档案管理制度汇编细则.docx
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档案管理制度汇编细则
********有限公司
**内字〔2012〕25号
关于印发《****有限公司
档案管理制度汇编》（修订）的通知
各部门（所）：
《*****有限公司档案管理制度汇编》（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
本管理制度汇编已包含2012年1月5日颁发的《装饰工程档案管理办法》。
该办法中的《项目档案报审表》（编号CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程资料归档记录表》（编号：
CB-05）。
各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各类档案，使用CB-05-4表格。
如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。
同时，2000年8月颁发的《********有限公装饰公司档案管理制度汇编》即日起废止。
特此通知。
二〇一二年七月十六日
*********有限公司
档案管理制度汇编（修订）
一、总则
（一）为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）及《广州市执行<归档文件整理规则>实施细则》，结合公司实际情况，制定本办法。
（二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。
各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。
二、档案机构及其职责
（一）本公司设置综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。
由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。
业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。
（二）公司档案室的基本职责：
1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。
2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。
3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。
5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是：
1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。
2、根据本公司《各部门归档范围明细表》，负责做好本部门档案材料的收集整理工作，并在规定期限内向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。
3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。
三、档案的接收与整理
（一）建立、健全归档制度。
凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室归档。
（二）档案综合管理范围及归档时间：
1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设计、软装，是本公司档案的重要组成部分。
（1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。
（2）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。
设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。
在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。
2、设备仪器类，包括在全公司范围内使用的，具有参考价值的设备说明书、图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。
由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后3个月内交公司档案室整理、归档。
3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地装修、改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。
工程部在项目竣工验收后收集、整理、立卷，并在工程竣工验收后3个月内交公司档案室归档。
4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。
研究课题在鉴定验收后两个月内归档。
暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。
5、文书档案,包括公司上级下发的、公司内部各部门在各项工作中形成的、具有保存价值的文字材料。
属本公司发文的，经办公自动化流程办结后，由发文部门内勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送综合部归档；属外单位来文的，综合部收到后呈领导审批，通过电脑扫描进入办公自动化流程，办结后归档；属于只能采用纸介质方式流转的文件材料，由综合部办结后归档。
档案室每年将上一年的文件以件为单位按《归档文件整理规则》分类、排列、编号、装订、编目、入库。
6、声像档案，各部门在工作中形成的，以电子文档、感光材料、磁性材料或其他合成材料等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声像材料形成后一个月内，交公司档案室归档。
7、人员档案类,特指已故人员档案，是指本公司已故,与本公司签订劳动合同的在编人员的人事档案。
由主管部门于该职员去世3个月后交公司档案室归档。
因人事档案不属于综合档室案管理范围，不存放综合档案室。
由综合部按人事档案的相关要求进行独立管理和保密。
8、会计档案，包含本公司财务部形成的会计报表、账薄、凭证、工资册等会计资料。
会计年度终了，由主管部门立卷归档，并于档案产生之后的第三年向公司档案室移交。
