项目管理人员继续教育论文高级浅析项目沟通的重要性.doc

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项目管理人员继续教育论文

浅析项目沟通的重要性

摘要：

项目的决策和计划依赖于项目的信息沟通。

良好的沟通有利于建立和改善人际关系，为项目经理的成功提供重要手段。

因此，项目沟通管理在项目实施过程中的至关重要性显而易见的。

如何进行项目沟通是项目成功的重要因素之一。

关键词：

沟通、项目沟通管理、项目沟通计划、项目沟通控制

在系统集成项目中，良好的沟通交流能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。

对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目的信息沟通。

好的信息沟通对项目的发掌和人际关系的改善都有促进作用。

具体来说，沟通的作用如下：

l为项目决策和计划提供依据。

l为组织和控制管理过程提供依据和手段。

有利于和改善人际关系。

l为项目经理的成功领导提供重要手段。

在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：

沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。

沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求：

谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。

信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。

绩效报告收集和传播执行信息，包括状况报告、进度报告和预测。

项目或项目阶段在达到目标或因故终止后，需要进行收尾，管理收尾包含项目结果文档的形成，包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果（成功或教训）进行的分析以及这些信息的存档（以备将来利用）。

一、项目沟通计划编制：

无论什么样的项目都有其特定的周期。

项目周期的各个阶段就好像“环环相扣”中的每个环一样重要的，甚至是关键性的。

为了做好每个阶段的工作，以达到预期标准和效果，就必须在项目部门内部、部门与部门之间，以及项目与外界之间建立沟通渠道，能够快速、准确地传递沟通信息，以使项目内各部门达到协调一致；使项目成员明确各自的工作职责，并且了解他们的工作对实现整个组织目标所做出的贡献；通过大量的信息沟通，找出项目管理的问题，制定政策并控制评价结果。

因此，缺乏良好的沟通，就不可能做好人力资源管理工作，更不可能较好的实现项目目标。

项目沟通管理涉及知识领域是保证项目信息及时正确地提取、收集、传播、储存以及最终处置所必须的。

在编制项目沟通计划时，最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。

项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。

项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。

最典型也最重要的项目干系人是客户，而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。

所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都是需要细致分析的。

比如有的客户希望每周提交进度报告，有的客户除周报外还希望有电话交流，也有的客户希望定期检查项目成果，种种情形都要考虑到，分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。

项目沟通计划是确定利害关系者的信息交流和沟通要求。

项目干系人都必须准备应项目“语言”进行沟通。

并且要明白：

每个项目干系人所参与的沟通将会如何影响到项目的整体。

谁需要何种信息、何时需要以及相应如何将其交到他们手中就好通过沟通方式和手段。

因而沟通计划对于项目的成功很重要。

沟通计划的依据包括：

沟通要求、沟通技术、制约因素和假设三个方面。

确认项目沟通要求的信息一般包括：

项目组织和各利益相关者之间的关系；该项目设计技术知识；项目本身的特点决定的信息特点；与项目组织外部的联系等等。

沟通技术：

根据沟通的严肃性程度分为正式沟通和非正式沟通；根据沟通的方向分为单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向沟通；根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等。

选用何种沟通技术以到达迅速、有效、快捷地传递信息主要取决于对信息要求的紧迫程度；技术的取得性；预期的项目环境；制约因素和假设。

沟通计划的结果有项目利益相关者的分析结果和沟通管理计划。

分析确定项目的利益。

就我个人而言，我认为编制计划的成员是非常重要的。

好的沟通计划具有可行性。

考虑问题的影响因素是否全面和解决问题的方法是否可行决定了计划的可行性和可操作性。

尽量选择经验丰富的团队是最明智的选择。

计划需经过各部门经理的认可，方可公布。

是执行和控制的有力保证。

只要认识到项目沟通的重要性，才会做好项目沟通管理计划。

有了好的项目沟通计划，只有执行好计划，才能发挥他的作用，才会顺利地实现项目目标，才会对项目沟通管理的重要性有更深一层的认识，才会在以后的项目中继续执行，才会为企业带来更好的效益。

