工程项目竣工档案归档工作暂行规定.docx

工程项目竣工档案归档工作暂行规定.docx

《工程项目竣工档案归档工作暂行规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《工程项目竣工档案归档工作暂行规定.docx（46页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

工程项目竣工档案归档工作暂行规定

工程工程竣工档案归档工作暂行规定

第一章总那么

第一条为确保工程工程竣工档案及时、完整、准确、真实、系统归档，依据国家档案法律、法规以及档案行政管理部门的有关标准、标准、规定，结合公司的实际情况，特制订本规定。

第二条成立工程工程竣工档案验收小组，负责工程工程竣工档案验收归档工作，协调解决有关事宜。

组长：

由公司设备管理主管经理担任

副组长：

由机动部部长和档案馆馆长担任

成员：

由技改部部长及相关工作人员、设备材料部长及相关工作人员、监理公司领导及相关工作人员、机动部相关领导及相关工作人员组成

第三条工程竣工档案归档工作由机动部负责组织考核。

各有关单位要明确职责，密切配合，积极工作，确保工程竣工档案归档工作高效进行。

第四条工程工程竣工档案文件材料的收集、整理、归档，要求与工程的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

第五条工程工程竣工档案形成于工程建设全过程，其形成、积累、整理和管理要求纳入有关部门人员职责范围。

第六条各部门要按照本规定要求完成各自职责范围或合同约定的竣工档案的编制、积累、整理、归档工作。

第二章工程工程竣工档案归档范围

第七条对与工程建设有关的重要活动的、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体形式的文件材料，均应收集齐全，整理立卷后归档。

第八条工程竣工档案具体归档范围见附件一。

第三章工程竣工档案的质量要求

第九条工程竣工档案归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、档案管理等方面的技术标准、标准和规程的有关要求。

第十条工程竣工档案的具体质量要求见附件二。

第四章各有关部门工程档案职责

第十一条技改部职责

〔一〕负责组织本单位主管工程工程的施工单位，及时向机动部档案馆移交归档合格的工程竣工技术档案；

〔二〕负责组织本单位主管工程工程竣工档案的汇总、整理、移交归档工作；

〔三〕负责组织本单位工程管理文件的整理、归档工作；

〔四〕负责在签订工程经理承包合同时，明确竣工档案归档保证金要求，并监督执行；

〔五〕负责在签订监理合同时，明确监理单位对竣工技术档案的审核和移交归档监理档案的责任，并监督执行；

〔六〕负责将已签订的工程施工合同定稿随时向机动部档案馆移交备案；

〔七〕负责在签订工程施工合同时，将有关工程竣工技术档案的编制、整理、归档、审核、验收，以及工程档案保证金、档案归档违约责任等方面的要求列入施工合同条款，并监督执行；

