会议管理工作指引.docx
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会议管理工作指引
会议管理工作指引
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1.目的
为进一步规范公司会议管理，使会议务实高效、沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，提升公司运营效率，特制订本指引。
2.适用范围
适用于集团规定的定期会议及组织的各种临时性会议，集团下属公司参照执行。
3.原则
3.1.必要性。
在开会之前，考量会议召开的必要性，对于可开可不开的会议则坚决不开。
3.2.高效性。
召开会议应注重实效，主题鲜明，准备充分。
3.3.规范性。
依照规定程序发起会议，有序、高效的组织会议的开展。
3.4.精简。
大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。
逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。
4.术语与定义
4.1.集团级定期会议：
集团高管参加的定期召开的各类会议，如总裁办及总裁办扩大会议、项目开发决策类会议等，具体见《会议卡片》。
4.2.集团级临时会议：
集团高管参加的临时召开的各类会议。
4.3.跨部门协调会议：
协调集团各部门间工作或工作争议的跨部门会议。
4.4.部门会议：
本部门内部会议。
5.职责
《会议卡片》中已明确部分集团级定期会议的发起人、召集人、主持人、决策人、参会人员信息。
对于《会议卡片》之外的会议，相关人员职责如下。
5.1.会议发起人
5.1.1.负责会议的发起、倡议工作。
5.2.会议召集人
5.2.1.主责部门负责人或其分管领导。
5.2.2.负责会议的整体组织工作。
5.2.3.负责阐述、解释说明主责议题，为领导决策提供支持。
5.2.4.可指定本部门人员负责会议通知、会议组织、会议资料收集、会议记录、会议纪要整理及签发、会议决议跟踪落实等具体工作。
5.3.会议主持人
5.3.1.负责会议的主持工作。
5.3.2.控制会议的气氛。
5.3.3.控制会议时间、推动会议的进程。
5.3.4.协调与会人员的发言。
5.3.5.进行会议讨论的总结、整理会议决议要点以便与会人员确认。
5.4.会议决策人
5.4.1.会议议题对照《知名地产公司国际集团经营管理关键事项权责手册》中事项有决策权的人员。
5.4.2.当与会成员之间不能达成共识、不能实现相互承诺、资源不能完成相互支持和配置时，由会议决策人作最后决策。
5.5.参会人员
5.5.1.根据会议召集人要求，参与会议并提出意见或建议。
5.5.2.对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。
5.5.3.需提前了解会议资料，并提出建议。
5.6.集团人事行政部
5.6.1.负责总裁办及总裁办扩大会议的组织工作。
5.6.2.负责集团各会议室的使用协调工作。
5.6.3.负责集团各会议室设备的准备及维护管理工作。
5.6.4.协助集团各部门完成相关会务工作。
5.7.集团各部门
5.7.1.负责本部门会议及主责专题会的组织及相关工作。
5.7.2.对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。
6.关键活动
6.1.会议安排
6.1.1.会议安排原则
1）小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从定期会议；
2）各类会议的优先顺序为：
集团级定期会议、集团级临时会议、跨部门协调会议、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
6.1.2.会议召集人确定是否符合会议召开条件（包括会议议程是否明确、会议资料是否准备充分等、是否就主要议题有充分沟通）,若符合再进行会议通知。
6.2.会议准备
6.2.1.召开预备会
1）原则上，有行政总裁或首席运营官出席的决策类定期会议，应于正式会议前1-2周召开预备会（具体见《会议卡片》，已明确部分集团级定期会议是否需召开预备会）；
2）预备会由主责部门负责人或分管领导组织；
3）预备会通过后，由主责部门（会议召集人）着手正式会议的准备工作。
6.2.2.会议通知
1）会议通知前，应通过电话、邮件等方式确认出席会议的重要或主要人员是否能如期出席，并做出相应安排；
2）会议通知前，应确认会议场地是否落实；
3）集团级会议，由集团人事行政部高管秘书发起会议通知；
4）集团各部门主责的专题会议，由集团各部门指定人员完成会议通知（需集团高管参加的应与高管秘书提前确认会议时间）；
5）跨部门协调会议，由发起部门指定人员完成会议通知；
