EPC工程档案管理.docx

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EPC工程档案管理

第十六章档案管理

16.1目的

为仔细做好公司档案管理工作，规范管理程序，明确管理职责，

界定工作界面，提升工作效率,促使档案信息资源的开发利用，更好

地为公司安全生产、经营管理和科技进步服务。

16.2档案管理职责

综合管理部档案室管理职责

（1）贯彻执行国家对于档案工作的政策法例,制定本公司档案工作规章制度，监察、指导、检查执行状况,规划本公司档案工作;

（2）负责采集、搜集、整理、分类、判定、保留、统计公司各种

档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监察、检查和指导；

（3）负责编写档案参照资料，编制检索工具，做好档案信息资源管理利用;

（4）负责申请上司档案管理部门对项目进行档案专项查完工作;

（5）组织、参加公司要点建设项目档案的专项查收;

（6）贯彻执行国家档案管理对于“三归入”“四参加”的规定，并进行指导和监察;（“三归入”使之档案工作归入到公司工作计划，归入领导议事日程，归入到公司员工的经济责任制、岗位责任制。

“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题判定会、设备开箱查收会、基建工程查收会。

）

（7）参加档案工作协作、学术研究和交流活动;

-690-

（8）培训公司专（兼）职档案工作人员;

（9）做好档案的查阅管理工作。

设计管理部职责

负责项目建设过程中的设计档案归口工作。

（1）负责查收项目完工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目完工图

和监理文件），采集、整理项当先期文件、项目完工查收文件等建设项目全过程档案资

料工作；

（2）负责项当先期的设计文件管理工作；

（3）项目动工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的有关技术人员进行档案管理业务培训和指导，明确归档要求；

（4）项目建设过程中，随时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、完工图、监理文件和项目管理文件的采集、编制状况。

