项目管理PROJECTTEAMMEMBERWORKSHOP.docx
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项目管理PROJECTTEAMMEMBERWORKSHOP
DATACOM
InformationTechnologyLimited
WELCOME
TO
項目管理
PROJECTTEAM
MEMBERWORKSHOP
ATWODAYWORKSHOP
ThisworkshophasbeenspecificallydesignedtohelpyouunderstandtheessentialprinciplesofprojectmanagementasamemberofaprojectteamandintroduceyoutoaconsistentprocessformanaginganytypeofProjectintheOrganization.TheprocessisanintegralpartofthePROGRAMMETHODOLOGY.Ourobjectiveistoensureallprogramsandprojectsareeffectivelymanagedandreviewedtoachievesuccessanddelightourcustomerseverytimewithon-timecompletion.
Theworkshopincludesacasestudytogiveyouanopportunitytoapplythetechniquesincludedinthemethodology
WORKSHOPOBJECTIVES
工作室目的
UnderstandRoles&Responsibilities
明白職分及責任
Understandteammemberrole
明白團體職分
LearntheMethodology學習方法
●Projectdefinition項目定義
●Projectplanning&scheduling項目計劃及排程
●Projectexecution頂目實施
●Projectclosure項目完結
Learnthetechniquestouse
學習技術盡量利用
Contributingtosuccess
達致成功
ESTIMATINGFACTORS
估計因素
SIZEEFFORTDURATION=
WORKDAYS
大小努力期間=工作日數
CALENDARTIME
日曆時間
EFFORT≠DURATION≠SCHEDULE
努力≠期間≠進度表
INPUTS
輸入
Historicaldata
過往資料
Experience&skills
經驗及技巧
Expertview
專家意見
BIAS?
BIAS?
偏見?
偏見?
SIZE大小
CriticalPathMethod–PERT
計劃評審技術-PERT
邏輯基礎-依賴性
BASEDONLOGIC-DEPENDENCY
3TYPES:
三種類
●FinishtoStart完結到起始
●StarttoStart[paired]起始到起始[配對]
●FinishtoFinish[paired]完結到完結[配對]
CRITICALPATH–THELONGESTPATH
計劃評審-最長要徑
-LEASTFLEXIBLE
-最低靈活性
AnyslippageextendstheTotalProjectTime[TPT]
任何小疏忽加長總項目時間
CAREFUL:
Compressingtheschedule
canchangetheCriticalPath
警告:
壓縮排程能夠改變要徑
CPM-PERTTERMS
ForwardPass-EarlySTARTandFINISH前進-早開始及完成
BackwardPass-LateSTARTandFINISH後退-開始及完成
TOTALFLOAT-搖擺
SPARETIMEINANACTIVITY
分配時間於各種活動
INCLUDESFREEANDINDEPENDENTFLOAT
包括自己反依賴性的搖擺
CRITICALACTIVITY-ZEROFLOATBY
重要活動-零的搖擺
DEFINITION-ITCANBEFORCED!
定義-能夠強行
OTHERRELATIONSHIPS其他關係
4d
LEG[GAP]-Aforceddelaybetweentasks
2d
LEAD[LEEWAY]-Aforcedstartofthe
successorbeforecompletionofthe
predecessor
ErrorsinLogic
BOTHBREAKTHELOGIC
OFTHENETWORK
錯誤使綱絡理論停止運作
THELOOP循環
THEDANGLE搖擺不定
REVIEWTHEPROJECTDEFINITION
檢討計劃的定義
Doestheplan:
計劃
●meetcriticaldatesfordeliverables?
在重要日子傳遞訊息
●clearlymeetinterfacedates?