6）应按《会议通知模板》要求完成书面通知；
7）会议总体时间（包括开始与结束时间）、单项议程的时间和发言人应尽量在会议通知内明确，以便于会议过程控制；
8）集团级定期会议，至少提前3天进行会议通知（可依照《会议卡片》中的具体要求）；其他会议至少提前1天进行会议通知。
6.2.3.会议资料
1）会议召集人应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备、收集、汇总工作；
2）会议资料应尽可能提前备好并作为会议通知附件发参会人。
如无法随会议通知发送的，应至少提前1天将会议资料发给与会人员，便于与会人员提前了解会议内容；
3）参会人员应提前认真阅读会议资料并就相关议题和发言进行准备，以缩短会议中讨论时间。
6.2.4.会务准备
1）会务准备包括以下内容：
会议需用设备的准备与调试（视频系统、投影仪、电脑、麦克风和播放系统、录音工具、电源插头和延长线等）、会场布置（座次布局、出席者主宾座次铭牌、备用椅、白板、白板笔等）、签到表、茶水、水果或点心等；
2）主责部门（会议召集人）应在会议通知中对会务准备进行详细说明，并随会议通知发送给会务人员；
3）会务人员应至少在会前15分钟，完成所有会务准备工作。
6.3.会议考勤
6.3.1.集团级会议、跨部门协调会议，应实行签到（或由会议召集人确定是否进行会议签到）。
6.3.2.会议签到时间为：
会前15分钟开始，至会议正式开始时止。
6.3.3.参会部门必须严格按照会议通知要求的参会人员范围派人参加，不得随意替代。
确因事不能参加，需向会议召集人请假并建议委托参会人，经会议召集人批准后，方可委托他人参加并交代好本人或本部门需在会中提交的问题或意见，受托人需将会议的精神转达委托人。
6.3.4.会议召集人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，并根据会议签到情况安排人员联系未到人员。
6.3.5.会议的第一位汇报人应不迟于会前10分钟到达会场并做好汇报准备，否则视为迟到。
6.3.6.会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场。
6.3.7.参会人员应提前5分钟到达会场签到，并按要求填写签到表，不得由他人代签。
6.3.8.开会时，与会人员要做到有始有终，严禁私自中途退场，临时有事要向会议召集人请假。
6.3.9.会议开始时，会议召集人安排专人收回签到表，并在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。
签到表由人事行政部前台文员统一保存备查。
6.4.会议旁听
6.4.1.员工通过各种渠道了解到会议信息后（例如通过门户“会议室信息”），若认为与自身工作相关，且与本职工作时间不冲突，可向本部门负责人提出申请，部门负责人与会议召集人沟通确认后方可安排旁听。
6.4.2.旁听人员应按会议通知时间到旁听席（后排座位）就座，只能旁听不得发言或提问。
原则上不对旁听人员发放会议资料和会议纪要。
旁听会议应遵守纪律，不得携带与会议无关的物品进入会场，不得录音、摄像、拍照或复印、复制会议材料。
6.5.会议过程控制
6.5.1.会议主持人应严格遵守会议的开始时间。
6.5.2.会议主持人应在开头就议题要旨做一番简洁的说明，并把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。
6.5.3.会议进行中，会议主持人应注意以下几个方面：
1）主动控制会议进程，严格按议程控制讨论时间，超出时间主持人应对发言人给予提醒；
2）及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况；
3）严格检查和执行会议纪律；
4）引导发言内容朝着结论推进；
5）对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议题。
主持人可在每一议题或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定；
6）进行总结性发言，包括对照会议议程逐项明确会议决议；
7）在必须延长会议时间时，应征询与会人员意见后，决定延长的时间；
8）原则上，会议结束时间最长可延迟30分钟，如仍有未尽事宜，则需另行安排会议，避免影响后续会议的正常进行。
6.6.会议记录
6.6.1.集团级会议、跨部门协调会议，应安排专人做会议记录。
6.6.2.会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
6.6.3.跨部门协调会议，由发起部门指定人员做会议记录。
6.6.4.对于重要会议（集团级会议）应进行详细记录，尽量采用实录风格，确保记录的原始性；对于跨部门协调会议或部门内会议，可摘其要点记录。
