费用报销制度上传.docx

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费用报销制度上传

XXXX水利水电工程有限公司

XX分公司费用报销暂行办法

（征求意见稿）

第一部分总则

第一条根据《XXXX水利水电工程有限公司费用报销制度》及XXXX水利水电工程有限公司XX分公司（以下简称：

分公司）的实际情况，为了加强内部管理，规范分公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本办法。

第二条本办法将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条本办法适用分公司全体员工。

第二部分借支管理规定及借支流程

第四条借款管理规定

（一）员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写《借款单》（附件1），经批准后到财务部领取资金。

（二）借款金额上限为5万元，借款金额5000元以上通过网银转账拨付领款人。

（三）试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。

（四）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

分公司大额款项费用的支出尽量通过“公对公”转账的方式通过专项支出拨款支付。

（五）借款销账规定：

1.借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经总经理在报销单据上签字批准，否则财务人员有权拒绝销账。

2.借款原则上应在20个工作日内办理销账，借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续，每年12月31日前，个人借支的款项必须结清归还。

（六）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第五条借款流程

（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。

（二）审批流程：

借款人填写借款审批单→主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

（三）财务付款：

凭审批后的借款单到财务部办理领款手续→领款人签字→出纳付款。

第三部分日常费用报销制度及流程

第六条日常费用主要包括差旅费、通讯费、市内交通费、办公用品费、业务招待费、车辆维护费、印刷资料费等。

第七条日常费用报销一般要求：

（一）报销人必须取得相应的合法票据。

（二）填写报销单应注意根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数，金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由。

（三）按规定的审批程序报批。

（四）报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

（五）报销人在办理完业务15个工作日内及时到财务办理报销手续。

第八条费用报销的一般流程:

报销人整理粘贴报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

第九条差旅费报销制度及流程。

（一）费用标准:

（二）费用标准的补充说明：

1.住宿费和交通费的报销金额标准不强制规定，同时不主张员工铺张浪费，住宿费和交通费的报销，必须提供正规发票。

2.出差当地的交通工具鼓励员工乘坐高铁和公交。

3.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准。

4.出差期间的餐饮费的报销，员工可以提供正规餐饮发票的，按金额标准进行报销。

5.出差期间发生招待费，招待费用的报销需要按招待费报销的流程审批报销，同时发生招待的当天其出差餐饮报销标准为：

一般人员50元，高管人员70元。

6.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（三）报销流程

1.出差申请：

拟出差人员首先填写《出差申请单》（由办公室提供），详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具等，出差申请单由总经理批准。

2.借支差旅费：

出差人员可以选择预支差旅费，出差人员将审批过的《出差申请单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3.返回报销：

出差人员应在回分公司后七个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》（附件2），部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

第十条通讯费报销制度及流程

（一）费用标准

1.移动通讯费：

为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见办公室相关管理制度规定。

2．固定电话费：

分公司为员工提供工作必须的固定电话，并由分公司统一支付话费。

不鼓励员工在上班期间打私人电话。

（二）报销流程

1.财务部每月将集中时间按话费标准为员工办理通讯费报销手续。

2.员工可以在年度内依据自己的报销标准动态进行通讯费的报销。

3.通讯费的报销按日常费用报销流程进行审批报销。

（通讯费的报销必须开具以分公司为抬头的发票，包括加油、办公用品等，正文删除）

4.固定电话费由办公室指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

第十一条市内交通费报销制度及流程

（一）费用标准：

1.员工因公需要用车可根据分公司相关规定申请分公司派车，在没有车的情况下经办公室车辆管理人员同意后可以乘坐出租车。

2.市内因公公交车费应保存相应车票报销。

（二）报销流程

1.员工整理交通车票（含因公公交车票），出租车票需经办公室派车人员签字确认，按规定填好《日常费用报销单》（附件3）。

2.审批:

按日常费用审批程序审批。

3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

第十二条办公用品费、低值易耗品、书报资料等报销制度及流程

（一）采购管理规定:

为了合理控制费用支出,此类费用由分公司办公室统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

1．购置申请:

分公司办公室每季度根据各部门需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写购置申请单报总经理审批。

2．报销程序：

报销人先填写费用报销单（附请购单、购货清单等），按日常费用审批程序报批。

审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

第十三条招待费及其他报销制度及流程

（一）费用标准

1.招待费：

招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。

各部门因公招待必须事先申请总经理批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。

2.其他费用：

根据实际需要据实支付。

（二）报销流程：

1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程

第十四条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

第十五条工薪福利支付流程

（一）工资支付流程：

1.每月25日由办公室人力部们将本月经分公司总经理审批后的工资表（含工资标准、各类补贴、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部。

2.下月5日前，财务部根据办公室人力部门工资表做出工资拨付表，经总经理审批后，通过银行代发形式支付工资；

3.员工到办公室人力部门领工资条并与工资卡内资金进行核实。

（二）临时工资支付流程同工资支付流程。

（三）社会保险及住房公积金支付流程。

1.由办公室人力部门将由分公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理。

2.住房公积金由办公室人力部门按工薪审批程序申请转帐支票支付。

3.社会保险金由财务部协助办公室人力部门办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交办公室人力部门专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

（四）其他福利费支出由分公司办公室人力部门按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

第五部分专项支出财务报销制度及流程

第十六条专项支出主要包括软件及固定资产购置、广告宣传活动费及其他专项费用等。

第十七条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

（一）填写购置申请：

按分公司相关规定填写《资产购置申请单》（由办公室提供）并报批。

（二）报销标准：

相关的合同协议及批准生效的购置申请。

（三）结账报销：

1.资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料填写报销单（附验收单）。

2.按资金支出规定审批程序审批。

3.财务部根据审批后的报销单付款。

4.若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第十八条其他专项支出报销制度及流程

（一）费用范围：

其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、分公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

（二）费用标准：

此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理审批。

（三）财务报销流程

1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

2．签订合同：

由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由分公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。

3．付款流程：

（1）由经办人整理发票、合同等资料并填写《专项支出拨款单》（附件4），大额合同付款需填写《专项支出拨款单（合同）》（附件5）；

（2）按审批程序审批：

主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批；（3）财务部根据审批后的拨款单金额付款。

第六部分报销时间的具体规定

第十九条为了协调分公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1．财务报销：

分公司财务部每周四为财务报销日。

若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。

2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

第七部分附则

第二十条本办法解释权归分公司财务部。

第二十一条本办法经总经理办公会议讨论通过并由总经理签字后生效。

附件：

1.《内部借款单》

2.《差旅费报销单》

3.《日常费用报销单》

4.《专项支出拨款单》

5.《专项支出拨款单（合同）》

6.《票据粘贴单》

附件1

附件2

附件3

附件4：

附件5

附件6