清楚相約其他日子
OPTIMISATIONINVOLVES:
理想計劃包括
●understandingtheconflicts明白衝突的地方
●analysingpriorities分析優先次序
●derivingoptions削去不必要選擇
●selectingthebestrealisticoption選取最真實性的決擇
●seekingstakeholderagreement尋找投資者的同意書
●revisingplans重溫計劃的內容
●communicatingtoeveryone與其他人交換意見
TRADE-OFFS&OPTIMISATION
TAKESTIMETOGETTHEBEST
SOLUTION
選擇性及樂觀性
用時間來獲取最好的方案
OPTIMISINGTRADE-OFFS樂觀性的選擇
POSSIBLEACTIONS:
可行方法
Re-evaluatedependencies重新評估依賴性
Reviewrelationships回顧各種關係
IntroduceLagsandLeads-withcare!
小心地引申拉引行為
Splitactivitiesforconcurrency分散工序,保持合作性
Reviewduration檢討各工作時間
Reviewcontingencytime檢討一貫時間所需
Re-assignresources重新分配資源
UtilisetheTotalFloattimes盡量利用所有空間時間
Reducepeakloading–levering減少極大壓力-平衡
Seekmoreresources?
尋找更多資源
Increaseresourcecapacities增加資源地位
Avoidre-invention防止再發明其他選擇
ReduceScope/specifications?
減少分工合作
EVALUATETHEIMPACT評估影響所及
Usewhat-ifanalysis如果用作為分析
ReviewProjectRisks檢討其冒險機會
Customeracceptance客人接受機會
OPTIMISING&RECOVERYPLANNINGINSIDEAKEYSTAGE
樂觀化及恢復計劃是一個重要階段
DEVELOPWHAT–IF’s發展空間
REDUCETHEOPTIONS減少選擇機會
RECOMMENDEDACTIONS推介行動
SEEKPROJECTLEADER
APPROVAL
計劃得到組長應允
BEFOREYOUMODIFYTHEPLAN
在改變原定計劃之前
COMMUNICATETHEPLANCHANGESTOTHOSEDOING
THEPROJECTWORK
向有關工作人員解釋新計劃的改變
SECURERESOURCECOMMITMENTS
保障資源承諾
TheKeyStageOwner重要階段的擁有人
TheResource資源
TheFunctionalManager功能組別經理
ALLPARTIESMUSTSIGN–UP
PROJECTLEADERAPPROVES
參與者必須簽署待組長審閱
REVIEWTHERISKLOG
檢討有危機的地方
ASK:
問
Haveanychangedrankling?
何種改變,使人痛心
Any,movedtoHIGH?
何事轉為高危事件
Anyrisksidentifiedfromplanning?
何種危機被計劃所確認
Checktheplanforareasofrisk;
檢查計劃裹有危機的地方
TasksontheCriticalpath重要關鍵時刻
Taskswithlongdurations長遠計劃
Tasksdependentonthirdparties依賴第三者
LagsandLeads落伍及前衛
Complextasks繁複的工作
Tasksusingnewtechnology新科技應用
Taskswithlittlefloat搖擺不定
DonotremoverisksfromtheLOG,onlyremovetheranking
不要將風險在日誌中除掉,只有除掉次序優先
IDENTIFYISSUESPROMPTLY
ACTIONTORESOLVEISAPRIORITY
定時確認危機優先採取行動解決
TheProjectLeadermustrecord
allissues.
計劃組長必須記錄所有論點
ISSUESARERATED:
論點分類
RED-MAJOR-EscalatedtoProjectMembers
紅色-主要-擴大到項目人員
YELLOW-SERIOUS-EscalatedtoSponsor
黃色-嚴重-擴大到資助人
GREEN-MINOR-EscalatedtoProjectLeader
綠色-次要-擴大到組長
ACTIONPLANSAREESSENTIAL
行動的重要性
WasitaRISK?
危機
Whatistheconsequence?
結果
Whatoptionsareavailable?
可供選擇
Whatactionsarerecommenced?
建議採取行動
Whoisresponsibleforimplementation?
