第一章EXCEL基础知识1.docx

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第一章EXCEL基础知识1

第一章EXCEL基础知识

§1.1EXCEL基本功能介绍

一、EXCEL的基本功能

1、大型丰富的表格处理功能

2、丰富的函数

涵盖了统计、财务、工程、数学等诸多领域。

强大的数据自动处理功能，有利于进行数据分析。

3、强大的绘图功能

实现表、图、文三者的完美结合，以图表的形式呈现表达直观，有利于拓展思维空间。

4、丰富的分析工具

单变量求解、规划求解等

5、强大的宏功能

按自动的方式执行日常任务，建立完整的应用程序。

6、使用外部的数据功能

提供从其他数据源引入数据的功能，如从ERP系统的Sqlserver取数，对财务及管理软件进行数据分析和挖掘。

二、主用用途|—管理数据

1、创建数据间的逻辑关系

2、利用数据间的逻辑关系进行试算分析

3、重组数据间的逻辑关系

4、与数据库的用途不同

数据库—收集和存储数据

EXCEL—对数据进行提取、处理和分析。

§1.2EXCEL窗口界面介绍

一、工作簿

一个工作簿包括多个工作表，通常经济意义相近的表格放在一个工作簿中。

二、工作表

1、工作表标签由sheet1等重新命名。

2、增加、删除工作表。

三、菜单栏

菜单栏按功能分三大部分

1.编辑查看表格：

2.专用工具：

3.数据处理功能：

4.自定义菜单

5.修改菜单项

四、工具栏

1、显示\关闭工具栏、

2、自定义工具栏

3、添加或删除按钮

五、单元格

1．单元格名称的定义与使用

2.名称的定义方法

（1）插入名称

（2）使用名称框

（3）指定名称

3.使用名称的优势

（1）易于理解

（2）便于引用和公式的修改编辑

4.名称的规范与限制

（1）不能以数字开头，不能用纯数字名称，不能与单元格地址相同

（2）不能以字母R,C作为名称

（3）名称中不能包含空格

（4）字母不区分大小写

六、EXCEL选项

1、编辑选项卡

2、常规选项卡

3、拼写检查选项卡

4、视图选项卡

5、保存选项卡

七、部分菜单栏功能介绍

1、窗口操作

重排窗口、并排比较、冻结窗口、拆分操作

2、视图——页眉页脚、批注的操作

4、安全性：

保护工作簿、工作表、单元区域

涉及到选项和格式操作

5、照相功能

工具—自定义-命令-工具-照相机

§1.3数据的输入与编辑

一、EXCEL数据类型

1、数据基本类型：

常规型数据—不包含其他格式

文本型数据—用于在单元格中输入汉字、英文字母、编号等。

数值型数据—一般用于数字的表示。

年龄、身高、体重。

货币型数据—用于记录财务表格中货币的数值，如￥100，￥200

日期型数据--日期是序列数字，可以进行数值运算，也可以将其改变为“常规”显示格式（可以用它来计算年龄、租金、利息等于天数有关的数据）快速输入今天的日期，可以直接按CTRL+;或用日期函数=TODAY（）

时间型数据-时间是序列数字，可以进行数值运算，也可以将其改变为“常规”显示格式

快速输入当前时间，可直接按CTRL+SHIFT+;NOW（）函数

百分比数据-4%

分数数据--整数+空格+分数，小于1的整数部分填0例：

12/3

2、输入相同的数据

复制（ctrl+c）粘贴（ctrl+v）

在不连续单元格，输入相同数据ctrl+不同单元格，录入后ctrl+回车键

在不同表页相同位置输入相同数据

3、记忆性输入“工具”—“选项”—“编辑”—“记忆式键入”

4、数据自动填充（数字等差、等比填充——日期填充——文本填充）

。

5、自定义序列

第一种方式：

直接在自定义序列界面中输入“春夏秋冬”序列，点击添加。

第二种方式：

先在工作表中输入序列，然后在选项—自定义序列界面，点击导入。

6、插入—符号、特殊符号、分页符

7、单元格内强制换行

alt+enter

8、选择填充

按alt+↓，会打开本列已填充的内容供选择。

（纯数字不行）

选中单元格，按下alt+↓，

9、使用记录单输入

此种方式对录入数据没有控制。

【数据】----记录单

10、选择性粘贴

1、粘贴

2、运算

3、跳过空单元格

4、转置

5、粘贴链接

二、公式与函数

公式与函数是EXCEL的精华部分，利用公式和函数，可以方便地进行数据的计算和处理，对数据处理得心应手。

公式和函数既有联系又有区别。

函数--是EXCEL预先定义好的特殊公式。

公式--是由用户根据具体需要自行设计的算式，该算式通过对工作表中的数值进行计算和处理，可以得到预期结果。

1.公式

公式的复制—通过选择性粘贴

·相对地址引用-复制公式时，EXCEL将根据目标单元格与源公式所在单元格的相对位置，相应调整公式中的引用标识。

例：

C1，C5

绝对地址引用-复制公式时，不论目标单元格的位置在何处，绝对引用指向的单元格区域都不会改变。

绝对应用样式为“$c$1”.