〔八〕负责通知机动部档案馆人员参加重要工程会议和工程竣工验收会议；

〔九〕负责对本单位工程管理人员工程档案职责履行情况的监督、检查；

〔十〕对本单位主管工程工程竣工档案的完整性、真实性、准确性负责。

第十二条设备材料部职责

〔一〕负责组织主要设备的供货商向机动部档案馆移交归档随机文件，并负责一般设备随机文件的整理、移交归档工作；

〔二〕负责在签订设备定货合同协议时，将对设备随机文件的归档要求列入合同协议条款，明确设备随机文件归档保证金的管理方法，并监督执行；

〔三〕负责设备采购管理档案的整理、移交归档工作；

〔四〕负责在签订主要设备供货合同一周内，将供货合同、供货清单及随机文件清单报送机动部档案馆备案；

〔五〕负责组织本单位档案员参加重要设备开箱验收；

〔六〕负责组织由设备供货方承当安装调试工作的设备的安装、调试竣工技术档案的整理归档工作；

〔七〕对设备随机图纸、资料〔包括电子档〕的完整性、真实性、准确性、系统性负责任。

第十三条设计公司职责

〔一〕负责工程勘察、设计文件材料的整理、归档工作；

〔二〕负责当设计单位未能按合同、协议的要求严格履行自己的档案职责时，不能结清设计费用；

〔三〕负责在签定勘察设计合同、协议时，将勘察设计部门对工程竣工档案所应履行的职责以及应提供的设计图纸范围列入勘察设计合同、协议条款，并负责监督其执行情况；

〔四〕负责将初步设计、图纸总目录、图纸会审记录、设计协议在其形成后，及时送机动部备案；

〔五〕对勘察设计档案的完整性、真实性、准确性负责；

第十四条财务部职责

〔一〕负责工程工程工程档案保证金和主要设备随机文件归档保证金的管理工作；

〔二〕负责工程工程财务管理过程中形成的文件材料的整理、归档工作；

第十五条能源环保部职责

〔一〕负责工程节能与环保审查、监测、环评及验收文件的整理、归档工作；

〔二〕技改工程中环保工程竣工后，正式投产运行三个月监测验收合格，归档有关材料。

第十六条生产技术部职责

〔一〕负责工程工业卫生文件资料的整理、归档工作；

〔二〕负责工程平安、劳动保护方面文件的整理、归档工作；

第十七条经销公司职责

〔一〕负责本单位提供的工程材料材质单、工程物资采购定货合同、协议定稿的整理、归档、管理工作；

〔二〕负责对本单位提供的工程材料材质单的复印件进行审核盖章的工作；

第十八条审计监察部职责

负责工程审计文件材料的整理、归档工作；

第十九条保卫部职责

负责工程消防审查及验收文件的整理、归档工作；

第二十条监理公司职责

〔一〕负责组织工程工程总监理工程师及时整理并向机动部档案馆移交归档工程监理档案，且对工程监理档案的完整性、准确性和真实性负责；

〔二〕负责工程竣工图和竣工技术资料的质量监督工作，并对工程工程竣工技术档案的真实性、准确性及交工资料的完整性负责。

第二十一条证券法律事务部

负责对工程勘察设计、施工〔承当局部施工任务的设计单位视同施工单位管理〕合同协议中工程竣工档案归档和工程档案保证金要求以及工程设备定货合同协议中设备随机文件要求条款的审查工作；

第二十二条造价中心职责

〔一〕负责工程招投标文件材料整理归档工作；

〔二〕负责工程造价管理文件材料整理归档工作；

第二十三条方案管理部职责

〔一〕负责列入固定资产投资方案的工程工程的工程规划、工程立项审批阶段文件材料的整理归档工作；

第二十四条机动部职责

〔一〕负责对工程竣工档案的审核、验收工作；

〔二〕负责工程竣工档案归档的业务指导工作；

〔三〕负责监督本单位管理人员工程档案职责履行情况；

〔四〕负责组织本单位主管工程竣工档案的移交归档工作；

〔五〕负责本单位主管工程管理档案的整理、归档工作；

〔六〕负责考核各有关单位工程档案职责履行情况；

〔七〕负责上级有关工程档案文件、标准、规定落实情况的监督工作；

〔八〕负责工程竣工档案的整理、排架、分类、编号、保管、统计、提供利用等日常管理工作；

〔九〕在施工单位及时提交合格竣工技术档案，或者主要设备供货单位提交合格的设备随机文件后，负责出具?

竣工技术档案验收合格证明?

或?

设备随机文件归档合格证明?

，作为施工单位返回工程档案保证金或设备随机文件归档保证金的依据；当施工单位不能按时提交合格的竣工技术档案，或设备供货单位不能按时提交合格的设备随机文件时，负责签发?

罚款通知单?

