职称计算机考试Excel.docx

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职称计算机考试Excel

使用excel

“格式——单元格”是很重要的命令

1.快速选择

选定一个单元格后按住shift然后选择最后的位置即可。

2.选择快捷方式

单击鼠标右键，选择“自定义”，其中包括“绘图”等各个工具栏。

3.彻底清除单元格内容

先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。

要彻底清除单元格，可用以下方法:

选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑→清除”命令，这时显示“清除”菜单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

4.一次性打开多个工作簿

单击一个文件夹后，按住Shift键或Ctrl键，用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“打开”命令。

5.快速切换工作簿

要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。

“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。

“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。

6.设置密码

“工具”——“选项”——“安全性”

7.快速选定不连续单元格按下组合键

按下“Shift+F8”，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。

8.根据条件选择单元格单击（暂时没看懂）

“编辑→定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据你要选中区域的类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型（），例如“常量”、“公式”等，此时还可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。

9.“ctrl+x”剪切“ctrl+c”复制“ctrl+v”粘贴

“ctrl+z”撤销“ctrl+y”恢复

10.快速删除空行

有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。

你可以利用自动筛选功能来实现，方法是:

先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。

在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑→删除行”，然后按“确定”，所有的空行将被删去。

注意:

插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

11.回车键的粘贴功能

回车键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时（虚线框），按下回车键可以实现粘贴功能。

注意:

不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换，此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。

12.对多个工作表快速编辑

如果想一次操作多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法。

按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，就可以实行多方面的批量处理。

一般情况下，进行的操作主要有如下几种:

1.页面设置，可快速对选中工作表设置相同的页面。

2.输入相同的数据，可快速在多个工作表中输入相同的数据。

3.快速操作，在多个工作表中进行一系列相同操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并撤销等。

4.输入公式，快速输入相同的公式，进行公式汁算。

13.备份工件簿

单击“文件→保存”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，单击“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份”选项（），单击“确定”按钮保存。

以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。

14.自动打开工作簿（微软Office技巧大赛获奖作品）

我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:

\PrograrnFiles\MicrosoftOffice\Office10\XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开相应工作簿。

15.快速浏览长工作簿

当你浏览一个有很长内容的表格时，按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角（即A1单元格），按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。

16.绘制斜线表头

在Excel中实现斜线表头具体的方法:

单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，选择“文本控制”下面的“自动换行”，再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线，设置好后，单击“确定”按钮，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。

现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动（因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行）。

现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。

17.打开“绘图”

鼠标右键单击菜单栏空白处，在下拉菜单中选择“绘图”即可。

18.每次选定同一单元格

有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。

但每次输入一个值后按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。

如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则问题会立刻迎刃而解，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。

19.禁止复制隐藏行或列中的数据（隐藏命令单击右键即可找到）

如果你复制了包含隐藏列（或行）的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。

要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。

20.制作个性单元格

如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:

先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。

单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。

如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。

将“颜色与线条”下的“颜色”对话框选定为“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。

如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。

21.在一个单元格内输入多个值

单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。

22.一个单元格内快速换行

我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:

在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。

23.巧变文本为数字

在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的（数字默认是右对齐，而文本是左对齐的），即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。

有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:

在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。

24在单元格中输入0值

一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:

先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。

这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。

25.快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）

在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。

方法如下:

用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。

同样用Enter可以按列输入数据。

26.快速输入欧元符号

先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘（俗称小键盘）键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。

27.输入有规律数字

有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:

2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成:

先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8……）。

28.快速输入特殊符号

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。

这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:

不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（），在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

29.快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。

我们用下面的方法来实现单位的自动输入:

先将数值输入相应的单元格中（注意:

仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。

30.巧妙输入位数较多的数字

大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。

如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。

其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:

'必须是在英文状态下输入）。

31.快速输入拼音

选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。

单击格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。

32.插入“√”

首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入a或b，即在单元格中插入了“√”。

33.对不同类型的单元格定义不同的输入法

在一个工作表中，通常既有字母又有汉字。

于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。

下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换:

1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮;2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。

此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。

34.在一个单元格中显示多行文字

选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框（）即可。

35.设置单元格边框

选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡（），然后在“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。

要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。

36.输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品）

在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。

按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。

我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格→对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。

37.隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品）

有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。

单击“格式→单元格”命令，选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”（3个分号）即可（英文状态）。

38.彻底隐藏单元格

在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低了隐藏效果。

如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），这样就可以避免上面所发生的情况了。

39.快速输入自定义短语

使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。

定义“自动更正”项目的方法如下:

