word 技术.docx

word 技术.docx

《word 技术.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《word 技术.docx（11页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

word技术

106thủthuậtvớiMicrosoftOffice-Phần1-19/7/200517h:

11

MicrosoftđãrấtcốgắngnhằmhoànthiệnvàbổsungthêmnhiềutínhnăngmớitiệndụnghơnchobộphầnmềmMicrosoftOffice.Nhưngphầnlớn“sứcmạnhtiềmẩn”củaMSOffice-nhữnglựachọnẩn,nhữngtínhnăngchưahềđượcbiếtđếnhaynhữngshortcuts-đềugầnnhưkhôngđượcbiếtđếnhaykhôngđượcsửdụng.

ThôngquabàiviếtnàychúngtôimongmuốnđượcgiớithiệuđếnbạnnhữngthủthuậtđơngiảnvàhiệuquảchoWord,Excel,Outlook,vàPowerPoint.Cóthểnóinhữngthủthuậtnàysẽgiúpbạnsửdụnghiệuquảhơnbộphầnmềmvănphòngnày,khaithácnhữngkhảnăngtiềmtànghoặctuỳbiếntheophongcáchriêngcủamình.

TuynhiênchúngtôicũngxinchúýbạnlàhầuhếtnhữngthủthuậtsauđâysẽvậnhànhrấttốtđốivớiphiênbảnMicrosoftOfficeXPvà2003.

Thủthuậtchung

Phóngtohaythunhỏ

Nếubạnđangsởhữumộtmouse（conchuộtmáytính）cóthanhcuộnởgiữa（scrollbutton）thìbạnhoàntoàncóthểphóngtohaythunhỏvănbảncủamìnhtrongcửasổMSOfficecựckìnhanhchóngbằngcáchgiữphímCtrlvàxoaythanhcuộn–xoaylênphíatrướclàphóngtovàvềphíasaulàthunhỏlại.

Địnhdạngnhanhchóng

Mộttrongnhững“viênngọcẩn”trongMSOfficechínhlàFormatPainter–cóhìnhdángnhưchiếcchổisơntrênthanhcôngcụchuẩn（Standardtoolbar）.NếuchưacóbạncóthểvàoTool|Commands,tìmđếnmụcFormatvàkéobiểutượngcủacôngcụthảvàothanhcôngcụchuẩn.

Khibạnnhắpchuộtvàobiểutượngchiếcchổisơn,côngcụsẽcopylạiđịnhdạngvănbảntạinơicontrỏchuộtxuấthiện.Nếubạnlựachọncảmộtđoạn（paragraph）haymộtô（cell）rồimớinhắpchuộtvàobiểutượngcôngcụthìđịnhdạngcủađoạnhayôđósẽđượcsaochéplại.Sauđóbạnchỉcầnkéochuộtlựachọnđoạnvănbảnbạnmuốn“dán”địnhdạnggiốngnhưđoạnnguồnlàxong.

BằngcáchnhắpđúpchuộtlênbiểutượngcủaFormatPainter,bạncóthểápdụngđịnhdạngđãđượcsaochépliêntụcchođếnkhibạnấnphímEsc.

Thêmnhiềulựachọnhơn

NếubạngiữnguyênphímShiftsauđóchọnFiletrongứngdụngWordhoặctrongcửasổsoạne-mailmớicủaOutlook,bạnsẽthấysựthayđổitrongmenuFile.VớiWordvàOutlookbạnsẽthấycóthêmlựachọnSaveAllvàCloseAllcòntrongExcelbạnsẽchỉthấycóCloseAll.

Xuốngdòngkhôngtạochỉmục

TrongmộtđoạncóchỉmụcnếubạnmuốnxuốngdòngmàkhôngmuốndòngđócóchỉmụcthìbạnchỉcầnấntổhợpphímShift-Enter.LầntớibạnấnEnterđểxuốngdòngvàtiếptụctheodanhsáchchỉmục.

RiêngtrongExcelđểxuốngdòngtrongmộtôbạnhãyấnAlt-Enter.

CácSmartTags

SmartTags-bắtđầuxuấthiệntrongphiênbảnMicrosoftOfficeXP–chínhlànhữngbiểutượngứngdụngcôngnghệXMLnêncóthểxuấthiệnngaylậptứcởtrênhoặcởdướicácdữliệuphùhợpvớitínhnăngcủaSmartTags.ĐểkíchhoạtcácSmartTagsbạnhãyvàoTools|AutoCorrectOptionsrồichuyểnsangmụcSmartTagsvàlựachọnnhữngloạitagsmàbạnmuốnkíchhoạt.

