PPT制作技巧.docx
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PPT制作技巧
PPT制作操作手册
一、PPT制作流程
（一）准备素材：
准备所需要的一些模板、图片等文件。
（二）确定方案：
对演示文稿的整个构架作一个设计。
（三）初步制作：
将文本、图片等对象插入到相应幻灯片中。
（四）装饰处理：
设置幻灯片中的相关对象的要素（包括字体、大小等），对幻灯片进行装饰处理。
（五）预演播放：
设置播放过程中的一些要素，然后播放查看效果，满意后正式输出播放。
二、PPT制作原则
（一）要素统一
1.色调统一（标题、背景色、字体颜色、页码颜色）；
2.版式统一（左边距，上边距，logo摆放位置）
3.页面统一（首页、内容页以及尾页的风格一致）
4.字体统一（字体，字号，颜色，强调方式一致）
5.图片统一（类型、特效）
6.表统一（类型、配色、风格）
（二）简洁
1.色彩对比度高：
前景、、背景色彩对比度要高,
2.背景保持简洁：
太多变化会干扰前景，简单背景能更清晰反映主题
（三）客户化
1.logo或单位名称——首页/内容页页眉、页脚
2.图片（客户标志性建筑、客户人员）——首页
三、素材选择
（一）模板选择与修改
1、内置模板
途径一：
“设计”-“主题”，单击选中主题
途径二：
“设计”-“主题”-“MicrosoftOfficeOnline上的其他主题”，下载选中主题
2、母版修改
进入“视图”-“幻灯片母板”，编辑母板图片，可以添加LOGO、插入页码、日期等，保存并退出母板编辑视图。
a）调整配色、字体、效果
1.单击“设计”-“主题”-“颜色”；
2.鼠标悬停在色彩组合上，观察效果；
3.单击色彩组合。
字体、效果调整操作同上。
b）添加LOGO
1.位置：
通常是在首页添加LOGO；内容的每一页也可以添加公司的LOGO，但可能对整体效果有影响，应根据具体文件情况辨析使用。
2.顺序：
客户服务：
客户（听众所在公司）标志在左，以表尊敬；
合作关系：
如我司与保险公司共举办有关活动，我司标志尽量在前（左），表示为活动主导。
c）插入页码
1.插入页码：
点击菜单“插入”-“幻灯片编号”-在“幻灯片”标签下，勾选“幻灯片编号”“页脚”“标题不显示”，点“全部应用”；
2.修改页码：
位置点击“视图”-“母板”-“幻灯片母版”。
然后把“日期区”、“页脚区”、“数字区”拖到想要的位置。
（二）整体布局
1、首页布局
1）演示题目一般应为主题论点，长度不超过一行的60%，太长应设为两行。
2）副标题用于说明演讲意图，可以选用。
3）单位名称或logo、演讲日期正规、显示专门制作PPT，表示尊重。
4）演讲人姓名通常在首页、介绍页、或结束页至少出现一次。
5）客户元素logo、名称、相关图片等，通常择一即可。
2、目录页
1）保持简单、清晰，目录与导航页相呼应。
2）行数不要太多最好不要超过6行。
3）字数不能太多，每行空间不能顶满，不能折行。
3、结束页
内容：
演讲主题、合作愿景、服务理念、演讲人&联系方式、感谢听众
形式：
与首页、内容页保持风格一致；可以考虑用动画。
四、装饰美化
（一）排版
1、排版原则：
a）视觉化：
少使用、或不使用文字；把文字图片化、图表化。
b）一目了然：
文字简化为短句、词组，每页仅突出一个主题。
2、简化版面手段：
分页、优化标题、去除次要信息、结构化、重点显示、图表化
（二）色彩：
1、配色原则：
a）色彩协调，避免过于刺眼的配色颜色；
b）前景、背景较高对比度；
c）同一画面中主色尽量不超过4种
2、推荐配色方法
a）内置色彩方案：