9、实物档案，指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
应归档的实物自形成后的三个月内由主办部门向公司档案室移交，由于特殊原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，标明存放地点，再按规定存放。
（三）本公司形成的全部档案为一个全宗。
全宗内的档案，按门类分成九大类进行整理。
分类应保持前后一致，不能随意变动。
四、档案的保管与统计
（一）公司档案室必须设置专用档案库房。
库房应坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施。
要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45％-60％。
库房管理人员每天须调节库房的温湿度，并做好温湿度登记，定期对获得的数据进行分析。
档案库房内严禁吸烟及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。
库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。
（三）建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。
及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。
五、档案的提供利用
（一）档案室应根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司工作提供服务，并注意掌握档案的利用效果。
（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
1、借阅时间
（1）未立卷档案材料（即在档案室积累的本年度档案材料），借阅时间一般不超过三个工作日，如遇节假日，须在放假前归还。
（2）已立卷归档和涉密的档案材料，原则上不能借出。
如确因工作需要借出，须经公司总经理书面审批，且不得将借阅的文件携带出公司，并在下班前归还。
2、审批权限
（1）本公司员工借阅档案材料，经部门负责人审批可查阅或复印与部门业务有关的资料。
超出范围的，须经综合部负责人书面批准。
（2）本公司以外人员借阅档案原件时，应持公司介绍信，经综合部负责人书面同意后方可借阅，并在档案室阅览，不得借出。
3、借阅利用要求
借阅档案材料必须妥善保管，不得遗失，不得泄密；要爱护档案，不得在档案材料上圈写、划线、涂改、折叠、拆卷、抽页或污损，不得擅自转借或复印。
借阅档案材料如有遗失，应立即通知档案室，并向综合部负责人报告。
六、档案的鉴定、移交、销毁
（一）根据国家的有关规定，结合实际，编制本公司各门类档案的保管期限表，经公司领导批准后执行，并报集团档案室备案。
（二）定期对已到保管期限的档案进行鉴定。
鉴定工作在综合部负责人的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。
（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。
档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签字。
销毁清册由公司档案室永久保存。
七、本办法自颁布之日起施行。
附件：
1.**************有限公司档案综合管理分类方案
2.**************有限公司装饰工程档案管理办法
3.**************有限公司设备档案管理办法
4.**************有限公司基建档案管理办法
5.**************有限公司科研档案管理办法
6.**************有限公司文书档案管理办法
7.**************有限公司声像档案管理办法
8.**************有限公司人员档案管理办法
9.**************有限公司会计档案管理办法
10.**************有限公司实物档案管理办法
11**************有限公司档案库房管理办法
12.**************有限公司档案鉴定、销毁制度
13.**************有限公司档案鉴定小组职责
14.**************有限公司档案保密制度
15．**************有限公司各部门归档范围明细表
16.**************有限公司项目档案报审表
附件1
**************有限公司
档案综合管理分类方案
为适应公司档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进公司档案业务管理水平的提高，根据国家档案印发的《企业档案工作规范》和《广州市执行归档文件整理规则实施细则》，结合我司实际情况制定本方案。
一、分类原则
1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2.本公司全部档案分为九类，分别用0-9阿拉伯数字按顺序编大类代字。
3.大类下的属类用“.阿拉伯数字”作类目号，从左至右称为一级类目、二级类目、三级类目。
类目级数根据档案材料的数量和内容需要决定。
4.本方案适用我司全部档案的分类、组卷和排架管理。
二、类别设置
（一）各大类档案类目号
0．装饰工程类（含工程、软装、设计）
1．设备仪器类
2．基建类
3．科研类
4．文书档案
5．声像档案类
6．人员档案类
7．会计档案类
8．实物档案类
（二）各级档案类目
0.装饰工程
备注：
包含软装、工程、设计的项目，纳入工程项目归档。
1.设备仪器档案
办公设备
动力交通设备（发电机、汽车等）
2.基建档案
房屋产权
3．科研类
**施工课题研究
**设计课题研究
4.文书档案（按年度-保管期限）
5．声像档案类
照片
底片
正片
录音带
录像带
磁盘
光盘
6．人员档案类
7．会计档案类
会计报表
会计帐簿
会计凭证
工资单及其他
8．实物档案类
可折叠档案
锦旗、奖状、证书
不可折叠档案
奖杯、牌匾、纪念品
三、编号方法
（一）装饰工程类
装饰工程档案按性质分为：
装饰工程项目、软装项目、设计项目。
在一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归档。
每个项目组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件次序排列。
编号方法：
