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【word】秘书知识和智能结构优化

秘书知识和智能结构优化

FAZHAN?

sHlDlAN视点

相依存,密不可分的关系.企业的发展

离不开人才,再好的人才也需要在特定

的企业环境和文化氛围中施展才能.企

业文化所提供的企业价值标准,道德规

范和行为准则,不仅成为企业人力资源

管理动作中的精神和行为依据,同时,

又为企业培育高素质的员工队伍创造

一

个良好的环境和氛围.

六,企业文化和人力资源的互相促

进

人力资源管理和企业文化两者有

着互相依赖,互相依存,密不可分的关

系.企业的发展离不开人才,再好的人

也需要在特定的企业环境和文化氛围

中施展才能.企业文化所提供的企业价

值标准,道德规范和行为准则,不仅成

为企业人力资源管理动作中的精神和

行为依据,同时叉为企业培育高素质的

员工队伍创造一个良好的环境和氛围.

反过来,一个企业如果要创建自己的文

化,如果离开有效的人力资源管理体系

做后盾也很难成功.企业的成功,依赖

于两者的有效结合.

七,企业文化和人力资源的渗透和

融合

人力资源管理的获取,控制和激

励,培训与开发,整合等各项功能的实

现都受到企业文化直接或潜在的影响,

同时,这些功能的实现又反作用于企业

文化的形成,维持及发展.人力资源的

这一文化整合功能贯穿于企业发展的

全过程,尤其在发生兼并和重组阶段更

为明显.为了加强员工对不同文化传统

的反应与适应能力,促进不同文化背景

的员工之间的沟通和理解,必须进行跨

文化培训,根据环境与企业的战略发展

要求,建立起企业强有力的独特文化及

共同的经营观,而不是简单地套用企业

原有的文化模式.

企业文化与人力资源的关系是良

性互动,企业文化要求人力资源在管理

过程更加注重人性化管理和员工个人

的发展,充分调动人的积极性,主动性

与创造性.而人力资源的开发,管理和

应用要求企业文化必须真正做到”以人

为本”.同时也要求更加灵活,务实,不

断地与时俱进,致力建设一种适应动态

环境的企业文化.

（作者单位:

金川集团公司兰州金

川科技园有限公司综合管理部）

口

李

颖

目前我国的各类机关仍然普遍存

在着”秘书难选”“秘书难当”的问题.究

其症结,除其它因素外,秘书的知识结

构不能适应时代要求是一个重要原因.

其一,秘书的工作性质和基本职能要求

秘书具备多侧面的知识,但是秘书队伍

中的许多同志知识的结构面和结构层

都不尽合理.其二,自改革开放以来,特

别是近年来,一大批高知识结构的干部

进人领导岗位,而秘书的知识储备不

够,秘书队伍的调整又未能及时跟上,

领导和秘书之间出现了知识上的落差,

一

些秘书便显得”参”不到点子上,”谋”

不在关键处.其三,由于现代科学技术

的发展日新月异,新发明,新理论层出

不穷,知识更新异常迅速,而相当多的

秘书都往往忙于日常事务和陷入”文山

会海”之中,知识日渐老化,思想很不活

跃,在知识加快更新的今天成了”秦砖

汉瓦”,与知识经济要求的大视野,多触

角,高起点相比显得独木难支桥.由此

可见,重视和改善秘书的知识结构,已

是迫在眉睫O

秘书之所以需要形成这样的知识

结构,是由其工作任务之性质决定的.

秘书工作是一项综合性服务工作,所涉

及的领域十分广泛.一个秘书既要有较

高的政治理论水平,又应精通秘书专业

知识和本部门专业知识,还要尽可能地

多掌握一些相关学科知识和辅助知识,

工,农,商都要懂得一点,文史哲,天地

生,数理化,ABE:

亦要略知一二,使自

己的知识具有广泛性,综合性和立体

性.总之,一个秘书政治理论水平愈高,

业务愈精,工作也就愈有成就,反之,就

会在具体,繁杂,琐碎的工作中不知所

措,甚至迷失方向,成为庸庸碌碌的事

务主义者.

“冰冻三尺,非一日之寒”.要形成

合理的知识结构,不可能一蹴而就,而

要靠循序渐进,日积月累.就不同部门,

不同行业,不同系统来说,秘书所必须

具备的业务知识范围,也应有所侧重.

