政府OA系统方案.docx
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政府OA系统方案
一、子系统划分方案
武汉市XXXXXX办公自动化系统应用软件包括以下几个子系统，大致如下：
办公治理系统
1）公函治理子系统
a.收文治理
b.发文治理
c.公函催办
d.流程设置
2）签报治理子系统
3）档案治理子系统
4）会议治理子系统
5）后勤治理子系统
a.辆调度治理
b.考勤治理
6）目标治理子系统
公共信息治理系统
1）公共信息效劳子系统
2）电子公告子系统
3）电子论坛子系统
4）电子刊物子系统
5）情报资料查询子系统
综合查询子系统
1）日程安排子系统
2）电子邮件子系统
3）个人办公治理子系统
系统保护子系统
以下对各子系统进行介绍：
二子系统设计
公函治理系统
本子系统用于对发文的起草、下发、审批、归档、打印，对收文的签收、分类、分发、审批、归档等操作。
其模块具体结构如下图：
图公函治理子系统
2．2收文治理子系统
业务描述
收文治理要紧完成的工作有收文记录、文件搜集、领导指示文件、部门传阅文件、催办文件、收文查询及统计、收文薄及办文单的打印等；
业务流程
目前武汉市XXXXXX的文件治理模式如下：
来文由机要室记录，搜集，再由办公室领导填写拟办意见、会办意见及阅知单位等，然后发送给拟办人办理，拟办人在填写完办理意见后能够依照缺省的办理流程提交公函，也能够自己填写协办人及阅知人，在公函的整个审批流程终止后，将自动发送到档案室由档案员归档入库。
下面是这种办文模式下的治理流程图：
收文记录文件搜集主任签批部领导签批
反馈
反馈
归档主办、协办处室阅办并反馈
图收文流程
操作人员职责
收文在办理进程中涉及面广，不同的人员在文件流传中的职责不同，下面就人员在收文中的职责做必然的说明。
收文治理中的人员职责如下表所示：
部门/人员
在收文流程中职责
权限
办公室主任
拟办公文、批阅公文
拟办、批示、流程设定、流程监控
主办处室领导
处室
处室职员
填写主办意见、部门内拟办
填写办理意见
批示、部门内拟办、流程监控
办理意见
处室领导
协办
处室处室职员
填写办理意见
填写办理意见
办理意见
办理意见
部领导
公文拟办、批示意见
拟办、批示、流程修改、流程监控
档案室
填写收文单、文件归档
公文登记、归档
表收文治理中的人员职责功能描述
面向领导、办公室、各部门有关人员多个层次，以办公室或主办部门为中心对收文处置的全进程进行运算机辅助治理。
完全改变过去人工传递纸章文件进行文件的批办流转的传统做法，实现网上无纸办公，同时支持异地远程上网办公；大大加速公函的流转，提高办公效率。
其功能模块化如下：
图收文治理功能模块
系统要紧功能包括：
1）、来文记录
收文文书签收和记录收文，要记录的公函信息如下：
信息类别
信息名称
收文信息
收文单位、收文日期、收文号、紧急程度、成文日期、页数、来文分类、分类序号、来文单位、来文文号、标题、主题词、正文、附件（附件编号、附件类型、附件叶数、附件成文日期、附件文号、附件标题、附件发文单位）
档案信息
文种、请示/批复文号、密级、解密期限、分类号、保管期限、年终文件去向
表收文记录信息列表
2）、来文拟办
档案室在记录完毕后，以后文发送到办公室主任处拟办该文，即办公室主任选择指示领导、主办单位和传阅单位，并设置流程、指定环节停留时刻。
办公室为系统默许的主办人员。
3）、领导指示
公函依照拟办意见发送到相应的领导处，领导在阅文后填写指示意见，填写完毕后，公函有两种流向：
一是回收文文书处依照领导指示进行公函传阅和主办，二是依照主办意见直接送文到主办部门或下一传阅人。
4）、部门传阅
关于阅件在传送到主办部门后，部门领导能够决定该文在本部门内的传阅人员，即部门内传阅。