LấyvídụvềPasteOptionsSmartTags:

Pasteoptions:

Saukhibạndán（paste）dữliệutrongbấtkìứngdụngOfficenàobạncóthểchọnSmartTag（xuấthiệnngaybêncạnhđoạndữliệuvừadáncóhìnhgiốngnhưmộtclipboard）vớinhữnglựachọnđịnhdạngphongphú-MatchDestinationFormatting（chuyểnđịnhdạngdữliệuvừadángiốngvớiđịnhdạngcủacảvănbản）vàKeepSourceFormatting（giữnguyênđịnhdạngcủađoạndữliệuvừadán）.

106thủthuậtvớiMicrosoftOffice-Phần2-20/7/200515h:

45

MicrosoftWord

Truycậpnhanhđếncácvănbảnthườngsửdụng

Cáchnhanhnhấtvàthông dụngnhấtđểtruycậpđếncáctệptinvănbảnthườngsửdụngtrongMicrosoftWordhiệnnaylàvàoFilerồitìmđếnvănbảncầnmởra.Điểmbấtlợicủacáchnàylàsốlượngtệptinlưutrongdanhsáchnàytươngđốihạnchế,chodùngườisửdụngđãvàoTools|Options|Generalđểchỉnhthôngsố“Recentusedfilelist”lênmộtconsốlớnhơn.

NhưngMSWordlạicómộttínhnăngẩnkháccựckìhữudụngtrongviệcnhanhchóngtìmđếncácvănbảnthườngsửdụng.Bạnhãysửdụngcáchsauđây.

BạnvàoView|Toolbars|CustomizehoặcbạncóthểnhắpchuộtphảivàobấtkìđâutrêncácthanhcôngcụtoolbarsrồichọnCustomize.KhicửasổCustomizemởrabạnchuyểnsangtabCommands.

TrongcửasổCustomize|Commands,bênmụcCategoriesbạnkéoxuốngvàchọnBuilt-inMenusvàtrongdanhsáchhiệnrabêntayphải（commands）chọnWork.NhắpvàgiữnguyênchuộttráivàkéoWorksrathảvàobấtcứthanhcôngcụnàothuậntiệnvớibạn.VậylàbạnđãtạorađượcthanhcôngcụriêngchomìnhvớitênlàWork.ĐểđổitênmenunàybạnhãymởcửasổCustomizerarồinhắpchuộtphảivàotêncủamenuWork,trongôNamebạngõtênvàođó.

Bâygiờbạncóthểsửdụngmenumớinàyđểlưutênvàđườngdẫnđếnnhữngtệptinvănbảnbạnthườngsửdụngbằngcáchsauđây.BạnmởnhữngvănbảnthườngsửdụngsauđóchọnWork|Addtoworkmenu.Thếlàtênvănbảnđãcótrongđósẵnsàngchobạntruycậpđếnbấtcứlúcnào.

ĐểgỡbỏtêncủavănbảnnàođótrongdanhsáchtrênmenuWorkbạnhãyấnvàgiữCtrl-Alt-Minus（phímMinuslàphímdấutrừ（-）ởngaycạnhphímsố0）.Lúcnàycontrỏsẽbiếnthànhdấutrừ,bạnhãyclickvàomenuWorkrồitìmđếntênvănbảncầnbỏđivànhắpchuộttráimộtlầnvàođó.

Mởvănbảnđượcsửdụnglầncuốicùng

ĐểyêucầuMSWordmỗilầnkhởiđộngđềumởtệptinvănbảnmàbạnsửdụnglầncuốicùngtrướckhitắtWordbạnhãythửdùngcáchsauđây.

BạnhãytìmđếntệptinWinword.exe–thôngthườngtệptinnàycóđườngdẫnnhưsauC:

\ProgramFiles\MicrosoftOfficevànằmtrongthưmụcOffice10đốivớiphiênbảnXPvàOffice11vớiphiênbản2003.TìmđượcbạnhãynhắpchuộtphảivàotệptinchọnSendto|Desktop（createshortcut）.

HoặcbạncóthểnhắpchuộtphảilêndesktopchọnNew|ShortcutrồitìmđếntệptinWinword.exetheođườngdẫnnhưtrên.

SauđóbạnradesktopvànhắpchuộtphảivàoshortcutvừatạoravàchọnProperties.TrongcửasổPropertiesbạnchuyểnđếnmụcTargetvàgõvào“/mFile1”vàocuốicùngđườngdẫntrongtrườngnày,clickOK.

SửdụnglệnhPasteSpecial

KhibạncopyvănbảntrênwebhoặctừcáctệptinWordkhácvàdántrựctiếpvàoWordthìứngdụngsẽvẫngiữnguyênđịnhdạnggốc-từfontchữ,màusắc,bảngbiểu…gâyphiềnphứcrấtnhiềutrongviệcchỉnhsửalạinhữngvănbảnđó.ĐểtránhnhữngđiềunàybạnhãysửdụnglệnhPasteSpecial.Cáchsửdụngnhưsau:

Saukhiđãcopyvănbảntừnguồn,bạnchuyểnvàoWordvàchọnEdit|PasteSpecial.TrongcửasổPasteSpecialbạnhãychọnUnformattedTexthoặcUnformattedUnicodeText.

