EXCEL知识讲解.docx

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EXCEL知识讲解

办公自动化基础之

Excel

应用

2006-10-20

[Excel基础知识]

1、简介：

是一种流行的、强有力的电子表格处理软件，主要用于对数据的处理，统计分析与计算；主要内容包括创建和打印电子表格，在电子表格中进行数据计算，使用图表表达数据信息，使用电子表格管理数据信息和分析数据信息等。

启动Excel：

a、双击桌面Excel应用程序图标

b、开始——程序——Excel

c、选中Excel应用程序图标——右键——打开

d、选中Excel应用程序图标——Enter

工作窗口：

（包括标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、编辑栏、数据区和状态栏等。

）

编辑栏：

用来显示和编辑活动单元格中的数据和公式，编辑栏左边的名称框用来显示单元格标识和编辑单元格的名称。

（“视图”菜单——编辑栏）

2、基本概念：

单元格：

是工作表的存储单元，Excel表格中最小的组成单位，每一行和列交叉处即为一上单元格，

活动单元格：

指目前正在操作的单元格，边框成粗线

表格区域：

指工作表中定义的一些矩形块区域。

（用该区域左上角和右下角的单元格的位置来引用该区域，中间用冒号做分隔符。

如A5：

D9）

工作表：

工作表是用来存储和处理数据的主要文档，是工作薄的一部分，也称电子表格。

每个工作表可以有256列，65536行。

工作薄：

是计算和存储数据的文件,包含255张工作表。

[常规操作]

a、工作簿：

1）

新建：

2）打开：

3）保存：

4）关闭：

b、工作表：

1）插入工作表：

a）“插入”==工作表

b）工作表标签==右击==插入==工作表==选择==确定

2）删除工作表：

（删除后不能恢复）

a）“编辑”==删除工作表

b）工作表标签上右击==删除工作表

3）移动工作表

a）“编辑”==复制或移动工作表==选择设置工作表及工作薄==确定

b）工作表标签上右击==复制或移动工作表==选择设置工作表及工作薄==确定

c）选择工作表==拖动（当出现“▼”时松开鼠标，在当前工作薄中移动）

4）复制工作表

a）“编辑”==复制或移动工作表==选择设置工作表及工作薄==勾选“创建副本”==确定

b）工作表标签上右击==复制或移动工作表==选择设置工作表及工作薄==勾选“创建副本”==确定

c）选择工作表==Ctrl+拖动（当出现“▼”时松开鼠标，在当前工作薄中复制）

5）

背景：

格式==工作表==背景

6）重命名：

格式”==工作表==重命名；

工作表标签上按右键==重命名

7）隐藏和显示行/列

a）

隐藏：

定位==格式==行/列==隐藏

b）取消隐藏：

若要显示被隐藏的行则应选定其上方和下方的行；若要显示被隐藏的列，则应选定其左侧和右则的列。

再执行：

格式==行/列==取消隐藏

c、单元格：

1）选定：

单击：

选择单个Ctrl+单击：

选择不连续多个Shift+单击：

选择连续多个

行/列：

行/列的标签上单击（单击拖动：

多行或多列、Ctrl+单击[不连续]、Shift+单击[连续]）

整张表格：

单击行“原点”按钮“

”或者Ctrl+A

2）重命名：

选中——名称框中输入——Enter（单元格或单元格区域）

3）内容输入：

选中——键入所需内容（键入时，可按方向键、Tab、Enter移动选择）

内容删除：

“编辑”——清除——内容（Delete）

4）移动和复制：

移动：

鼠标置于边框线上——单击拖动

（“编辑”菜单、常用工具栏、Ctrl+X/Ctrl+V、右击）

复制：

鼠标置于边框线上——Ctrl+单击拖动

（“编辑”菜单、常用工具栏、Ctrl+C/Ctrl+V、右击）

注：

“编辑”——选择性粘贴：

可选择性的应用所复制的内容、格式、公式等。

5）添加与删除：

A、添加：

选中——“插入”——单元格/行/列

单元格/行标签/列标签上右击——插入

B、删除：

选中——“编辑”——删除

单元格/行标签/列标签上右击——删除

注：

删除与清除的区别：

删除是剪掉行、列、单元格；清除则是擦除单元格中的内容。

[工作表的格式化]

1、单元格格式：

选中单元格（可多选）——“格式”——单元格

选中单元格（可多选）——右击——设置单元格格式

选中单元格（可多选）——Ctrl+1

设置内容：

数字：

设置单元格中数字格式。

对齐：

设置单元格中内容的对齐方式。

字体：

设置单元格中内容字体（类似于Word中字体对话框）。

边框：

设置单元格边框。

图案：

设置单元格底纹。

保护：

对单元格实施保护功能。

2、自动套用格式：

选中单元格（可多选）——“格式”——自动套用格式

3、条件格式化：

给单元格设置条件，并在单元格满足该条件时，显示用户所给予的格式。

选中单元格（可多选）——“格式”——条件格式——设置

注：

同一块数据区域，一次性最多只能设3个条件格式。

4、样式：

将单元格的一系列格式（如数字、对齐、字体、边框、图案和保护等）组合成样式，并将这一样式加以命名和存储。

应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。

1）使用内部样式：

“格式”——样式——选中样式名——单击“确定”