，财务部以此为依据扣款；

〔十〕对年修、技措工程和主管的技改工程竣工档案的真实性、完整性、准确性、系统性负直接责任；对非本单位发包的技改工程的竣工档案负审核责任；

〔十一〕负责在签订工程施工合同时，将有关工程竣工技术档案的编制、整理、归档、审核、验收，以及工程档案保证金、档案归档违约责任等方面的要求列入施工合同条款，并监督执行；

〔十二〕负责在签订监理合同时，明确监理单位对竣工技术档案的审核和移交归档监理档案的责任，并监督执行；

〔十三〕对工程竣工档案质量验收标准负责。

第二十五条工程工程所在单位工程档案职责

〔一〕负责工程试生产、准备阶段文件材料的整理、归档、保管和提供利用工作；

第二十六条工程工程经理的职责

负责催促、组织、检查自己负责的工程工程竣工档案的归档工作，负责组织人员对外文图纸资料进行翻译、转化，对自己负责工程工程竣工档案的归档工作负责；

第二十七条工程征地主办部门的职责

负责汇总、整理在征地过程中形成的所有文件，直接向机动部档案馆归档；

第二十八条其他主管工程工程单位的职责

〔一〕负责组织本单位主管工程的竣工档案的归档工作；

〔二〕负责将已签订的工程施工合同定稿随时向机动部移交备案；

〔三〕负责本单位主管工程管理文件的整理、归档工作；

〔四〕负责在签订施工合同时将有关工程竣工档案的编制、整理、归档、审核及工程档案保证金、档案归档违约责任等方面的要求列入施工合同，并监督其执行；

〔五〕对本单位主管工程竣工档案的真实性、准确性、完整性负责。

〔六〕负责考核各有关单位工程档案职责履行情况；

〔七〕负责在签订监理合同时，明确监理单位对竣工技术档案的审核和移交归档监理档案的责任，并监督执行；

第二十九条公司内部有关部门的责任要求

〔一〕公司内部各有关部室的领导及有关专业技术人员、管理人员要认真严格履行自己的档案职责，因履行职责不力造成工程竣工档案损毁、丧失、伪造、失真、涂改以及归档时间滞后等严重后果，除按机动部设备管理经济责任制处分外，还酌情对有关责任人员给予行政处分；

〔二〕各部室有关人员要积极做好保密工作，如发生泄密事件，对有关责任人员进行严肃处理；

〔三〕负责签订合同的我公司内部有关部室，要求在合同条款中明确档案的归档要求。

如发生因合同条款不明确造成档案不能及时、准确按标准要求归档，将追究有关部门责任；

〔四〕公司内部各有关部室的管理人员、专业技术人员、监理工程师对在工程档案保管期限内的竣工档案质量负责；

第三十条施工、勘察设计、供货单位的责任要求

〔一〕施工单位的责任要求

1、施工单位要严格履行合同规定的各项档案义务，否那么将视工程竣工技术档案归档情况按一定比例扣罚档案保证金;

2、施工单位拒绝或无力编制竣工技术档案，除扣罚档案保证金外，以后不得承当任何工程工程的施工；

3、施工单位以往曾承当过我公司工程工程的，在该工程竣工技术档案未按我公司要求按时合格归档者，在处理完该工程工程竣工技术档案有关事宜前，对于再次承当的工程,其档案保证金加倍扣罚；

4、施工单位要密切配合我公司的工程工程竣工档案归档工作，积极接受我公司有关部门的监督、检查、指导，对不配合工作的施工单位，我公司将根据情节轻重给予适当处分；

5、施工单位提交的工程竣工技术档案经我公司有关部门查出质量问题时，要求组织在规定的期限内进行整改，因整改不及时所产生的后果由施工单位自负；

6、工程实行总承包的，由各分包单位负责其分包范围内的文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总、移交归档。

〔二〕勘察、设计单位的责任要求

1、要求严格履行工程勘察设计协议约定的图纸资料的设计工作；

2、要求对工程勘察设计文件的齐全、完整、准确、真实性负责；

〔三〕设备供货单位的责任要求

要求及时提供齐全、完整、准确的设备随机文件，对于同时负责设备安装、调试的单位还须按要求移交归档安装调试档案。

第五章工程竣工档案归档程序

第三十一条工程竣工技术档案归档程序

施工单位在施工的同时，在机动部和技改主管部门的业务指导下按照公司有关标准要求随时积累、编制竣工技术档案，工程竣工后，由施工单位自检合格，然后填写?

科技档案移交清单?

一式四份，向建设单位移交，经监理工程师、技改主管部门工程技术人员、档案员审核、签字、加盖领导章戳后向机动部档案馆移交归档，并接受机动部档案馆的审核验收，经验收合格，由机动部出具?

