合同管理规定修1.docx

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合同管理规定修1

合同管理规定

1．目的

为防范、控制集团有限公司（以下简称集团公司）的法律风险，规范集团公司建设项目合同行为，维护集团公司合法权益，结合集团公司实际情况，制定本规定。

2．适用范围

本规定适用于集团公司、各项目建设指挥部及各基地公司新建及改/扩建项目的物资采购、工程类采购、服务采购等各类经济往来业务的合同管理工作。

3．定义

3.1本规定所指合同是关于工程建设及经营管理活动有关权利义务关系的协议，包括工程类合同、物资类合同、服务类合同及在经营管理活动中公司与其他法人、组织或者自然人签订的各类合同（或协议），包括合同书、协议书、备忘录、意向书、补充协议、订购单等。

3.2合同发起部门指起草合同，提交合同评审，发起合同签约的部门。

4．原则

4.1所有合同签署及其变更、解除都必须采用书面形式，公司不接受任何以口头或其他非书面形式订立合同、变更或解除。

4.2签署合同的主体必须具有独立民事主体资格，任何公司员工或集团/基地公司各职能部门未经公司正常流程批准，不得擅自以公司名义对外签订合同。

4.3除特殊紧急情况外，合同必须事前签署。

5．职责

5.1项目管理中心是项目类合同管理部门，承担以下职责：

5.1.1负责组织实施集团公司合同标准化工作，根据集团公司业务实际情况，自主规划和分类制作集团公司主要合同标准模版，并根据情况变化，不断优化标准模版，以尽可能贴近实际。

5.1.2负责制定项目合同管理规定、合同编码规则及其他各类合同管理规则，组织宣传贯彻合同管理规定，并负责检查监督。

5.1.3参与合同评审，复核对方的签约主体资格，审核施工合同的工程量清单、价格、结算、工程质量、进度计划、技术条款、技术标准等相关条款及技术协议书，提出专业意见。

5.1.4参与重大、复杂项目的合同谈判。

5.1.5定期跟踪、分析合同履行情况，并协助履行部门提高合同履行质量。

5.1.6协助合同纠纷的协调解决。

5.2合同发起部门

5.2.1负责组织和实施合同谈判，谈判前按制度要求完成对合同对方的尽职调查，对其进行签约资格审核，确保合同对方经营范围、资质、能力、签约意向等符合项目需求。

5.2.2负责起草合同，按公司要求提交、组织合同评审，签署合同并负责分发。

5.2.3协助合同纠纷的协调解决。

5.2.4协助完善合同标准化工作。

5.3项目建设指挥部

5.3.1参与合同评审，对合同条款约定与项目实际需求的一致性，工程施工、技术质量标准、工程验收与交接、工程款的支付与控制等条款进行审核确认，以确保合同条款的准确性和可履行性。

5.3.2负责合同履行，制作、留存相关书面记录，及时处理履行过程中发生的问题；对需要变更的合同内容及时提出变更意见，发起合同变更。

5.3.3负责合同履行过程中对索赔及反索赔相关资料的收集、提供，保证资料的真实性、有效性。

5.3.4负责合同纠纷的协调解决。

5.4财务管理部

5.4.1合同签订前及执行过程中，对合同财务资金的准确性、财务支付方式可行性、财务核算合理性等进行审核。

5.4.2负责已签订合同的OA系统数据录入。

5.4.3协助完善合同标准化工作。

5.5法务

5.5.1参与合同评审。

5.5.2协助合同发起部门应对索赔及反索赔工作，应对合同纠纷。

5.5.3协助完善合同标准化工作。

5.6基地公司

5.6.1按合同约定执行相应资金支付。

5.6.2合同履行完毕且无争议的，负责退还质量保证金。

5.7设计研究院/企划部门

参与合同评审，负责审核设计相关的技术条款、技术附件。

5.8其他相关部门

合同内容涉及其他相关部门的，各相关部门应参与评审并及时出具专业意见。

6．程序及要求

6.1合同标准化

6.1.1标准合同模板系指集团公司制订的就同一类事务反复适用的合同模版，也称合同模版、格式合同。

6.1.2标准合同模板应经过各相关部门评审确认并由分管总裁批准后发布执行。

6.1.3集团公司相关部门也可以根据需要提请项目管理中心成本控制部就特殊事项或业务制作集团公司合同标准模版，但应至少提前一周通知项目管理中心成本控制部，并提供制作合同模版的详细要求及合同要点。