大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。
管理类第一卷
管理类
工程类
当年工程项目立档顺序号
工程发生年度
装饰工程项目
示例1：
.1.0.1_01工程项目管理类第一卷
示例2：
.1.0.2_01工程项目经济类第一卷
经济类第一卷
经济类
工程类
当年工程项目立档顺序号
工程发生年度
装饰工程项目
示例3：
.1.0.3_01技术类第一卷
技术类第一卷
技术类
工程类
当年工程项目立档顺序号
工程发生年度
装饰工程项目
说明：
第一个箭头“0”，代表属于产品类“工程项目”。
第二个箭头“2010”代表年份。
第三个箭头“1”代表2010年第1份归档项目。
第四个箭头：
“0/1/2”：
0---代表装饰工程（表示本项目以装饰工程为主，但可同时包括软装、设计）；1---代表软装工程（表示本项目以软装工程为主，但可同时包括设计）；2---代表设计项目（表示本项目只有设计）。
第五个箭头“1/2/3“：
1——代表管理类；2——代表经济类；3——代表技术类。
第六个箭头“01”代表案卷数
（二）设备仪器档案
设备档案，按设备种类分类（办公设备、交通设备、其它），并分别以一级属类为单位。
1.2010.1－1
编制案卷顺序号
二级级类目号（办公设备）
购买设备年度
大类代号（设备档案）
（三）基建类
基建档案，按房屋产权和产权房发生的租赁分类（不按年度划分）。
房屋产权
2.1.1-1
编制案卷顺序号
二级类目号（盘福路）
一级类目号（办公楼）
大类代号（基建档案）
租赁管理
2.2.1-1
编制案卷顺序号：
按租赁时间先后组卷
二级类目号（盘福路）
一级类目号（租赁）
大类代号（基建档案）
租赁管理
2.2.4-1
编制案卷顺序号：
按房号及租赁时间先后组卷
二级类目号（装饰大厦）
一级类目号（租赁）
大类代号（基建档案）
（四）科研档案
3.2010.1-1
编制案卷顺序号
二级类目号（当年第一个课题）
科研立项年度
大类代号（科研档案）
（五）文书档案
文书档案应按照分类方案（年度+保管期限＋件号）进行分类，以件为单位整理，在最低一级类目内编件号（顺序号），即在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写全宗号、年度、保管期限、室编件号、机构或问题，样式如下：
（全宗号）
（年度）
（室编件号）
（机构或问题）
（保管期限）
（馆编件号）
件号的编写规则：
每年按“永久”、“长期”（30年）、“短期”（10年）三种保管期限编三个流水顺序号。
每一种保管期限里的件号按照发文时间先后顺序排列。
1.底片
底片：
不分属类，按照接收时间先后编流水顺序号，装满一册为一卷。
底片
5.2012.1.1-01
张号
案卷顺序号（第1本底片册）
三级属类（照片档案）
二级属类（形成年度）
大类代号（声像档案）
正片
5.2012.2.1-01
案卷顺序号（第1本底片册）
三级属类单位建设面貌照片
三级属类（正片）
二级属类（形成年度）
大类代号（声像档案）
（七）人员档案
已故人员档案，即本公司在编已故人员的人事档案。
按接收时间先后结合姓氏笔划编制案卷顺序号。
案卷顺序号（第1卷）
已故年度
大类代号（已故人员档案）
.01
（八）会计档案
在一级类目下分为二级属类：
一级类目为会计业务类别，二级类目为会计档案类别。
一级属类按会计报表、账薄、凭证及其它分类（会计报表、会计账薄、会计凭证、工资单及其它）。
编制案卷顺序号时凭证以年度为单位，一年一个流水号；其他各类不分年度，各按一个大流水顺序编号。
（九）实物档案
可折叠档案
不可折叠档案
附件2
**************有限公司
装饰工程档案管理办法
工程档案是指公司承接的装饰装修工程项目，包括工程、软装、设计项目。
为了规范工程档案管理行为，真实反映公司承包装饰工程的记录，特制定本工程档案管理办法。
一、归档范围
（一）管理性文件
1、工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。
2、招投标文件。
3、承包、分包合同及其附件。
4、材料采购合同。
5、会议记录、会议纪要。
6、项目运行期内与业主、施工单位的往来文件。
7、项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。
8、经批准的项目组织架构及补充资料。
9、经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包括：
投入人员及考勤记录）。
10、经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。
11、经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投入记录。
12、经项目经理、财务部确认的项目核算表。
（二）经济性文件
1、工程预、结算和审核文件。
2、签证单。
3、材料确价资料。
4、工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明或签名）。
5、工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的说明或签名）。
6、与分包单位、材料供应商的结算确认单。
7、发包单位确认的结算单。
8、项目结算审定会签单。
9、项目结算款收清会签单。
10、出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。
11、甲方提供的工期延期证明。
12、分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。
13、分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。
14、项目后评估报告。
（三）技术性文件
1、施工报建材料，包括：
规划许可证、施工许可证、余泥排放证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。
2、图纸会审记录。
3、施工组织方案、专项方案、现场应急处置方案、开工报告。
4、材料合格证、材料试验报告。
5、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。
6、专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。
7、分项、分部、单项工程质量检查、评定。
8、施工日志、安全日志。
