公务接待操作流程.docx

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公务接待操作流程

1目的

本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）公务接待操作的流程与控制要点，旨在规X本行机关接待活动，明确经办人员职责，控制和节约公务接待支出。

2适用X围

本文件适用于本行机关公务接待活动。

3定义、缩写与分类

3.1定义

公务接待：

是指接待来本行出席会议、考察调研、学习交流、业务来往、检查指导、请示汇报工作等公务活动人员的活动。

3.2缩写

无

3.3分类

公务接待分为：

重要公务接待、一般公务接待和会议接待。

4职责与权限

部门/岗位

职责与权限

不相容职责

董事长

对重要接待任务进行审批。

主管领导

1）对重要接待任务进行审核，对权限内进行审批；

2）对一般接待任务和会议接待进行审批；

3）对公务接待费用报销进行审批。

综合办公部门/主任岗

1）对重要公务接待进行审核；

2）对公务接待进行组织安排；

3）审核公务接待费用报销手续。

综合办公部门/后勤服务岗

1）草拟重要公务接待方案，承办接待事宜；

2）办理公务接待费用报销手续。

各部门/负责人

审核一般与会议接待申请。

各部门/相关岗

1）提出一般与会议接待申请；

2）协助综合办公部门做好接待工作。

5原则与基本规定

5.1原则

1）对等接待、任务分类原则。

综合办公部门根据来宾级别、身份安排相应级别的领导接待，并把任务落实到对口部门承办。

2）简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费原则。

公务接待和会议接待时，应做到热情接待、合理开支、防止铺X浪费。

5.2基本规定

1）综合办公部门是本行公务接待的归口管理部门，具体负责统筹协调、安排与管理，做好交通、住房、饮食、费用报销等工作。

2）本行其他部门负责协助综合办公部门做好上下级与内外专业对口部门、业务人员的接待工作。

3）公务接待费用实行一事一结。

4）公务接待活动结束后，综合办公部门负责办理结算手续，列出费用清单，附上《接待任务审批表》或《会务申请表》后报账。

5）对无《接待任务审批表》、《会务申请表》和超预算的接待费用，一律不予报账。

因特殊情况超预算的，需主管领导审批。

6）内部审计部门要定期对公务接待费用开支进行检查监督，发现违反规定的，要追究有关责任人责任。

7）严格执行接待标准，不得搞铺X浪费、超标准接待。

8）公务活动期间午餐一律不得饮酒。

9）机关人员不得接受可能影响公正执行公务的宴请，不得以任何名义索要或接受基层赠送的贵重物品和可能影响公正执行公务的礼品。

10）实行定点接待制度，来宾一般安排在定点宾馆和饭店。

定点宾馆和饭店由综合办公部门组织招标，两年进行一次，每次选定3至5家。

11）临时性的接待任务，应先通知综合办公部门，事后需补办相关手续。

6流程描述与控制要求

阶段

环节

风险点

6.1制定方案

环节名称:

制定接待方案

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

后勤服务岗;

职责要求:

制定接待方案

操作规X:

重要公务接待活动应坚持工作需要、态度热情、勤俭节约、统一安排、对等接待、开支规X的原则。

在收到重要接待任务后，明确接待对象的身份、人数、所乘的航班（火车）等情况后，填写《接待任务审批表》（附件一），制定接待方案，报综合办公室主任审核。

6.2审核

环节名称:

审核

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

主任岗;

职责要求:

审核接待任务与方案

操作规X:

审核《接待任务审批表》要素是否齐全、准确，接待方案是否适当、周全，签署意见后报主管领导审核审批。

风险描述:

审核不严,接待方案不恰当,影响重要接待效果，间接影响本行形象。

风险等级:

低风险

控制措施:

加强岗责控制和程序控制，提高履职能力。

控制部门:

行长;

控制岗位:

主管领导;

环节名称:

审核、审批

适用部门:

行长;

适用岗位:

主管领导;

职责要求:

审核审批重要接待任务与方案

操作规X:

审核《接待任务审批表》要素是否齐全、准确，接待方案是否适当、周全，对接待任务提出进一步要求，并在权限X围内进行审批，超权限报董事长审批。

环节名称:

审批

适用部门:

董事会;

适用岗位:

董事长;

职责要求:

审批接待任务与方案

操作规X:

审核《接待任务审批表》要素是否齐全、准确，接待方案是否适当、周全，并就如何做好本次重要接待公务活动签署具体意见。

6.3组织接待

环节名称:

组织接待

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

主任岗;

职责要求:

组织接待

操作规X:

根据领导审批意见，组织综合办公部门后勤服务人员认真做好接待服务工作，同时提请相关部门负责联络和配合。

环节名称:

承办接待事宜

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

后勤服务岗;

职责要求:

承办接待事宜

操作规X:

1）根据来宾情况通知有关领导迎接；根据来宾人数安排好车辆，提前半小时到达机场（车站）等候；

2）严格执行本行接待标准，住宿原则上安排在定点宾馆，房间摆放水果和欢迎卡；来宾指定接待宾馆的，尊重其意愿安排；

3）根据来宾的日程安排，指定专人专车跟进服务；

4）根据来宾返程时间和机（车）要求，至少提前1天预定机（车）票，办好相关手续，并将来宾送到机场（车站）。

阶段

环节

风险点

6.1申请

环节名称:

明确接待任务

适用部门:

相关部门;

适用岗位:

相关部门;

适用岗位:

负责人;

职责要求:

审查接待任务

操作规X:

审查《接待任务审批表》（附件一）要素是否齐全、准确，签署意见后，报主管领导审批。

风险描述:

未认真履行岗位职责,违规批准事实上并不存在的公务接待活动,造成行政资源浪费。

风险等级:

中等风险

控制措施:

加强岗责控制和监督检查，杜绝违规安排公务接待活动。

控制部门:

行长;

控制岗位:

行长;

环节名称:

审批

适用部门:

行长;

适用岗位:

主管领导;

职责要求:

审批接待任务

操作规X:

审核《接待任务审批表》（附件一）要素是否齐全、准确，签署审批意见，并对本次接待任务提出具体要求。

6.3组织接待

环节名称:

组织接待

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

主任岗;

职责要求:

组织接待

操作规X:

根据主管领导审批意见，组织综合办公部门后勤服务人员认真做好接待服务工作，同时提请相关部门负责联络和配合。

环节名称:

承办接待事宜

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

后勤服务岗;

职责要求:

承办接待事宜

操作规X:

1）根据来宾情况和接站时间表，安排车辆提前半小时到达机场（车站）等候，对口部门派人跟车接站。

2）定点宾馆，房间摆放水果和欢迎卡；来宾指定接待宾馆的，尊重其意愿安排。

3）根据来宾的日程安排，需要用车的，填写《派车单》（附件三），由对口部门向综合办公）部门申请派车，指定专人专车跟进。

4）接待任务结束前，对口部门应提前和来宾沟通并知会综合办公部门，根据来宾返程时间和机（车）要求，至少提前1天预定机（车）票，办好相关手续，并将来宾送到机场（车站）。

阶段

环节

风险点

6.1申请

环节名称:

申请

适用部门:

相关部门;

适用岗位:

相关部门;

适用岗位:

负责人;

职责要求:

会议申请审查

操作规X:

对《会务申请表》（附件二）进行审查，确定召开会议是否必要，会务服务要点是否完整，并报主管领导审批。

风险描述:

审核不严,会议预算与用途与实际不相符,各部门以会议之名擅自扩大接待X围，造成不必要的行政资源浪费。

风险等级:

低风险

控制措施:

加强岗责控制和监督检查，杜绝铺X浪费情况的发生。

控制部门:

行长;

控制岗位:

主管领导;

环节名称:

审批

适用部门:

行长;

适用岗位:

主管领导;

职责要求:

审批会议申请

操作规X:

对《会务申请表》（附件二）进行审批，并明确签署意见。

对不必要组织召开的会议，按精简会议、厉行节约的原则适当控制。

6.3组织落实

环节名称:

组织落实

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

主任岗;

职责要求:

组织落实

操作规X:

按照会务服务要点，组织综合办公部门后勤服务人员认真落实会议接待任务。

环节名称:

布置会场

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

后勤服务岗;

职责要求:

会议组织

操作规X:

提前一天查看会场，确定是否符合会议要求，确认会议设施是否运行正常。

应特别关注会场布局是否合理，席卡摆放是否正确，应与时更换会标或电子字幕，可在会场内适当摆放花草。

环节名称:

后勤保障

适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

后勤服务岗;

职责要求:

负责后勤保障

操作规X:

综合办公部门会务工作人员和对口部门应提前一天安排好食宿、报到等事项；对会议重要来宾，应提前安排好接送人员，做好后勤保障服务。

7检查监督

牵头检查部门

检查内容

检查频次

报告路线

检查结果利用

内部审计部门

检查公务接待规定的执行情况。

每年一次

监事会、

审计委员会

检查监督、持续改进

8附件

附件一：

《接待任务审批表》

附件二：

《会务申请表》

附件三：

《派车单》

附件一：

接待任务审批表

单位：

日期：

年月日

接待

对象

情况

来宾单位

领队XX、职级

随行人数

接待事由

到达时间/航班（车次）

接待时间

月日—月日

经办人

陪餐人数

接待酒店

经办人：

年月日

是否安排参观

负责人：

年月日

部门意见

经办人：

年月日

综合办公部门意见

主任：

年月日

领导意见

主管领导：

年月日

备注

附件二：

会务申请表

会议名称

申请部门

联系人

联系

会议内容

会议地点

会议时间

参加人数

桌椅安排

回字型（）课堂型（）

其他形式：

主席台设：

（）人

设备安排

横幅内容：

话筒（）音响（）投影（）电视机（）

其他设备：

费用预算

综合办公部门意见

领导意见

注：

请在您所需的项目内（√）。

附件三：

派车单

日期：

申请

部门

经办人

预乘

人数

派车事由：

计划路线：

计划用车时间：

年月日（周）

至年月日（周）

车号：

司机：

申请部门

意见

年月日

综合办公部门

意见

年月日

主管领导

意见

年月日

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