6.1.4集团公司任何部门或个人可对集团公司标准合同模板提出修改意见，但应经项目管理中心成本控制部研究同意后采用及更新。

6.1.5集团公司IT部门应当优化OA系统或其它电子公告系统，提供专栏供项目管理中心成本控制部发布集团公司合同标准模版，以便集团公司合同发起部门及时下载使用。

（标准合同模板发布流程详见附件一）

6.2合同谈判

6.2.1合同谈判分初期谈判和合同条款谈判两个阶段。

初期谈判在合同起草前进行，合同条款谈判在合同初稿起草完成后进行。

6.2.2初期谈判完成后，合同发起部门应当制作谈判各方签字认可的会议纪要，会议纪要应当包含谈判各项成果，作为合同起草的依据。

6.2.3初期谈判结束后，合同发起部门应当根据谈判会议纪要，按要求起草合同初稿。

6.2.4合同条款谈判是指完成合同初稿的起草后，各方就合同的具体条款和条件及相关文字表述进行的谈判。

6.2.5合同条款谈判开始前，合同对方应当已通过集团公司整体尽职调查，符合合格供应商资格要求，否则，不得组织合同条款谈判。

6.2.6合同条款谈判由合同发起部门负责组织，相关部门参与。

合同发起部门应当至少在谈判开始2日前将谈判清单或谈判要点发送相关参与部门或参与人，以便提前做好准备，并统一谈判策略和口径。

6.2.7合同条款谈判结束后，合同条款谈判负责部门应当制作谈判各方签字认可的会议纪要，作为集团公司确定合同内容的依据。

6.2.8合同条款谈判完成后，谈判部门应当起草合同，提交集团公司相关部门进行审核。

6.2.9各类合同谈判过程中，谈判人员原则上不得同意集团公司处于劣势地位，集团公司承担的违约责任应当优于或对等于合同对方的违约责任。

特殊情况下，集团公司承担的违约责任高于合同对方的，应当报经上级领导批准。

6.3合同起草

6.3.1合同发起部门在与外部单位或个人开展业务谈判过程中，应当优先使用公司的标准合同模版，除与外部垄断单位之间的交易外，原则上不得使用外部单位提供的合同模版。

6.3.2合同发起部门起草相关项目合同时，应优先使用集团公司已制作和发布的标准合同模版，原则上不得修改标准合同模版的条款结构、顺序、定义、陈述与保证、债权债务处理、质量保证、劳动关系、知识产权、违约责任的条款设置、法律适用、纠纷处理及附则等条款（如有）,因特殊情况确需修改的，应事先与相关部门沟通或以批注方式在相关条款中标示修改意图和内容。

6.3.3合同发起部门起草项目合同时，如所起草的合同为一个合同包的（即两份或多份合同存在相互依存关系），应当在合同中说明合同包内各份合同之间的相互关系，包括合同主次关系、合同价款关系、时间顺序关系等，涉及付款节点与工作时间节点相关联的，应当保证该关联关系的合理性、有效性及可履行性。

6.3.4合同发起部门在起草合同时，涉及价格、时间、质量标准、技术或经济指标等有关数字或数值的设定时，应当事先咨询相关专业部门，并对相关标准、指标、数字或数值的合理性、有效性及可履行性负责。