5）、主办部门承办
关于办件在传送到主办部门后，部门领导指示主办意见，也能够责本钱部门内相应的专人办理该文。
6）、催办
公函在流转进程中，如有超期未办的，系统将自动发送催办单催办该文。
7）、来文归档
公函在办理完毕后将自动成为公函档案，该档案包括公函正文、附件和处置的全进程记录（拟办意见、处置意见、催办记录等）。
8）、查询、统计
依照需要系统提供收文薄；收文处置单；收文正文和相关统计数据的报表打印功能。
功能特色
本子系统的设计特点：
1）多种录入方式并存
系统提供了四种录入方式：
扫描输入
关于纸质公函，能够在收文记录时直接将原件扫描输入。
原文引入
关于电子公函，能够通过原文引入的方式录入原文，引入支持多种文件格式。
从电子邮件中直接转入
关于用电子邮件发送来的公函，收文文书能够通过转为收文操作，直接将电子邮件转为收文正文。
手工录入
关于内容较少的收文，收文文书能够委托打字员直接将正文打印录入。
2）自动标引入主题辞
系统提供了行业内的主题辞库，收文文书在记录完来文题目后，系统能够从中提掏出相应的主题辞。
3）自动产生总流水号和分类流水号
总流水号
系统给所有的来文一个总流水号，标引来文数量。
收文顺序号由机械自动给出，不可修改。
收文顺序号=S+****+***
分类流水号
以后文单位分为相关的大类，在记录公函时能够依照不同的分类给出相应的分类流水，标记该类来文数量。
4）普遍提供数据字典，减少录入工作量
系统提供了如下的数据字典：
来文单位列表：
依照来文分类表列出来文单位。
来文单位文号表：
列出来文单位经常使用的文号格式
来文文种类表：
列出所有的来文文种
分类号列表：
给出所有的公函分类列表，收文员能够从当选择相应的来文分类号。
公函密级：
一般、秘密、机密、绝密
公函紧急程度：
一般、平急、加急、特急
5）可视化流程设置
工作流程可由利用人员按需配置，并提供可视化界面，方便用户操作。
要紧设置如下几项：
机构规模：
XXXXXX的十三个处室，及相应的人员编制。
办文模式：
分发主办仍是主任拟办；
拟办权设置：
设置收文文书是不是有拟办权，假设有在文书拟办后是不是送主任拟办；
文件传阅模式：
部门文书传阅仍是文书传阅；
收文流水号：
部门流水仍是总流水；
文件流转方式：
阅件流转方式和办件流转方式设置；
各级办文单位：
设置各级办文单位人员；
部门公函人口：
设置公函在拟办后是直接送主办领导，仍是送主办部门兼职文书；
公函转出设置：
设置公函在一个部门内办理完毕后，公函是回兼职文书处转出，仍是直接转出。
公函终结设置：
设置公函终结后的流向：
包括：
是不是给文书和拟办部门发送回执、是不是需督办部门等。
流程模式设定：
可依如实际情形设定流程模式。
6）办理人是不是出差处置
办幸免公函流转到已出差人员处，延误公函的办理，在模型中添加了办理人是不是出差处置，其进程是：
工作人员在出差前必然要在个人事务予系统的离开办公室模块中填写何时出差和何时返回；如此，在选择办理人时，先扫描离开办公室模块，查看该人员是不是离开，假设已离开，给出相应的提示；如此便可不能将公函发往已出差人员处。
7）驳文回文处置
为避免拟办有误的情形下主办部门驳文和退文，设计了如此原那么：
从哪来回哪去；公函在返回后，拟办人能够从头拟办，或上批阅人能够在填写完意见后再次发给该办理人办理；
8）办文委托治理
办文人员出差时能够在外出治理单中填写有权代替自己办文人员名单，当拟办人选择到自己时，弹出自己已经出差，某某能够有权处置自己的文件提示框，如此一来，拟办人即能够将文件发往委托人，以避免延误文件的办理。
9）自动记录功能
人员填写意见时，系统自动记录下批注入的姓名、批注时刻等信息，并非许诺更改。
10）多种查询和检索方式