竣工技术档案验收合格证明?

并签署返回工程档案保证金的意见，施工单位持该证明结清工程档案保证金，验收不合格必须在规定的时间内整改，直到合格为止；

第三十二条主要设备随机文件归档程序

设备安装调试合格后，由设备材料部组织设备供货单位按照公司有关标准要求整理设备随机文件，形成符合要求的案卷，填写?

科技档案移交清单?

一式三份，经设备材料部工程技术人员、档案员审核、签字、加盖领导章戳后向机动部档案馆移交归档，并接受机动部档案馆的审核验收，经验收合格，由机动部出具?

设备随机文件归档合格证明?

，并签署返回设备随机文件归档保证金的意见，供货单位持该证明结清设备随机文件归档保证金；

第三十三条一般设备随机文件的归档程序

设备到货安装调试合格后，由设备材料部按公司档案管理规定要求收集整理设备随机文件，而后直接向机动部档案馆移交归档；

第三十四条工程勘察设计文件的归档程序

工程竣工验收后，由凌钢设计公司负责汇总、整理后直接向机动部档案馆移交归档；

第三十五条其他有关部门形成的与技改工程有关的管理文件材料，在单项工程竣工验收后，由本部门负责汇总、整理，直接向机动部移交归档。

第七章归档时间要求

第三十六条工程工程竣工档案的移交归档工作原那么上要求与工程验收同步进行；

第三十七条年修、技措等工程竣工档案归档要求与工程验收同步进行；

第三十八条技改工程、公共设施工程，建筑面积小于５００平方米的建筑安装工程、一般仓库、门卫室、道口房、水泵房、办公室、值班室、更衣室、电缆敷设试验、小型设备改造和安装、较小的构筑物、小于１０００延长米的管线敷设、小型消防设施安装调试、围墙建筑工程、挡土墙建筑、屋面防水及其他自成体系的设备安装、管道敷设、建筑安装、桩根底施工及检测、加固等工程的竣工技术档案要求必须与工程验收同时归档；

第三十九条大型设备安装、大面积的管网敷设、大型工业厂房、大型公共设施建筑工程等工程竣工技术档案的归档可分阶段、分单位工程进行，归档时间最迟不能超过工程竣工验收后六个月；

第四十条公司内部各有关部门形成的工程管理方面的档案归档最迟不能超过单项工程竣工投产后三个月；

第四十一条设备随机文件须在设备安装调试完成后三个月内归档；

第四十二条工程竣工档案的归档时间以机动部验收合格的时间为准。

第八章归档份数要求

第四十三条技改工程竣工技术档案必须同时归档二份，并至少保证一份原件；

第四十四条公共设施工程竣工技术档案要求同时归档三份，并至少保证一份原件；

第四十五条年修、技措等工程要求归档一份原件；

第四十六条工程施工合同、协议要求同时归档定稿正、副本各一份；

第四十七条工程物资采购、工程设备定货合同协议要求归档一份定稿；

第四十八条其它档案归档一份原件；

第九章档案保证金管理

第四十九条档案保证金的预留

〔一〕工程合同签订或设备供货合同签订时，在合同中要明确工程案保证金或设备随机文件归档保证金的预留，合同额大于20万元按5%预留，不大于20万元按10%预留；

〔二〕签订工程经理合同时，要明确工程经理档案保证金的预留，预留额为工程工程经理承包奖的20%。

第五十条档案保证金的返还

〔一〕施工单位按期提交合格的竣工技术档案，由机动部签发的?

竣工技术档案验收合格证明?

，返还全部档案保证金；主要设备供货单位按期移交归档设备随机文件，由机动部签发?

设备随机文件归档合格证明?

，返还设备随机文件归档保证金；

〔二〕兴钢建安公司、钢达集团公司和宏钢集团公司三个公司参股的子公司，如所承当的工程工程竣工档案未能按时合格归档，刚可在该工程决算或以后的工程款中按档案保证金规定扣留，归档合格后返还；

第五十一条档案保证金由公司财务部视作专项资金管理，在接到机动部签发的?