经济部门的秘书,要多钻研经济学,会

计学,系统学;人事部门的秘书,要多学

习人才学,心理学;化工部门的秘书,要

多了解化工生产的技术;冶金部门的秘

书,还要多懂点有关钢铁生产的知识.

从科学的角度考察秘书知识结构

可以得知,秘书应当是”通才”“杂家”.

“通”而成”才”.”杂”而成”家”,这其中

包含着博中有深的要求.就整个知识构

成讲,要通晓多种学科,在求博求深的

基础上,注意多门学科的纵横联系,使

知识相互渗透;就某一学科说,既要精

通主体部门,又要尽可能掌握与之相联

系以至相对立的部分.当今时代,科学

物化周期,技术换代周期,知识更新周

期都在大大缩短.人类历史已进入了一

个崭新的时代,在这种情况下,秘书要

具有成效地开展工作,就必须更新旧知

识,涉猎新领域,使自己的知识储备随

着实践的发展而充实,认识水平随着

代的变迁而提高.

因此,作为秘书工作者,不仅要注

意知识的积累和深化,而且更要注重知

识在实践中的运用.换言之,就是要在

2011年第O1期/总第243期

秘书知识和督能结构优化

视点FAzHAN?

sHlD|AN

主要提高专业能力（亦称特歼能力）的

同时,应当注意发展一般能力（亦称智

力）.二者是相互促进的,秘书专业能力

的提高,离不开一般能力的发展.

就专业能力讲,秘书应具备一般能

力之上的特殊能力.既超前预测,信息

处理,出谋献策,语言表达和组织协调

能力等等.

（一）超前预测能力.工作没有预

想,预见或预案,很容易隐入盲目性和

随意性.应当说,目前我国仍处在改革

的攻坚时期,利益调整,机制转换,资源

重组,机构改革等,必然易触及原有的

矛盾和引发新的矛盾,回避或消极对待

这些矛盾,只会延误事业的发展,造成

工作的失误.因此,作为秘书一定要有

超前意识,加强工作预测.当然预测必

须要坚持实事求是的思想路线,自觉运

用矛盾规律,进行正确分析和推理.

（二）信息处理能力.当今人类已进

入信息社会,现代社会生活的各个方面

瞬息万变,我们又处在全方位,多层次,

宽领域对外开放的环境中,多种多样的

信息流纵横交错,数量大,变化快.要求

秘书必须有强烈的信息意识,善于通过

多种方式,途径捕捉信息,并进行鉴别,

加工,筛选,处理,从而及时,全面,真

实,准确地为领导正确决策和处理问题

提供依据.

（三）出谋献策能力.随着领导工作

由经验型向科学型转变,秘书参与政

务,辅助决策的作用显得更为重要,虽

然秘书工作的本质特征是从属性,但是

唯唯诺诺,惟命是从,不管是非曲直,也

是极其有害的.应该说,秘书人员应在

服从领导的前提下,充分发挥自身潜

力,做到”服从”不依附,”参谋”不越权.

善于吃透上情,把握领导决策的意图和

思想.增强超前服务能力;善于了解下

情,随时掌握基层和群众的意见和心

态,主动提出建议和对策,成为领导的

耳目.随时沿着领导的思路和群众关注

的”热点”“焦点”“难点”“疑点”,经常深

入基层调查研究,提出解决问题的方

案,及时为领导决策提供科学依据.善

于把握领导的个性特点,适应领导工作

风格和工作方法,拾遗补缺,使领导和

秘书优势互补,相得益彰.的确,当参谋

不容易,当一个好参谋更不容易.

（四）组织协调能力.秘书联络上

下,沟通左右,协调内外,要有很强的组

织协调能力,有和各种人融洽相处的本

领.作为秘书,应该心胸坦荡,举止端

庄,保持良好的心理素质.即使百事积

案,矛盾纷至,也要从事从容,干净利

落.秘书处在枢纽位置,容易成为多种

矛盾的汇聚点,有时受到误解和责难,

不能怒发冲冠,也应谦让容忍,有”海纳

百川”的气度.这应当成为衡量秘书工

作优劣,成败的一个标准.