单击“工具→自动更正选项”命令，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“电脑报”，在“替换为”框中键入要替换的内容，如“电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。

以后只要输入“电脑报”，则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。

40.设置单元格背景色

选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击“图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“图案”下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。

41.在Excel中不丢掉列标题的显示

你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？

这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:

选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题会保持可见部分时。

42.快速访问单元格格式

选择需要格式化的单元格按下“Ctrl+1”组合键；“格式——单元格”；单击右键选择“设置单元格格式”就可以打开“单元格格式对话框”。

（3种方法）

43.固定显示某列（与行类似）

不少人在工作中用Excel做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行信息不能同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。

用下面的方法就可以解决这个问题:

首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。

如果你想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结

窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它即可。

44.为单元格添加批注

Excel为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。

添加批注的方法是:

单击要添加批注的单元格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好后单击批注框外部的工作表区域即可。

在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。

将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。

45.数据自动输入

在Excel中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。

例如，当需要输入12/10/91～12/10/99这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入12/10/99，然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。

当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式（）。

对于数字而言，还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。

46.在Excel中快速计算一个人的年龄

Excel中的DATEDIF（）函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。

因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。

在一个空白工作表中的A1单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日，在A2单元中输入type=DATEDIF（A1,TODAY（）,"y"），然后按Enter，这个人的年龄（以年表示）将被显示在A2单元中。

47.在Excel中插入柱状图

选定区域后，点“插入—图表”，并且可以更改背景墙格式。

48.创建图表连接符

要创建连接符，可按以下步骤进行:

首先绘制需要连接的基本性状。

在“绘图”工具栏上单击“自选图”按钮，选择“连接符”，并选中需要使用的连接符类型。

鼠标指针将变成带有4条放射线的方形，当鼠标停留在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击希望连接符连接的点。

然后在另一形状的连接点上重复这个过程。

49.将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中

假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”或“如打印效果”两种显示方式（图1），如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。

在这里选择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮，单击“确定”按钮。

然后进入Word中，单击“编辑→粘贴”命令，即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。

如果用户没用添加表格框线，那么选择“如打印效果”后，在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项，“粘贴图片”操作后，图片会有和屏幕显示一样的边框。

50.将Word内容以图片形式插入到Excel表格中

如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中，可按照如下步骤进行:

首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。

利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。

51.通过一次按键创建一个Excel图表

这是一个非常老套的Excel窍门。

要想使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下F11键。

Excel将自动为你创建图表。

另外，在选好单元格后按下“Alt+F1”，你将得到相同的结果。

52.绘制平直直线

在Excel绘制直线时是不是很难？

其实，在应用直线绘制工具时，只要按下Shift键，则绘制出来的直线就是平直的。

另外，按下Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。

一、函数和公式编辑技巧

53.对相邻单元格的数据求和

如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中，操作如下:

先选定单元格B6，输入“=”，再双击常用工具栏中的求和符号“Σ”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5，选中整个B2～B5区域，这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum（B2:

B5）”，单击编辑栏中的“√”（或按Enter键）确认，公式即建立完毕。

此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格B6中。

54.对不相邻单元格的数据求和

假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下:

先选定单元格E6，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“Σ”;接着单击单元格B2，键入“，”，单击C5，键入“，”，单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，确认后公式即建立完毕。

55.解决SUM函数参数中的数量限制

Excel中SUM函数的参数不得超过30个，假如我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM（A2，A4，A6，……，A96，A98，A100）显然是不行的，Excel会提示“太多参数”。

其实，我们只需使用双组括号的SUM函数;SUM（（A2，A4，A6，……，A96，A98，A100））即可。

稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。

56.快速查看所有工作表公式

只需一次简单的键盘点击，即可显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。

操作方法如下:

要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下“Ctrl+`”（与“~”符号位于同一键上。

在绝大多数键盘上，该键位于“1”键的左侧）。

57.实现条件显示

统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格”;输入60以上的分数时，显示为“及格”。

这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。

假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。

那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级:

=if（b3<=60,“不及格”，“及格”）分“不及格”和“及格”2个等级=if（b3<=60,“不及格”，if（b3<=90,“及格”，“优秀”））分3个等级=if（b3<=60,“不及格”，if（b3<=70,“及格”，if（b3<90,“良好”，“优秀”）））分为4个等级注意:

符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。

58.在Excel中进行快速计算

查看一系列单元格的最大值的操作方法:

选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。

状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。

如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。

该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。

此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。

59.同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品）

如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。

下面我们一起来看一个实例。

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