使用PPT中模板、主题、预定义的颜色组合方案来设置PPT的格式。
优点：
操作简便、所见即所得；缺点：
可选方案较少。
b）配色手册：
网上有很多配色手册，根据PPT主色、风格等，可以直接查找配色方案。
优点：
可选方案较多；缺点：
但操作略复杂。
c）配色网站：
根据使用者要求灵活生成配色方案。
如、。
优点：
非常灵活；缺点：
但操作略复杂。
3、取色工具
a）网上取色工具取色：
如ColorSpy、ColorPix、ColorCop等。
以颜色拾取器（ColorSpy）为例：
使用者在屏幕上看到喜爱的颜色时，只要经鼠标一指，就会自动转换出其相对的色码，并将色码复制到剪贴版中。
b）PPT取色：
使用者在PPT上看到喜爱的颜色（填充或线条色）时，单击”右键-设置形状格式-填充-颜色-其他颜色”，可以看到色码。
4、使用颜色
以形状填充色为例，其他操作类似：
1.在形状上单击右键，选“设置形状格式；
2.选择填充-颜色；
3.其他颜色；
4.填入色码。
（三）文字
1、字号：
最小字号在20号以上；房间距离，房间越大，字号应适当增加。
2、字体：
a）大标题、关键句、关键词等主要考虑字体与PPT整体风格的协调；
b）小标题、正文、图表文字等主要考虑文字清晰、易辨认、可视性强。
3、文字强调方式：
标黑，反色显示；放大字号；变换字体；更换颜色；特殊字效。
4、文字特效设置：
a）选中文字，点击“绘图工具”；b）.点击“艺术样式”下拉三角，选择效果；c）如不满意，可以通过“文本填充”、“文本轮廓”、“文本效果”进行修改。
（四）图片
1、图片的主要因素：
品质、相关性、一致性、吸引力、风格匹配
2、搜索合适的图片：
a）内容：
Officeonline（左例，免费图片）；Google、XX；素材库；其他的PPT。
b）色彩：
对于需要固定色调的图片，可以找MulticolrSearchLab，Google图片搜索等网页。
在右边的颜色格子里选一种或数种颜色，就会随即展示出Flickr上以这些颜色为主色调的照片。
c）提取文件中的图片
有些网页或其他文件中图片不能拷贝，可以采用以下方法。
1.执行“文件→另存为”命令，选取“网页.全部”。
2.在上述网页文件保存的文件夹中，打开“***.files”的文件夹，保存了文件的所有图片。
d）图片处理
1、绘制图形
利用绘图工具可以绘制各种线条、连接符、几何图形、星形以及箭头等复杂的图形。
1）在功能区切换到“插入”选项卡；2）在“插图”组单击“形状”按钮3.在弹出的菜单中选择需要的形状绘制图形即可。
2、调整叠放次序
如果对象之间有重叠，则后绘制的图形将覆盖在先绘制的图形之上。
当需要显示下层对象时，可以通过调整它们的叠放次序来实现。
1.选中被操作图片，单击右键；2.选择“置于顶层”或“置于顶层”；3.选择相应操作。
3、组合图形
在绘制多个图形后，如果希望这些图形保持相对位置不变，可以使用“组合”命令。
当图形被组合后，可以像一个图形一样被选中、复制或移动。
组合：
1）同时选中多个图形；2）单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“组合”中“组合”命令。
取消组合：
1）选中组合后图形；2）单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“组合”中“取消组合”命令。
4、缩放图片
选中图片，出现尺寸控制点（下图各角和各边上的小圆点或小方点。
拖动这些控点可以更改对象的大小）
缩放：
拖动控制点，改变大小；
同位置缩放：
要保持对象的中心位于同一位置，请在拖动尺寸控点时按住Ctrl。
同比例缩放：