誰可執行
SETTHEBASELINEPLAN
設定計劃的底線
‘FIXES’THEPLAN
固定計劃
BASISOFPROGRESS
量度工作
MEASUREMENT
進度底線
ESTABLISHESCLEARLY
VISIBLETARGETS
設立清楚可見的目標
AGREESAMEETINGS
SCHEDULE
同意會議時間表
ESTABLISHESREPORTING&CHANGEPROCESSES
建立報告及轉變程序
REPORTINGPROGRESS進度報告
COMMUNICATIONISVITALTOSUCCESS
人與人溝通是成功的因素
KEYSTAGEOWNER-
REPORTSTATUSATFREQUENCY
SETBYPROJECTLEADER.
重要階段段的持有人週期性報告工作進度由組長設定
FOCUS:
焦點
MILESTONESACHIEVED里程碑建造
MILESTONESDELAYED里程碑延誤
ACTIONSTOCORRECTSLIPPAGE改善散漫態度
FORECASTOFCOMPLETION預測完成日期
ISSUESOUTSTANDING尚未解決議論
ANTICIPATERISKS&ISSUES
預見危機及論點
THECHANGEPROCESS改變程序
SignificantchangesMUST
bedocumentedandapproved
重大的改變一定要書面通知,并得到批准
Significantchangeimpactson:
重大的改變會沖擊在:
●deliverables傳達
●schedule時間表
●costs成本
●resourceloadings資源分配
●quality質量
●performance表現
THEPROJECTCHANGEREQUEST計劃改變
FOCUSON:
焦點放在
●benefitsofchange利益
●impactoncost/schedule/resources影響成本/時間表/資源
●priority優先權
●increased/reducedrisks增加/減少危機
ORGANISETHELAUNCH組織一個新開始
VALIDATE&CONFIRM:
有效及確認
●1:
1-TEAMMEMBERS&SPONSOR
1:
1的組員及資助人
●PROJECTTEAM-PROGRESS
工作小組進度
●PROJECTREVIEWS工作檢討
●KEYSTAKEHOLDERS主要投資
THENHOLDTHE:
然後抓緊
Monitoring&TrackingProgress
輔助及緊隨工作進度
MONITORING輔助
THECHECKINGPROCESS檢查程序
COLLECTINGPROGRESSDATA收集工程資料
QUALITATIVEDATA使之為有質數的資料
TEAMPERFORMANCES小組表現
IDENTIFYVARIANCES確認不同意見
REVIEWRISKS檢討危機
TRACKING緊隨
ANALYSINGTHEVARIANCE分析各類意見
DEFININGCAUSE尋找原因
ESTABLISHINGIMPACT
EVALUATEOPTIONS評估所有選擇
PLANCORRECTIVEACTIONS計劃正確行動
RESOLVEISSUES解決方案
UPDATEPLANDOCUMENTS更新各種文件
REPORTPROGRESS報告進度
COLLECTINGPROGRESSDATA收集工程資料
THEGANTTCHARTISLINEAR統計圖表是線形的
EFFORTIS.…?
努力是?
Ask:
問
STARTDATE開始日期
EFFORTEXPENDEDTODATE努力漫延至當天
EFFORTREMAINING努力仍留下
ButALWAYSask:
但通常問?
FORECASTTOCOMPLETE預測完成日期
NOT否
不同意見VARIANCE
分析ANALYSIS
+BETTERTHANPLAN
效果比計劃好
-WORSETHANPLAN
效果比計劃差
ANALYSE分析
THECAUSE成因
PROJECTSLIP–ONEDAYATATIME!
工作散漫-一天一次
ANALYSECAUSE:
分析成因
Fishbonediagrams魚骨圖
Why-Whydiagrams點解-點解圖
ESTABLISHIMPACT
Re-assignresources重新分配資源
Reviseestimates重新估計
Newestimator!
委任新評估人員
Moreeffort?
更新努力
Moreresource?
更多資源
Modifyplanlogic?
更新計劃的推論
ALWAYSGETOTHERSINVOLVED
INPROBLEMSOLVING–DON’TTRY
ANDDOITALONE.