（5）工程项目交接后，指导、检查、查收交工技术文件、设备随机文件、完工图、监理文件和项目管理文件。

公司其余部门职责

负责与其有关的项目档案资料的查收，整编后向档案室移交。

监理单位

监理单位对交工技术文件的形成、采集、组卷有组织、审察的责任，应实时对交工技术文件进行检查、审察、签证、盖章，组织承包

-691-

单位达成交工技术文件的组卷工作。

承包单位

承包单位依照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和

要求，达成担当的所有建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将

装订成册的完工文件正本、副本送项目指挥部项目组审察。

项目组在

收到完工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监察站对其达成审

核、签章确认工作，经公司档案室查收合格后归档。

-692-

16.3档案管理界面

序建设项

目档案

管理

号

内容

项目前

期文件

归档

项目竣

工文件

归档

公司档案室、综合

集

部、财务部、生产技术部、

设

财

承包/

监

公

设计管理部、工程计划

计

理

司

部、工程管理部、审计部、

管

务

总承包

档

团

采买部、执行部门

理

单

案

公

部

单位

位

室

司

采集先期文件，整理

收集前

检查、验

移交归档

期文件，

收前期

整理移

文件并

交归档

存档

指导、检

见公司

编制项

组织、审

指导、检

查承包/

档案室

目竣工

核承包/

查、查收

总承包

及指挥

文件并

总承包

并存档

单位编

部验交移交归单位编

制项目

办确认

档

制项目

竣工文

签章后

竣工文

件

办理支

件并签

付资料

章确认；

保证金、

编制监

付合同

理文件

最后一

并移交

笔款项

归档

项目竣

组织公司

达成消防、环境保

工验收

公司重要

护、安全设备、职业

文件归

建设项目

病防备设备、档案及

档

档案专项

完工决算审计等专

查收；参

项查收；达成采买总

加公司公

结、引进工作总结、

司重要建

生产准备及试运查核总

设项目竣

结组织项目完工查完工

工查收

作，采集完好的全套完工

查收文件，整理移交归档

达成相达成监

关单项理总结

总结

接收竣

工验收

报告（专

项查收）、

单项总

结、完工

验收鉴

定书等

文件材

料并存

档

-693-

16.4档案管理流程

先期文件归档流程

编

业务活动

操作岗位/部门

业务表单

描绘

号

工程动工前在立项、审批、招招标、

公司公司、国家和

地方政府有关部

勘探、设计以及工程准备过程中形

门、勘探、设计单

成文件

位等有关岗位

采集整理并移交归档

指挥部有关部门

有关岗位

检查查收并存档

设计管理部

档案资料移交清册

工程验交岗

先期文件归档流程步骤

施工单位、工程总承包单位达成施工文件及完工图的编制、整理

后，应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办挨次审察，审

核单位要对模卷的完好、正确、系统状况和模卷质量进行审察，在“交

工技术文件审察汇签表”中署名确认，并加盖自己名章及单位公章，

查收合格后由各职能部门填写资料移交清单，报分管领导署名后，至

少交两套资想到档案室归档，使用部门需要时，可向档案室借阅或复

制。

先期文件归档移交清单

-694-

档案材料移交清册

交接性质

移交部门：

负责人：

年

月

日

经办人：

年

月

日

接收部门：

负责人：

年

月

日

经办人：

年

月

日

监察部门：

负责人：

年

月

日

经办人：

年

月

日

695

档案资料移交清单

种类：

第

页

共页

形成

数目

序号

编号

档案（资料）名称

备

注

日期

件（册）

页（张）

移交部门：

（公章）分管领导：

接收部门：

（公章）分管领导：

移交时间：

年月日

移交人：

接收人：

696

完工文件归档流程

公司档案室工程管理部外面单位

开始

组织编制完工

承包商

文件

组织审察完工

监理单位

文件

签审项目管理项目管理人

文件员

指导、检查、档案管理人

查收及归档员

完工查收文件归档流程步骤

编号业务活动操作岗位/部门业务表单描绘

组织编制交工技术文件、完工图等完工文

承包商有关岗位

件，工程交接后三个月内移交归档

组织、审察交工技术文件的形成、采集和

监理单位

组卷工作，并实时对完工文件编制进行检

查、审察、签证、盖章

专业监理工程师

签审项目完工文件（含项目交工技术文件、

工程管理部

设备随机文件、项目完工图和监理文件）

并整理项目管理文件移交归档

指导、检查、查收并存档

公司档案室

工程交薪资

料移交目录

697

完工文件归档业务表单

项目名称：

单项工程名称：

单项工程编号：

竣薪资料

完工图

序号

文件编号

工程名称

页数

套

册

套

册

共计

移交单位（公章）：

接收单位（公章）：

移交人：

接收人：

移交日期：

接收日期：

完工文件归档业务表单

698

完工查收文件归档流程

综合管理部工程管理部外面单位

开始

组织专项

有关部门

查完工作

达成专项

有关部门

查完工作

组织编写项目负责

单项总结人

达成单项

有关部门

总结

编写完工完工查收

查收报告委员会

采集完工

交验人员

查收文件

移交档案档案管理

室人员

699

完工查收文件归档流程步骤

编号业务活动

1组织专项查完工作

达成消防、环境保护、安全

2设备、职业病防备设备、档案及完工决算审计等专项查收

3组织编制单项总结

达成勘探设计、采买、引进

4工作、施工、工程总承包、监理、生产准备及试运查核总结

5组织编写完工查收报告

采集全套完工查收文件，整

理并移交归档

7检查、查收并存档

操作岗位/部门业务表单描绘

HSE、公司档案

室、财务部、审计部

HSE、公司档案

专项查收报告

室、财务部、审计部

工程管理部、工程计划部、

设计管理部工程验交岗位

勘探设计单位、采买部、设计

单项总结

管理部、承包商、监理单

位、工程管理部、生产技术部、

设计管理部有关岗位

完工查收委员会完工查收报告

综合管理部工程验交岗位

建设项目归档文件

公司档案室档案采集岗

移交清单

档案查阅制度及流程

档案查阅制度

（1）查阅方式分为借阅和借出，本公司员工，因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地址,登记查阅业务范围内的档案资料，每人每次最多可查阅二卷或一套（特别状况例外）；查阅业务范围之外的档案，按专业的不一样性质，需办理查阅手续，经专业档案所属部门领导赞同后，方可查阅。