（五）公文写作能力.公文写作不单

纯是一个文笔技巧问题,而是秘书多方

面功力的综合反映.”大体须有,定体则

无”,重要的是勤思苦练,才能使公文写

作达到”运笔有法,下笔有神”的境地.

秘尤其还要注意语言文采.古人写文

章是很讲究文采的,孑L子曰:

”言之无

文,行而不远”,这是十分中肯的意见.

毛泽东在《星星之火,可以燎原》中是这

样解释中国革命高潮快要到来的:

”它

是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆

尖头了的一只航船,它是立于高山之巅

远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一

轮红日,它是躁动于母腹中的快要成熟

了的一个婴儿”.这段话不仅表现了作

者高瞻远瞩的政治眼光,也因其精彩生

动的比喻受到人们的赞赏.马克思的

《资本论》可谓博大精深,连他的论敌也

不得不承认马克思用生动的叙述语言

使深奥而枯燥的经济学问题具有一种

独特的吸引力.由于公文的文采增强了

公文的生动性,准确性,逻辑性和可读

性,因而必然增强了公文的实用性.

就一般能力说,秘书应注意挖掘和

发展记忆力,观察力以及思维力.

第一是记忆力.没有较强的记忆

力,就做不到”过目不忘”.秘书要学会

形象记忆,分解记忆,概况记忆,推导记

忆,外储记忆等记忆方法,以提高记忆

的兴趣和信心.平时多留心,用时就可

信手拈来.

第二是观察力.没有捷准的观察

力,就不可能把握事物的本质规律.秘

书要能分析形势,把握大局,高屋建瓴,

洞察秋毫.

第三是思维.没有较高的思维

力,则不能多谋善助.作为秘书,只有养

成多路思维,求异思维,发散思维的习

惯,才能不断增强思维的广阔性与创造

性,现实性与深刻性,连续性与预见性.

综上所述,要实现各级各类秘书的

知识和智能结构的优化,是一项社会系

统工程.大而言之,它要求按照整个社

会对秘书人员的需求,统筹规划,合理

布局;要求秘书队伍纵横之间,各种要

素之间,融洽协调;要求造就多层次,多

行业,多类型的秘书人才;要求科学组

织秘书人员的交流和流动.具体到每一

个秘书班子,其道理亦然.因此,所有秘

书部门都应从知识和智能结构整体优

化出发,实行科学排列,优化,组合,立

体配备.主要须做好以下几点:

第一,梯形的年龄结构.由于秘书

岗位的特殊性,则要求秘书群体应由不

同年龄段的人员组成,最好是”老,中,

青”三结合,以中年者居多.因老秘书工

作阅历较长,办事稳重,处事周到;中年

秘书经验丰富,精力充佩,业务娴熟;青

年秘书思想解放,思路敏捷,肯钻研,易

接受新事物.

第二,合理的性别结构.在秘书群

体结构中,还要注意由不同性别的秘书

构成,切忌清一色.人类在漫长的历史

进化过程中,形成了男女性各自的群体

特点,如男性重物,女性重人;男性重竞

争,女性重协调;男性重逻辑思维,女性

重形象思维;男性重理智,女性重感情;

男性刚毅果断,女性柔顺随和;男性重

外在规范,女性重内在机制等等.这就

决定了女性较之男性在知觉速度,心理

敏感度,耐力及处理人际关系等方面更

有优势.而秘书工作作为一种人际关系

密集的工作领域,需应当加大女性人员

的比例.

第三,互补的智能结构.知识专长

不,,智能类型各异,彼此结合可以产

生群体感应的综合效应.因此,组建秘

书班子,既要考虑知识相济,更要考虑

智能互补,这样”互济互补”,才能形成

有利于秘书成长的良好气候.

第四,协调的气质结构.同一气质

类型的秘书群体,并非是理想的搭配.

气质各异,反能互相补充,相互包容.如

有的外向,有的内向;有的明快,有的稳

重;有的外露,有的含蓄;有的泼辣,有

的温柔;有的粗犷,有的细腻等等.这些

不同的个性特征,可以从不同的角度推

动工作,从多侧面发挥作用.这当中包

含着”相反相成”的深刻哲理.

（作者单位:

甘肃农业大学人文学院）

发展?

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