全体大会策划书最终版.docx
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全体大会策划书最终版
土木工程学院第二届第一任团委、学生会
全体大会
策
划
书
主办单位：
华南理工大学广州学院土木工程学院
承办单位：
华南理工大学广州学院土木工程学院办公室、秘书部
一、前言
日月如梭，光阴似箭，不知不觉，土木工程团委学生会（以下简称土木团学）成立已经是第四年了，回首刚成立时，我们团学像星星之火，但经过大家的不懈努力，现在的团学已经逐渐有了发展，如今又有了新鲜血液的注入，为了能让新成员系统的了解土木团学，在以后的更好地工作。
帮助新成员做好角色的转变，加快适应团学的工作。
树立团学干部形象，做好学生榜样，履行团学成员应履行的义务和应承担的责任，土木团学举办了本次全体大会。
二、活动介绍
（一）活动目的、意义
1.让土木团学成员对团学有系统的了解，了解整个团学的运作，各个部门的职能以及它们之间的联系。
2.让新成员之间相互交流相互认识，方便以后工作的开展。
3.增加新成员的团结意识，提高他们工作的积极性。
4.传达一种团委学生会是大集体的讯息，展现团委学生会积极饱满的精神面貌。
（二）活动主题
土木工程学院第二届第一任团委、学生会全体大会
（三）参与对象：
团学全体
（四）活动时间：
2014年10月23日（星期四）
（五）活动地点：
A6-201
三、可行性分析
内容形式上：
内容贴切我们土木的特色，形式新颖，通过部门之间的合作，展现部门特色。
新成员方面：
所有新成员刚刚进入大学，接触团学工作，这是一个让他们相互认识，彼此团结，保持工作热情和积极性的机会。
活动组织方面：
通过我们的努力与积累，团学各方面的组织经验也逐年丰富。
这次全体大会将会进一步提高团学成员的策划能力、统筹能力以及组织活动的能力，增加组织活动的经验。
内部建设方面：
本次大会通过表彰上一届的常委及委员，感谢他们为土木团学的辛苦付出。
同时提高了所有团学成员之间的凝聚力。
四、活动内容
介绍土木工程学院二届一任团委、学生会基本情况
五、活动安排
前期（筹备阶段）：
具体时间
工作
负责部门
10月11日
物资准备
秘书部
10月12日
租借场地
秘书部
10月12日
制作全体大会的PPT、暖场视频以及团委学生会的视频
办公室、宣传部
10月14日
制作全体大会的座位表
办公室
10月14日
确定好主持人以及到场来宾
办公室、秘书部
10月16日
准备好表彰所用的聘书
办公室
10月17日
提前通知嘉宾和上一届常委、委员
办公室
10月18日
活动前一天通知相关人员进行大会流程的彩排
办公室
中期（实施阶段）：
具体时间
工作
负责部门
18:
15-18：
55
签到工作
办公室、秘书部
18:
00-18:
45
布置场地、检查设备
办公室、秘书部、宣传部
18:
15:
18:
20
贴座位指示
办公室
后期（善后阶段）：
具体时间
工作
负责部门
20:
50-21:
00
维持好秩序，让到场人员有序离场
办公室、秘书部
21:
00-21:
15
做好现场的整理工作
办公室、秘书部
21:
15:
21:
30
统计及归还物资
秘书部
次日
做好活动的总结工作
办公室
六、活动当天流程（2014年10月23日）
议程一
奏唱团歌
19:
02-19:
04
议程二
介绍到场的老师
19:
04-19:
05
议程三
团委、学生会视频欣赏
19:
06-19:
11
议程四
第二届第一任团委书记李华荣老师发言
19:
12-19:
20
议程五
部门风采展
19:
20-20:
20
议程六
宣读土木工程学院第一届第二任团委、学生会常委和委员名单（并颁发聘书）
20:
20-20:
30
议程七
各部门分别合影留念
20:
30-20:
40
注：
部门风采展每个部门五分钟，形式由部门内部决定，按照以下顺序上台：
办公室、组织部、素拓部、宣传部、青志部、秘书部、生活部、学术部、文体部、信息技术部、公关部
七、应急方案
随时有人在电脑前控制全程的PPT，防止主持人或演讲人因操作不当造成播放出问题等情况。
要另外准备多几个麦克风，以防麦克风突然损坏或数量不足。
注意控制每个环节的时间，如超出预期时间要加以提醒或临时改变流程。
若上台演讲者未准时到达，将其节目推迟，并通知演讲者尽快到场，必要时调换上场顺序，优先保证大会顺利进行。
为防止工作人员联系不上的事情发生，每个工作人员应随时保持手机处于开机状态。
在会场四周分别要有干事站岗，有特殊情况及时向主任汇报。
如出现太多人员没有到场，活动将会改期进行，由主任上台向到场人员致歉并说明原因，告知大会将另找时间开。
若会场出现纪律混乱的情况，会场四周站岗的工作人员必须维持好秩序。
若现场气氛不好，可以提前找素拓部协商,让主持人临时增加互动小游戏，调节现场气氛。
八、活动详细经费预算
物品
尺寸
单价/单位
数量
费用
矿泉水
350ml
1.5/瓶
24
36
横幅
14米
8/米
1
112
打印资料
0.15/张
10
1.5
颁奖托盘
2
台签
10
剪刀
4
彩带
2
X架
1
小海报
1
气球
20
透明胶
4
A4纸
20
圆珠笔
10
签字笔
5
聘书壳
32
聘书
32
卡纸
5
电池
5
红绳
1
资料
签到表2份、会议记录表5份
总价：
149.5元
九、附录
1、各部门工作安排
部门
项目
联系人
备注
公共部
礼仪接待及颁奖礼仪
高鸿飞/669960
提前半小时
公关部
发邀请函
高鸿飞/669960
提前两天
宣传部
设备检测
吴燕铭/66926
提前一小时
秘书部
物资借还
何俊钊/669828
宣传部
团学视频、横幅制作
罗晓泽/66391
秘书部
维持秩序并指引、签到
张培鑫/668198
提前半小时
2、大会要求
（1）全体受表彰对象（第一届第二任常委和委员）穿正装出席。
（2）全体第二届第一任的常委和委员、干事必须穿团学服出席。
（3）会场布置人员要提前一个小时到场。
（4）所有与会人员均按指定位置就做，保持会场纪律。
（5）所有与会人员必须把手机关机或调至静音、会议状态。
（6）所有与会人员一律要穿着整齐，不得穿拖鞋出席。
华南理工大学广州学院土木工程学院
二〇一四年十月十三日
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