某甲方对工程档案的归档要求监理.docx
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某甲方对工程档案的归档要求监理
对工程文件的归档要求
各相关单位：
为了使本公司建设工程档案规范化、标准化。
依据《建设工程文件归档整理规范》和国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，以及本公司档案工作的有关规定，对应归档工程文件要求如下：
一、归档范围
归档范围见中华人民共和国建设部发布的《建设工程文件归档范围和保管期限表》。
二、归档要求：
归档文件质量符合国家要求（详见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001）
（一）文件使用表格及填写的内容应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等各方面技术规范、标准和规程。
（二）文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
（三）文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等。
（四）文件的文字、图纸的图样要清晰、整洁，签字盖章手续完备，不得代签。
（五）文件材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mm*210mm），竖向文件字头向上，横向文件字头向左，图纸宜采用国家标准图幅。
（六）文件、图纸的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
对破损的文件、图纸要用胶水、白纸托裱，不得使用胶纸带和修正液。
备考表应为白色纸张。
（七）竣工图应为蓝图，必须清晰，不得使用复印件。
竣工图章必须签字，禁止盖私章。
三、工程档案的整理
（一）工程文件的立卷
1、组卷要遵循工程文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合其专业特点，便于档案的保管和利用。
一个建设工程由多个单项工程组成时，工程文件应按单项工程组卷。
2、立卷方法
（1）施工文件按单项工程、单位工程、分部工程、专业、施工部位、桩号顺序组卷。
（2）竣工图按单项工程、单位工程、专业等组卷。
（3）监理文件单独组卷，可按单项工程、单位工程、分部工程、专业、施工部位、桩号顺序组卷。
（4）竣工验收文件按建设工程项目、单项工程、单位工程、专业组卷。
（5）地质勘查报告单独组卷。
（6）竣工测量文件和图纸单独组卷。
（7）变更文件单独组卷。
（8）立卷应按照先立电子档案，后对照装订纸质档案的原则。
3、立卷遵循下列要求
（1）案卷不宜过厚，一般文字材料2.8cm，图纸不超过3.8cm。
（招投标资料、结算资料不得超过3.8cm）。
（2）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别组卷。
（二）卷内文件的排序
1、文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示和批复、同一文件印本与定稿、主件与附件不能分开，并且按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3、既有文字材料，又有图纸的案卷，文字在前、图纸在后。
（三）案卷编目
1、卷内文件页号的编制应符合下列规定：
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
（2）页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写文件正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
（3）案卷封面，卷内目录，备考表不编页号。
2、卷内目录的编制应符合下列规定：
（1）序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。
（2）文件编号：
文件制发机关的发文号或图纸编号或设备、项目代号。
（3）责任者：
填写文件直接形成单位。
（4）文件题名：
填写文件标题或图纸全称。
（5）日期：
填写文件形成日期（如：
2008.1.15-2008年4.15）。
（6）页次：
填写每份文件在本卷的起始号，最后一份文件填起止号（如79-88）。
（如果卷内文件以件来编号的话，可以填页数，格式为：
1-XX）
（7）备注：
填写需要说明的问题。
（8）卷内目录排在案卷内文件首页之前（不记页码）。
3、编制备考表应符合下列规定：
（1）卷内备考表要标明卷内文件材料页数，不同载体文件的数量。
示例：
本案卷共有文件材料20件，100页，其中文字材料90页，图样材料5页，照片5张。
说明：
（2）立卷人：
由立卷人签字。
（3）检查人：
由检查人签字。
（4）时间：
填写完成立卷时间，年代填写四位数。
（5）互见号应填写反映同一问题内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。
（5）施工单位应在卷内备考表一栏盖章。
4、编制案卷封面应符合下列规定：
（1）档号由甲方指导填写。
（2）案卷题名：
要简明、准确地概括卷内文件的主要内容。
包括：
项目名称：
XXXX
卷内文件名称：
XXX施工文件、竣工图
如：
**·假日花城三期29#楼土建工程
质量检验记录
（3）编制单位：
应填写卷内文件的主要责任者和形成单位。
（4）编制日期：
应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
（如：
2008年1月-2009年1月）
（5）保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
（6）密级：
应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。
（四）案卷的装订、图纸折叠与档案归档要求
1、文字材料必须装订。
竣工图可不装订。
案卷内不得有金属物。
2、图纸统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标外露，（参照国标GB/T10669.3）。
3、卷皮及制成材料
卷皮一般采用防酸牛皮纸卷皮，用线绳装订，装订时必须拉紧，线绳不允许交叉。
（三孔之间间距90MM）
4、工程文件的归档应符合下列规定：
（1）要求在建立纸质档案同时，建立电子档案资料。
（2）根据建设程序和工程特点，归档分阶段分期进行。
