大学档案实体分类方案WORD33页.docx

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大学档案实体分类方案WORD33页

档案实体分类方案说明

一、编制目的

为了适应学校事业日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到学校档案和档案工作的科学化管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥学校档案的作用，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案规范》，结合我校实际情况，编制本方案。

二、编制原则

本方案的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把档案工作的历史性、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性、科学性和适用性。

（一）体现思想性

档案工作是党性、政治性很强的工作，学校档案实体分类体系结构、类目设置、序列编排都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。

坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线，从实际出发，突出教学、科研档案在电大档案的中心地位和党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期电大职能活动的新情况、新特点。

（二）符合科学性

本方案规定的各项内容，既要实事求是，符合学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。

1、以学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

2、在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法—教育档案分类表》体系协调，体现电大的特色。

3、类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

4、类目排列、档号结构的确定必须符合逻辑的原则。

做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。

下位类目的外延之和等于上位类目的外延。

同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。

（三）重视适用性

为了方便掌握使用，本方案在类目名称，档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。

三、体系结构

本方案由编制说明和主表两部分组成

编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用主表的指南。

主表由类目、标识符号、注释等组成

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。

根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

DQ党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料

XZ行政

主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KX科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括仪器工作管理和仪器设备申请购置，开箱验收，安装调试，管理使用，维修改造，申请报废等各个环节的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

一级类目的的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“XINGZHENG”（行政）的简称。

（二）二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。

细分的标准是根据该类目档案的形成规律和特点结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，一经确定，不得随意变动。

二级类目的标识，采用“双位制”。

如：

“综合”为“11”其余二级类目依次层累为12，13，……99，但10，20……等带“0”的数字不用。

（三）三级类目的扩展和标识

在二级类目确定的设置原则，范围，方法的基础上，根据需要和可能，扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。

四、档号的编制

（一）档号

是存取档案的代号、排架的依据，反映学校档案的分类体系和物理位置。

（二）档案的编制原则

必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一部门内的档案不得重号，方便插卷，使其有充分的扩展余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（三）档号的结构、模式和标识

1、档号包括年度号、分类号和标识

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，如：

“党委会议记录”的分类号由一、二级类目组成为“DQ11”。

案卷号同样有特定的含义。

它是所选择的分类号中最下位类顺序编码。

由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。

2、档号的模式

年度号+分类号+案卷号

3、档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码编制。

包括全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号，应在年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“——”连接，例如：

