信访档案管理细则范本.docx

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信访档案管理细则范本

工作行为规范系列

信访档案管理细则范例

（标准、完整、实用、可修改）

编号：

FS-QG-39250

信访档案管理细则范例

ExampleofPetitionFileManagementRules

说明：

为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。

　　信访档案的归档范围和原则

　　一、归档范围。

　　信访部门在工作中形成的文件、资料很多，要根据历史价值，分为永久、长期、短期三类归档保存。

　　如果不加区别地全部归档保存，既不便于保存和利用，又会造成人力、物力浪费。

　　需要归档保存的主要是:

（一）中央和各级党政机关下达的有关信访方面的政策性文件、规定、指示、简报、电话记录、重要函件等。

（二）本单位整理编印上送的重要信访摘报、综合摘报、简报、刊物（包括所附原信）和负责人的批示意见。

　　（三）党政领导同志给群众的复信、复制件。

　　（四）本单位直接办理或联合调查处理或向下交办的重要案件材料，包括申诉材料，负责人或上级机关的批示、函件，交办，催办函件和电话记录，查证材料，案情分析研究或联合办案会议纪录，调查处理报告，结案报告，审理结案材料，领导批结件等。

　　（五）办信和接待来访的登记、记录材料，如来信登记卡片或簿册、接访记录等。

　　（六）信访工作会议的通知、报告、讲话、会议纪录等、简报、日程安排、参加人员名单及会议所发的典型材料。

　　（七）信访部门的工作计划、总结、请示报告、业务建设资料、规章制度、统计报表等。

　　（八）信访机构、人事变动方面的有关资料。

　　二、归档原则。

　　信访工作的文件、材料归档时，应掌握以下原则:

（一）归档的文件、材料，应当是具有一定查考利用价值的。

　　否则，不应归档保存。

（二）归档的文件、材料，必须是办理完毕或告一段落的。

　　正在办理的，应由承办人暂时保存，待办完后再归档。

　　（三）归档的文件、材料，必须按照文书立卷的原则和方法由文书处理人员整理立卷归档。

　　凡反映主要信访活动需要永久保存的档案，应收集、整理、保管，不使档案原件分散。

　　立卷和归档的方法

　　立卷就是将有共同点和联系密切的单份文件材料进行系统化的整理，按照它们在形成和处理过程中的联系，编成各个案卷。

　　立卷是保存文件材料的必要措施，是文件材料转化为档案的前提条件。

　　立卷工作包括:

组卷、拟写案卷标题，卷内文件材料的排。

　　列卷与编号，填写卷内目录与备考表，案卷封面的编目与案卷装订。

　　一、立卷的要求。

　　立卷的基本要求是:

按照信访工作活动的规律，保持文件材料之间的历史联系，反映出信访工作的历史面貌，并便于保管和查找利用。

　　为方便保管，信访档案要划分保管期限。

　　保管期限大体上可以分为永久、长期、和短期保存三个类型:

（一）永久保存的档案，主要是领导机关的负责同志阅批的重要信访材料;有关信访方面的政策文件、规定、指示;信访工作会议文件;上级党政机关要报结果的案件;信访部门直接派人调查处理的案件;重大的农田、水利、山林纠纷等涉及面较大的案件;信访部门的规章制度、统计报表、简报等。

（二）长期保存的档案，一般是指保存十五年以上的材料。

　　主要有来信来访登记薄;要查报结果的案件和已结案的信访老户材料。

　　（三）短期保存的档案，主要是指不要报结果的信访转办单、来往便函;各地各部门的抄报材料;来访介绍信存根;不要下转的信件等。

　　二、立卷的方法。

　　信记部门工作中形成的行政文件，按照国家档案部门统一规定的立卷原则和方法立卷。

　　对于群众来信来访材料的立卷，一般采用以下方法:

（一）上送领导同志阅批的重要来信来访，应将来信来访的登记卡片、来信来访摘要或综合摘要（包括原稿、打印件）、领导人批示（如原件要发往承办单位，要将批示复印或抄录下来，如领导阅后退回存档的，原信也要一起保存）一起装订立卷，承办单位报来的调查处理报告，也要一起装订。

　　这类材料以信访者立户，一人一案进行立案。

　　领导人有批示的重要信访，也可以信访者立户，按领导人姓名组卷，即把某领导人阅批的来信来访材料，按时间顺序排列编号，分年组卷，单独存放。

（二）本单位函送各级各部门主要负责同志阅处和上级发函交办的信访案件，应将来信来访的摘要卡片、函件底稿（包括打印件）、承办单位主动报送的查处情况报告，收集在一起，按一人一案立户，分年分地区组卷。

　　（三）本单位直接处理或立案交办（包括上级立案）要求报处理结果的信访案件，要将信访者的申诉材料（或摘要）、谈话记录、领导人对该案的批示、立案交办和催办函件、查证材料、调查报告、处理意见或决定、结案报告等全部收集整理立卷，按一人一案组卷。

　　（四）一般信访，大都采用卡片或薄册登记，登记项目包括:

