加强文秘队伍建设的调查与思考.docx

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加强文秘队伍建设的调查与思考

时代的发展对现代文秘人员的基本素养和能力提出了更高的要求，文秘人员已由传统观念中公文写作、电话转接的角色转变为提供参谋决策服务和参与综合协调管理的全面助手。

文秘人员是办公室队伍的核心力量，文秘服务是办公室工作的重中之重，其素质的高低直接影响到党委、政府和各部门工作的效能和水平。

加强文秘队伍建设、提高文秘服务质量、丰富文秘服务内涵是党委、政府和各级机关部门所共同面临的问题。

一、我县文秘队伍建设存在的主要问题

（一）人员流动不活

受公务员凡进必考和单位编制的限制，全县秘书队伍进少出少。

全县从事秘书工作3年以上的有31人，占56%，其中20人是县直机关、企事业单位秘书；10人在秘书岗位上长达十余年，县直机关、企事业单位中秘书被提拔为领导的微乎其微。

全县从事秘书工作时间3年以下的24人，其中仅4人为新参加工作人员，其他均为从本单位非秘书岗位调整的。

除借助换届、招考等机遇流动性较大外，其他单位秘书人员流动性很小。

（二）业务能力不强

一是业务素质不高。

在岗秘书人员中，杂家多，专家少，中文或文秘专业的仅10人，不足14%，绝大部分秘书缺乏相应的专业知识。

很大部分秘书人员没有接受过系统的秘书理论教育，其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应，不是调查研究、文字综合等文秘专业素质有待加强，就是对现代化办公设施的驾驭能力不足。

部分秘书写材料怕吃苦、缺乏精益求精的敬业精神，缺乏创新、缺乏深度，有的甚至文辞冗长，严重脱离主题。

此外，秘书后续教育跟不上，没有专门的培训机构、培训教材和教师，没有完善的专门培训体制，也影响了秘书人员业务素质的提高。

二是参谋助手能力不强。

一些秘书人员整天忙于应付事务“办文办会，跑腿打杂；上转下达，接转电话”，很少有时间和精力搞调查研究，绝大多数秘书提不出可供单位领导采用的调研意见。

有的片面理解秘书就是“跑腿”打杂，使得秘书工作的参谋助手作用得不到充分发挥。

目前，全县秘书队伍中既有较高的业务素质，又有较强的综合协调、管理创新能力；既有秘书才能，又有现代领导才能的复合型、高素质秘书人才相当缺乏，这与市场经济和现代行政管理对秘书人才的要求极不相适应。

（三）激励手段不够

一是领导认识不深。

部分单位领导对秘书工作重视认识不够，甚而把秘书定位为舞文弄墨的“吹鼓手”、跑腿打杂的“勤杂工”、可有可无的“附属人”，使秘书人员和秘书工作得不到应有的尊重和重视，极大地制约了秘书职能的发挥和秘书工作的开展，降低了秘书职业的吸引力。

二是激励机制不活。

由于没有评价的标准和依据，尽管要求秘书人员在工作中扛大梁，挑重担，任劳任怨，但在评价秘书工作绩效时，绝大部分单位往往忽视秘书工作的特殊性，尤其文字秘书人员工作实绩的隐形性得不到认可，没有建立合理的激励机制，使秘书人员得到的回报与他们付出的劳动代价存在很大的落差，有的甚至不如单位清闲的一般工作人员，严重挫伤了秘书的工作积极性。

三是环境待遇不优。

由于市场化、感情化的因素增多，无论是工作环境，还是政治、经济待遇，秘书人员的许多实际问题难以得到有效解决，使秘书人员不得不时常为应付家庭和生活的各种困难和问题而劳心劳力、四处奔波，难以集中精力全心全意投入工作。

二、加强我县秘书队伍建设的意见

针对目前情况，要使我县文秘队伍的业务能力进一步增强、服务质量进一步提高、干事创业士气进一步提升、队伍延续性进一步深化，需建立健全五大机制。

（一）健全常效常抓的学习机制

　　智力参谋是文秘服务的关键。

作为党委、政府办公室的文秘人员，提高智力参谋水平，就是要把学习作为常态工作，常抓常效，在集中学习、自我学习、学以致用上狠下功夫，不断丰富知识结构，着力提升综合素质，努力提高适应发展、创新服务的能力。

　　一要在集中学习上突出针对性。

坚持每周一次集中学习，组织文秘人员结合党委、政府中心工作，集中学习讨论。

针对服务大局，集中学习发展形势、区域优势、经济运行、产业培育、民生改善等热点知识，提升文秘人员把握全局、服务决策的能力；针对文秘队伍实际，集中学习文稿写作技能、公文处理规范，提升文秘人员创新服务和智力参谋能力。

　　二要在自我学习上突出广泛性。

坚持把自我学习作为文秘人员日常工作生活的必修课，组织文秘人员广泛学习掌握法律知识、政策规章、办公室业务、现代网络技术等应知应会知识，通过定期撰写读书笔记、学习心得等方式，积累提升、丰富自我，引导文秘人员在广泛的自我学习中争当知识丰富、学识广博的全能型人才，不断增强文秘队伍适应岗位、适应发展的综合能力。

三要在学以致用上突出实效性。

定期组织文秘人员开展学习讨论活动，互动交流、共学共进；注重学习成果的转化应用，围绕阶段学习重点，集中安排理论文章撰写课题，积极将文秘人员的学习成果融汇贯穿于领导讲话材料及各类文稿，提升文稿理论水平；结合工作实际，组织文秘人员掌握提升协调艺术、群众工作技巧以及应对突发事件能力，在学习中锤炼本领，提升实际工作水平。