2）创建：

选中单元格（可多选）——“格式”——样式——输入样式名——单击“添加”

3）修改：

选中单元格（可多选）——“格式”——样式——输入样式名——单击“修改”

4）删除：

“格式”——样式——选中样式名——单击“删除”

5）合并：

将一工作簿中的样式应用于另一工作簿中。

操作步骤：

a）打开含有要复制的样式的工作簿。

b）打开需要样式的目标工作簿，然后单击“格式”菜单中的“样式”。

c）单击“合并”。

d）在“合并样式”框中，双击其中包含要复制的样式的工作簿。

注：

样式设置，只针对当前工作簿。

5、格式刷：

“常用”工具栏——格式刷（同Word中格式刷）

[使用公式和函数]

1、公式：

是工作表中的数值进行计算的等式。

公式要以等号（＝）开始（例如，在“=5+2*3”公式中，结果等于2乘3再加5）。

公式可以包括：

函数、引用、运算符和常量。

1）运算符：

运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。

A、算术运算符：

+（加号）、–（减号）、*（乘号）、/（除号）、%（百分号）、^（乘方）

B、比较运算符：

比较两个值。

当用运算符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是“TRUE”就是“FALSE”。

=（等号）、>（大于号）、<（小于号）、>=（大于等于号）、<=（小于等于号）、<>（不等号）

C、文本连接运算符：

“&”：

加入或连接一个或更多文本字符串以产生一串文本。

D、引用运算符：

将单元格区域合并计算（通常应用于函数计算）。

“:

”（冒号）：

区域运算符，对一块单元格区域进行计算。

如SUM（B5:

B15）

“,”（逗号）：

联合运算符，对多块单元格区域进行计算。

如SUM（B5:

B15,D5:

D15）

“”（空格）：

交叉运算符，对两块单元格区域相交部分进行计算。

如SUM（B7:

D7C6:

C8）

2）输入：

选中目标单元格——编辑栏中单击——输入“=”——输入公式——确定（Enter、编辑栏—“

”）

选中目标单元格——直接输入“=”——输入公式——Enter

2、函数：

是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。

函数可用于执行简单或复杂的计算。

例如，Round函数可将单元格中的数字四舍五入。

1）常用函数：

SUM（）求和MAX（）最大值MIN（）最小值COUNT（）统计

AVERAGE（）平均值IF（）条件函数

2）输入函数途径：

“插入”菜单——函数

编辑栏——“

”

“常用”——“

”

3）快速计算：

选中数据区域——信息栏上右击——单击所需的计算方法（结果显示于信息栏右端）

3、公式的编辑：

修改：

1）双击公式单元格——直接修改

2）选中公式单元格——编辑栏中修改

复制：

1）普通复制（同于前面所学的复制法）

2）Ctrl+单击拖动单元格边框——目标单元格处松开

3）序列复制：

单击单元格填充柄拖动

移动：

1）普通移动（同于前面所学的移动法）

2）单击单元格边框拖动——目标单元格处松开

删除：

选中——Delete（“编辑”——清除——内容）

[数据管理]

