行政管理部岗位说明书.docx

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行政管理部岗位说明书

XX投资集团

行政管理部

岗位说明书

编制

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修订内容

修订人

审核人

批准人

一、部门结构图03

二、岗位说明书03

1）行政经理…………………………………………………………….04

2）行政主管07

3）档案专员10

4）网络专员12

5）行政文员14

3）驾驶员16

3）人事主管18

6）招聘管理21

6）培训管理24

4）薪酬管理26

行政管理部岗位说明书

编写说明：

1、本岗位说明书由在职员工和主管上级、行政管理部共同拟制，经员工确认、部门审核、主管领导批准后执行，并作为工作指导、绩效管理的基本依据

2、工作内容、工作环境变化时，岗位内容应及时修改和完善

一、部门结构图

二、岗位说明书

1）行政经理

基本情况

岗位名称

行政经理

岗位编号

JPSD-GW-XZRS001

所在公司

所在部门

行政人事部

直接上级

行政人事副总经理

直接下级

行政主管、人事主管

岗位编制

下属人数

2人

岗位职责概述

在人事行政副总经理的领导下，全面负责行政管理部的工作。

岗位关系图

主要工作职责和内容

权限

主要工作结果

衡量标准

经办

协助

审核

审批

通用职责

1）负责部门管理制度、工作标准、业务流程的建立、完善和监督执行；

√

季度计划完成率、

部门间协作

2）负责根据公司战略编制本部门的业务规划、年度、季度、月度计划，并监督计划的落实；

√

3）负责组织部门内的培训工作；

√

4）负责下属员工的工作安排，并对下属进行工作指导、监督，确保部门工作的顺利开展；

√

5）负责落实本部门绩效考核工作；

√

6）负责督导各级审批/审核意见在本部门经办事宜中的落实；

√

7）负责代表本部门进行跨部门间的协调与沟通；

√

8）负责组织完成上级领导交办的其他工作。

√

行政人事管理

1）主持日常行政人事工作，在职权范围内处理各类突发事件；

√

2）制定部门工作目标，分解到各岗位，并监督、检查执行情况；

√

3）负责公司人力资源工作的建设和规划

√

4）召集并组织公司行政人事会议、会务活动，督办会议决议的落实

√

5）负责组织建立和完善公司行政、人事及档案、印章管理、后勤、信息化管理等方面的规章制度，并监督实施；

√

6）负责公司非经营性固定资产、低值易耗品、办公用品和采购及管理，控制、监督办公及各项勤杂费用支出以及资产采购成本

√

7）审核公司重要文件及行政费用开支计划与报告；

√

8）督导行政人员落实各项行政事务、办公事务、公共事务，并检查各项工作的完成情况

√

9）负责公司行政类证照文件的办理，行政类报表上报，并为各项目公司注册、年审等提供支持。

√

10）负责公司档案体系规划，建立并完善档案管理制度，确保档案管理规范、合法。

√

11）审核公司信息化建设的战略规划及信息系统改进方案的制订与实施；

√

12）负责公司网络的建设与安全管理

√

13）负责公司对外的接待活动，协助总经办维护相关外联关系

√

14）负责公司接待车辆的调度、保养；对享受补贴的车辆进行管理。

√

15）负责与行政、后勤、信息系统有关的公共关系及资源的统筹管理；

√

16）负责公司对外协会事务处理

√

其他

总经办临时事务处理

√

工作使用文件

工作联系

内部联系

公司各部门

外部联系

工商部门、各政府职能办公室、房产局开发办、工商联、协会

任职资格

学历及相关资格证书

企业管理等相关专业，大学专科及以上学历

工作经验

