档案服务机构管理与服务规范Word文档下载推荐.docx
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3.3
档案服务项目archivalserviceproject
档案服务机构（3.2）根据委托人需求向其提供相应的档案服务（3.1），在合同约定的时限内，通过一定量的资源投入，经过策划、实施和验收等一系列项目管理程序，实现委托目标的活动。
3.5
委托人client
在项目合同中约定，具有项目委托主体资格和支付服务价款能力的当事人或取得该当事人资格的合法继承人。
3.7
项目管理projectmanagement
档案服务机构（3.2）为达到项目既定目标而进行的策划、组织、实施、监测和控制的协调活动。
[GB/T23691—20092.1.4]
3.8
项目经理projectmanager
带领项目团队（3.9），有权力和责任通过项目管理（3.7）执行项目并达到项目目标的人。
[GB/T23691—20092.4.8]
3.9
项目团队projectcompany（department、group）
为执行项目而组织起来的人员的集合。
[GB/T23691—20092.4.9]
3.10
项目经理负责制projectmanagerresponsibilitysystem
以项目经理（3.8）为责任主体的项目目标管理责任制度。
3.11
项目目标管理责任书letterofresponsibilityforprojectobjectivemanagement
根据项目合同和经营目标，规定项目经理（3.8）和项目团队（3.9）应达到的质量、安全、进度和成本等控制目标的文件。
3.12
项目作业策划operationplanningofproject
将委托人（3.5）要求转化为项目作业技术方案的过程，包括编制档案服务项目（3.3）作业流程、标准规范等内容。
3.13
作业operate
把项目作业策划（3.12）成果转化为项目目标的具体实施过程。
3.14
项目检验test
通过档案实体检查、档案数据检索验证、档案管理系统应用测试等形式所进行的档案服务项目（3.3）质量评价。
3.15
项目完工验收completionacceptanceofproject
委托人（3.5）接收档案服务项目（3.3）成果前，按项目合同约定组织项目检验（3.14）的过程。
4总则
4.1本标准是档案服务机构在本省开展档案服务的重要参考依据。
4.2档案服务应符合国家相关法律、法规、标准规范。
4.6档案服务机构应遵循“自愿、平等、公平、诚信”的原则开展档案服务活动。
4.9档案服务收费应按照项目合同约定，参考本标准确定的计量方式合理收费。
4.7档案服务机构应遵循档案保密的原则，不得披露、公开、擅自留存档案实体及其内容，维护和保障委托人的合法权益。
4.4档案服务实行项目管理，包括了项目范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险、采购、集成管理，执行项目经理负责制。
4.5档案服务机构须建立覆盖档案服务全过程的质量管理体系、安全管理体系、职业健康管理体系，保证项目的质量，满足项目合同及相关方的要求。
4.8档案服务机构应与委托人签订项目合同，明确服务内容和范围、服务场所和工作条件、执行的标准、质量目标、验收方式、合同双方的义务和权利、服务计量方式、付费方式、项目成果交付期限、违约责任和赔偿条款、争议处理方式、保密条款（也可签订专门的保密协议）、知识产权归属和处理方式等。
4.10档案服务机构业务活动应接受项目所在地档案行政管理部门的监督管理。
5档案服务机构
5.1一般规定
1档案服务机构应在市场监督管理部门注册登记，具有市场主体资格，依法纳税和缴纳员工社会保险。
2档案服务机构应具有开展服务所必须的服务场所及其他配套设备、设施，服务场所内必须配备必要的档案安全保护设备、设施。
3服务场所内必须配备保障员工职业健康的相关设备、设施。
4应公布清晰的档案服务项目内容和计量收费标准，服务范围符合法律、法规规定，维护良好信用。
5项目团队管理人员应经过档案管理岗位培训、执业培训，取得相应的证书或技能认证。