请在拖动尺寸控点时按住Shift。
同位置同比例缩放：
请在拖动尺寸控点时同时按住Ctrl和Shift。
5、调整图片形状
单击图片，将出现多个个控制点（如图），
调整图片大小（白色控制点）当鼠标移动到控制点上方时，鼠标指针变为双箭头形状，此时按下鼠标左键拖动控制点，即可调整图片的大小。
按住shift键调整时，保持图片长宽比例不变；按住Ctrl键调整时，保持图片中心位置不变；旋转图片（绿色控制点）鼠标指针变为圆形时，拖动该控制点，可自由旋转图片。
调整图片结构（黄色控制点）鼠标指针变为双箭头形状，此时按下鼠标左键拖动控制点，即可调整图片的结构。
6、裁剪图片
1）选择要裁剪的图片。
2）在“图片工具”下的“格式”选项卡上，单击“大小”组中的“裁剪”。
3）拖动裁剪控点（左图黑边）向里。
注意：
裁剪掉的内容并未消失，可用同样方法恢复图片，压缩后裁掉部分永久消失。
7、对齐图片
1）在“图片工具”下单击“格式”选项卡；2）在“排列”组中，单击“对齐”；3）执行相应对齐操作。
显示网格线和参考线：
1）在“开始”选项卡上的“绘图”组中，单击“排列”，指向“对齐”，然后单击“查看网格线”。
2）也可以在幻灯片的空白区域或幻灯片附近的边距上单击右键，然后单击“网格和参考线”。
选中“参考线设置”下的“屏幕上显示绘图参考线”复选框。
3）键盘快捷键“Alt+F9”。
添加参考线：
请在按住Ctrl的同时将参考线拖动到新的位置。
移动参考线：
将其拖至新的位置。
8、调整图片色彩
“调整”组可以调整图片色彩、亮度、对比度等属性。
1.选中图片后；2.在“格式”选项卡的“调整”组；3.选择不同的选项，调整图片属性。
9、设置图片效果
1）选择要设置的图片。
2）在“图片工具”下的“格式”-“图片样式”选项卡上，选择相应的形状、边框和效果。
3）在“格式”-“图片样式”选项卡上，可以调整亮度、对比度、色彩等。
更具体的图形效果设置：
设置边框：
1.选中绘制的图形，在“格式”选项卡的“形状样式”组中单击“形状轮廓”按钮；
2.在弹出的菜单中选择需要的线型样式，包括“粗细”、“虚线”和“颜色”。
设置填充：
单击“形状填充”按钮，可以设置不同填充效果，如纯色、纹理、图片等。
设置效果：
单击“形状效果”按钮，可以设置不同整体效果，如阴影、映像、发光等。
10、设置渐变背景
通过“光圈”渐变色的关键点，你想要几个色渐变就用几个光圈。
10、剪贴画
插入剪贴画：
在“插入”选项卡上的“插图”组中，单击“剪贴画”。
搜索剪贴画：
在“剪贴画”任务窗格中的“搜索”文本框中，键入用于描述所需剪贴画的单词或短语，或键入剪贴画的所有或部分文件名称。
单击“搜索”。
在结果列表中，单击剪贴画以将其插入。
修改剪贴画：
1.取消组合。
右键点击该剪贴画选择“取消组合”：
2.调整要素。
点击单个要素调整或删除；3.更改颜色。
右键单击，选“设置图片格式，便可任意改变图片中的颜色。
（五）图表
关系图表：
SmartArt图表、关系图表模板、其他关系图表等
数据图表：
柱图、饼图、线图、雷达图等
1、SmartArt图表
1）选择菜单“插入-插图-SmartArt”；
2）选择类型。
系统将提示您选择一种SmartArt图形类型，如“流程”、“层次结构”、“循环”或“关系”等。
3）选择布局。
每种类型包含几个不同的布局。
4）输入文本;
5）选择菜单“SmartArt工具-设计-SmartArt样式”，更改颜色和效果；
6）根据需要更改布局。
选择了一个布局之后，可以很容易地更改SmartArt图形布局。
新布局中将自动保留大部分文字和其他内容以及颜色、样式、效果和文本格式。
