系统业务流程.docx
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系统业务流程
系统业务流程
2001年11月
目录
一新建合同流程
二新建商品流程
三供应商资料变更流程
四商品资料变更流程
五食品、百货补货流程
六生鲜补货流程
七赠品订货流程
八特殊进价商品流程
九收货流程
一十供应商退货流程
一十一收货部发现审核后的验收单差异流程
一十二商品报损流程
一十三收银流程
一十四联营销售流程
一十五顾客退换货流程
一十六组合销售流程
一十七DM促销调价流程
一十八店内促销流程
一十九单品促销折让流程
二十单品时点促销折让流程
二十一商品削价处理流程
二十二进／售价调价流程
二十三赠品领用流程
二十四行政领用流程
二十五供应商领用流程
二十六销售领用流程
二十七会员卡申领流程
二十八财务验收单记帐核算流程
二十九结算流程
说明：
本流程是用于与信息系统相关的业务流程，与系统无关的业务流程未包括其中。
一、
新建合同流程
（一）、流程说明
1.采购员与供应商谈定交易条件及确定品项后，填写供应商资料单（手工）；
2.本地采购填写合同和供应商资料单，部门经理签字。
资料带到总部采购部；
3.采购经理审核（包括对品种的取舍、结算方式及进场费等），并签字确认；
4.采购总监审核，并签字确认。
传真供应商资料单到录入组；
5.合同一份传财务、合同一份传资料室；
6.录入员根据采购总监审核后的供应商资料单录入，保存后与原单核对做制单审核、质检审核、物价审核；（进入采购管理子系统/合同管理/新建合同/新建单据中录入）
7.财务核对合同正本，在系统中进行合同审核，生效；（进入采购管理子系统/合同管理/物价审核合同中审核）
8.录入员将传真的供应商资料单存档备查。
（二）、
合同资料表格
部门：
本地采购、总部采购年 月 日
供应商名称
名称缩写
地址
公司传真
，
公司电话
，
传呼/手机
联系人
开户银行
邮政编码
经营范围
帐号
经营性质
国营、集体、私有、外资、合资、合作、有限责任
纳税号
法人代表
质检证号
卫检证号
一般纳税人标志
一般／小规模纳税人
采购员
默认结算方式
付款方式
支票、银行转帐、电汇、
现金、汇票
合同内容
扣项名称
扣项类型
分段金额
分段扣项类型
点数（%）或金额
制单人：
部门经理：
采购经理：
采购总监：
（三）、
新建合同流程图
本地采购填写供应商资料单，部门经理签字
总部采购员谈定供应商填写供应商资料单
资料带到采购部
采购经理审核并签字
采购总监审核并签字
传真供应商资料单到录入组
合同一份传资料室
合同一份传财务
录入员录入、保存，核对后做制单审核、质检审核、物价审核
录入员将单据存档备查
财务核对合同正本，在系统中合同审核，生效
做合同审核
二、新建商品流程
（一）、流程说明
1.采购员与供应商谈定交易条件及确定品项后，填写商品资料单；
2.本地采购确定品项后，填写商品资料单。
传真传到采购部。
3.采购经理审核（包括对品种的取舍、进价、售价、结算方式等），并签字确认；
4.采购总监审核，并签字确认。
传真商品资料单到录入组；
5.录入员录入员根据采购总监审核后的商品资料单录入，保存后与原单核对做制单审核；（进入采购管理子系统/合同管理/新建合同/增加中录入）
a）如是原有供应商，直接在该供应商里增加新品；
b）如是新建供应商，先做供应商资料录入，再录入新品；
6.录入员在系统中做质检审核、物价审核；（进入采购管理子系统/合同管理/质检审核合同/商品明细数据中审核）
7.财务进行审核，最终审核生效；（进入采购管理子系统/合同管理/质检审核合同/商品明细数据中审核）
8.录入员将审核的商品（新建）资料明细单存档备查。
（二）、
商品资料单
年月日
商品名称
商品条码
部类名称
部区域大类小类
部类编号
销售单位
销售规格
包装材料
色码商品标志
价格因子
进项税率
%
销项税率
%
编码类型
0=普通1=保留2=称重3=金额码4=组合商品5=自用原料8=基本码9=代收银
经营类型
0=自营
1=联营（不管理库存）
原产地
品牌编号
默认件装
默认件装条码