1990年内容是学生学籍管理的第23号卷的档案，可标为1990—JX14—23。

（四）档案的实体排架

从维护档案的整体性和方便查询考虑，不考虑保管期限。

但排编档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。

本方案规定的档号模式属分段开放型编号方法，在按档号排架时，按年度一级类目横向排列。

（五）关于声像载体档案

声像载体档案主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。

由于声像载体的载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，应做特殊处理：

按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号，其编号模式为：

年度号+声像档案代号（SX）+载体代号（代码）+保管单位号

保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

例如：

某中央领导同志1990年来校视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可分别标引为

1990——SX12——23

1990——SX14——102

CB15音像出版类档案中的声像载体材料亦依此办法处理。

主　　表

DQ党群

11党务综合

12纪检监察

13组织

14宣传教育

15统战

16工会

17团委

XZ行政

11行政综合

12人事

13监察审计

14武装保卫

15总务

16档案、图书

JX教学工作

JX12研究生教育

11综合

12学位

JX13全日制本专科

11综合

12学科与实验室建设

13招生

14学籍管理、学生奖惩材料

15课堂教学与教学实践

16学位

17毕业生

18教材

19师资

JX14成人教育

11综合

12学籍管理

KY科学研究

11综合

12科研项目

CP产品生产与校办产业

11综合

12产品项目

JJ基本建设

11综合

12基建项目

SB仪器设备

11综合

12仪器种类

CB出版

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

15音像

WS外事

11综合

12出国（境）

13来校

14国际合作与会议

15外国留学生工作

CK财会

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册

SX声像

12照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

山东广播电视大学

档案归档范围和保管期限表

党群类档案

归档范围和保管期限

DQ11党务综合

序号

类目名称

保管期限

上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的则永久保存）

本校党代会材料

（1）大会计划、通知、工会报告、议程、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等

（2）提案及办理情况：

会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、重要贺信、贺电等

（3）参考文件：

工作人员名单、工作证、代表证、列席证、及选票式样

本校党委会、党委扩大会、总支书记会会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件、民主生活会记录

党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）、要点

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

以党委名义召开的工作会议材料

党委和上级领导调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

党委工作简报

党委大事记

党群系统启用印章的文件和印模

党群系统重要统计材料

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

党委保密、秘书工作的有关文件

重要的群众来信来访及处理材料

重要电话记录

党委成立的临时机构所形成的文件材料

全校性临时政治活动中形成的有关材料

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

总支、直属支部建党工作及有关材料

总支、直属支部人员奖励及有关材料

长期

永久

长期

短期

永久

长期

DQ12纪检监察

序号

类目名称

保管期限

上级关于纪检、监察工作的文件

纪委监察工作规章制度

纪委监察工作计划、报告、总结、调查资料及重要统计

纪委会议记录

纪检监察工作大事记

党员干部处分、复查材料

群众来信来访及处理意见

长期

永久

长期

永久

短期

DQ13组织

序号

类目名称

保管期限

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报

本校组织工作的规定

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

落实政策的有关材料

党口副科以上及行政副处以上干部任免的报告、决定、请示、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）

