红头文件公文格式和红头文件的制作及标准.docx
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红头文件公文格式和红头文件的制作及标准
×××××管理有限公司
纸质公文格式
综合管理部
二○○四年九月二十日编制
说明：
本纸质公文格式样本共8页，按照国家标准GB/T9704－1999并结合公司实际情况制定。
公司B密★一年
特 急
×××××管理有限公司文件
发文字号、签发人：
三号仿宋
物业××字〔2004〕××号 签发人：
×××
标题：
小二宋体加粗
关于×××××的通知（批复、函）
主送单位：
小三黑体
××公司：
正文：
小三仿宋
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××。
—1—
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
该页为上行文首页格式
公司B密★一年
特 急
×××××管理有限公司文件
签发人：
×××
物业××字〔2004〕××号 ×××
关于×××的请示
××公司：
—1—
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××。
该页为单一机构行文末页格式
附件：
1、×××××
2、×××××
二○○三年×月×日
（联系人：
×××，电话：
××）
联系人：
只在上行文中标注
报送对象：
小三仿宋
主题词：
小三黑体
主题词：
××××
主送：
×××××××××，××××××××，××××
×××××××××。
抄报：
××××
—2—
抄送：
××××
该页为两机构行文末页格式
××××××××××××××。
附件：
1、××××××××
2、××××××××
二○○三年×月×日
主题词：
×× ××
抄报：
抄送：
××××××××××××××。
该页为多机构行文末页格式
附件：
1、××××××××
2、××××××××
××公司 ××公司 ××公司
××公司××公司
二○○三年×月×日
主题词：
×× ××
抄报：
抄送：
物业××字〔2004〕××号
公司×密★×年
×××××管理有限公司
会议序次：
小三仿宋，以会议日期为排序依据
总经理办公会纪要
（2004年第1次）
2004年××月××日签发人：
×××
时间：
2004年××月××日上午9：
30
地点：
××××××
主持人：
×××（姓名加职务）
参加人：
×××、×××（办公会正式成员，未出席的应注
明原因）
列席：
×××、×××、×××
记录：
×××
议题：
一、××××××
二、××××××
……
议题：
小三仿宋加粗
纪要：
一、××××××
××××××××××××××××××××××××××××××。
……
主题词：
××××
主送：
×××、×××
抄报：
×××、×××
抄送：
×××、×××（“一”抄×××，“二”抄×××）
×××××管理有限公司内部信息
第3期（总第十二期）
×××××综合管理部 二○○四年十月八日
标题：
小二宋体加粗
标题
正文：
小三仿宋
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
主送：
报送：
物业××字〔2004〕××号
发文机构：
小一楷体，字符间距标准
公司×密★×年
纪要类别：
小初黑体，字符间距加宽3磅
加宽3磅
×××××管理有限公司
专题会纪要
2004年×月×日签发人：
×××
标题：
小二宋体加粗
关于×××××的会议纪要
时间：
2004年××月××日上午9：
30
地点：
××××××
主持人：
×××（姓名加职务）
参加人：
×××、×××（顺序为：
公司领导姓名，部门加姓名，属下单位加姓名，其他单位加姓名，属同一单位的参加人，均列于该单位名称后）
正文：
小三仿宋
记录：
×××
纪要：
主题词：
小三黑体
×××××××××××××××××××××。
主题词：
××××
主送：
×××、×××
报送对象：
小三仿宋
抄报：
×××、×××
抄送：
×××、×××
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：
3.7厘米 下：
3.5厘米 左：
2.8厘米 右：
2.6厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。
注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：
“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。
选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：
“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：
用户可根据实际情况进行调节。
单击确定。
5、文号制作
平行文文号：
文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：
文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：
文号一定要使用六角符号。
六角符号插入方法：
选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：
主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：
选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：
给模板命名；“保存位置”：
模板所在路径（一般不做，默认即可）。
至此，模板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：
选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1依据模板建立新公文：
选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2 制作公文正文内容：
正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正 文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。
最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
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