OA运行管理制度.docx
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OA运行管理制度
OA系统运转管理制度
第一章总则
一、目的：
1.增强OA系统运转管理，保证系统有序、安全运转；
2.理清流程、分清责任、明确权限及办理时限，提升工作效率、减少推委扯皮；
3.成立信息集成平台，增强领导监控能力；
4.强力推行无纸化办公，实现OA系统价值的最大化。
二、合用范围：
本制度合用于XX企业（以下简称股份企业），部下企业及控股企业参
照履行。
三、职责：
（一）股份企业X部
1.负责OA系统的建设、保护和服务支撑工作；
2.负责OA系统规章制度拟订，以及对制度履行状况进行检查、查核；
3.负责股份企业OA流程设计、改正；
（二）企业领导（各部门部长、分管副总、股份企业总经理，部下企业总经理）
1.支持OA系统建设，在分管单位强力推行无纸化办公、减少纸质文稿审批。
2.准时限及表单要求审批各项业务流程；对分管单位倡始的业务流程把关，禁止不合理、不合规的流程进入下道工序。
3.对分管的业务流程实行检查、查核，保证每项流程准时达成，根绝超期办理。
（三）OA系统管理员
1.保护OA系统运转，不损坏系统安全，不擅自串改、删除别人账户信息。
2.实时办理OA系统运转过程中的各样问题，必需时组织操作培训。
3.对固定业务流程检查，对超期办理、违规签批的行为通告、查核，每周一次。
（四）其余使用人员
1.流程倡始人：
准时限要求提交各项业务流程，并对办理业务流程的后续节点进行追踪、催办。
2.准时办理待做事项，尽量保证待办流程数目为0。
3.系统使用人员应自觉恪守系统运转的规章制度，依照岗位职责、工作权限、时限要求，仔细达成自己在系统中所肩负的工作任务。
4.线上审批要以线下交流为基础，各部门在倡始业务流程前应预先充足交流。
（五）控股企业及其部下子企业负责拟订本单位OA系统相应的管理方法，并向股份企业
报备，管理方法不可以与本制度相矛盾。
四、运转基础
（一）用户开户与注销
1.开通：
按工作需要，需开通OA账户的需经部门部长赞同后由系统管理员开通。
2.注销：
人员离职后一周内，行政人事部人事管理科通知系统管理员达成离职人员账户注销。
（二）账户安全
1.系统使用人员的账号初始密码为123456，使用人员登岸后一定改正密码，并防止别人使用。
禁止使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式的密码。
2.若密码丢掉，由自己提出申请，部门负责人或上司领导赞同后，系统管理员恢复
初始密码。
（三）使用规范
1.登岸地点：
企业内网地点：
，外网地点：
XXXX，手机端一般连结：
/XXX
2.在线要求：
为保证各项业务办理及响应时间，以下为强迫要求。
A.有办公电脑、或有共用的办公电脑的用户每日起码登岸OA系统2次（上午1次，下午1次），歇息时间不作要求；
B.装备手机OA的用户，在歇息时间也要登岸OA办理待做事项，要求每日起码登岸2次；
C.其余因办公条件限制，不可以保证每日登岸OA系统的用户，起码要每周登岸1次OA，对待办流程进行办理。
3.OA系统使用推行实名制，任何人不得在OA系统上公布与企业工作没关的内容，言论应恪守企业各项规章制度。
第二章业务流程管理
五、流程管理
（一）管理原则
1.层级管理：
按岗位职责与职务级别层层审批，禁止跳跃主管领导、分管领导。
层级管理原则的增补说明：
各级领导批阅OA除了审察正文还需对流程把关，流程设
置要切合管理原则，由部门报出的流程一定经部门负责人署名批阅经，分管领导协调署名，经有关部门会签，在各单位明确建议后再报企业审批。
2.追踪督办：
是谁倡始由谁追踪，为谁服务就由谁督办，归谁管原由谁负责；
追踪督办要求的增补说明：
经企业领导批阅的OA由对口部门追踪落实，要明确时限、
落实到人，不可以有遗漏；所有转经行政人事部的OA流程由行政人事部追踪督办，未转经行政人事部的OA流程由倡始部门追踪督办。
3.一致管理：
跨部门属企业级的业务流程，由行政人事部一致拟订、一致模板、一致办理时限。
属部门级的业务流程，由各部门一致管理。