二、信息发布涉及向项目干系人及时提供所需信息。

它包括实施沟通管理计划以及始料未及的信息需求应对。

我认为信息公布应做好信息公布的反馈问题。

如：

与公布信息有关项目干系人的签字以及对信息意见的文字记录。

三、绩效报告：

绩效报告涉及绩效信息的收集和公布，以便向项目干系人提供有关资源如何利用来完成项目目标的信息。

绩效报告一般应提供关于范围、进度计划、成本和质量的信息。

我认为要做好绩效报告，就必须选择合理的绩效报告的工具和技术（绩效评审、偏差分析、趋势分析、挣值分析），使绩效报告与项目的实际情况最接近。

四、管理收尾

管理收尾包含项目结果文档的形成（这些文档可以使发起人或客户对项目产品的验收正式化），包括项目记录的收集、对符合最终规范的保证、对项目的成功、效果及取得的教训进行分析、以及这些信息的存档以备将来使用。

管理收尾活动不能等到项目结束才进行，项目的每个阶段都要进行适当的收尾，保证重要的、有价值的信息不流失。

只要认识到项目沟通的重要性，才会做好项目沟通管理计划。

有了好的项目沟通计划，只有执行好计划，才能发挥他的作用，才会顺利地实现项目目标，才会对项目沟通管理的重要性有更深一层的认识，才会在以后的项目中继续执行，才会为企业带来更好的效益。

在2009年由本人负责的甘孜州公安XX项目中，全州公安视频指挥系统集成项目的工期安排比较紧（高原气候条件恶劣，部分区县道路冰冻期较长，可开展项目实施周期只有90天），客户对时间的要求高，要求整个系统要在90天内完成并且系统要稳定以及方便添加新功能（二次开发）。

全州公安视频指挥系统建设是整个系统平台的基础，也涉及到后期的软件的部署实施，因此全州公安视频指挥系统工程项目的顺利完工保证了整个项目成功。

项目经理的有效工作对系统的建设成功起到很大的关系。

项目经理和甲方（州公安局）代表进行沟通，甲方派遣六名工作人员（项目验收合格后的管理员），分成三个工作组跟踪、协调整个项目的建设，对项目在建设过程中提出书面的建议，使以后的项目验收提供可靠的依据。

我公司内部也保证了充足的项目资金和项目人员并加强工作的交流，制定严格的计划，使项目按照可行性项目计划进行实施。

甘孜州公安XX项目中由于涉及三个软件系统，而且有一个还需要二次开发，所以沟通的管理显得尤为重要，最初采用书面沟通方式，如各项目小组中使用的内部备忘录，以及对客户和非公司成员使用项目报告、日报、周报、报事帖、更改通知单等。

随着项目的进展，口头沟通包括会议、评审、私人接触、自由讨论也增加进来。

这一方式简单有效，更容易被客户方接受，由于客户方有回族朋友，所以我们在沟通上非常注意坦白、明确，避免了由于文化背景、民族差异、用词表达等因素造成理解上的差异。

成功的沟通管理使客户很乐意与我们进行正式的和非正式的沟通，到项目后期，部分施工人员甚至与客户形成了朋友关系，客户对我们在施工中所遇到的一些小问题给予理解，并极力协助我们共同解决，对整个项目的实施和验收非常有利。

总之，沟通管理是项目管理的重要环节，良好的沟通管理，不仅需要项目管理者具有优秀的领导能力、良好的沟通能力和人际交往能力以及处理和解决问题的能力，还需要项目管理者构建科学合理的沟通管理系统，在项目内外建立畅通的沟通渠道，快速准确的传递和沟通信息。

这样，有效的沟通就不再是一个难题。

参考文献：

1.朱利娜,周宁.软件项目管理的思考[J].平原大学学报,2007,（02）

2.美国项目管理协会著，现代卓越译：

《软件项目管理知识体系指南》

3.（美）凯西.施瓦尔贝著：

《IT项目管理》，机械工业出版社，2004年

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