为参与办文的人员提供了多种查询方式，能够快速查找到有关文件；
要紧提供有如下查询方式：
按来文单位查询
按收文总流水查询
按分类流水查询
按来文单位查询
按主题辞查询
按分类号查询
按成文日期查询
按密级查询
按保管期限查询
除此之外，系统还提供了全文检索功能，只要提供相应信息，系统将把所有相关文件检索出来。
11）统计治理
提供收文的查询和统计功能、统计收文数量、办文成效、办文率等指标、并提供可设置的多种报表，用户能够随时打印各类统计报表。
12）公函档案一体化治理
在收文记录时为收文文书提供了档案信息录入口，在办文终结后，公函将自动汇总到公函档案库，依照立卷。
13）灵活的权限治理
收文治理中的权限操纵包括公函密级操纵和用户操作权限操纵：
A）密级操纵
有密级的公函在流转进程中只有参与处置的人员才能够阅读，其他人无权查看。
B）用户操作权限操纵
在用户操作权限的操纵上采纳了角色化设置，通过给用户设置不同的角色来操纵在收文流程顶用户的操作权限。
14）、个性化的用户界面
系统通过给每一个用户给予不同的角色，来判定用户的身份，从而给出不同的用户界面。
发文治理子系统
业务描述
发文是指以XXXXXX名义发出的公函，发文治理完成的工作有文件拟稿、核稿、发文记录、会签记录、文件记录、发文送文、发文归档、发文查询及统计、发文单和发文薄打印等。
业务流程
遍地室在起草完文稿后填写一公函拟稿单，在拟稿单中需填写会签处室、公函密级、附件数及拟稿人等，填写完毕后文稿将被发往会签处室或办公室（办公室一样先有秘书审稿，再由主任审核），会签处室或办公室能够填写意见也能够在原稿顶用不同的笔色修改文稿，以后能够选择会办人名单，在填写完会办人后，文稿将被发送到各会办人，会办人在会签完毕后文稿将自动发送到有关领导签发，文稿在签发后将发送到打字室打印及发送到档案室归档入库。
这种办文模式下的治理流程图：
办文单位拟办处室领导审批办公室审核部领导签发校对、封文
其它处室会签其它处室会签其它处室、领导会签
归档分发打印编号
发文记录
图发文流程图
操作人员职责
在发文中，不同的人员有不同的操作职责，下面是详细列表：
部门/人员
流程中的职责
权限
档案室
编文号、文件归档
公文登记、归档
办公室
主任
审核、填写审核意见、确定审批领导
流程修改、修改稿件、流程监控、驳回
秘书
审核、驳回
修改稿件、驳回、流程监控
部领导
填写审批意见、驳回
审批、流程修改、流程监控、修改稿件、驳回
拟稿
处室
处室
领导
审稿、确定会签处室、主送单位、提交会签、提交秘书审核
流程监控、审稿、设定流程
处室职员
拟稿
拟稿
会签处室
会签
会签、流程监控
表发文中操作人员职责
功能描述
发文治理的功能模块大致可划分为：
图发文治理的功能模块
系统要完成的功能有：
1）、拟稿
拟稿部门拟稿人编辑发文原文、填写发文稿纸中的发文单位、拟稿日期、拟稿部门、拟稿人、发文类型、紧急程度、页数、题目、主题辞、正文、附件等内容。
2）、核稿
拟稿人拟完稿件后进入核稿时期、包括两种情形：
在部门内核稿；
秘书和领导核稿。
3）、会签
关于需会签的发文，主办部门领导能够选择会签部门签发，会签部门能够填写会签意见和修改意见，但无权修改原稿。
4）、审核
会签终止、稿件送拟稿人整理、整理完毕（随同会签部门意见）后送办公室（主任或秘书）复核稿件，主任或秘书有权修改、作废、驳回稿件或再送其它处室会签，并确信发文种类。
5）、签发
关于XXXXXX发文、办公室在复核完毕后，填写会签意见，送XXXXXX领导签发稿件，XXXXXX领导有权修改、驳回稿件给办公室或拟稿单位或再送其它处室会签，并修改发文种类。
6）、校对、封文、给文号
稿件在签发后，系统自动编给文号，并送档案室记录发文及相关信息、自动产生发文台帐；确信文件生成并封文。