默认物流模式
售价
元
进价
元
结算方式
倒扣率
%
首次订货数量
首次订货日期
年月日
试销期
天
交货周期
天
填单人
填单人：
部门经理：
采购经理：
采购总监：
（三）、
新建商品流程图
录入员录入、保存，核对后做制单审核、质检审核、物价审核
三、供应商资料变更流程
此流程适合于，供应商合同资料内容的变更工作。
流程与“新建合同流程”相同，需填写合同资料表格。
四、商品资料变更流程
此流程适合于，商品资料内容的更改工作。
流程与“新建商品流程”相同。
需填写商品资料单
五、食品、百货补货流程
此流程适合于，食品、百货的人工补货工作。
（一）、流程说明
1.理货员核实库存量及日均销售量，确定补货量，并填写补货申请表；
2.楼面主管依据日均销售量及库存量审核补货数量并确定订货量，签字确认；
3.楼面经理依据日均销售量及库存量审核补货数量并确定订货量，签字确认；
4.录入员录入员根据楼面主管审核后的补货申请表上的订货量录入，保存；（进入采购管理子系统的采购管理中的订货目录里录入）
5.总部采，由采购部门经理修改确认后，Email到录入组，预订货单传真给供应商。
6.录入员在系统中进行单据修改审核，生成订货单；
●订货单未改动：
录入员录入员根据审核后的订货单在系统中进行单据审核确定工作；
●订货单改动：
录入员录入员根据审核后的订货单在系统中进行修改，进行单据审核工作；
7.本地采购，录入员打印审核后的订货单，并将订货单传真给供应商进行订货，并确认对方已收到；
8.录入员将资料存档备查。
（二）、补货申请表
部门：
年月日
商品编号
商品描述
单位
DMS
库存
数量
备注
申请人：
主管：
经理：
采购部经理：
（三）、
录入员打印订货单
食品、百货补货流程图
六、生鲜补货流程
此流程适合于，永续订单（无订单）形式的补货工作。
（一）、流程说明
某供应商第一次下永续订单时，需对其经营的所有商品下订单。
如有新品增加，需对其经营的所有商品重新下订单。
1.主管根据库存情况填写永续订单，填写清楚初定进价、数量等；
2.楼面经理审核永续订单的初定进价、数量等，并签字确认；
3.主管将楼面经理审核后的永续订单传真给供应商；
4.主管确认供应商已收到订单；
5.供应商送货时，主管根据商品的品质及当天的批发价格与供应商确定进价；
6.收货部按无订单收货流程收货。
（二）、
送货时主管根据商品的品质等同供应商协商进价
生鲜补货流程图
七、赠品订货流程
此流程适合于，赠品订货工作。
供应商提供的各种赠品，都必须下赠品订单。
用于销售的的赠品，需建立相应的分类的商品资料，有售价、进价为零；用于非销售的赠品，需建立第9部类的商品资料，售价和进价都为零。
（一）、流程说明
1.系统中建立赠品编号，建立赠品流程与新品建立流程相同；
2.在做订货申请流程（含赠品的商品）时，同时做赠品订货工作；
3.赠品订货流程与商品订货流程相同。
（二）、赠品订货申请单
部门：
管理部类：
年月日
厂商编号
厂商名称
赠品编号
赠品名称
售价
订货量
商品编号
商品名称
搭赠条件
申请人：
采购主管：
八、特殊进价商品流程
此流程适用于，供应商单批次给予公司的优惠进价商品，在系统中订货时进价更改，售价不可改变。
（一）、流程说明
此流程与食品、百货补货流程相同（在特价商品中录入）。
（二）、特殊进价商品申请单
部门：
管理部类：
有效期：
年月日
厂商名称
厂商编号
结算方式
商品编号
商品名称
销售单位
原进价
现进价
库存量
订货量
主管：
采购经理：
采购总监：
九、收货流程
超市门店收货分四种情况：
常规收货、永续订单收货（无订单收货）、紧急收货、赠品收货
（一）、常规收货
紧急收货流程
（二）、
永续订单收货（无订单收货）
《商品验收单》一联、《商品预验收单》一联、及《送货单》财务审核记账
（三）、
紧急收货
使用权限：
需楼面填写紧急验收申请单，经部门经理批准，方可使用。
并需在做完收货后，传真紧急验收单到营采中心备查。
1.紧急验收申请单
部门：
供应商名称：
厂商编号：
商品编码
商品名称
单位
进价
数量
说明
申请人：
楼面经理：
收货部主管：
2.