如需借出，须经综合管理部档案分管负责

700

人赞同，办理借阅手续后方可赐予借出复印件,原件任何时候不予借出档案室。

若查阅属知识产权保护范围内的各种档案，需经总经理或档案分管领导签批；

（2）借阅机密级档案资料，须由自己提第一版面申请，经本部门领导和综合管理部档案分管负责人署名后报总经理签批后方可借阅；

（3）借阅档案只限借阅者自己使用，禁止转借、代借、禁止涂改、撕页、禁止带回家或公共场所；

（4）借阅者应准时送还，借期最长不得超出十五天。

确因工作需要过期不可以送还时，一定带所借档案资料办理续借手续；逾期不还又不办理续借手续者，每超出一天罚款50-100元，将通知财务部扣除相应薪资敦促送还。

通知其单位领导并撤消其借阅资格；

（5）外单位查阅一般档案资料，凭据位介绍信，经招待单位负责人署名赞同，填写有关登记表。

经综合管理部负责人赞同后，只许查阅介绍信中所述范围内的档案资料，限在室内指定地址查阅，如需借出使用，须经综合管理部负责人署名赞同，方可借出。

属公司机密档案和知识产权保护范围内的档案一律禁止查阅。

（6）借阅者应爱惜档案，保持档案资料的完好洁净，不得任意在资料上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴，对于破坏档案、丢掉档案、涂改勾划档案者，将按原价的1—5倍补偿。