7）、成文
在给完文号后，稿件本送到打印室印制，印制完毕的公函由相应的部门盖章。
8）、发文
发文包括两种：
电子公函和纸质公函；电子公函在发文文书记录发文后直接送主送单位，纸质公函在盖章后封发出去。
9）、归档
以上步骤终止后，发文的所有副本及实际文件副本一同存档。
10）、统计查询
提供发文的多种指标查询及各类报表如：
拟稿单、发文薄等单据的打印等。
功能特色
本子系统的设计特点：
1）稿件批阅的版本保留功能
在版本保留中设计了两种方案：
Notes中的版本保留
该方案设计了版本副本保留和审批笔色相结合的方式，即在审批进程中，审批人能够用一种固定的笔色审批稿件，审批完毕的稿件成为原稿的一个副本保留，如此，查看时能够通过稿件副本和审批笔色来判定审批人所做的修改。
MSWord中的版本保留
该方案将MSWord中的版本保留功能集成到本系统中，即通过系统与MSWord的数据互换，实现稿件在Word中的修改和版本保留。
2）自动标引主题辞
与收文治理相同，发文治理设计了自动标引主题辞功能。
3）自动生成文号及顺序号
依照有关编号规那么，自动给出文号；
4）可设置审批流程
在发文的审批进程中设计了如下的流程操纵方式；
可设置是默许流程仍是自概念流程；
可设置部门会签传文方式为顺序传文仍是同时传文；
会签时可设置是先将文发到会签部门，由其在部门内传文处仍是直接送会签部门领导；
可设置部门会签时除填写会签意见外，有无权修改原文；
可设置文件传出是回文书转出给拟稿单位、仍是直接转出给办公室；
可设置在发电子文时，是不是需主送单位回执；
无邮件地址的主送单位给总文书是不是报软盘选项；
5）办理人是不是出差处置
工作人员在出差前必然要在个人事务子系统的离开办公室模块中填写何时出差和何时返回；如此，在选择办理人时，先扫描离开办公室模块，查看该人员是不是离开，假设已离开，给出相应的提示；如此便可不能将公函发往已出差人员处。
6）驳文处置
为避免拟办有误的情形下主办部门驳文和退文，设计了如此原那么：
从哪里回哪去；公函在返回后，拟办人能够从头拟办，或上批阅人能够在填写完意见后再次发给该办理人办理；
7）办文委托治理
办文人员出差时能够在外出治理单中填写有权代替自己办文人员名单，当拟办人选择到自己时，弹出自己已经出差，某某能够有权处置自己的文件提示框，如此一来，拟办人即能够将文件发往委托人，以避免延误文件的办理。
8）提供多种公函查询方式
为参与办文的人员提供了多种查询方式，能够快速查找到有关文件；
要紧提供有如下查询方式：
按主办单位查询
按发文类型查询
按发文流水查询
按发文文号查询
按主送单位查询
按主题辞查询
按分类号查询
按拟稿日期查询
按密级查询
按保管期限查询
除此之外，系统还提供了全文检索功能，只要提供相应信息，系统将把所有相关文件检索出来。
9）公函档案一体化治理
在发文在发文文书填写完有关信息后，将自动转到发文库中，依照立卷规那么自动立卷。
10）多种权限治理
发文治理中的权限操纵包括公函密级操纵和用户操作权限操纵：
密级操纵
有密级的公函在流转进程中只有参与处置的人员才能够阅读，其他人无权查看。
用户操作权限操纵
在用户操作权限的操纵上采纳了角色化设置，通过给用户设置不同的角色来操纵在发文流程顶用户的操作权限。
11）自动计算发文页熟
12）个性化的用户界面
系统通过给每一个用户给予不同的角色，来判定用户的身份，从而给出不同的用户界面。
流程设置
是可配置流程的集中表现，包括：
办文模式设置：
设置本单位是集中办文仍是分发主办；
拟办权设置：
设置收文文书是不是有拟办权，假设有在文书拟办后是不是送主任拟办；
文件传阅模式：
部门文书传阅仍是总文书传阅；
收文流水号：
部门流水仍是总流水；
文件流转方式：
阅件流转方式和办件流转方式设置；