Sắpxếplạicácđoạnnhanhchóng

Bạnđangmuốnsắpxếplạivịtrícácđoạntrongvănbảncủamình?

Đểtránhmấtthờigiankéothảhaycopy-pastebạnhãysửdụngcáchsauđây.

Lựachọnđoạnvănbảnmàbạnmuốnthayđổivịtrílênhoặcxuống,ấnvàgiữphímShift-Altrồidùngphímmũitênlênhoặcxuốngđểđiềuchỉnhlạivịtrícủađoạnvănbản.

Xoáthôngtincánhân

CáctệptinvănbảncủaMSWordcóchứanhữngthôngtinẩncóthểtiếtlộthôngtinvềbạn.MicrosoftcũngđãchoracôngcụxoábỏnhữngthôngtinẩnnàyRemoveHiddenDatatrêntrangwebcủamình.Tuynhiêncôngcụnàyhơikhósửdụng.Vậyđểxoábỏnhữngthôngtinẩnnàybạnhãylàmtheocáchsauđây.

Trướckhiphổbiếntệptinvănbản,bạnhãydùngứngdụngWordPad（Start|AllPrograms|Accessories）mởvănbảnđóratrướcvàlưulạivănbảnđódướidạngRichTextFormat（.rtf）.CuốicùngbạnchỉviệcđổiphầnmởrộngcủatệptinvănbảntrởlạidạngWord.Lấyvídụbạnlưutệptinđóthành“test.rtf”,đểđổilạisangdạngWordbạndùnglệnhrenamechuyểnlạithành“test.doc”.

106thủthuậtvớiMicrosoftOffice-Phần3-22/7/20058h:

15

MicrosoftWord

Vẽmộtđườngthẳng

Bạnhoàntoàncóthểdễdàngkẻmộtđườngthẳngngangvănbảncủamìnhmộtcáchrấtđơngiảnnhưsau

-Bạngõliêntiếp3dấugạchngang（-）rồiấnEnterbạnsẽcómộtđườngkẻđơn.

-Bạngõliêntiếp3dấugạchdưới（_）rồiấnEnterbạnsẽcómộtđườngkẻđậm

-Bạngõliêntiếp3dấubằng（=）rồiấnEnterbạnsẽcómộtđườngkẻđôi.

MáytínhcósẵntrongWord

BạncóbiếtlàbạnhoàntoàncóthểbổsungthêmmộtmáytínhvàotrongWordkhông?

Đúnghoàntoàncóthểvàsẽgiúpbạnthêmphầnthuậnlợitrongcôngviệchơnrấtnhiều.

TrongMSWordvàoView|Toolbars|Customizehoặcbạncóthểnhắpchuộtphảilênbấtkìthanhcôngcụ（toolbar）nàorồichọnCustomize.TrongcửasổCustomize-bạnđãcócơhộilàmquenvớicửasổnàytrongphầntrướccủabàiviết-bạnhãychọnToolsởbênkhungCategoriesbêntaytráivàchọnbiểutượngToolCalculatetrongkhungCommandsbêntayphải.BạnnhắpvàgiữchuộttráilênbiểutượngcủaToolsCalculaterồikéovàthảlênbấtkìthanhcôngcụnàomàbạnthích.

BâygiờbạncódễdàngthựchiệncácphéptínhtrongWordbằngcáchgõvàophéptínhcủarồilựachọntoànbộphéptính,nhắpchuộtvàoToolsCalculaterồiấnCtrl-Vđểdánkếtquảvào.

TuầnhoáSmartTagsvàSpelling,Trackchanges

Bạnđãbaogiờbịcácdònggạchchânloằngngoằngmàuxanhmàuđỏlàmphiềnchưa?

Bạnchưabiếtlànótừđâuxuấthiện?

NóchínhlàtínhnăngkiểmtralỗichínhtảvàkiểmtralỗingữpháptrongMSWord.TínhnăngnàychỉcóhiệuquảđốivớicácvănbảntiếngAnhcònđốivớicácvănbảntiếngViệtthìthậtlàmộtđiềuvôcùngphiềnphức.ĐểloạibỏphiềnphứcnàybạnhãyvàoTools|OptionsrồichuyểnsangmụcSpelling&Gammar.TrongmụcnàybạnbỏdấukiểmtrướcCheckspellingasyoutypevàCheckgrammarasyoutype,sauđólàOklàxong.

SmartTagscóthểnóilàmộttrongnhữngtínhnăngmớitươngđốihiệuquảtrongcácphiênbảnWordmớiđây.Tuynhiênnhiềulúcngườisửdụngcũngthấykhóchịuvềcáctagngày,sốđiệnthoại,copy-paste…liêntụchiệnra.NếubạnkhôngưaSmartTagshãyvàoTools|AutoCor