紧急收货流程
楼面填写《紧急验收申请单》二联，经理签字
（四）、赠品收货
《赠品验收单》一联、《赠品预验收单》一联、及《送货单》财务审核记账
（五）、
收货清单
年月日
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
供应商号码：
收货编号：
商品类别：
送货人：
审核：
一十、供应商退货流程
（一）、流程说明
1.退货所有表格填写必须清晰，不得涂改，若有涂改必须有双方人员签字。
否则，收货部可以拒绝收退货；
2.货物与退货手工申请单同行到收货部；
3.退货商品归位、退货资料归档应有明显标识；
4.供应商接收退货时，需登记身份证号或车牌号；
（二）、退货申请单（手工）
部门：
供应商名称
厂商编号
商品编号
商品名称
单位
数量
原因说明
申请人：
楼面经理：
年月日
（三）、
退货作业流程
收货部打印退货通知单
一十一、收货部发现审核后的验收单差异流程
此流程适合于，收货部收货、退货验收单审核后，发现差异的处理流程。
与总部联系使用传真。
（一）、流程说明
收货部将验收单（系统内）审核后发现有差异，找出原因并记录下来。
1.实际验收数量与送货数量不相符
（1）.实际收货数量比送货明细单数量少
a.查明原因，确认实际收货数量比送货明细单数量少
b.经运营总监同意后，做紧急验收单补齐相差数量，收货部做空收处理。
厂商在紧急验收单上签字确认；
c.收货部在紧急验收单上注明原因及原验收单号，一联交供应商、一联存档备查、一联上交财务部对账；
（2）.收货数量比送货明细单数量多
a.查明原因，确认实际收货数量比送货明细单数量多
b.经运营总监同意后，做退货单减去相差数量，收货部做空退处理。
厂商在退货单上签字确认；
c.收货部在退货单上注明原因及原验收单号，一联交供应商、一联存档备查，一联上交财务部对账；
2.实际进价与送货单进价不相符
（1）.厂商送货明细单进价错误
a.查明原因，确认是厂商送货明细单进价错误；
b.厂商更改送货明细单进价，并签字确认；
c.收货部将送货明细单及一联验货单交财务部对帐。
（2）.验收单进价错误
a.查明原因，确认是验收单错误；
b.经运营总监同意后；
c.经销财务做厂商应付账款冲减，厂商签字；
d.代销财务做库存商品调价（进入商品调价界面），录入组录入商品调价单确认，厂商签字。
3.单商品明细与厂商送货明细单商品明细不相符
a.查明原因，确认正确的商品品项、进价、实际收货量；
b.经运营总监同意后，将此批货做空退处理，厂商在退货单上签字确认；
c.收货部将此批货紧急验收单，将错误的地方更正后做空收处理，厂商送一份正确的送货明细单并在两张单据上签字确认。
（二）、
验收单差异流程图
收货部将单据上交财务部对帐，并留一联存档备查
一十二、商品报损流程
此流程适合于，店内销售的商品由于破损或过期，需报损时的工作流程。
（一）、流程说明
1.楼面主管填写报损申请单，填写清楚商品编号、名称、报损数量、报损原因等项；
2.楼面经理审核报损申请单，并签字确认；
3.录入员根据楼面经理审核后的报损申请单录入，保存后打印报损单；
4.店长审核报损单，并签字确认；
5.录入员根据店长审核后的报损单在系统中审核，并留一联存档备查；
6.稽核员核对报损单是否与报损商品名称、数量相符，确认后稽核员及楼面人员签字并各留一联存档备查；
7.楼面持报损单及报损商品出稽核门；
8.楼面到指定位置将报损商品销毁。