各级办文单位：
设置各级办文单位人员：
部门公函入口：
设置公函在拟办后是直接送主办领导，仍是送主办部门兼职文书；
公函转出设置：
设置公函在一个部门内办理完毕后，公函是回兼职文书处转出，仍是直接转出。
公函终结设置：
设置公函终结后的流向：
包括：
是不是给文书和拟办部门发送回执、是不是需督办并选择督办部门等。
设置部门会签传文方式为顺序传文仍是同时传文；会签时可设置是先将文发到会签部门兼职文书，由其在部门内传文处仍是直接送会签部门领导；
档案治理子系统
业务描述
档案治理业务包括档案资料的接收征集、整理、编目、保管、签定、数据统计、利用治理等工作。
档案治理大体上分为文档、科档、会档三大部份，其治理大体上也是按文档、科档、会档划分治理到人的。
文档在收发文至档案的转化进程中，有的单位由单位总文书立卷、有的单位由遍地室文书立卷、有的由档案室统一立卷，其立卷原那么、业务流程各不相同。
1）文档治理
文档治理的工作中，第一是档案资料的搜集、整理、立卷，文档的立卷是以年为单位，在一年关结时，搜集一年的文件，包括单位发文、收文、各部门收发文，上年遗漏文件或上年无批复的请示文件等，依照各文件的内容确信其去向：
归档、保留、销毁。
对归档的文件给定文件的保管期限和分类号，然后按部门或分类组卷。
文档立卷可能有以下三种方式：
部门文书组卷，交档案部门保管；
档案部门统一立卷。
立卷部门不一样，立卷原那么也不一致。
同时，不同的单位其案卷的排架方式、档号的格式也不一样。
2）科技档案治理
科技档案的治理主若是接下班程部门和其它有关部门移交进馆（室）的档案资料，并予以编号、分门别类将其保留、打印相应的检索工具，以备往后检索。
3）会计档案治理
会计档案治理的要紧工作是接收财会部门按年度组卷后的会计凭证，会计报表、会计帐薄等档案资料，并将其分门别类将其保留以备利用。
除以上三种档案外，还包括声像档案、照片档案、实物档案的治理。
业务流程
档案治理的业务流程各类类型的档案治理不尽相同，其中以文档的组卷治理最为烦琐。
武汉市XXXXXX档案治理的大体流程如下：
卷内目录
案卷目录
图档案治理流程
操作人员职责
档案材料是一个企业的家当记录，极具保密性。
不同操作人员对档案的处置范围、权限是不一样的。
全数人员具体上可分为档案治理员、各部职员、各部门领导、形成档案的部门领导、XXXXXX领导。
其中XXXXXX领导能够看到全数档案的内容。
档案治理员：
负责全数档案资料，数据的保护、录入，具有所有操作权限。
各部门职员：
只有查询本部门或经办过文件的权限，遇有密级的档案不可直接调读文件的内容
各部门领导：
对本部门形成的档案或经办过的文件具有直接阅读的权限，但对其它部门形成的带密级的档案需确认利用权限。
XXXXXX领导：
可查询、阅读全数文档。
功能描述
档案治理系统在办公自动化系统中应具有的功能如下：
1）、自动组卷的功能：
对文档而言，应具有自动立卷或辅助立卷的功能。
自动立卷前，应付今年度的公函进行合法性检查，对不知足立卷要求的公函提示用户修改或作不归档处置。
2）打印的功能
年打印出档案部门所需的各类规格的报表，其规格参见相应的标准。
其中有案卷外封面、案卷内封面、案卷目录、卷内目录、总目录、分类目录、著录卡片、专题目录、全引目录、移交、销毁、接收清册等等。
其标准有的是国际，有的是行标、有的是企业标准。
在选定的数据库中按“打印”按纽，可选择要打印的项目或报表，选中后能够直接打印，也能够先预览后打印或只预览不打印。
3）统计的功能
能够按时刻、类别、保管期限统计。
要求统计口径相对灵活、多样。
提供经常使用的统计口径，用户也能够依照需要指定自己的统计口径。
4）查询的功能