（二）健全结队互动的帮带机制

　　传帮带是办公室文秘队伍建设的有效手段。

要充分发挥党委、政府办公室的有效资源，组织文秘人员实行结队帮带，共促互动，提高文秘服务水平。

一要一帮一带促学。

坚持“科长带科员、老兵带新手”的原则，对新进文秘人员，明确专门人员帮带，结成“一对一”的帮扶队子，被帮对象工作重心融入帮带同志联系的工作，在文稿起草、协调服务、统筹联络方面接受帮带指导。

通过结队拜师、梯次培养，缩短学习周期，增强帮带实效，帮助新进文秘人员尽快适应岗位要求。

二要层级把关提质。

逗硬落实各类文稿分级送审、层级把关制度，提高文稿质量。

文秘人员完成文稿后，送帮带同志核改、科长审核，并认真讨论修改后，送办公室分管副主任、主任审定。

坚持文稿修改反馈制度，对每个级层修改情况，由校改人向执笔人反馈，统一文稿要求，提升文稿质量。

三要分线交流互动。

坚持定期组织文秘、信息、调研、综合等各线互通情况，解剖问题，及时发现和掌握块状运行、分线联动中的工作盲点，准确捕捉信息资源，增强文秘人员整体作战、协调运转的工作意识和实践能力，在补台补位、交流互动中提升文秘服务质量。

　　（三）健全主题突出的调研机制

　　调查研究是党委、政府办公室文秘人员有效掌握基层情况，及时反馈群众意见，提高参谋决策水平的有效途径。

提升文秘服务质量，必须把经常调研、深入调研作为重点，力求实效，指导实践。

一要定期组织课题调研。

结合党委、政府中心工作，分阶段疏理制订调研课题，明确责任人员，组织调研攻关，反馈党委、政府决策部署、工作措施落实情况、主要成效及实践中暴露出的主要问题，提出改进建议，在服务党委、政府决策，推动中心工作落实上力求实现突破。

二要跟踪开展热点调研。

针对基层反映强烈、社会普遍关注的热点难点问题，适时组织文秘人员跟踪开展专题调研，收集掌握热点难点问题及发展走势，反馈群众观点及意识趋向，剖析成因及后果影响，探求化解措施，积累总结经验，努力在处理热难点问题、应对复杂局面上实现能力提升。

三要长效开展常规调研。

坚持把文秘人员开展调研活动为抓经常的工作和日常业务提升的重要内容，结合文秘队伍自身实际和日常工作，抓住文秘服务上的软肋和短腿，深入开展常规调研，积极转化调研成果，指导日常工作实践，促进文秘人员提升常规工作能力。

　　（四）健全文稿解剖的点评机制

　　文稿创作是文秘人员的基本功。

提升文秘服务质量，必须以提高文秘人员文稿创作能力为突破。

要坚持点评入手，对症下药地解决文秘人员文稿创作中的问题，提高文稿质量，提升文秘水平。

一要坚持重大文稿战役式攻关。

对事关党委、政府全局性工作的文稿，对可能产生重大影响的文稿，组织文秘人员集体收集掌握基本素材和相关资料，集中讨论拟定提纲，集中智慧分块创作，明确专人把关审核，通过集体攻关，提高文稿含金量。

二要坚持精品文稿集中式解剖。

定期组织召开文稿点评会，选择质量较高、具有指导意义的精品文稿，作为范文，组织文秘人员学习，安排专人点评，实行人人交流心得和体会，启迪思维，学习借鉴。

重点对文稿立意、文稿架构、文字语言进行解剖点评，帮助文秘人员在集中式的文稿点评中受益。

三要坚持常规文稿档案式评析。

坚持每文必核，凡文秘人员起草的文稿，一律经科长或主任审核后方能定稿。

对审核校改过程，实行档案式管理，采取校改人员一对一交流评析、执笔人员对比体会相结合的办法，帮助文秘人员领悟写作技巧，提高文稿创作能力。

　　（五）健全竞相赶超的激励机制

　　文秘人员是文秘服务的主体，提高文秘服务质量，必须充分调动文秘人员积极性。

要坚持人文关怀与加压驱动相结合，着力构建竞相赶超的激励格局，不断激发文秘队伍工作活力。

一要构建真情关怀的人文格局。

文秘人员压力重、责任大，工作清苦，最需要管理层级的人性关怀。

要坚持真心、真情的管理理念，密切关注文秘人员的思想动态和具体困难，努力在文秘人员的心态引导、个性塑造、解难帮困上多办实事，解除文秘人员的后顾之忧，激发文秘人员的工作潜能。

坚持精神上鼓励与政治上激励的双重互动，对政治成熟、成绩突出的文秘人员，公开表扬奖励，优先选拔任用，搭建创业平台，构建情感交融、人文关怀的激励格局。

二要构建任务明确的考核格局。

对文秘工作实行目标考核，将日常协调、结合服务、文稿起草、调查研究、决策建议等业务要求细化分解到科室、到人头，逐月量化、全程考核，年终奖优惩劣。

强化目标考核成果应用，把文秘人员考核结果与先进优秀评定、公务员津补贴或事业人员绩效工资、选拨任用等结合起来，着力强化目标考核的激励约束功能。

三要构建过失追究的问责格局。

坚持把“问事必问人、问人必问责、问责问到底”的问责机制引入文秘工作管理过程，在工作安排上明确责任人员，在完成效果上明确具体标准。

对在协调服务、文稿起草等业务工作中出现过失，导致工作失误的，明确责任追究，实行适度问责，引导文秘人员增强责任感，降低失误率，依靠有力有效的追责措施促进文秘质量提升。