（二）流程的办理时限
1.流程办理的各个节点时限高出设置的时限即为超时；
2.流程倡始在签批过程中另波及其余业务，需拟订方案、展开检查、核算成本的，办理时限可再增添1-2个工作日。
若预估在增添2个工作往后仍不可以达成的，应在建议栏
说明原由，写明达成时限后让流程持续流转（或写明原由后暂存待办），并在承诺的截止日期前对流程达成办理；
3.装备了手机OA的用户，在告假歇息时也要对签批时限进行查核。
（三）超期督办
1.在制作表单模板时，由系统管理员依照工作需要针对不一样的流程模板指定不一样的督办者，一个流程模板仅能受权一位督办者。
2.督办者的权限：
督办者能够在“共同工作”下拉的“超期督办”菜单栏中对督办的流程进前进度检查，能够查察流程信息，能够对各节点发送跟催信息，能够对超期的节点进行换人办理，能够依照制度对流程审批中的违规提出查核。
3.督办者的职责：
按期检查、追踪流程进度，依据需要对超节气点换人办理，对流程审批中的违规进行查核。
（对流程的追踪检查原则上每日起码登岸OA检查一次，若休假、工作出门或没法登岸OA时可适合放宽要求）
六、签批要求
（一）表态说明
1.“已阅”：
仅指已阅读或知悉有关内容。
2.“不一样意”：
指对目前办理内容不一样意，或有其余建议，选择不一样意要注明原由。
3.“赞同”：
对目前办理的内容所有赞同，且无其余异议。
（二）表态要求
1.业务流程中明确要求会签人表示看法、签订建议、审察内容的，会签时要明确“赞同”或“不一样意”，若选择“已阅”要说明不表态原由。
2.上司审批下级业务流程，要明确“赞同”或“不一样意，”不可以选择“已阅”。
3.业务流程中已存在2种看法态度的，会签人不论签订“赞同”或“不一样意，”还需在建议栏明确“赞同”或“不一样意”的详细内容。
4.能选择已阅的三种状况：
A.流程最后一节点的会签人。
（如：
周例会纪要审批下发流程的最后节点为所有参会人，参会人办理下发的纪要可点“已阅”。
如：
报告可能持续加签后续节点，目前节点不可以确立能否为最后一个节点时，不可以只点“已阅）
B.流程中已说明只要后续节点知悉的可点“已阅。
”
C.流程中转会签人（如：
合同流程倡始人、报告会签人、制度公布会签人。
）（三）流程签批把关
1、标题不详尽,不可以简单概括正文内容的流程，在会签时要予以回退；
2、流程设置不切合层级管理原则的，在会签时要予以回退；
3、正文陈说不清楚，诉求不明，建议不明，表述不清的流程，在会签时要予
以回退；
4、倡始人不正确的流程，在会签时要予以回退；
5、采纳模板不正确的流程，在会签时要予以回退。
七、固定模板的分类、合用范围、时限要求
分类名
称
合用范围
倡始时限
结束时限
流程督办者
培训计划
部门培训计划申报
每个月23号
1工作日
企业培训计划审批
每个月26号
3工作日
培训记录表
填报培训实行状况
培训后三日内
2工作日
离职审批表
离职申请表的审批
——
2工作日
人
离职人员周报表
申报部门离职信息
——
1工作日
力
面试审批表
人员入职审批
——
工作日
资
试用期转正审批表新职工试用期满转正——
4工作日
源
干部转正审批表
干部试用期满转正
——
工作日
类
加班审批单
申报加班
加班2小时前
工作日
工伤申请审批表
申请工伤认定或工伤
——
天
判定
绩效查核数据提交
填报绩效查核数据
每个月8号
1工作日
表
暂时采买申请单
申报暂时采买计划
——
工作日
月度采买计划申报
申报月度采买计划
每个月23号
1工作日
委外维修加工申请
部门申请委外维修
——
5工作日
供
采买金额不超出1万元
——
2工作日
应
简略合同流程
的合同评审
类
合同归档
——
7工作日
采买金额高于1万元的
——
工作日
合同评审单
合同评审
合同归档
——
15工作日
企
需向企业报告、申请、
请示、报告工作时，无
划
报告
固定模板、无固定流程——
5工作日
管
的事务皆可用报告流
理
程
整顿通知书
向其余部门下达整顿
——
7工作日
要求
制度检查报告
制度检查后提交检查
——
1工作日
报告
制度公布会签单
制度会签
——
5工作日
检查通告
下达检查通告
——
2工作日