5年以上大型房地产企业行政管理工作经验

业务技能及专业知识

具备房地产相关知识，熟悉国家相关政策和法规

职业素质

具有出色的人际沟通能力和领导管理能力，良好的语言表达能力和亲和力，善于协调、沟通和组织策划

语言及计算机要求

熟练掌握OFFICE办公软件

其他能力

很强的文字处理能力

职业发展

可晋升岗位

行政人事总监

可轮换岗位

无

可接任岗位

无

入职培训

房地产开发知识培训、人力资源、心理学、管理学等专业知识学习、管理知识、技能培训

工作环境

工作场所

办公室

必备工作设备

计算机

出差频率

从不

不超过2天/月

3-5天/月

√

6-10天/月

11-15天/月

15天以上/月

加班强度

从不

1天/月

2-3天/月

4-5天/月

√

6-7天/月

8天以上/月

2）行政主管

基本情况

岗位名称

行政主管

岗位编号

JPSD-GW-XZRS002

所在公司

所在部门

行政人事部

直接上级

行政经理

直接下级

档案专员、行政文员、网络专员、驾驶员

岗位编制

下属人数

4人

岗位职责概述

在行政人事经理的领导下，协助经理全面管理行政管理部的工作。

岗位关系图

主要工作职责和内容

权限

主要工作结果

衡量标准

经办

协助

审核

审批

通用职责

1）协助行政经理制定管理制度、工作标准、业务流程的建立、完善和监督执行；

√

季度计划完成率、

部门间协作

2）根据公司战略编制本部门的业务规划、年度、季度、月度计划，并监督计划的落实；

√

3）组织部门内的培训工作；

√

4）负责下属员工的工作安排，并对下属进行工作指导、监督，确保部门工作的顺利开展；

√

5）协助行政经理落实本部门绩效考核工作；

√

6）协助督导各级审批/审核意见在本部门经办事宜中的落实；

√

7）负责组织完成上级领导交办的其他工作。

√

行政管理

1）协助行政经理主持日常行政工作，在职权范围内处理各类突发事件；

√

2）制定部门工作目标，分解到各岗位，并监督、检查执行情况；

√

3）经办公司行政会议、会务活动的组织工作，督办会议决议的落实

√

4）拟定公司行政、档案、印章管理、后勤、信息化管理等方面的规章制度，报行政总监审核，协助监督实施；

√

5）负责公司非经营性固定资产、低值易耗品、办公用品和采购及管理，控制、监督办公及各项勤杂费用支出以及资产采购成本

√

6）协助行政经理督导行政人员落实各项行政事务、办公事务、公共事务，并检查各项工作的完成情况。

√

7）负责公司行政类证照文件的办理，行政类报表上报，并为各项目公司注册、年审等提供支持。

√

8）负责公司印章的管理及使用，审核用印文件的合法合理性。

√

9）负责建立并完善档案管理制度，监督档案管理规范、合法。

√

10）负责公司对外的接待活动，协助总经办维护相关外联关系

√

11）负责与行政、后勤、信息系统有关的公共关系及资源的统筹管理；

√

12）负责对公司大事件信息的内部及外部有关部门进行发布和传播

√

13）负责公司对外协会事务处理

√

车辆管理

1）负责驾驶员的管理工作；

√

2）负责驾驶员职业道德和专业技术、安全行车教育培训工作；

√

3）负责公务车辆交通安全管理、车辆年审、年检、牌证办理（省、市机关出入证、公路通行证）、机动车保险、机动车养路费以及车辆定点加油、维修、保养等工作；

√

4）负责公务车辆发生事故的处理工作；

√

5）监督检查各车辆的运行状况和使用情况。

√

后勤管理

负责公司非经营性固定资产、低值易耗品、办公用品和采购及管理，控制、监督办公及各项勤杂费用支出以及资产采购成本；负责对办公设备进行维修、维护和保养；负责公司员工办公区域的安置及调配，办理入职、离职员工所持工作物品的交接手续。