档案保留的目的是提供查询，因此要求有较灵活的查询，能够提供多途径的查询，能够作全文搜索和只做指定范围的搜索，对不在馆内的档案提供去向和下次进馆的时刻。
如移交出馆（室）提供移交的时刻和接收方名称；对已外借的档案提供借出的时刻和应归还的时刻；对已销毁的档案提供销毁的时刻等等。
查询时能够用阅读的方式显示，只显示概要信息，也能够显示一个文档的详细信息。
预先提供经常使用的检索途径，关于不同的档案有不同的检索途径，如文档能够预置主题辞、文号、题目、成文日期的范围等检索途径。
同时提供按任意条件组合的检索。
检索后能够即时打印出调卷单，同时向档案部门提交调卷申请。
对已外借的档案也能够向档案部门提出调卷申请，档案部门收到调卷申请后，在该卷（件）档案归还时，向申请人发出受理回答，通知调卷人借阅档案。
对检索后直接阅读文件内容的检索，系统自动记录对文件的利用次数、检索人的有关信息，以便于统计。
5）数据的输入与编辑功能：
档案数据的录入有多种渠道，系统应提供知足各类渠道的数据录入。
对档案部门已经组卷但尚未录入运算机的能够逐条手工录入，全文数据能够直接启动用扫描仪扫描，也能够将预先扫描的文件或其他方式产生的文件直接引人。
对收发文进程中产生的数据自动立卷后转储成档案数据。
对全文信息能够用图形的方式存储，也能够转换成纯文本后存储。
系统支持录音录象的多媒体存储，多媒体存储的档案资料能够在工作站上播放。
对声音、图象多媒体数据不提供编辑功能。
输入时，对全文能够直接输入，也能够点击“全文引入”按钮而引入任意类型的文件内容，点击“扫描”那么启动扫描仪进行扫描，并自动将扫描后结果拼接在一路进行存储，也能够将扫描后文字图象的结果按要求转换成纯文本后存储。
输入时，保管期限、库位号、单位名称等信息能够取缺省值，也能够之前一个文档中复制从而减少数据的输入量。
签报治理子系统
概述
签报是指内部公函流动，要紧流程为：
意见反馈
签报起草上级签署意见归档
会签人员意见
表签报流程图
签报数据项：
顺序号+签报字号+签报日期+缓急+会签单位+签报人+XXXXXX领导指示+会签意见+题目+正文+归入卷号+保管期限
功能描述
签报治理子系统提供签报的拟稿、批阅、传阅、打印、归档的一体化治理，其功能模块划分如下：
图签报治理功能模块图
1）拟稿
部门人员编辑签报原文、填写签报送稿纸中的拟稿人、密级、起草日期等信息、填写完毕后送部门领导审批。
2）审批
部门领导能够填写审批意见也能够直接在原稿中修改，修改有痕迹保留。
3）签批
单位领导在收到签报后，签署指示意见，签署完毕后，系统将其送到承办处室或直接返回拟稿人终结流程。
4）承办
承办处室收到签报后，依照领导的指示意见和签报内容办理，在填写完办理意见和办理结果后系统自动给拟稿人发送回执。
5）终结归档
在承办单位办理完毕后，该流程即为终结，系统将自动把签报和审批痕迹归档，并按期送档案室立卷。
6）统计查询及报表打印
提供对历史签报的全信息查询、包括原文、修改意见、拟办意见、处置意见和承办结果的查询；
提供签报办文率、数量的年报、季报等统计数据报表，并提供签报收文薄、记录表的打印。
功能特色
系统要紧特点为：
1）稿件批阅的版本保留功能
在版本保留中设计了两种方案：
A、Notes中的版本保留
该方案设计了版本副本保留和审批笔色项结合的方式，既在审批进程中，审批人能够用一种固定的笔色审批稿件，审批完毕的稿件成为原稿的一个副本保留，如此，查看时能够通过稿件副本和审批笔色来判定审批人所做的修改。
B、MSWord中的版本保留
该方案将MSWord中的版本保留功能集成到本系统中，即通过系统与MSWord的数据互换，实现稿件在Word中的修改和版本保留。
2）签报催办和回收处置
为及时提示办理人办理
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