6.4合同审核

6.4.1合同发起部门送交其他部门审核的合同文本，应事先由合同发起部门负责人审阅并通过。

对于提交OA审批的合同，合同发起部门负责人应当对合同整体负有审核责任，各相关职能部门只针对合同中涉及本部门所属专业领域的合同条款和内容负有审核责任。

6.4.2集团公司各类合同，在提交OA系统审批前，合同发起部门应当通过OA协同形式将合同及相关资料发送至相关部门审核，并说明被审核合同的签约背景。

6.4.3对方基于其垄断地位提供了格式合同，已明确表示不接受任何修改且集团公司无法更换合作方的，合同发起部门在送审时应将此背景情况进行说明。

6.4.4根据公司规定需要特批的，合同发起部门在取得书面特批后，评审按常规合同评审流程执行。

6.4.5合同审核期间，合同发起部门对外发送协商修改的合同版本时，应发送清洁版，集团公司内部审核讨论中所批注的意见不得泄露给合作方或第三方。

6.4.6合同发起部门提交审核的合同，各相关部门原则上应当于收到之日起3个工作日内审核完毕，重大、复杂或争议较大的合同，最长审核期限不得超过一周。

6.4.7合同审核部门负责人可按集团公司相关制度规定的权限授权本部门经理级别以上的人员进行审核，该审核人员的意见视为该部门的审核意见，并由该部门负责人对该审核意见承担责任。

集团公司信息管理部门应当根据本规定设置或调整相关OA审批流程。

6.4.8合同经集团公司最终审批权人审批同意，视为审批通过。

合同审批过程中，任一审批环节有人提出较大修改意见，或不同意，则视为合同未通过审批。

合同发起部门应通过线下沟通修改合同，达成一致意见后再提交OA审批。

（合同审批流程详见附件二）

6.5合同签署和盖章

6.5.1合同签署和盖章的程序和步骤，按集团公司用印相关制度执行。

6.5.2合同未约定签署地或签署日期的，合同发起部门应在签署或盖章时补全相关内容，上述内容无法明确的，以盖章地和盖章日期为签署地和签署日期。

6.5.3合同发起部门负责盖章合同的邮寄、送达及接收等事宜，集团公司印章管理部门负责对此进行监督、跟踪。

6.5.4集团公司印章管理部门应当对合同盖章情况予以登记。

经集团公司盖章的合同在发给合同对方过程中，出现特殊情况（如合同对方未盖章或中途丢失等）时，经办部门应及时向集团公司印章管理部门备案，并知会公司法务部及相关部门。

6.5.5法律、法规规定合同应当办理政府部门批准、登记等手续的，由项目建设指挥部依法及时办理，并将政府部门批准、登记情况及时反馈给合同履行管理部门及合同档案管理部门。

6.5.6合同盖章完成后，合同发起部门应分发给各原件存档部门。

6.5.7各合同存档部门在收到合同原件后应按照公司文件存档规定进行存档，非工作目的不得向他人提供、披露，包括原件和复制件。

6.5.8项目归属于各基地公司，原则上合同应以基地公司名义签署并盖基地公司章；以集团公司名义签署的合同盖集团公司章。

6.5.9所有合同及其附件只有在经公司审批同意后方可盖章，任何合同或其附件未经审批或审批未通过均不得盖章。

6.5.10合同用印前合同发起部门须审核对方签字盖章返回的合同文件资料、内容的准确性、完整性，确认无误后方可用印。

6.5.11合同各方均应签字盖章，且签字、盖章需齐全、清晰。

合同价格页，指定盖章页必须盖章，骑缝章应覆盖所有合同页面。

6.6合同履行

6.6.1合同履行部门在履行合同过程中，所有涉及价格、付款、索赔、工期等合同条款调整的对外沟通交流、变更，必须以书面形式进行，并存档备查。

6.6.2合同履行部门应随时了解、掌握合同的履行情况，加强监督，若发现合同履行过程中的关键环节（例如交货、验收、结算等）出现问题，应及时上报。

6.6.3合同履行部门应及时整理、妥善保管与合同及其履行有关的书面往来文件、签证，建立合同台账，向对方交付重要资料时应要求对方书面签收并载明签收日期。

6.6.4合同履行完毕，合同履行部门应及时将相关资料汇总归档，出具履行报告或总结，告知合同相关部门。

项目建设指挥部存档全套资料原件转由基地公司存档。

6.7合同履行管理

6.7.1合同履行管理部门在收到已签署完成的合同后，应当建立合同台账，及时跟踪合同履行情况。

合同台账应当包括合同基本信息、合同要点、合同时间节点等关键内容。

6.7.2合同履行管理部门应当设专人负责跟踪各类合同履行情况、存在的问题，根据合同的规定及时督促合同履行部门按合同约定履行义务或行使权利，定期汇总并向集团公司汇报合同履行情况及存在的问题。