（二）、报损申请单
部门：
管理部类：
年月日
商品编号
商品名称
单位
单价
数量
报损原因
申请人：
部门经理：
店长：
（三）、
报损流程图
报损单一传楼面
一十三、收银流程
此流程适合于，店内收银员的POS机操作流程。
（一）、收银流程图
服务下一位顾客
（二）、
流程说明
1.登录：
即收银员在开机后，进入POS收银系统前出现一个登录窗口，收银员需根据窗口提示输入正确的ID和密码才能进入。
收银员登录（联机）
图一
收银员登录（脱机）
图二
2.空单：
在当前单没有销售、收银信息且没有执行任何功能键时叫空单状态，在空单下，信息区没有任何显示。
3.信息区：
位于POS机屏幕中部，用来显示销售、收银记录以及一些功能键执行的提示信息（例如：
柜组转换）
4.特显区：
位于POS机屏幕下部，用来放大显示最近一笔销售记录或当前收银情况。
5.状态行：
在POS机屏幕的倒数第二行，反白显示POS系统当前所处状态以及一些操作提示，在该行的右边有联机/网络故障/手工单机提示，反映POS系统目前处于何种网络状态。
6.输入/收银区：
位于POS机屏幕低部，介于特显区与状态行之间，该区用来输入销售商品的条码（编码）和收银金额以及显示本单的收银情况，包括：
应收、已收、待收（或找赎）。
状态行
7.挂单：
在一单没有完成结算前将该单先挂起以进行下一单销售，被挂起的单即称为挂单，在适当的时候，收银员可将该单取出继续对单的销售或结算。
销售前状态
系统不允许挂空单。
有挂单时，屏幕上方日期前会显示“挂单1”。
8.收银员更改密码：
在联机且空单状态下，已成功登录的收银员可以更改自己的密码。
密码更改时必须输入原来的密码；新密码必须输入两次。
密码更改成功后，下次登录须使用新密码。
按改密码健，系统将弹出更改密码窗口。
请输入您的新密码联机
注：
密码更改后，状态行提示密码已被更改！
按任意键继续…
9.数量：
售货时，在商品代码输入前，可以输入商品数量。
如果不输入，则默认数量为1。
状态行提示：
数量“20”销售状态
10.更正：
在销售过程中，若收银员发现本单某商品的销售有错误，则可以用更正键更正。
操作方法是：
1）按更正键（状态行显示“更正状态”）；
2）输入欲更正商品的数量；
3）按数量键；
4）输入欲更正的商品代码。
11.即更商品代码输入完成后且屏幕已提示出价格、金额等信息后，若发现其中有输入错误，则可以按即更键立即更正。
即取消该笔商品销售交易。
屏幕会首先提示一行“即更”信息，然后显示被即更的商品信息，其中数量与金额显示为负数，在特显区会放大显示被更正商品的信息。
即更仅对销售有效，对退货、收银或其他功能键均无效。
12.加/解锁：
只在空单下有效，按下“加/解锁”键后，POS机已被锁定，除加/解锁键外，任何其他键都将被锁住，在加锁状态，按下该键后，屏幕提示输入解锁密码。
输入加锁人的密码后，系统解锁，恢复为销售前状态。
POS解锁，请输入用户密码联机
13.银行卡：
收银时，若顾客要求用银行卡支付，收银员在银行POS机上刷卡扣款成功后，在收银系统中可以进行银行卡收银。
输完欲付金额后，按“银行卡”功能键，屏幕弹出“银行卡类型”窗口，输入类型后，屏幕接着弹出“XX银行卡付款”窗口，并提示请刷卡。
当刷不了银行卡时，可采用手工输入：
先输入银行卡类型号例如“01”，再输入银行卡号（输入实际卡号前加输“00”），之后按“=”，最后回车。
请输入银行卡类型联机
14.
