂两年来进展XX员工作情况的报告”，不能只写“报告”两字。
二是主送单位。
报告送给哪个单位，就在标题的下方第一行写明哪个单位的名称（顶格写）。
如果报告需要抄送给有关单位，就在正文结束后写明抄送单位的名称。
三是正文。
主要写明报告的起因和报告的内容，报告的起因就是报告的根据和目的。
上复性报告一般应在报告的开头写明是根据上级哪一号文件，或哪一次会议，或哪一天的XX通知等；知照性报告开头主要应将报告的目的（为什么要报告）写明即可，根据可以不写。
接着用“现将有关情况报告如下：
”作为承启用语。
报告的内容，应根据不同类型的报告而各有侧重，一般要写明基本情况、主要经验体会、存在的问题及教训、今后的意见和打算。
如是上复性报告要特别注意针对性，即上级需要了解的内容要写得详细些，其他则少写或不写。
报告正文结束后，一般都另起一行，写上“特此报告”，或“以上报告如有不妥之处，请指正”等语句。
四是落款。
在正文右下方写明报告单位的名称，加盖公章，并注明报告的日期。
3.写报告的要求及注意的问题
一是必须切实领会上级的指示精神，深入了解本单位（部门）的有关情况。
二是报告内容一定要实事求是，真实、准确。
三是尽量做到一事一报，这样有利于把问题讲深讲透。
四是在报告中一般不要正式提出要求上级单位批复的内容。
有时在报告中提出一些希望或建议，但这只能作为一种意图使上级有所了解。
四、请示
请示是指在工作中遇到超越自身处置权的事项或由于多种原因不能或不知如何处置的事项时，向上级单位请求批准或指示的一种文体。
1.请示的种类
请示有两种类型：
一是事项性请示，即就某一具体事项请求上级单位批准或指示，这类请示比较单一和具体；二是报告性请示，即就某一问题提出相应的措施和意见，而这些措施和意见又带有很强的规定性、政策性，必须经批准后方可实施，其报告色彩很浓。
2.请示的结构及写法
一是标题。
一般把请示的问题在标题中写明，使人一目了然，如：
“关于恢复XXX同志XX籍的请示”。
如请示的问题比较复杂，则应概括出一个适当的文句作为标题。
二是主送单位。
向哪个单位请示问题，就将哪个单位写在标题下方第一行（顶格写）。
主送单位应尽量写全称。
三是正文。
一般由开头、主体和结语三部分组成。
开头写请示的原因；主体写请示的事项，有的还要写明处理的具体措施和意见；结语一般另起一行写上“以上意见，是否妥当，请批示。
”或“妥否，请批示。
”等语句。
四是落款。
在正文右下方，应写明请示单位的名称和日期，并加盖印章。
3.写请示的要求及注意的问题
一是一文一事。
一份请示一般只请示一个问题或一件事情，不能在一份请示中同时请示两个甚至几个互不相关的问题或事情，否则，上级单位很难及时批复。
二是不能多头请示。
请示一般只有一个主送单位；受双重领导的，可采取抄送形式；同级和下级不宜抄送。
三是一般不能越级请示。
请示通常主送所属的上级单位或业务主管部门。
因特别情况必须越级请示时，应当抄送越过的上级单位。
四是请示必须在事情发生前进行，忌先斩后奏。
五是请示的原因要充分、具体、正确，请示的事项要恰当、可行，这样上级才有可能批准。
六是不要与报告混淆。
“请示”要求上级给予批复。
而“报告”是向上级汇报工作、反映情况，不需上级批复。
因此，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”。
五、批复
批复是指上级单位答复下级单位请示事项的一种文体。
1.批复的特点
批复具有权威性、针对性、鲜亮性和实践性的特点。
2.批复的结构及写法
一是标题。
一般要写明什么单位对什么问题的批复，如“XXXX委关于恢复XXX同志XX籍的批复”；也可只写明对什么问题的批复，如“关于恢复XXX同志XX籍的批复”。
二是主送单位。
将来文请示的单位名称写在标题下方第一行（顶格写）。
三是正文。
开头一般写明请示单位来文的日期、标题和文号，如“XXXX年X月X日《关于恢复XXX同志XX籍的请示》（X发[20XX]X号）收悉”；也可从简，如“X发[20XX]X号请示收悉”或“《关于恢复XXX同志XX籍的请示》收悉”；然后再对请示的问题作出明确的答复。
有些批复还可根据需要对批复的执行提出明确要求，包括批复从何时起执行。
如不同意请示单位提出的意见，一般应讲述一些理由。
最后，另起一行用“此复”或“特此批复”等词句作结束语。
四是署名。
在正文右下方写明下达批复单位的名称，加盖公章并注明批复日期。
3.写批复的要求及注意的问题
一是批复是代表一级组织的意见，不能仅仅代表上级组织某个领导人的意见。