9、竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气检测证明。
10、施工图、竣工图。
11、施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。
二、归档时间
（一）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。
（二）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。
设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。
在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。
三、归档流程
（一）一线部门，按项目整理好档案，填写《项目档案报审表》（CB-05-1，CB-05-2，CB-05-3）报经技术部审核同意后，再移交档案室。
归档回执一式三份，档案室自留一份，另两份由档案室分别反馈给技术部、一线部门。
（二）二线部门（技术部、财务部），按规定整理好档案，填写《项目档案报审表》（CB-05-4），再移交档案室。
归档的回执，最终一式两份，档案室自留一份，另一份由档案室反馈给技术部或财务部。
综合部每月归档一次，归档目录交总经理签名后退还综合部。
四、档案整理
（一）归档单位
一个建筑物为一个项目，围绕这个建筑物开展的工程都纳入该项目，档案以项目为单位组卷。
（二）建立档案关键词
由档案室提出系列档案文件关键词的建议，报技术部审核。
档案室根据审定后的意见，在整理每份文件时，列出关键词。
原则上，一份文件的关键词不超过三个。
（三）档案的组卷
装饰工程档案按性质分为：
装饰工程项目、软装项目、设计项目。
在一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归档。
每个项目组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件次序排列。
编号方法：
大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。
五、监督管理
（一）各部门每季度完成一次工程档案归档情况小结。
七、归档期限表
序号
名称
保管期限
一
管理性文件
1
工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。
长期
2
招投标文件。
长期
3
承包、分包合同及其附件。
长期
4
材料采购合同。
长期
5
会议记录、会议纪要。
长期
6
项目运行期内与业主、施工单位的往来文件。
长期
7
项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。
长期
8
经批准的项目组织架构及补充资料。
长期
9
经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包括：
投入人员及考勤记录）。
长期
10
经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。
长期
11
经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投入记录。
长期
12
经项目经理、财务部确认的项目核算表。
长期
（二）
经济性文件
长期
1
工程预、结算和审核文件。
长期
2
签证单。
长期
3
材料确价资料。
长期
4
工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明或签名）。
长期
5
工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的说明或签名）。
长期
6
与分包单位、材料供应商的结算确认单。
长期
7
发包单位确认的结算单。
长期
8
项目结算审定会签单。
长期
9
项目结算款收清会签单。
长期
10
出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。
长期
11
甲方提供的工期延期证明。
长期
12
分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。
长期
13
分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。
长期
14
项目后评估报告。
长期
（三）
技术性文件
1
施工报建材料，包括：
规划许可证、施工许可证、余泥排放证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。
长期
2
图纸会审记录。
长期
3
施工组织方案、专项方案、现场应急处置方案、开工报告。
长期
4
材料合格证、材料试验报告。
长期
5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。
长期
6
专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。
长期
7
分项、分部、单项工程质量检查、评定。
长期
8
施工日志、安全日志。
长期
9
竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气检测证明。
长期
10
施工图、竣工图。
长期
11
施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。
长期
附件3
**************有限公司
设备档案管理办法
设备档案（大类代字1）是指与本公司购置、引进的大型、精密设备仪器密切相关，有长期查考、利用价值的文字、图表等档案。
一、归档范围
购买的设备仪器必须是在全公司范围内长期使用，其文件材料有长期查考利用价值的。
二、归档要求
（一）设备档案的归档单位为综合部。
（二）归档部门负责将设备档案按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，整理立卷。
（三）设备图纸按A4纸（210×297mm）的规格折叠，无须装订成册，一张图纸一个卷内顺序号；文字性的材料按问题、时间或重要程度排列，装订成册。
（四）归档时间：
设备购置验收后，在设备投入使用后3个月内向公司档案室移交。
（五）归档份数：
1份（原件）
三、
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