6档案服务机构的能力评估可通过档案服务行业协会等组织开展，档案行政管理部门予以行政指导，处理异议申诉。
5.2档案服务机构能力评价等级
5.2.1A级档案服务机构
一般规定以外，还需有以下资质：
1档案服务年营业收入2000万元以上；
2档案服务从业人员300人以上；
3通过GB/T19001、GB/T28001、GB/T22080认证，认证范围覆盖档案服务，拥有档案数字化加工类国家秘密载体印制乙级资质；
4设置负责行政人事、市场开发、产品研发、项目管理、信息技术、品质管理等业务活动的部门机构；
5行政管理、财务管理、项目管理、档案管理、人力资源等制度健全；
6制定了“档案服务”相关的内控制度；
7具有策划、科研能力，承担过三个以上省部级（含）以上档案科技项目，并通过鉴定；
8具有自主开发的档案服务相关的软硬件，并获得相关知识产权；
9从业人员具有3名以上档案高级专业技术资格，10名以档案中级专业技术资格；
10档案服务业绩满足以下任意两项条件：
承担过5个以上合同金额100万以上的档案寄存、整理或数字化项目，通过验收；
承担过数字档案馆（室）建设项目，经国家档案局测试或评价通过；
档案服务项目获国家级奖项
项目档案为项目主体获国家级奖项作重要支撑，并经业主认可
浙江省档案服务机构信用评价等级为AAA级。
5.3B级档案服务机构
1档案服务年营业收入1000万（含）以上；
2档案服务从业人员100人（含）以上；
3通过GB/T19001、GB/T28001认证，认证范围覆盖档案服务；
4设置负责行政人事、项目管理、信息技术、品质管理等业务活动的部门机构；
5行政管理、财务管理、项目管理、档案管理等制度健全；
7具有一定的策划、科研能力，承担过两个以上省部级以上档案科技项目，并通过鉴定；
8从业人员具有1名以上档案高级专业技术资格，5名以上档案中级专业技术资格；
9档案服务业绩满足以下任意两项条件：
承担过5个以上合同金额50万以上的档案寄存、整理或数字化项目，通过验收；
承担过数字档案馆（室）建设项目，经省档案局测试或评价通过；
档案服务项目获省级奖项；
项目档案为项目主体获省级奖项作重要支撑，并经业主认可。
浙江省档案服务机构信用评价等级为AA级以上。
5.4C级档案服务机构
1档案服务年营业收入500万以上；
2档案服务从业人员30人以上；
3主要档案服务项目管理人员具有五年以上档案服务经历；
4财务管理、档案管理等制度健全；
5从业人员具有3名以上档案中级专业技术资格；
6档案服务业绩满足以下任意两项条件：
承担过5个以上合同金额25万以上的档案寄存、整理或数字化项目，通过完工验收；
承担过数字档案馆（室）建设项目，经市档案局测试或评价通过；
档案服务项目获市级奖项；
项目档案为项目主体获市级奖项作重要支撑，并经业主认可。
7浙江省档案服务机构信用评价等级为A级以上。
6档案服务的内容与计价
6.1档案服务的内容
6.1.2档案管理咨询服务
为委托人提供档案管理体系策划、档案管理体系建设、档案管理绩效评估等管理咨询服务。
6.1.3档案鉴定咨询服务
为委托人提供文档价值、档案划控、档案销毁等鉴定咨询服务。
6.1.4档案用房建设咨询服务
为委托人提供档案库房、阅览室、业务技术用房等档案用房的建设、装修、改造的规划和设计的相关咨询服务。
6.1.5传统载体档案整理服务
对委托人形成的传统载体档案进行分类、鉴定、组织保管单位、排序、编号、编目、编制索引和指南、上架，使之有序化的服务。
6.1.6档案寄存服务
在不改变档案所有权和处置权的前提下，为委托人提供档案保管、寄存、利用等服务。
6.1.7档案实体保护服务
为委托人提供档案实体修复、去酸、仿真、虫霉防治等服务。
6.1.8档案设备配置咨询服务
为委托人提供档案设备的选型、购置等咨询服务。
6.1.9传统载体档案数字化服务
利用计算机技术对委托人的纸质、音像等传统载体档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务。
6.1.10电子文件整理服务
对委托人形成的电子文件进行分类、鉴定、组织保管单位、排序、编号、编目的服务。