信访人姓名、地址、内容摘要、受信人、承办单位、收信和转办日期、处理结果。

　　卡片按年度、按地区装入卷盒保存，簿册按年度装订成卷。

　　匿名信的立卷，一般采用收发信地点的省、市、地名称作为案件当事人的立卷。

　　无名、无地址的，则以邮戳地址立卷。

　　如属控告、揭发信，也可以按被告人姓名立卷，在姓名后面加括号注明系控告。

　　三、卷内文书材料排列和编号。

　　卷内文书材料的排列是对每个案卷材料的系统化，给每份材料以固定位置。

　　排列时要保持它们之间的联系，有条理，便于查阅。

　　排列方法，可以按时间、问题性质、地区、作者名称、重程度、人名的姓氏笔划或拼音字母或四角号码的顺序等。

　　根据每个案卷的情况和利用率的高底，灵活选用其中一种或结合使用两、三种方法进行排列。

　　通常是按时间先后顺序或重要程序排列。

　　如按文件材料形成的时间先后排列，其顺序是:

来信来访结案报告单、上级或本单位领导人批示立案的通知及附件（如调查报告及处理意见）、旁证材料。

　　登记卡片或登记簿，通常是按姓氏笔划或拼音字母顺序排列。

　　也有按姓名的四角号码顺序排列的，即取姓名的前两字的左上角、右下角号码编号。

　　卷内材料经过系统排列以后，凡属永久、长期保存的案卷，都应编号张数，以固定排列顺序，统计页数，并便于保护文件和查阅。

　　编号的位置，一卷之内应当统一，左侧装订的案卷编在右上角，右侧装订的编在左上角。

　　双面书面或筒子页的材料两都只编一个号。

　　四、案卷封皮、卷内目录和备考表的填写。

　　信访案卷最好用专用卷皮装订。

　　信访案件专用卷皮的封面共十二个项目。

　　第一项空白处填写信访部门名称，第二项填写立案时年代和发文号，第三项填写案由。

　　填写案由时要抓住立卷特征，用简炼的文字加以准确的概括，力求字少意明，使人一看就知道案卷内容。

　　卷内目录用以介绍卷内文件的成分与内容，放在卷内文件的前面，便于查阅。

　　长期、永久保存的案卷均应逐卷填写卷内目录。

　　卷内目录除放入卷内一份外，还可以复制一份填上卷号，按案卷排列顺序汇集装订成册，作为查找文件的工具。

　　卷内目录的项目有六个，顺序号是按文件先后，一份文件编一号。

　　文件所在的页数，前面的可只填写起始的页数，最后一份填写起止两个页数。

　　备考表可以印在卷皮的封底上，用来说明卷内文件的状况，又可以保护文件，并便于保管人员和利用者了解。

　　备考表内的全宗号、卷内目录号、案卷号由档案保管人员填写。

　　日后卷内文件如有变动情况，由保管人员随时在备考表上注明。

　　五、案卷装订。

　　案卷装订，是为固定和保护卷内文件材料，避免散失和损坏。

　　对某些特殊珍贵的手稿，不便装订时，可采用卷盒、卷袋保管。

　　案卷装订之前，必须去掉订书针、别针等金属物，以防年久锈蚀文件。

　　未留装订线的文件材料，应补贴加边。

　　大张文件要折叠，以保持全卷文件大小整齐。

　　六、案卷的排列与编制案卷目录。

　　案卷经过编目装订后，要将一个年度的案卷进行系统化排列。

　　排列的方法，首先按永久、长期、短期保管期限分别排列。

　　在每一种保管期限下再分类排列。

　　将系统排列的案卷逐一编号登记，就形成案卷目录。

　　案卷目录是案卷的名册，可以作为查找利用档案的最基本工具，又可以作为向档案部门移交案卷的目录。

　　七、案卷的归档。

　　整理好的信访案卷，根据档案部门的规定，有些要移交档案部门统一保管。

　　归档期限，可与同级档案部门商定。

　　根据信访工作档案利用率高的特点，为方便工作，又减少频繁调阅给档案室工作带来的麻烦，信访档案的归档时限可适当延长一些。

　　有些信访档案如来信来访登记卡片、登记簿册等，则由信访部门保存，若干年后自行处理。

　　管理和利用

　　信访档案建立后，必须加强管理，建立严密的保管、利用制度。

　　一、要有档案设备和管理人员。

　　信访档案要固定存放并有专用柜橱，以保证档案的安全。

　　档案保管工作不是为保管而保管，基最终目的是满足工作需要，便于找利用。

　　因此，既要保护档案，又要方便利用。

　　要配备专职或兼职信访档案员管理。

　　档案管理人员不仅要熟悉本部门的档案情况，而且要有一套科学的管理制度和方法，为利用提供方便。

　　要做到有档能立即查到。

　　二、加强档案保管。

　　对档案要定期检查整理，防止错放、丢失，并做到“六防”，即防潮、防光、防火、防霉、防虫和防腐变工作。

　　对应该销毁的档案，要及量报请领导批准，按规定予以销毁。

　　三、严格执行保密制度。

　　凡属机密档案，必须严格控制借阅范围，档案人员不得泄露机密。

　　四、要建立健全借阅档案资料制度。

　　信访部门内借阅，要由借阅人登记签字名，用完立即退回销号。

　　信访档案室在一般情况下，一律不外借。

　　如确因工作需要到信访部门查阅信访档案材料，必须持有单位证明，经有关上级党、政组织批准。

　　如地方到中央信访部门查阅信访档案资料，要持省委或省政府领导人签名的介绍信。

　　是否给予查阅，中央信访部门还要视其查阅的内容和原因来决定。

　　对控告、检举揭发和批评方面的材料，除已查明确属诬告陷害者外，一律不予查阅，以保护来信人的正当民主权利。

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