副处以上干部名册

党组织机构变动及人员任免

各总支、支部委员名册

党员名册

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

发展新党员、预备党员转正的名册

党员、党组织、党费统计年报表

党员组织关系介绍信存根

本校出席全国和省市党代会名单、报告、登记表及发言材料

本校干部轮训计划、总结、名单及党课教育材料

本校党校形成的文件材料

选拔专业技术拔尖人才、享受政府津贴人员的申报材料及上级批复

表彰先进党支部、优秀共产党员材料

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

DQ14宣传教育

序号

类目名称

保管期限

上级关于宣传工作文件

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

教职工政治思想工作动态及调查材料

理论学习的决定、通知、计划、总结

反映本校重大活动的简报及图表

本校宣传工作简报、会议记录

上级有关学生思想政治工作的文件

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结

学生思想政治工作典型调查材料和统计

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

各系学生政治工作人员名单

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

DQ15统战

序号

类目名称

保管期限

上级关于统战工作文件

本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料

台、港、澳和侨务工作材料

各民主党派成员和负责人员名册及有关材料

统战工作重要会议记录

长期

永久

长期

DQ16工会

序号

类目名称

保管期限

上级有关工会工作的文件

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结

工会工作的请示、报告及上级批复

教代、职代大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选票结果、领导讲话、大会发言等）

表彰工会先进集体、个人的材料、名单

处分会员的有关材料

工会委员会、会议记录、纪要

工会经费预、决算报表及使用情况的有关材料

基层工会干部名册

学校妇联工作计划、总结及重要会议记录、妇女工作材料

上级颁发的妇联工作的规定、办法、指示

“三八”红旗手、集体有关材料

妇代会文件及选举结果

家属工作材料（五好家庭的材料）

上级机关关于计划生育工作的指示、规定、办法等文件

本校关于计划生育问题的请示、报告及上级批复与统计年报

领取独生子女证名册

领取独生子女备用金保险名册

本校关于计划生育问题的规定、办法等文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

DQ17团委

序号

类目名称

保管期限

上级关于团的工作文件

校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）

团委工作计划、报告、总结及规章制度

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

处分团员的材料及复查材料

团员团组织统计年报

团干部名单

团员名册

批准入团、离团材料及名单

团委会议记录

团委工作大事记

学生会工作计划、总结、有关文件材料

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

各团总支的有关材料

研究生会的有关材料

团委牵头进行的重大活动的有关材料

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

长期

永久

长期

永久

长期

行政类档案

归档范围和保管期限表

XZ11行政综合

序号

类目名称

保管期限

上级有关高校行政管理的综合性文件

全校性的规章制度（规定、办法、条例、通知、通报、布告）

全校年度、学期工作计划、报告、总结、要点

校领导碰头会会议记录

校长办公室会议记录、纪要

全校性的工作会议、座谈会文件

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

本校教育事业规划、计划及上级批复

学校评估材料

本校向上级的请示及其批复

本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）

有关全校性工作的调查材料和经验总结

本校统计工作的规章制度、常年报表及综合统计

启用印章的文件及印模

本校历史沿革、情况介绍

本校大事记、简报、信息、动态等

校史校庆工作材料

校友工作材料

开学、毕业典礼等全校大会报告、上级领导人讲话、代表发言、纪念品、重要贺信、贺电材料

群众来信、来访材料

上级机关领导来我校视察、检查工作的讲话记录及有关材料

成立各类领导小组的通知

校、系、所、中心工作计划、总结、报告、统计年报及重要资料

校、系、所、中心开展各种学术活动的文件

长期

永久

长期

永久

永久或长期

长期

永久

长期

XZ12人事

序号

类目名称

保管期限

上级机关有关人事工作的文件

本校人事工作规章制度

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录

关于机构、编制规划、计划、报告、及上级批复

关于校内机构设置、变化的文件材料

人事处权限内的干部任免文件及名册

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料、年度考核、评选先进材料

处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料

人事统计报表

工资统计报表

教职工名册

教授、副教授名册

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

教职工工资调整材料、名册

教职工转正定级材料

教职工校内变动材料

教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政工资关系介绍信存根）

有关同志更改参加工作时间的报告、批复

教职工离休、离职、出国、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

教职工退休后重新工作的材料

教职工福利工作

教职工商调函件

教职工病残、工伤、死亡抚恤等文件

本校教职工培养、管理工作计划、规定、总结及参加进修班及成人教育的名单、通知

使用临时工有关材料

人民来信来访材料

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

XZ13监察审计

序号

类目名称

保管期限

上级有关监察审计工作的文件

本校监察审计工作方面的规章制度

监察审计工作计划、总结、调查报告

监察审计通知、审计报告和审计机关审定该报告的会议纪要

被审计单位对审计报告的书面意见

有关审计事项的请示、报告及上级领导的批复

审计结论和处理决定或审计报告所列问题有关的主要取证材料

与审计结论和处理决定或审计报告所列问题有关的主要取证材料

依法作出审计结论和处理决定的法规目录和摘要

罚款、没收款、扣缴款和停止拨贷款的通知书和回执

被审计单位或个人对审计结论和处理结论的情况报告

有关本审计项目的情况报告、通报、上级领导的决定

被审计单位或个人对审计结论和处理决定的申诉

复审报告及审计机关审定该报告的会议纪要

申诉单位或个人对复审报告书面意见

复审结论和处理决定及审计机关讨论该结论和处理决定的会议纪要

以别单位为主、审计机关参加查处事项的有关文件材料

监察审计工作统计年报及重要报表

长期

永久

长期

永久

XZ14武装、保卫

序号

类目名称

保管期限

上级有关公安保卫工作的文件

本校公安保卫工作方面的规章制度

本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

要害部门的公安保卫、消防工作有关材料

保卫工作简报、消防和综合治理方面的文件材料

上级有关武装、人防、民兵、年训工作的文件

本校武装部职责范围内的规章制度

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表

本校公安保卫工作统计年报表

长期

永久

长期

永久

XZ15总务

序号

类目名称

保管期限

上级有关总务工作的文件

本校总务工作的各项规章制度

本校总务工作计划、报告、调查材料

房屋管理、调配使用、转移等规定、总结

关于房屋维修、加固、翻造、拆迁等问题的请示及上级批复

关于房屋分配方案、条例

总务对外服务方面的有关材料

关于房地产方面的文件材料

车辆工作的有关文件材料

伙食工作的有关材料

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

爱国卫生、校园绿化工作的有关材料

上级关于公费医疗、保健工作的规定、条例等文件

本校公费医疗、保健工作的规定、条例等文件

校医务室工作计划、总结及规章制度

校医务室工作请示和上级批复

师生员工健康状况调查材料及统计表

长期

短期

长期

短期

长期

永久

XZ16档案图书

序号

类目名称

保管期限

上级有关档案工作的文件

上级召开的与本校档案工作有关的会议记录

本校档案工作规章制度

本校档案工作计划、总结、重要报告和上级批复

档案工作统计报表

本校召开的档案工作会议文件材料

本校档案工作大事记

档案工作与校外交流的有关材料

档案编研成果

档案工作其它材料

上级关于图书工作的有关文件

本馆工作计划、总结及重要报告

本馆的各项规章制度和情况介绍

本馆发展规划、藏品目录、统计及统计年报

本馆与院外交流的来往函件及协议书等有关材料

图书馆工作大事记、编研成果等

长期

永久

长期

永久

长期

教学类档案

归档范围和保管期限表

JX12研究生教育

JX1211综合

序号

类目名称

保管期限

上级有关研究生工作的文件材料

本校关于研究生工作的规定、计划、总结及规章制度

增设学位点的报批材料

研究生招生计划、新生名单

委培、代培、自费生计划、合同及名单

研究生学籍变更材料，包括退学、休学、提前毕业等报告、批复

长期

永久

JX1212学位

序号

类

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