会员卡：
请刷卡联机
注：
蓝色字为输入卡号后
15.联/单机切换：
联/单机切换仅在任何状态下均有效，收银员按下“联/单机”键：
若当前是联机状态，则需要经过授权可以进入手工单机状态；
若当前状态为网络故障则提示将进入手工脱机；
若当前状态为手工单机则系统自动测试是否可联机，若联机成功则进入联机状态，否则仍恢复为手工脱机。
在收银系统中，状态行右边始终有联机/网络故障/手工单机提示。
手工授权选择
16.单品折扣：
对单品折扣商品的销售，操作与普通商品销售完全一样，只是在信息区和小票上会打印出所享受的折扣率和折扣额。
单品折扣无数量限制，系统提供三级折扣，当某单品折扣商品在一单中的销售数量达到第一级折扣率的起折数时（例如10个）开始享受第一个折扣（例如：
%5），若在该单中继续销售该商品数量又达到了第二级折扣率的起折数时（例如：
20个），则可以享受第二个折扣率（例如：
%10），以此类推。
信息区出现：
信息区提示授权人ID和口令，录入后出现折扣输入；
状态区提示：
请输入所享受的折扣（例如：
若打八折，输入80；若打七五折，输入75；）
17.整类折扣商品的销售：
操作与普通商品销售完全一样，只是在信息区小票上会打印出所享受的折扣率和折扣额。
整类折扣无数量限制，系统提供三级折扣，当某类中的某个单品在一单中的销售数量达到第一级折扣率的起折数时（便如10个）开始享受第一个折扣（例如：
%5），若在该单中继续销售该商品且又达到了第二级折扣率的起折数时（便如：
20个），则可以享受第二个折扣率（例如：
%10），以此类推。
注：
用法及提示同（15）
18.单品促销商品的销售：
对单品促销商品的销售，操作与普通商品销售完全一样，只是在信息区和小票上会打印销售价和原价两种价格信息。
单品销售分定量和非定量，对于非定量单品促销，在一定规定时间区间内都以促销价进行销售；而定量单品促销只是在一定促销数量区间内进行促销价销售，如果销售超过了定量值则POS系统会自动以原价销售。
19.
退货：
当顾客凭销售小票要求退货时发生。
退货操作必须经过授权。
先按退货键，在系统提示下输入授权人的代码和密码，授权成功后输入商品代码和数量，电脑即自动计算应退还顾客的金额。
退货处理后须确认是否需要变价。
电脑显示的是最新价格，如果显示要退还顾客的货款与原小票打印的没同，则按确认键进入变价处理；否则按放弃键完成本笔退货进入销售状态。
如果授权失败，则提示错误，并退回销售状态。
销售状态联机
图一
退货状态联机
图二
确认键将变价，放弃键进入销售状态联机
图三
一十四、联营销售流程
此流程适合于，店内联营柜台手工开销售小票销售商品，商品部管理到单品或不管库存的销售情况。
（一）、流程说明
1.销售流程
（1）.顾客在联营柜台购买商品。
（2）.营业员根据顾客购买商品详细填写二联销售小票中的厂商编号、货号、商品描述、单价、数量及总计金额，并签字确认
（3）.一、二联交顾客到收银台交款。
（4）.收银员根据销售小票打印电脑销售单，收取商品款后，分别在一、二联销售小票签字和电脑销售单上盖货款收讫章，销售小票第二联留存收银台。
（5）.顾客持第一联销售小票和电脑销售单交到柜台取商品。
（6）.营业员核实后收回第一联销售小票并将商品交于顾客。
（7）.顾客持电脑小票和商品出稽查口。
2.日结对帐流程
（1）.营业结束后营业员填写柜组日销售班结表（两联）；
（2）.收银员填写联营收银台班结表（两联）；
（3）.营业员持柜组日销售班结表及第一联销售小票到收银台对帐，双方在柜组日销售班结表上签字确认；
（4）.营业员到交总收，双方签字后，各留柜组日销售班结表一联；
（5）.收银员持联营收银台班结表一联及第二联销售小票到总收对帐；
（6）.总收核对销售小票二联是否相符及是否有丢失单据现象，核对后总收人员签字确认，各留联营收银台班结表一联；
（7）.第二天总收打印联营柜台销售日报表，核对单据，总收签字确认；
（8）.总收交第二联销售小票、联营收银台班结表、柜组日销售班结表、联营柜台销售日报表到财务部。
（
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