竣工技术档案验收合格证明?

或?

设备随机文件归档合格证明?

时，才能返还档案保证金或设备随机文件归档保证金，施工单位不能按时提交合格的竣工技术档案，或设备供货单位不能按时提交合格的设备随机文件时，依据机动部签发的?

罚款通知单?

予以罚款。

第十章责任考核

第五十二条技改主管部门的考核

〔一〕技改工程竣工后，技改部门负责组织各施工单位向机动部档案馆移交归档工程竣工技术档案，如未能按规定及时归档，每延期一个月扣罚技改主管部门500～2000元；

〔二〕未能配合机动部档案馆开展好工程竣工档案的指导、审核验收工作，对档案中存在的问题未能及时组织相关单位进行整改，扣罚200～500元；

〔三〕未能在工程竣工验收后6个月内向机动部档案馆移交归档技改工程管理文件，扣罚200～500元。

〔四〕对于因专利或专有技术保密等原因，设计院或供货方不能完整提供图纸资料的情况下，须经工程经理审批，否那么扣罚责任单位300～1000元。

第五十三条设备材料部的考核

〔一〕在签订设备供货合同未在合同条款中明确设备随机文件归档的有关内容，扣罚200～500元。

〔二〕设备安装调试合格后未能按规定时间组织供货单位，向机动部档案馆移交归档主要设备随机文件，并做好一般设备随机文件的积累、整理、移交归档工作，扣罚200～500元。

〔三〕未能积极配合机动部档案馆开展的主要设备随机文件的验收归档工作，扣罚200～500元。

第五十四条征地主办部门的考核

未能按要求汇总整理工程征地文件移交归档，扣罚300～1000元。

第五十五条监理公司的考核

〔一〕未能于工程竣工验收后六个月内合格归档工程工程监理档案，每延期一个月扣罚监理公司500～1000元；

〔二〕未能履行自己的岗位职责，造成工程竣工图纸和竣工技术档案不准确，每发现一次扣罚200～500元。

第五十六条技改所在使用单位的考核

〔一〕未能在技改工程实施前及时准确向机动部报审应归档图纸资料清单或报审的应归档图纸资料清单不准确不完整，扣罚200～1000元；

〔二〕未能及时组织好工程试生产阶段文件材料整理归档工作，如发生管理不善，造成归档不齐全、不完整、不准确、整理不科学等情况的发生，视情况予以适当处分。

第五十七条其它相关部门的考核

〔一〕凡与技改工程工程有关的各部门均须组织好本单位形成的与技改工程工程相关的文件材料的收集、积累、整理归档工作，如未及时按要求整理归档或不齐全，将扣罚责任部门300～1000元。

〔二〕工程竣工档案归档至机动部后，在日后的使用过程中发现质量问题，随时追究责任单位和责任人，视情节轻重扣罚100～500元。

第十一章附那么

第五十八条主题内容与适用范围

〔一〕本规定规定了公司基建、技改、年修、技措等工程工程竣工档案归档工作的组织、各有关部门工程档案职责、工程竣工档案归档程序、归档时间要求、归档份数要求、归档范围、档案保证金管理、对施工设计单位的档案资质审查、责任要求、经济责任考核、工程竣工档案案卷质量要求等。

〔二〕本规定适用于公司基建、技改、技术引进、技措、年修、公共设施等工程工程建设过程中形成的文件材料的归档、管理工作。

第五十九条引用的标准、标准

〔一〕?

中华人民共和国档案法?

；

〔二〕?

中华人民共和国档案法实施方法?

；

〔三〕GB/T11822－89?

科学技术档案案卷构成的一般要求?

；

〔四〕辽Q1945-88?

根本建设工程竣工档案验收标准?

；

〔五〕DB21/T1342-2021?

辽宁省建筑工程文件编制归档规程?

；

〔六〕国档联发「1986」4号?

国家经委、国家档案局关于做好技术改造和技术引进中档案资料工作的通知?

；

〔七〕〔82〕建发施字50号?