二是如果来文请示的单位是受双重领导的，下达批复的上级单位应主动将批复抄送给下级单位的另一个上级单位，以便他们了解这方面的情况。
三是批复的问题如果带有普遍意义，同其他下级单位有紧密的关系，就要同时抄送给有关下级单位，也可把原“请示”作为附件，随批复一起下达。
特别是需要下级有关单位参照执行的，更需要这样做。
四是批复的内容一定要写得明确、具体，不可模糊其辞。
六、通知
通知是指将某种规定、情况、事项告诉有关单位和人员的一种文体。
1.通知的种类
通知的种类较多，大致可分为指示性通知、批转性通知、转发性通知、法规性通知、事项性通知、任免性通知、会议性通知等。
2.通知的结构及写法
一是标题。
完整的标题应由发文单位、内容、文种三部分构成，如“ZGXX县委员会关于转发省思想工作座谈会两个文件的通知”；如通知的范围较小或内容比较简单，标题也可省略发文单位，或只写“通知”二字。
二是主送单位。
一般将被通知的单位名称或被通知人的姓名写在正文第一行（顶格写）；内容简单的通知也可在正文后加“此致”，再另起一行顶格写被通知的单位名称或人员姓名。
三是正文。
因通知的类型不同，其正文的写法也不一样，一般由导语、主体和结语三部分构成。
导语写通知的原因、目的；主体写通知的具体事项；结语写执行的要求。
结语常用“本通知自下发之日起执行”、“望认真执行”、“请准时出席”等语，有的也可只写“特此通知”。
四是署名和日期。
在正文的右下方写明发文单位的名称和发文日期，重要通知要加盖公章。
3.写通知的要求及注意的问题
一是如有附件，应在正文结束后另起一行注明附件的名称。
二是如通知的内容紧急，就要在通知上和信封上标明“紧急通知”、“急件”等字样，以免误事。
三是“批转”与“转发”不能搞错。
对下级单位的文件用“批转”，而对上级单位和平级单位的文件则应用“转发”或“印发”。
七、决议
决议是指一级组织对重要事项经过一定的法定会议讨论通过，并要求贯彻执行的一种文体。
1.决议的种类
决议大致有三种类型：
一是批准式的决议，如“关于通过XX委会工作报告的决议”；二是重要事项的决议，如“关于加强精神文明建设的决议”；三是重大问题的决议，如“关于建国以来XX的若干历史问题的决议”。
2.决议的结构及写法
一是标题。
决议的标题一般应点明作出决议的组织和会议名称，并高度概括决议的内容，如“ZG共产XXXX市第五次代表大会关于加强精神文明建设的决议”。
二是正文。
首先简要地写明作出这个决议的理由或根据，然后写出决议的具体内容及执行的具体要求。
有的决议如有不同意见，还应写明表决的情况。
如决议内容较多，为使表达清楚，结构严谨，可分条、分项写。
三是署名和日期。
一般写在标题的下方，也可写在正文的右下方。
如标题中已写明组织和会议的名称，则只在标题的下方或正文的右下方写明作出决议的日期，并加括号。
3.写决议的要求及注意的问题
一是决议正文右下方或标题下方注明的日期应是通过决议的日期，而不是形成决议草案或发文日期。
二是决议应经过一定的法定会议讨论通过，具有权威性和指导性。
因此，要条理清楚、语言准确、要求具体，不可模棱两可。
八、决定
决定是指对某一重大问题或事项作出决断和规定的一种文体。
1.决定的种类
决定大体可分为两种：
一是知照性决定；二是法规和政策性决定。
2.决定的结构及写法
一是标题。
通常由单位名称、内容、文种三项内容构成，如“ZGXXX委员会关于加强生产一线进展XX员工作的决定”。
有些决定的标题也可略去作出决定单位名称，如“关于加强生产一线进展XX员工作的决定”。
二是正文。
根据决定类型的不同、决定事项的多少、决定篇幅的长短而采纳不同的写法。
有的只用一段文字表达，有的要分段叙述，有的要加小标题或数码。
但其结构一般有“决定的根据、缘由；决定的具体事项；对决定事项的评价及执行的要求和希望”三个层次。
三是署名和日期。
作出决定的单位名称和日期一般写在正文的右下方。
如果作出决定的单位名称已写在标题中，则只在署名的位置写上日期。
3.写决定的要求及注意的问题
一是决定具有权威性和指导性，要条理清楚、层次分明、语言明确、要求具体，以便于理解和执行。
二是分清决定与决议的界限。
首先，通过的方式不同。
决定既可由法定会议讨论通过，也可由领导集体研究通过，还可由领导人做出；而决议则必须由某一法定会议（如XX代会、职代会等）讨论通过。
其次，作用不同。
决定有的要求执行，有的则起知照作用；而决议一经形成，就要坚决执行。
决议一般是对重要事项作出的规定；而决定一般是对具体事项作出规定。
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