2、关系图表模板
网上有大量关系图表的模板可供选用。
3、其他关系图表
结构图常用软件：
VISIO主要表现系统、组织的结构、流程等关系…
思维导图常用软件：
MindManager主要表现复杂问题的各级主题的相互隶属与相关的层级关系。
4、数据图表
（1）表格
插入表格方法：
1.选择菜单“插入-表格”，选择行、列数；
2.选择“绘图工具-设计-表格样式组”，选择合适的效果；
3.选择“绘图工具-布局”，修改表格结构；
4.填入表格内容。
（2）PPT图表
1.在“插入”选项卡上的“插图”组中，单击“图表”。
2.在“插入图表”对话框中，单击某个图表，然后单击“确定”。
3.点击“图表工具”，调整效果;
4.选中图表，切换到“动画”菜单选项卡中，单击“动画”组中的“自定义动画”，可设置动画效果。
5、数据表模板
6、其他专业软件制图
专业图表软件：
如SwiffChart等，主要用于统计图表，使用简单，容易上手；效果较好；
专业绘图软件：
如Ps等，特点：
效果好，制作较慢；需要一定基础。
7、美化图表方式
第一步优化：
1.突出重点改标题。
突出中心结论。
突出核心数据。
2.美化图表使用PPT表格。
字体放大。
第二步优化：
用图表来表达
第三步优化：
化表为图
五、PPT的常用技巧
（一）把大量内容放入一页PPT
技巧一：
利用灰色“隐蔽”内容
灰色有个好处：
自动成为“备胎”，在“现任”被浏览后才会被注意到。
所以使用灰色能够让页面内容看起来没那么多。
技巧二：
对齐和亲密
对齐是指对页面上的元素进行整理，从而使得页面看起来层次分明、结构清晰。
亲密可理解为：
关系亲的靠近些，关系疏的滚远点！
使用这两个原则可以让页面结构清晰。
技巧三：
形状指引
充分使用好圆形、矩形和线条等形状，让页面有变化，也为划分层次起到辅助作用。
这里针对技巧一二三举个例子：
技巧四：
页内动画
对页内的各元素使用“进入”动画，这样可以缓和突然全部呈现。
每个部分设置淡出动画。
（二）修改过程分三步：
技巧：
删除文字里面的废话，尽量一句话一行，不换行；
调整文字长度，尽量句式结构相同，文字长短一致，朗读节奏相近。
案例一：
案例二：
（三）优化图表设计
在PPT中插入图表，不能只是简单的列出数据，必须考虑怎样表达观点。
PPT设计开始前要问自己三个问题：
1.可否归类？
2.有无重点？
3.能否图形化？
1、可否归类
将信息重新归类组织的例子：
我们有一份名单，名单中有姓名，有年龄，有政治面貌，还有民族。
到底哪类信息才是我们想要重点讲解的呢？
修改前PPT图表：
假设我们需要讲解的是政治面貌，就可以重新归类成这样：
修改后PPT图表
对于有固定格式不方便分层归类的另一个例子比如课程表：
修改前PPT图表：
利用颜色手段区分和归类课程：
修改后PPT图表：
2、突出重点
在众多数据中，总有一个或者几个数据你想重点说的，那么就突出它们。
在职场中突出你想要的数据还可以起到掩盖你不想突出的数据的作用。
修改前PPT图表
突出数据：
修改后PPT图表
3、可否图形化
这个是PPT设计中的重点，方法很多，需要你的充分创意，基本的原则就是不要守旧，局限于用什么工具，你可以用excel，也可以直接用PPT图表，直接画图也可以，PPT图表一定是线线框框的吗？
比如这里有一个实例，讲述各国货币间的汇率关系，传统的表格是把各国的货币汇率列出来，稍微设计一点的，会加上各国货币的形状，可在实例中，用一杯拿铁咖啡的价格直观的将这种关系呈现出来，令人印象深刻，PPT中需要的是这样的“图表”！
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