·数据清单：

又称为数据列表，可视作“数据库”，数据清单中的每一行数据被称为一条记录，每一列被称为一个字段，每一列的标题则称为该字段的字段名。

数据清单至少由两个必备的部分组成，即表结构和纯数据。

·表结构：

数据清单中的第一行的列标题。

Excel将利用这些标题对数据进行查找、排序以及筛选等。

·纯数据：

Excel实现管理功能的对象，不允许有非法数据内容出现。

·正确创建数据清单，应遵循以下规则：

（1）避免在一张工作表中建立多个数据清单，如果工作表中还有其他数据，工作表中的数据清单与其他数据间至少留出一个空白列和一个空白行。

（2）数据清单中应避免空白行和空白列。

（3）数据清单的第一行应有列标题，列标题使用的格式应与清单中其他数据有所区别。

（4）数据清单中的同一列数据类型和格式必须完全相同。

（5）为了保证正常排序，单元格内容不要以空格开头。

·创建表结构（字段名）：

工作表中直接输入。

·纯数据（记录）：

工作表中直接输入或用记录单输入。

1、记录单的使用

记录单：

可以方便地实现对记录的添加、删除、查找、修改等操作。

A、打开：

“数据”——记录单

B、添加记录：

“记录单”对话框——单击“新建”按钮——左框中输入——Enter（或“关闭”按钮）

C、查找记录：

“记录单”对话框——拖动滚动条、“上一条”/“下一条”按钮、“条件”按钮

D、删除记录：

“记录单”对话框——查找到将要删除的记录——单击“删除”按钮——Enter（或“关闭”按钮）

E、修改记录：

“记录单”对话框——查找到将要修改的记录——左框中更改要修改的数据——Enter（或“关闭”按钮）

2、数据排序：

对数据清单中的不同字段进行排序。

1）简单排序：

选中字段名——“常用”工具栏——升序“

”（从小到大）或降序“

”（从大到小）按钮。

2）多重排序：

对多个字段进行排序，但最多只能进行3重排序。

单击清单中任一单元格——“数据”——排序

3、数据筛选：

将符合某种条件的记录显示出来，而那些不满足筛选条件的记录将被暂时隐藏起来，一旦筛选条件撤消，这些记录将重新显示。

1）自动筛选：

一次只能对一个字段设置筛选条件，且筛选结果显示在原数据区，不符合的被隐藏。

单击清单中任一单元格——“数据”——筛选——自动筛选

注：

“自定义”对话框中：

“与”：

同时满足设置的多个条件。

“或”：

只需满足所设条件中的任意一个。

2）高级筛选：

可同时对多个字段设置筛选条件，且筛选结果可置于另一位置，原有数据区域不变。

步骤：

A、建立筛选条件（将清单中要建立筛选条件的字段名复制到工作表中的空白位置）。

B、在新复制的标题行下方输入筛选条件。

C、单击清单中任一单元格——“数据”——筛选——高级筛选

D、设置数据区域、条件区域，确认结果位置——Enter

注：

如多个条件要同时满足，则条件输在同一行；只需满足多个条件中的任意一个，则条件输在不同行。

4、分类汇总：

对同类别数据进行统计汇总。

单击清单中任一单元格——“数据”——分类汇总——设置——Enter

对话框解析：

替换当前分类汇总：

此次分类汇总的结果替换已存在的分类汇总结果。

每组数据分页：

如果数据较多，可分页显示。

汇总结果显示在数据下方：

表汇总结果显示在数据下方。

全部删除：

取消所有分类汇总。

注：

分级显示分类汇总数据，单击表格左侧的明细数据符号“

、

”。

[数据处理]

1、自定义序列：

自定义填充序列是一组数据，可按重复方式填充列。

例如，东、西、南、北。

通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，可以创建自定义填充序列。

1）创建:

“工具”——选项——自定义序列——对话框中添加

导入序列所在的单元格

2）填充：

输入序列的第一个——单击填充柄拖动

3）删除：

“工具”——选项——自定义序列——复选框中选中——单击“删除”按钮

2、有效性：

用于规定某个单元格或单元格区域中的数据是否正确和能否满足要求的规则，并为不满足规则的数据设置报告的方法。

（选中单元格或单元格区域——数据——有效性——设置——Enter）

对话框解析：

设置：

设置有效性条件。

输入信息：

给单元格设置一个类似批注的提示框。

出错警告：

如果输入了有效范围之外的数据，将给出出错警告对话框。

3、圈释无效数据：

将不满足有效性条件的单元格内容圈出来。

“工具”——公式审核——显示“审核”工具栏——圈释无效数据/清除无效数据标识圈

4、追踪单元格引用：

一种分析数据流向、纠正错误的重要工具，可用来分析公式中用到的数据来源。

（“工具”——公式审核——显示“审核”工具栏）

A、引用单元格：

若一个单元格中的数据被其他单元格通过公式引用，则称之为引用单元格。

B、从属单元格：

引用其他单元格数据的单元格。

5、批注：

是附加在单元格中与其他单元格内容分开的注释。

选中单元格——显示审阅工具栏——“新批注”

该单元格上右击——插入批注

[创建数据图表及数据保护]

1、创建数据图表：

选中数据清单——“插入”——图表——设置——Enter

选中数据清单——“常用”工具栏——图表——设置——Enter

2、设置图表格式：

选中对象——“图表”工具栏——设置。

3、添加/删除数据：

A、添加：

1）选定待添加的记录——复制——单击图表——粘贴。

2）单击并拖动选定待添加的记录——光标置于图表上——释放鼠标。

B、删除：

单击图表中对应删除数据的系列——Delete

2、数据保护：

1）单元格保护：

选中单元格或单元格区域——“格式”——单元格——保护——锁定/隐藏

锁定：

锁定单元格中内容不被更改。

隐藏：

将单元格中内容不显示于编辑栏中。

2）工作表/工作簿保护：

“工具”——保护——保护工作簿/保护工作表。

3、文档加密：

同Word文档加密法。