6.1.11档案信息保护服务
为委托人提供介质安全存储、系统环境检测、网络安全维护、信息设备管理、容灾备份等服务。
6.1.12档案管理系统开发服务
为委托人提供档案管理系统设计、开发、集成、运行测试等服务。
6.1.13档案文化开发服务
为委托人提供档案编研、档案展览、档案影视作品制作、档案文创、档案网站建设、档案APP开发等服务。
6.1.14档案数据化服务
通过对档案数据的处理，为委托人提供可供分析、查询、共享的结构化数据的服务。
6.1.15档案委托查找服务
为委托人查找档案并反馈相关信息的服务。
6.1.16档案培训服务
为委托人提供档案专业知识、档案实务操作、档案服务执业能力、订单式培养档案人员等培训服务。
6.1.17档案科研服务
为委托人提供档案科研课题申报、开发、推广、应用、成果转让等技术服务。
6.1.18档案项目招标代理服务
在取得相应资质的前提下，为委托人提供档案项目的招标文件制作、招标公告发布、投标人资质审查、组织专家评审、中标公告、中标通知、合同鉴证等服务。
6.1.19档案服务项目监理服务
为委托人提供档案服务项目的质量、进度、计量支付的监督管理与控制的服务。
6.1.20档案驻点服务
档案服务机构以派遣人员的形式，在约定的时间内为委托人提供档案管理相关服务。
6.2档案服务计价方式
6.2.1一般规定
1按档案排架长度计价。
2按档案保管单位数量计价。
3按所属项目标的金额比例计价。
4根据委托的内容和范围、项目人员投入数量与时间、深度、级别等因素，采用因素分析法、导向定价法计价。
6.2.2分项规定
6.2.2.1档案管理咨询服务计价
按咨询内容和范围、咨询时间、咨询深度计价。
6.2.2.2档案鉴定咨询服务计价
按文件数量，或档案保管单位数量，或排架长度计价。
6.2.2.3档案用房建设咨询服务计价
1.根据实现的功能需求、用房面积计价。
2.按所属项目标的额的比例，或项目的建筑面积，或项目的建筑造价计价。
6.2.2.4传统载体档案整理服务计价
1按档案保管单位数量，或排架长度计量，或全宗（单位）数量计价。
2以人为对象的整理服务按人的数量计价。
6.2.2.5档案寄存服务计价
1寄存档案保管服务排架长度，或存放空间大小计价。
2寄存档案利用服务按保管单位数量、利用次数计价。
3寄存档案代为销毁服务按排架长度，或存放空间大小计价。
6.2.2.6档案实体保护服务计价
按档案保管单位数量、抢救对象的价值、档案受损程度计价。
6.2.2.7档案设备配置咨询服务计价
按档案设备的类型、功能需求、数量、标的价格计价。
6.2.2.8传统载体档案数字化服务计价
1档案信息著录服务按条目数计价。
2全文扫描服务，折算成A4幅面按页数计价。
6.2.2.9电子文件整理服务计价
按电子文件件数量计价。
6.2.2.10档案信息保护服务计价
按数据量、端口数、信息安全防护等级计价。
6.2.2.11档案管理系统开发服务计价
按档案管理系统涉及的功能需求、开发人员数量、开发时间计价。
6.2.2.12档案文化开发服务计价
按档案文化开发产品或服务的需求、数量、级别、投入人员数量、开发时间等计价。
6.2.2.13档案数据化服务计价
按数据量计价。
6.2.2.14档案委托查找服务计价
按档案的数量、价值计价。
6.2.2.15档案培训服务计价
1培训服务按时间、次数、培训项目、师资水平计量，培训教材按培训项目、次数计价。
2订单式培养按人或团体数量计价。
6.2.2.16档案科研服务计价
按科研项目级别、项目规模、课题难度计价。
6.2.2.17档案服务项目招标代理计价
按档案服务项目标的额的比例计价。
6.2.2.18档案服务项目监理服务计价
按档案服务项目标的金额比例计价。
6.2.2.19档案驻点服务计价
按档案服务机构派遣人员的数量、服务时间、服务内容和范围计价。
7项目管理
7.1一般规定
7.1.1项目必须由档案服务机构与委托人签订书面项目合同。
禁止档案服务机构从业人员以个人名义接受委托。
7.1.2档案服务机构应明确部门或管理人员，负责对项目全过程的指导、监管、评估、考核和奖惩。