6.6.5.会议记录人必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点。
6.6.6.会议记录人应对照议程逐项记录要点，包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议决议等。
6.6.7.会议记录人应妥善保管会议记录，便于会后完成会议纪要整理工作。
6.7.会后工作
6.7.1.会议纪要
1）对于集团级会议、跨部门协调会议，会议记录人应整理会议纪要；
2）对于其他会议，如会议主持人要求整理，会议记录人应整理会议纪要；
3）会议纪应按《会议纪要模板》整理，尤其需明确会议的决议措施、以及责任人、完成时间、会议决议督办人等；
4）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；
5）如涉及多个议题，且议题与会人员有所不同，应针对不同议题分别整理会议纪要；
6）会后1个工作日内，会议纪要人需将整理完毕的会议纪要上报至会议决策人签字审核（跨部门协调会议需相关部门负责人联合签字审核）；
7）会议纪要的发放范围由会议主持人确定；
8）会议纪要，原则上要求在会后2个工作日内发放,可通过门户系统“会议纪要签收流程”完成；
9）集团级会议，应在会后3个工作日内，提供一份会议纪要至集团人事行政部高管秘书，供存档备查；
10）对于跨部门协调会议，应在会后3个工作日内，提供一份会议纪要至各部门会议对接人，供存档备查。
6.7.2.会议决议执行
1）会议决议中各执行部门或责任人需按时保质完成会议决议要求的各项内容；
2）责任人在工作进行中，应分阶段及时向主管上级汇报工作进展情况。
主管上级根据掌握的情况给予明确指示，对工作中出现的问题给予纠正，并提出具体要求；
3）责任人工作完成后，应将工作进行的全部情况向主管上级做专题汇报。
6.7.3.会议决议督办
1）主责部门负责对会议决议事项进行督办落实，督办依据以签发后的会议纪要为准；
2）如会议决议要求5个工作日内完成的任务，责任人应在5个工作日内将任务完成情况（含工作成果）上报会议决议督办人；
3）如会议决议要求5个工作日以上完成的任务，责任人应在5个工作日内将任务工作计划上报会议决议督办人；
4）会议决议督办人应根据任务完成周期，定期或不定期对责任人的执行情况进行检查；
5）会议决议督办人应定期汇总检查工作的进展情况、责任人工作完成情况和遇到的问题向主管上级或主管部门汇报。
6.8.会议纪律
6.8.1.会议期间应将移动通讯工具置于静音或振动状态，如遇紧急事情应到会场外接听。
6.8.2.会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。
6.8.3.会议坚持就事议事原则，做到高质高效。
会议必须形成决议并执行，避免漫天走题，无实际内容；议而不决，决而不记；记而不行，行而无结果的空头会。
6.8.4.会议期间与会人员注意倾听他人发言，不得交头接耳、随意走动或长时间滞留会场外，不得从事与会议无关的其他事情。
应积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。
6.8.5.与会人员须严格遵守会议保密纪律，密级会议原则上禁止拨打手机或录音。
除按规定履行职责外，不得外传会议讨论和决议情况。
凡泄密者，一经查出，视造成损失或影响程度的大小，按公司规定给予处罚。
6.9.会议室使用
6.9.1.会议室使用由人事行政部统筹安排。
1）会议室使用如有冲突，人事行政部将协调解决，坚持小会服从大会、局部服从整体的原则安排会议室，各部门需服从人事行政部的统一安排；
2）遇特殊会议，需临时调整的，使用部门可通过人事行政部协调。
6.9.2.会议室申请、取消
1）如需使用会议室，应提前通过门户系统预定会议室，或提前一天与人事行政部前台文员预约；
2）3人以下（含3人）的会议，应尽量使用办公室或会客厅，以便更合理安排会议室的使用；
3）已预定会议室的会议若临时被取消，应及时通过门户系统取消会议室预定状态，或及时通知人事行政部前台文员。
6.9.3.会议室设备
1）会议室使用人如需自行操作会议室各电器设备，应严格按照设备的使用程序操作，保证设备的完好及会议的顺利进行；
2）会议室使用人应爱护会议室的投影仪、遥控器、激光笔等设备；
3）会议结束后，使用人应对会议室进行整理，包括：
清理白板、关闭空调、灯、投影仪等；
4）人事行政部IT运维人员应对会议设备做定期维护。
6.9.4.会议室环境卫生
1）使用人需注意保持会议室的环境卫生；
2）不得在会议室乱扔废纸等杂物，不得在会议室吸烟；
3）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；
4）无特殊情况不得在会议室内用餐。
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