6.7.3合同履行部门应当配合和支持合同履行管理部门的跟踪和管理，及时向合同履行管理部门反映和反馈合同履行进度及存在问题。

6.8合同变更

6.8.1合同在履行过程中，因情况发生变化需要变更的，项目建设指挥部应当与对方以书面形式达成一致，并按规定分别执行合同评审、签署、存档等手续。

6.8.2合同变更一律采用书面形式，任何人员或单位不得以口头（包括电话）形式变更合同。

6.8.3法律、法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，由项目建设指挥部依法及时办理。

6.9合同解除

6.9.1合同履行过程中，履行部门发现合同对方可能不履约时，应立即上报集团公司决定是否终止履行或解除合同：

6.9.2合同履行过程中，履行部门若发现合同对方有下列情形之一的，应立即提请集团公司解除合同：

（1）合同相对方不履行或不全面、不适当履行合同，经集团公司多次书面催告仍未能全面履行合同，继续协商或催告已无任何意义的；

（2）因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义的；

（3）因政府行为或法律法规的变化，造成合同事实上无法履行的；

（4）合同规定的解除事由出现的。

6.9.3出现上述情况时，项目建设指挥部应当及时通知项目管理中心成本控制部及法务部门，并提供合同履行过程中产生记录、纪要、往来函件等文件，同时提请集团公司进行决策。

6.9.4在集团公司同意或决定解除合同时，项目建设指挥部负责组织实施，合同发起部门、项目管理中心成本控制部、法务等参与配合，争取与对方协商一致，就合同的解除达成书面协议。

6.9.5解除合同一律采用书面形式，且必须经合同各方盖章确认，任何人员或单位不得以口头（包括电话）形式解除合同。

6.9.6法律、法规规定解除合同应当办理批准、登记等手续的，项目建设指挥部应依法及时办理。

6.9.7因解除合同而引起的合同纠纷处理按规定处理。

6.10合同纠纷处理

合同纠纷是指合同履行过程中发生争议，经合同履行部门与对方协商，无法达成一致意见。

6.10.1合同纠纷发生后，尚处于可协商阶段的，项目建设指挥部作为纠纷主办部门，负责纠纷的协调、处理及汇报，相关部门根据需要提供专业意见或参与纠纷的调节处理或谈判。

6.10.2合同纠纷处理过程中，未经集团公司同意，合同履行部门不得擅自向纠纷对方做出有违集团公司政策、利益或已签订生效合同的书面或口头承诺。

6.10.3合同纠纷处理完成后，对于各方协商达成的一致意见，应签订书面协议，由各方签字并加盖印章。

经多次协商、调解不能达成一致的，项目建设指挥部应及时向集团公司领导汇报，并通知法务做好仲裁或诉讼准备。

6.11合同仲裁或诉讼

6.11.1下列事项，按仲裁或诉讼案件处理：

（1）合同纠纷经多次协商、调解不能达成一致，集团公司经研究拟提请仲裁或诉讼的；

（2）合同对方已提请仲裁或诉讼的；

（3）合同对方已通过法院采取诉前保全措施的。

6.11.2对于按仲裁或诉讼案件处理的合同事务，项目建设指挥部应将与该事项有关的所有文件资料、记录、纪要、图片及背景资料移交法务，由法务主责办理，相关合同履行部门配合。

6.11.3案件移交法务部门后，相关部门应积极协助法务部门开展诉讼或仲裁工作。

6.11.4案件移交法务部门后，案件处理过程中如涉及到调解结案、上诉等决策性事项，由法务向集团公司做出汇报后决定。

6.11.5案件办理完结后，法务应及时通知项目管理中心成本控制部备案。

7．其他

7.1其它有关制度与本规定冲突的，以本规定为准。

7.2本规定自发布之日起实施。

8．附件

附件一、标准合同模板发布流程

附件二、合同审批流程

附件一、标准合同模板发布流程

附件二、合同审批流程