绝对地址和相对地址相互转换键F4

2.函数

函数的构成—函数名称、参数。

也有特殊函数没有参数，仅有括号。

参数可以有多个，中间用逗号间隔。

可以嵌套使用。

函数来源--内置函数（直接使用）

扩展函数（通过EXCEL选项加载）

自定义函数（通过VBA代码实现）

函数的录入：

直接录入和向导录入

●逻辑函数-通常用来测试真假值

NOT（）

AND（）

OR（）

●条件函数IF

语法IF（判断条件，真值返回，假值返回）

If（a1>60,”及格“，“不及格”）

●相关日期时间函数

1.当前日期与时间：

NOW（）TODAY（）

2.年月日：

YEAR（日期或序列数）MONTH（）DAY（）

3.时分秒：

HOUR（）MINUTE（）SECOND（）

4.日期时间转换函数：

DATE（年，月，日）TIME（）

5.日期时间值函数：

DATEVALUE（）TIMEVALUE（）

6.星期几WEEKDAY（）

7.年数、月数、日数：

DATEDIF（）

8.几个月前后的日期：

EDATE（）

9.几个月前后的月底：

EOMONTH（）

●相关文本函数

1.LEFT（字符串，字数）/LEFTB（字符串，字节数）

LEFT（“中华人民共和国“，3）=“中华人”

RIGHT（“中华人民共和国“，3）=”共和国“

MID（“中华人民共和国“，4，2）=”民共”

FIND（“共和国”，“中华人民共和国“，2）

LEN（“中华人民共和国“）=7

●相关数学函数

INT（1235.6）=1235

ROUND（number，num_digits）:

四舍五入

MAX（number1,number2,...）求最大值

MIN（number1,number2,...）求最小值

●相关统计函数

SUM（number1,number2…）:

求和。

最多30个

Sumif（range，criteria，sum_range）

AVERAGE（number1,number2,...）求均值

COUNT（value1,value2,...）求单元格个数

Counta（）统计非空个数

Countblank（）统计空格个数

Countif（范围，条件）

三、条件格式

设置条件格式

查询条件格式-通过定位查找

四、数据的有效性

数据有效性是规定工作表使用者在单元格内能够输入什么数据，当数据超出设定的这一范围时，系统会给出自定义提示，帮助使用者更正。

1、设置有效性条件

序列的使用

序列可以引用区域名称，如：

2、输入信息

3、出错警告

4、有效性的复制、删除和定位显示

§1.4数据的整理与操作

一、操作工作表

1、创建工作表

2、选取\删除工作表

3、移动\复制工作表

4.重命名工作表

5.隐藏工作表

6.拆分冻结\工作表

7．设置工作表背景

8.修改工作表标签

9.应用快速样式

10.条件格式

二、操作行与列

1.选择行与列

选择某一行（列）

选择多行（列）

选择不相邻多行（列）

2.设置行高和列宽

3.插入行与列

4.移动、复制行与列

快速调整行列顺序-先选中需调整的行列，按住SHIFT键，鼠标变形时用鼠标拖拽行、列。

5.删除行与列

6.隐藏和显示行与列

三、操作单元格区域

1.选择单元格区域

连续区域键

非连续区域键

反向选择剩余行列++<箭头>

选取多个工作表的相同区域

先在其中的一张工作表中选择好数据区域然后按住键单击其他工作表标签

选取特殊区域“编辑”——“定位”

2.调整行高与列宽

3.命名单元格及区域

4.格式化单元格及区域

设置字体格式、设置边框及填充背景、设置对齐方式

5.自动套用格式

四、操作数据

1.查找

常规查找（可以使用通配符查找---？

*）

高级选项查找

2.替换

3.定位

定位a3:

c9区域，表格线并填充黄色。

选定某区域，定位空值，输入“0”，按ctrl+enter键

（二）数据区域转换

1、单元格文本数据分列

选中区域，执行【数据】—【分列】

2、单位元格文本数据分行或并行——内容重排填充

选中重排区域，执行填充—内容重排，

依据列宽，可以重排成下图一行或多行。

3、多列数据合并成一列

第一种方案利用连接符&例A1&B1&C1

五、审阅与保护数据

1.插入与删除超链接

2.插入与删除修订

3.插入删除批注

4.保护工作簿、工作表、指定区域、保护公式

§1.5数据的常规处理

一、排序

数值排序从小到大

日期排序从最早的日期到最晚的日期

文本排序从左到右的顺序逐个字符进行比较。

汉字排序汉语拼音排序—笔画排序。

自定义排序选项中先自定义序列

1、选定区域和扩展区域排序

在排序操作中一定要注意不要轻易地在数据区域内选定某一区域单独地进行“以当前选定区域排序”的操作，除非排序目标确实仅包含当前选定区域，否则这样排序后的整个数据表的各列数据之间的对应关系将遭到破坏！

2、含有标题和无标题数据表排序—标准排序

有标题行筛选无标题行筛选

3、自定义序列排序—先在工具-选项中定义序列

4、按字母或者笔划排序

5、按行方向排序

注意：

在按行排序时，选择区域不要选标题，只选数据区域。

6、返回排序前状态

在排序前添加一数字序列辅助列，按其升序排序即可返回排序前状态。

二、数据的筛选

企业的管理人员需要在数据库或数据清单众多的数据中找出需要的数据，EXCEL提供了功能强大的数据查找与筛选工具。

数据查找是指原始数据中提取满足条件的数据记录，源数据不会改变，也不会被隐藏；只显示满足条件的数据记录。

常用的查找与筛选的方法有如下几种：

1、自动筛选

自动筛选提供了快速检索数据清单或数据库的方法，通过简单的操作，就能筛选出需要的数据。

但不同字段间的筛选条件不能交叉使用。

2、条件筛选

3、高级筛选

使用高级筛选，通常需要在数据列表之外另外单独建立筛选条件区域，用来指定筛选的数据需要满足的条件。

一个高级筛选的条件区域至少要包含两行。

●条件区域说明

●条件区域可以通过有效性设置下拉按钮