不要依賴其他人幫你解決難題,讓自己解決
PLANCORRCETIVEACTION計劃正確行動
DEVELOPOPTIONS選擇發展
USETEAMEXPERTISE利用小組經驗
RECORDASSUMPTIONS記錄假設
CHECKFORRISKS檢查危險性
SELECT‘BEST’OPTION選最好的決擇
[scope-cost-schedule]內容-成本-時間表
DON’TSHOOTFROMTHEHIP!
SOLVETHEPROBLEM-
NOTTHESYMPTOMS
解決問題并不是問題徵兆
CHECKIF:
先檢查,如果:
-criticalpathischanged重要性的路徑改變
-workloadsadverselyaffected影響工作量
-milestonesareaffected影響里程碑
-newHIGHrisksexposed新高危展現
-costover-runsintroduced成本過高
-scheduleslippagearecontrollable工作散漫是可控制的
DEVELOPACTIONPLANS:
發展挽救行動的計劃
-priorityorder?
優先次序
-whoisresponsible?
誰可負責
-targetcompletiondate?
目標完成日期
-whokeptinformed?
誰可保持聯絡
ESCALATEOUTSTANDINGISSUES
擴大不能解決的論點
VALIDATECOMMUNICATIONPROCESSES有效溝通程序
Ensureyoumaintaineffectiveness
保証維持高效率
Reportstatusandissuespromptly
定時報告進度及意見
Attendteammeetingsontime
準時出席小組會議
Have1:
1’swithProjectLeader
Agreeyourperformancetargets
認可你的表現目的
Anticipateissues
預測其他
Watchfortriggersonrisks
留意每個引發危機的機會
Maintainawareness-newrisks
保持清醒面對新的危機
UPDATETHERISKASSESSMENT
更新危機
Reviewrisksregularlythataffect
yourkeystages
定時檢討各類危機,將可影響你的成功
Highrisksmustbealertedto
ProjectLeaderforactionplanning
高危一定要通知組長採取行動
Reviewoutstandingissues
andtheircorrectiveactionplans
Highlightunresolvedissues
-theydoNOTgoaway!
標記不能解決的難題,使之不會遺留
EnsureyourassignedACTIONS
arecompletedontime
保證你分配的工作準時完成
BENEFITS利益
DECIDE:
決定
Whichactivities/factors哪種行動/原因
Howmeasured如何量度
SMARTtest機智程度測試
Limitsofacceptability有限的接受能力
USETHEWBS!
利用資詢科技
DERIVEAHANDOVERCHECKLIST
設計承繼工作檢視表
YOUROBJECTIVEISTO
DELIGHTYOURCUSTOMER
你的目的是取悅你的顧客
ACCEPTANCEPROCESS接受程度
DEFINEASEARLYASPOSSIBLE
ISITAKEYSTAGEINYOURPLAN?
在你的計劃中盡早介定是否有關鍵時刻
DEFINE:
介定
WHOACCEPTSTHERESULTS?
誰接受結果
WHATDOCUMENTATION?
何種書面通知
WHOISRESPONSIBLE?
誰可負責
WHATSUPPORT?
什麼形式的支援
WHOISRESPONSIBLE?
誰又可負責支援
HOWLONG?
需多久
TRAINNINGNEEDS?
需要訓練
HOWSATISFIED?
怎算滿意
RECORDINPROJECTFILE
記錄在計劃檔案
Excellence!
特別出眾
COMESFROM
CONTINUOUSIMPROVEMENT
來自不斷的改良
收集良好的意見COLLECTGOODIDEAS:
新產品Newproducts
新的執行NewProcesses
新的程序NewProcedures
DON’TLOSETHEM!
不要遺失
ANOTHERPROJECT?
第二個工程
RECORDFORLATERINVESTIGATION
記錄最新的資料
CLOSE-OUTTHEPROJECT暫停現有工程
PROJECTREVIEWMEETING
工程檢討會議
EVALUATION-WHY?
評估點解
WHATWENTWELL?
什麼進行順利
WHATWENTBADLY?
什麼進行不順利
WHY?
點解
Anoppo
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