7.1.3档案服务机构应建立与项目合同约定相适应的项目团队，视项目规模成立项目公司、项目部或项目组，行使项目管理职能。
7.1.4项目团队应建立项目管理体系。
根据项目目标，编制包括组织形式、职责、制度、时间、成本、质量、人力资源、程序和方法、评价等内容的项目管理体系文件。
7.1.5实行项目经理负责制。
采用“项目目标管理责任书”的形式，明确项目目标和项目经理的职责、权益。
7.1.6项目经理应根据档案服务机构的授权和“项目目标管理责任书”中规定的内容，制订项目实施计划，对项目自启动至项目完工全过程进行管理。
7.1.7禁止档案服务机构对项目进行私自转包、二次分包，禁止档案服务机构进行资质挂靠。
7.2任命项目经理和组建项目团队
7.2.1由档案服务机构下达项目作业任务书，任命项目经理。
7.2.2项目团队由项目经理负责组建，档案服务机构依据项目合同内容和要求，对其进行整体能力的评估，评估通过后，批准其正式组建。
7.2.3项目团队的组建应包括下列内容：
1确定项目团队的组织形式。
2确定项目团队的管理范围和任务。
3确定项目团队的职能、岗位设置和职责。
4确定项目团队的组成人员。
5与档案服务机构签订“项目目标管理责任书”。
6组织编制项目团队的管理规定和考核、奖惩办法。
7.2.4项目团队的组织形式应根据项目的规模、组成、专业特点与复杂程度确定。
7.2.5项目团队的人员配置和管理规定应满足项目管理的需要。
7.2.6项目团队制定的管理规定与档案服务机构现行的规章制度不一致时，应报档案服务机构批准。
7.3项目团队的职能
7.3.1项目团队具有对项目组织实施和控制的职能。
7.3.2项目团队应对项目的质量、安全、进度和成本目标全面负责。
7.3.3在项目合同范围内，项目团队具有与委托人、档案服务机构职能部门以及其他相关方沟通与协调的职能。
7.4项目管理团队岗位设置及职责
7.4.1根据项目合同范围和档案服务机构有关规定，项目管理团队一般应设立以下专门岗位：
业务主管、信息技术主管、质量主管、项目组长，小规模的项目可视情况合并设立管理岗位，但应保证相应的管理职责得到落实。
7.4.2项目团队主要岗位的职责：
1项目经理
项目经理是项目团队的负责人，代表档案服务机构执行项目合同，组建项目团队，制定项目的各项管理规定，组织项目实施，对项目管理体系（7.1.4）全面负责，对项目实施的质量、安全、进度和成本进行全面监控，并负责项目完工准备工作和项目合同结算工作。
2业务主管
负责项目作业策划，编制项目各子项和项目整体的试作业管理计划和培训计划，组织岗前培训，指导试作业的准备工作，处理试作业中发生的业务问题，参加项目考核、验收。
3信息技术主管
负责项目的信息技术处理工作，完成项目合同对信息化进度、质量的要求，对项目中的软硬件进行维护管理，建立软硬件维护台账。
负责与档案服务机构的信息技术部门对接，共同处理项目目实施过程中的技术难点。
4质量主管
根据项目管理体系的质量要求，负责项目的质量管理、考核。
负责与档案服务机构的品质管理部门对接。
5项目组长
指导和管理项目组内专业人员的作业，审查组内成员的工作输出成果。
7.5项目团队管理人员的执业要求
7.5.1项目经理应具备以下执业要求：
1具有良好的职业道德。
2具备决策、组织、领导和沟通能力，能正确处理、协调与委托人、档案服务机构职能部门以及其他相关方之间的关系。
3具有项目管理的专业技术、方法和能力。
4熟悉档案业务，掌握经济、法律等知识。
5获得档案中级（含）以上专业技术资格或具有三年以上项目实施经验。
7.5.2业务主管、信息技术主管、质量主管应具备以下执业要求：
2具备管理和沟通能力，能正确处理、协调与项目团队成员、档案服务机构对口职能部门之间的关系。
3获得相关专业初级（含）以上专业技术资格。
7.5.3项目组长应具备以下执业要求：
2具备一定的管理和执行能力，能根据计划完成项目组工作内容。
3获得档案初级（含）以上专业技术资格或具有一年以上项目实施经验。
7.6项目目标管理责任书
7.6.1项目管理目标责任书是考核项目经理和项目团队的主要依据。
7.6.2项目管理目标责任书应包括以下主要内容：
1明确项目应达到的质量目标、安全目标、进度目标和成本目标等。