（3）工程文件的归档数量：
纸质材料原件2套。
施工文件应移交案卷信息及卷内信息的电子版（格式必须为excel表格）
（4）勘察、设计、测绘、设备单位应当在完成任务后一周，将整理合格的档案移交对口部门，档案验收小组（由项目部经理、公司档案管理人员、项目部资料员、在工程验收前对工程档案要进行预验收。
不合格不得组织工程竣工验收。
施工单位、监理单位应当在工程完工后1个月内（以竣工验收备案表备案日期为准），将各自整理合格的文件移交项目部，项目部验收合格后，再进行工程结算。
四、声像档案
（一）照片档案
1、归档内容：
工程施工过程中的隐蔽工程、竣工后现状（由各施工单位负责收集和整理）。
2、收集、整理要求
（1）工程照片要齐全、完整，无遗漏，收集、整理工作应和工程进度同进进行。
归档的工程照片必须按照规定格式和规格制成光盘保存；光盘与纸质照片等同时归档，纸质照片要装入像册，分别整理、编目，并注明参见号。
照片必须转变为JPEJ格式；
（2）归档的照片必须图像清晰；
（3）照片规格为6寸彩色照片；照片对应的拍摄时间、地点、内容、人物、工程情况应详细说明。
（4）卷内目录填写：
题名与照片内容一致。
3、归档时间：
照片档案每年归档一次，同时归电子版照片档案和纸质照片，由项目部资料员和档案室进行预验收，验收合格再进行正式移交。
（二）录像带、光盘档案
1、声像制品图像应清晰，声音清楚，文字说明准确。
2、录像带应使用专业录像带并填写录像带说明。
录像档案必须为用常规的播放器可以打开的文件。
说明：
案卷封皮、卷内备考表、卷内目录见附件
特别注意以下问题：
第一、页码经常有漏号
第二、备考表签字要写整齐、清楚。
第三、责任者写全称。
第四、卷内目录要写项目名称、工程名称，内容要简捷、清楚。
第五、案卷题名要写项目名称、工程名称。
建设工程声像档案的归档要求
建设工程声像档案资料主要是指在工程规划、建设、管理过程中直接形成的，具有保存价值的照片、录音、录像等以声像为主，文字为辅的历史记录。
为保证建设工程声像档案资料完整、准确、系统的归档，根据《建设工程档案归档规范》有关规定，结合本公司建设工程实际情况，规定如下：
一、声像档案资料的归档范围
所有的建设工程项目都要按照要求归档有关照片档案资料；（包括电子版）
二、建设工程声像档案资料归档内容：
（一）基础工程
1、基础异常情况技术处理、土壤岩样分析过程等情况；
2、建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；
3、建筑物位移、沉降、变形及处理。
（二）主体工程
1、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况；
2、砌体、砼灌注、屋面工程等；
3、主体结构布局、大型构件安装等现场；
4、防水、保温、防腐工程的工艺现场；
5、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况；
6、质量事故及处理情况。
（三）竣工后新貌
1、工程整体外观和立面状况；
2、消防等主要设施情况等。
（四）其它方面
1、开工、竣工仪式；
2、施工建设中的重要活动、重大事件；
3、工程质量检查验收情况；
4、竣工验收情况。
其中，工程原貌、基础、隐蔽、主体、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。
三、声像档案资料的归档要求
（一）总体要求
移交归档的声像档案资料，应当能真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全，并按有关要求整理立卷，制成光盘。
（二）照片档案资料归档要求
1、照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象；
2、照片应一律洗印成6寸的彩色照片；
3、数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄；
4、照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等；
5、照片的数量视工程项目而定，一般不少于50张。
（三）录像档案资料归档要求
1、录像档案资料应当主题明确，图像稳定，画面清晰、色彩真实；
2、录像带应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象；
3、录像档案资料一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明；
4、专题录像片应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。
（四）录音档案资料归档要求
1、录音档案资料应当内容完整，声音清楚，材质完好；
2、每盒录音带应当配有录音文字整理材料，注明内容、时间、地点、人物。
建设工程文件
归档范围和保管期限表（监理文件）
序号
归档文件
保存单位和保管期限表
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案馆
监理文件
一
监理规划
1
监理规划
长期
短期
√
2
监理实施细则
长期
短期
√
3
监理部总控制计划
长期
短期
二
监理月报中的有关质量问题
长期
长期
√
三
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期
√
四
进度控制
1
工程开工/复工审批表
长期
长期
√
2
工程开工/复工暂停令
长期
长期
√
五
质量控制
1
不合格项目通知
长期
长期
√
2
质量事故报告及处理意见
长期
长期
√
六
造价控制
1
预付款报审与支付
短期
2
月付款报审与交付
短期
3
设计变更、洽商费用报审与签认
长期
4
工程竣工决算审核意见书
长期
√
七
分包资质
1
分包单位资质材料
长期
2
供货单位资质材料
长期
3
试验等单位资质材料
长期
八
监理通知
1
有关进度控制的监理通知
长期
长期
2
有关质量控制的监理通知
长期
长期
3
有关造价控制的监理通知
长期
长期
九
合同与其他事项管理
1
工程延期报告及审批
永久
长期
√
2
费用索赔报告及审批
长期
长期
3
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
√
4
合同变更材料
长期
长期
√
十
监理工作总结
1
专题总结
长期
短期
2
月报总结
长期
短期
3
工程竣工总结
长期
长期
√
4
质量评价意见报告
长期
长期
√
“√”表示向城建档案馆移交
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