要责成自己写第一版面资料，依据情节轻重并依法追查其责任。

（7）借阅者在查阅保密资料时，一定签订保密协议，并严格执行保密规定。

丢掉资料的，应缴纳技术转让费、工本费等所有花费。

对造成失密的将按公司《保密制度》的规定进行办理。

（8）借阅档案资料，一般禁止复制，因工作需要对档案内容进行复制时，一定详尽填写档案复印登记表，并按需要复制相应的份数。

701

一定经综合管理部负责人赞同，并办理有关手续；档案管理人员对摘

录、复制的内容仔细查对后，出具证明，方能奏效。

带有密级和比较

重要的档案资料禁止复制。

外单位来我厂讨取档案资料时，应持单位

介绍信，按规定收取工本费。

知识产权范围以内的图纸资料供给时，

须与我厂签订技术转让协议后，可按技术转让合同规定供给。

（9）送还档案时，要按档案资料的次序排好，由档案人员当面盘点，并按要求填写利用成效。

借阅人员调出或调离原单位、出国、离退休时，一定将各种档案资料如数送还档案室，并按规定办理注销手续。

（10）员工调离本公司，在调离通知单上应有档案室署名，方能办理离公司手续。

702

档案查阅流程

审批部门

序

借阅人

查阅方

档案

号

式

本专业部

非本专业部门

总经理/档案室分管领

档案室

室负

门负责人

负责人

导

管理员

责人

借阅

→

登记

借阅

本专业

登记

借出

→

审批

→

借出

借阅

→

审批

→

登记

非本专

借阅

业

登记

借出

→

审批

→

借出

外单位

借阅

→

审批

登记

借阅

说明：

1.只赞同借出复印件；2.秘级文件须经总经

/档案分管理领导审批。

档案借阅申请单

借阅时间：

编号：

借阅人

部室

电话号码

跨专业借阅

是□否□

限制借阅

是□否□

借阅限期

送还

时间

档案号

档案名称

份数/页数

正/副本

库存

备注

份数

用途：

档案室经办人：

部门负责人

资料所在

档案室负责人

档案室

主管领导

部室负责人

分管领导

审批建议

说明：

本申请单调式两份，一份申请人拥有，一份档案室保存。

703

档案查阅登记表

序号

查阅时间

部门

查阅人

查阅内容

档案号/文件编号

送还时间

档案室经

备注

办人

704

档案查收流程

档案查收流程图

编

业务活动

操作岗位/部门

有关表格

描绘

号

公司档案室

编制档案查收申请报告，并填报《建设项目档案查收

建设项目档案查收

申请表》

申请表

档案管理岗位

进行建设项目档案专项查收，分初步查收和完工查收

公司档案查收组

两个阶段进行，要点在初步查收阶段。

组织档案查收。

组织查收的建设项目，需将查收结果

公司档案查收组

档案查收

报告

报公司公司存案。

组织整顿档案查收中提出的问题。

凡国家要点建设项

公司档案室

目填报《国家要点建设项目档案管理登记表》。

档案管理岗位

档案查收申请表

重要建设项目档案查收申请表

项目名称

审批（赞同）机关

立项日期

投资规模

建设单位

建设单位（法人）

设计单位

主要施工单位

主要监理单位

计划档案查收日期

计划完工查收日

期

联系人

联系电话

地址/邮编

电子信箱

705

申请单位自检建议

（单位盖章）

年月日

查收组织单位建议

（单位盖章）

年月日

设备随机资料管理流程

采买部在确认设备到货时间后，应组织相应的安装单位、监理公

司、工程管理部（或业务部室）、档案室、供货商，依据到货详细情

况依照查收方案进行外观检验和数目查收。

依据合同仔细盘点查收随

机资料，由上述参加各单位共同会签后，采买部填写档案资料交接登

记表移交档案室存档。

706

设备随机资料发放清单

序

生产厂家

资料内容

份

领用

设备名称

数

领用人

备注

号

单位

日期

16.5档案管理规定（附件）

707

第一章总则

第一条为仔细做好公司建设类项目档案管理工作，保证工程完工

档案的完好性、正确性和系统性，顺利经过上司档案管理查收，联合

公司档案管理的实质状况，特拟订本规定。

第二条本规定合用于公司所有建设工程项目。

第三条项目文件归档的依照

SH/T3904—2005《石油化工建设工程项目完工查收规定》

SH3503-2007《石油化工工程建设交工技术文件规定》

DA/T28-2002《国家重要建设项目文件归档及档案整理规

范》

GB/T11822-2000《科学技术档案模卷构成的一般要求》

第四条项目各部门、工程建设承包商、供货商、监理单位及参加公司项目建设的其余单位或个人都应恪守本规定。

本规定所称建设类项目档案是指公司所有项目建设从立项审批、招招标、勘探、设计、施工、监理到完工查收全过程中直接形成的拥有保留价值的图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各样载体的文件资料。

（一）项当先期文件是工程动工以前在立项、审批、招招标、勘探、设计以及工程准备过程中形成的文件。

包含：

环境影响评论文件及其赞同文件、项目建立安全评论报告、职业病危害预评论报告及其报批文件、可行性研究报告及赞同文件、工艺设计包、整体设计、初步设计及报批文件、施工图设计、招标招标文件、评标志录报告、中标通知书、工程承包合同、协议等。

（二）项目完工文件是项目完工时形成的反应施工（指建筑、安装）过程和项目真切相貌的文件，主要由项目施工文件、项目完工图和项目监理文件构成。

1.项目施工文件是项目施工过程中形成的反应项目建筑、安装

708

状况的文件。

2.项目完工图是项目完工后依照工程实质状况所绘制的图纸。

3.项目监理文件是监理单位对项目工程进度、质量、安全和建设资本使用等进行控制的文件。

（三）项目完工查收文件是项目完工后试运行中以及项目完工查收时形成的文件。

完工查收文件是建设项目的全面总结，包含完工查收报告、单项总结（勘探设计总结、采买总结、引进工作总结、施工总结、工程总承包总结、监理总结、生产准备及试运查核）、各专项查收文件和完工查收判定书。

第五条建设项目档案是建设项目历程的真切记录，是生产、管理、保护和改建的真切依照和不行重生资源。

第二章建设项目档案管理职责

第六条公司档案管理职责

（一）恪守国家有关法律法例和股份公司档案管理规定，成立健全项目档案管理工作各项规定。

（二）负责建设项目从立项审批、招招标、勘探、设计、完工查收全过程中，直接形成的拥有保留价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各样载体的文件资料的采集、整理、审察和归档工作，并对施工、监理资料进行检查、指导、查收。

（三）负责对建设项目档案工作的一致管理，敦促各部门、项目组实时按规定移交归档资料，对档案工作进行指导、监察、检查。

（四）与各部门、项目组亲密配合，参加建设项目施工交底会、工程质量和进度检查、工程重要设备到货开箱查收、工程完工查收。

（五）负责成立档案工作流程，对建设项目档案资料推行追踪管理、动向管理，进行动工项目档案管理登记。

709

（六）负责组织各部门、项目组等方面人员，依据档案工作的有关要求进行全面自检，参加上司部门组织的项目档案查完工作。

（七）负责组织对各部门、各项目组有关人员进行档案管理业务知识培训。

第七条各部门、项目组文件及档案管理职责

（一）负责本部门波及文件、资料接收、散发、存档、管理等工

作

（二）在下达项目计划任务书、签订合同、协议的同时，应明确建设项目文件归档范围及要求，并实时通知档案管理人员。

（三）检查建设项目施工进度和质量的同时，对该项目施工单位交工技术文件的编制、整理、判定工作进行检查。

（四）负责对承包商、监理单位等项目完工文件进行检查、审察，保证其完好、正确、系统，并组织归档前的整理及归档工作，按档案管理要求向档案室归档。

（五）建设项目工程完工查收以前，应实时通知档案室申请档案专项查收。

（六）安排专人按期向档案室进行资料归档。

第三章建设项目档案管理

第八条为保障档案资料的完好、正确、系统、安全和有

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