√

其他

其他临时事务处理

√

工作使用文件

工作联系

内部联系

公司各部门

外部联系

工商部门、各政府职能办公室、房产局开发办、工商联、协会

任职资格

学历及相关资格证书

企业管理等相关专业，大学专科及以上学历

工作经验

2年以上大型房地产企业行政管理工作经验

业务技能及专业知识

具备房地产相关知识，熟悉国家相关政策和法规

职业素质

具有出色的人际沟通能力和领导管理能力，良好的语言表达能力和亲和力，善于协调、沟通和组织策划

语言及计算机要求

熟练掌握OFFICE办公软件

其他能力

很强的文字处理能力

职业发展

可晋升岗位

行政经理

可轮换岗位

其他平行公司行政主管

可接任岗位

无

入职培训

房地产开发知识培训、人力资源、心理学、管理学等专业知识学习、管理知识、技能培训

工作环境

工作场所

办公室

必备工作设备

计算机

出差频率

从不

不超过2天/月

3-5天/月

√

6-10天/月

11-15天/月

15天以上/月

加班强度

从不

1天/月

2-3天/月

4-5天/月

√

6-7天/月

8天以上/月

３）档案专员

基本情况

岗位名称

档案专员

岗位编号

JPSD-GW-XZRS003

所在公司

所在部门

行政人事部

直接上级

行政主管

直接下级

无

岗位编制

下属人数

无

岗位职责概述

在行政主管的领导下，负责公司档案、证照的管理工作。

岗位关系图

主要工作职责和内容

权限

主要工作结果

衡量标准

经办

协助

审核

审批

通用职责

1）根据部门计划的安排，完成相关的工作；

√

2）参与公司、部门组织的培训工作；

√

3）参与公司的绩效考核工作；

√

4）负责完成领导交办的任务；

√

5）定期向领导汇报本职工作的情况。

√

行政管理

1）负责上令下达，下情上报及各部门之间的沟通与协调，在职权范围内及时处理突发事件；

√

2）负责公司的行政事务、办公事务和公共事务，催办、督办各项工作；

√

3）负责公司行政会议的纪要及会议决议的追踪工作；

√

档案管理

1）建立并完善档案管理制度；

√

档案归档率

2）负责公司档案体系规划，建立分类方案、分类体系、分类指导及各种目录等，确保公司档案的规范化、流程化、信息化；

√

3）负责日常档案收集、整理、建档及其他管理工作，监督公司档案的形成和积累；

√

4）建立档案归档、查阅、借阅手续，保证档案资料的完整性。

√

5）负责对公司重要合同的成果追踪。

√

证照管理

1）负责公司行政类证照文件的办理，行政类报表上报，并为各项目公司注册、年审等提供支持。

√

2）负责对公司行政证照及批文的管理，根据制度办理相关的复制、借调等相关手续。

√

商标管理

负责对公司商标工商管理，及时对公司设立的司标、项目标等进行注册手续。

√

工作使用文件

工作联系

内部联系

公司各部门

外部联系

工商部门、房产部门

任职资格

学历及相关资格证书

大专以上学历，无特别的专业要求，文秘专业优先；

工作经验

一年以上相关工作经验

业务技能及专业知识

有较强的文字处理技能，具备熟练的计算机文字处理能力

职业素质

办事踏实、耐心、仔细，具有一定的人际能力、沟通能力

语言及计算机要求

掌握日常办公软件操作

其他能力

无

职业发展

可晋升岗位

行政主管

可轮换岗位

公司各部内勤、文员职位

可接任岗位

无

入职培训

公司企业文化和制度培训、商务礼仪培训、管理知识、技能培训。

工作环境

工作场所

办公室

必备工作设备

计算机

出差频率

从不

不超过2天/月

√

3-5天/月

6-10天/月

11-15天/月

15天以上/月

加班强度

从不

1天/月

2-3天/月

√

4-5天/月

6-7天/月

8天以上/月

４）网络专员

基本情况

岗位名称

网络专员

岗位编号

JPSD-GW-XZRS00４

所在公司

所在部门

行政人事部

直接上级

行政主管

直接下级

无

岗位编制

下属人数

岗位职责概述

在行政主管的领导下，负责公司的信息化规划与建设，网络、网站、信息管理等工作。

岗位关系图

主要工作职责和内容

权限

主要工作结果

衡量标准

经办

协助

审核

审批

通用职责

1）根据部门计划的安排，完成相关的工作；

√

2）参与公司、部门组织的培训工作；

√

3）参与公司的绩效考核工作；

√

4）负责完成领导交办的任务；

√

5）定期向领导汇报本职工作的情况。

√

信息系统建设和维护

1）负责公司信息化平台的整合、选择、实施和推广应用工作；

√

2）负责企业计算机信息管理系统的建设、维护、更新、使用管理；

√

3）建立公司信息化软硬件的技术标准，并指导实施；

√

4）向外部的IT系统提供商提出公司的系统需求，审核其系统方案，配合、监督方案的实施，并组织验收；

√

5）收集IT系统日常应用反馈信息，进行综合分析，对系统作进一步的改进提升。

√

公司网站建设维护及IT设备硬件的维护保养

1）负责对公司进行网站进行技术支持；

√

2）负责网络安全维护；

√

3）负责处理公司日常电脑和网络故障，提供IT服务；

√

4）负责计算机及相关电子设备的维修、维护保养。

√

IT设备管理

1）根据公司IT规划要求，提出IT设备提供商的建议及技术要求。

√√

2）根据公司信息化建设规划，统筹调配公司内信息设备。

√

会务活动配合

1）负责公司会务活动电子设备的提供及拍照、录影等工作

√

2）负责音像资料的备份与交档工作，保证在宣传职能部门中的有效传递

√

员工IT知识培训

1）根据公司IT管理实际情况提出IT知识培训需求与培训计划；

√√

2）主动走访各使用部门，进行现场支持辅导。

√

工作使用文件

工作联系

内部联系

公司各部门

外部联系