关于颁发“编制根本建设工程竣工档案的几项暂行规定〞的通知?

；

〔八〕DA／T15-95?

磁性载体档案管理与保护标准?

；

〔九〕DA/T28-2021?

国家重大工程建设工程文件归档要求与档案整理标准?

；

〔十〕GB/T50328-2022?

建设工程文件归档整理标准?

。

第六十条本规定自印发之日起执行，原凌钢集团发字〔2022〕19号文件?

凌钢集团公司工程工程竣工档案归档工作暂行规定?

自行废止。

第六十一条本规定由机动部档案馆负责解释。

第六十二条本制度自于2009年5月8日第1次修订，原2008年3月20日制订的?

工程工程竣工档案归档工作暂行规定?

自行废止。

--此处按实际修订

附件一

工程工程竣工文件材料的归档范围及保管期限

一、工程立项、审批文件

1、工程建议书及报批文件永久

2、可行性研究报告及其评估、报批文件永久

3、工程评估〔包括借贷承诺评估〕论证文件永久

4、环境预测调查报告、环境影响报告书和批复永久

5、冶金矿山地质储量、水文地质报告及批复永久

6、设计任务书、方案任务书及报批文件永久

二、设计根底文件

1、工程勘探合同、协议书、招投标文件永久

2、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久

3、地形地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久

4、水文、气象、地震等其他设计根底性材料永久

三、设计文件

1、初步设计及其报批文件永久

2、技术设计〔含根本设计〕永久

3、施工图设计30年

4、设计计算书、关键技术试验永久

5、方案总体规划设计永久

6、设计合同、协议书、招投标文件永久

7、设计专题会议文件永久

8、设计评价鉴定及审批文件永久

9、其他具有保存价值的设计文件材料30年

四、工程工程管理文件

1、征用土地申请、批准文件及红线图、坐标图、永久行政区域图、土地使用证永久

2、征地移民、拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久

3、建设前原始地形地貌、状况图、照片永久

4、拆迁、补偿协议书永久

5、承发包合同、协议书、租赁文件永久

6、建设工程规划许证、建设用地规划许可证永久

7、环保、劳动平安、消防、人防、规划、工业卫生等方面的文件永久

8、水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议书永久

9、工程会议纪要、记录30年

10、工程大事记永久

11、工程概、预、结、决算，概预算管理、差价管理文件永久

12、工程开、竣工审计永久

13、规程、标准、标准、规划、方案、规定30年

14、投资、进度、质量、平安、合同控制文件30年

15、招标书、招招标标修改文件、招标补遗及答疑文件30年

16、投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久

17、开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告30年

18、中标通知书30年

19、合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件永久

20、有关投资、进度、物资、工程量的建议方案、实施方案和调整方案30年

21、工程投资方案执行情况文件永久

22、合同变更、索赔等涉及法律事务的文件30年

23、原料、材料、燃料供给等来源协议文件30年

24、工程管理过程中形成的其他具有保存价值的文件30年

五、工程监理文件

1、监理委托合同30年

2、监理规划10年

3、监理实施细那么10年

4、监理工程师通知书30年

5、施工组织设计报审表30年

6、工程工程管理体系报审30年

7、施工单位申请书30年

8、监理工程师通知书30年

9、工程竣工验收报审表30年

10、监理会议纪要30年

11、监理专题总结30年

12、监理月报30年

13、工程竣工总结30年

14、施工进度报审表10年

15、工程开工/复工报审表30年

16、工程暂停令30年

17、施工测量放线报验表30年

18、材料/构配件/设备报验表30年

19、〔检验批、分项〕工程报验审核表10年

20、〔分部、单位工程〕报验审核表永久

21、〔隐蔽、中间验收〕工程报验审核表永久

22、〔平安和功能检验、设备运转调试〕工程报验审核表30年

23、不合格项处置记录30年

24、工程质量事故处理有关资料永久

25、工程质量保修前期工作报审表30年

26、解除工程质量缺陷责任书30年

27、有关奖罚的文件资料30年

28、检测部门质量住处反应记录30