要点工作计划
要点工作计划申报表每个月23号
1工作日
要点工作计划审批表每个月26号
3工作日
工作总结
提交要点工作总结
每个月8号
2工作日
自查报告
部门工作自查
每周六
1工作日
工作联系单
向其余部门联系事务，
3工作日
见告、申诉
——
会议纪要
会议纪要审批
会后1天内
1工作日
整顿通知单
下达整顿通知
——
7工作日
资本支付计划
申报月度资本支付计
每个月23号
1工作日
划
经
生产计划
申报生产计划
每个月23号
1工作日
营
计
销售计划
申报销售计划
每个月23号
1工作日
划
大宗物质采买计划
申报采买计划
每个月23号
1工作日
生产经营计划
生产经营计划报批
每个月26号
3工作日
安
动火证
易燃或安全隐患部位
动火前1天
工作日
全
动火
管
事故报告
事故发生后的剖析调、
事故发生3天内
工作日
理
查、办理
生
产质量日报表
填报每日产质量
每日
1工作日
工艺指标更改通知一级工艺指标更改申
产
更改前1天内
1工作日
单
请
质
资料报检单
资料报检
——
1工作日
量
资料查收评审单
资料查收结果评审
查收完3天内
4工作日
管
工程项目查收申请申请工程项目查收
——
1工作日
理
工程项目查收结果评
查收完3天内
7工作日
类
工程项目查收报告
审
原料进厂查收单
原燃资料查收结果评
查收完3天内
3工作日
审
超期玻璃库存表
报送超期玻璃明细
月中、月尾
2工作日
其
档案借阅申请单
借阅档案
——
2工作日
用印审批单
申请用印
——
4工作日
他
物质报废判定表
报废物质鉴申请定入、
——
7工作日
库、办理
注：
各表单模板的详细流程OA以系统中表单模板的备注说明为准。
人员更改调整后，由系统管理员对督办者进行调整
八、单位文档管理
（一）文件归档
1.所有使用固定模板倡始的业务流程，业务文档及流程印迹自动归档在单位文档对应的子文件夹中。
2.所有公函收文、签报、发文文档自动归档在公函文档中。
3.所有企业制度由“文档管理员”手动归集在单位文档对应的子文件夹中。
（二）文档信息定阅：
所有采纳固定模板倡始的业务流程在单位文档中自动归档，同时
自动生成定阅信息，知会信息定阅人。
（三）文件共享：
单位文档按岗位职责对指定的人员开放共享权限，拥有共享权限的人
员可监控对应流程从倡始到结束的所有动向。
第三章公共信息管理
九、通告分类及公布管理
（一）通告分类及公布权限
1.行政管理通告，公布权限：
2.制度检查通告，公布权限
3.财务公告，公布权限：
4.检查通报栏，公布权限：
5.生产公告，公布权限：
6.安全专栏，公布权限：
安全专员
（二）公揭公布要求：
1.公揭公布人对所公布的内容负直接责任，部门领导负管理责任。
2.通告需报经分管领导审批后方可公布。
第四章应急办理
十、系统故障应急办理，
1.系统故障致使电子公函与信息没法在系统中进行正常互换的，应实时通知行政人事部，行政人事部赶快组织有关单位查明原由，清除故障；
2.系统管理员确认系统故障没法在24小时内恢复正常的，有关业务流程以纸质文稿审批；
3.所有表单文件对应纸质文件由行政人事部负责采集、保存。
第五章查核管理
十一、查核
1.超时办理，每次扣款20元；
2.出现违规签批，每次扣款20元；
3.未准时限要求倡始流程，每次扣款20元；
4.主管领导、分管领导对业务流程把关不严，让不合理、不合规的流程进入下道工序的，每次扣款20元；
5.在线时长或次数未达要求，一周内超出1次的每，每次扣款20元；
6.OA系统中已有固定的流程模板，在工作中却不使用的，每次扣款20元；
7.危害系统安全，侦测、盗用别人账号和密码等信息，密查服务器配置和数据库信息，上传病毒文件，每次罚款200元；造成OA系统运转中止或其余损失的由企业另行办理。
8.违犯制度其余规定，或未尽到制度规定的相应职责，视情节轻重处20-200元处分。
第六章附则
十二、本制度由行政人事部负责解说与增补。
十三、本制度自觉布之日起奏效。
十四、先期规定与本制度不一致处，以本制度规定为准。
ＸＸＸ
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