2明确档案服务机构职能部门与项目团队之间的关系。
3明确项目经理的职责、权益。
4明确项目所需资源及计算方式。
5明确档案服务机构对项目团队人员进行奖惩的依据、标准和办法。
6明确档案服务机构向项目经理委托的其他事项。
7.7项目进度管理
7.7.1项目团队应对项目活动进行分解，对分解后的各项作业活动进行排序和工期测算，据此编制进度计划，建立进度节点，实施进度控制，确保项目在合同约定的时间内完成。
7.7.2项目团队应根据进度计划和节点，对实际进度进行测量、偏差分析和预测，建立进度检查记录，必要时采取纠正措施或进行进度计划变更。
7.8项目质量管理
7.8.1项目团队应切实执行项目管理体系中的质量检验标准和质量控制目标。
7.8.2档案服务项目可采用项目团队自查、档案服务机构品质管理部门抽查、档案服务机构组织验收等多种方式，计算机自动检验、人工检验等多种手段，进行质量管理。
7.8.3项目团队应编制项目质量控制计划，按时进行质量检验和监督，建立质量检验记录。
7.9项目成本管理
7.9.1项目团队应制订项目资源计划，根据资源计划进行成本估算，编制控制估算，报档案服务机构批准。
7.9.2项目团队根据批准的控制估算、项目活动分解结果编制详细的成本预算（基准）计划，报档案服务机构批准。
7.9.3项目团队应以批准后的成本预算（基准）计划为基准，对实际费用及其偏差进行测量、偏差分析和预测，必要时采取纠正措施或进行成本预算（基准）计划变更，把项目成本控制在可接受的范围内。
7.9.4项目团队应在项目结算后应及时编制成本分析报告。
7.10项目档案安全管理
7.10.1项目团队应配备必要的安全保护设备，建立安全保密制度，对项目涉及的工作人员、服务场所、作业设备、网络环境、数据载体、档案实体等安全因素进行全面控制，作业期间定期进行安全保密检查。
7.10.2项目成员必须签订保密协议，经安全保密培训合格后才能上岗。
对于具有特殊保密要求的服务项目，应对项目成员须进行犯罪记录调查。
7.10.3项目团队应建立安全岗位责任制，明确专人负责档案安全保密工作。
7.10.4项目团队应建立档案风险事件应急预案，将安全、泄密事故带来的损失降到最小。
7.11项目职业安全、健康管理
7.11.1项目团队应在服务场所内配置必要的设备，保证工作人员的作业安全和职业健康。
7.11.2项目团队应建立应急预案，适时进行应急预案演练，以提高发生紧急情况时的应对能力。
7.12项目合同管理
档案服务机构应建立项目合同管理台账，对项目合同的订立、履行、变更、终止、违约、索赔、争议处理等全过程进行管理，确保合规执行项目合同，维护档案服务机构及委托人的合法权益。
7.13项目设备管理
档案服务机构应设置专职人员对档案设备进行管理：
1采购前对供应商进行审核，建立供应商档案。
2根据项目情况编制设备采购计划，报档案服务机构审批后执行。
3根据项目进度，提前为项目采购、调配相应的设备，交付项目使用时应履行交接手续；
项目结束后及时与项目对接，测试后收回。
5建立设备台账，完整地记录设备采购、调动、维护情况。
项目团队应指定专人负责对项目中的设备进行维护管理。
8档案服务流程
8.1档案服务流程图
8.2项目洽商
档案服务机构在获取项目信息后，应对项目情况进行预调研、项目洽商，根据委托人发布的采购信息编制投标文件，经评审确定中标后，建立项目承接关系。
8.3项目合同签订
8.3.1档案服务机构应以法人身份与委托人签订项目合同。
8.3.2必要时，项目合同应进行第三方鉴证。
8.4项目作业策划
8.4.1根据项目合同和项目情况，由项目团队组织开展项目作业策划，项目作业策划应科学、务实。
8.4.2作业策划的依据是档案和相关专业的法律、法规、标准规范，以及委托人已有的档案制度、档案规范、工作流程和相关的参考资料。
8.4.3作业策划的成果包括项目应执行的标准规范、项目的作业流程、项目质量检验标准以及委托人的其他需求。
8.4.4项目作业策划文件应先经过档案服务机构评审，评审通过后再交由委托人审核。
8.5项目技术交底
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