住宅小区物业管理手册第七章.docx
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住宅小区物业管理手册第七章
第7章
住宅小区物业财务管理部
7.2住宅小区物业财务管理部管理制度
7.2.1财务日常管理制度
财务日常管理制度
为了加强本单位财务管理，现根据国家有关法律、法规及财务制度，结合本单位具体情况，制订本制度。
一、财务总则
1.财务管理工作必须严格执行财政纪律，以提高经济效益、壮大企业经济实力为宗旨，在加强宏观控制和微观搞活的基础上，走勤俭之道，在企业经营中制止浪费和一切不必要的开支，精打细算、降低生产成本，提高利润。
2.工作人员要认真执行岗位责任制，各司其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。
3.部门负责人应协助总经理管理好财务会计工作；出纳员不得兼管会计档案保管和债权、债务账目的登记工作。
4.所有账目必须日清月结、近期报账，记账、算账、报账时要做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚。
5.办理会计事务过程中，必须坚持原则，照章办事。
对于违反财经纪律和财务制度的事项，应当拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向经理报告。
6.部门内部人员分配要合理，不随便调动。
财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，否则不得离职，也不得中断财会工作。
7.财务人员移交、交接过程必须由相关领导监督。
工作交接包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。
8.积极接受上级主管、财政、税务等部门的检查指导，并按其要求不断完善制度、改进工作。
二、会计核算原则及科目制度
1.严格执行《中华人民共和国会计法》，《会计人员职权条例》，《会计人员工作规则》等法律法规中的关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。
2.财务人员记载和书写账目时必须使用钢笔，不得用铅笔及圆珠笔书写。
3.财务部记账的方法应当采用借贷记账法，记账的原则采用权责发生制。
续表
4.账簿、报表等一切会计凭证中各种文字记录用中文记载，数目用阿拉伯数字记载。
按照要求，及时报送财务会计报表及其他财务资料。
5.固定资产不计留残值提取折旧。
固定资产提完折旧后仍可继续使用的，不再计提折旧；提前报废的固定资产要补提足折旧。
固定资产可分为五大类：
（1）房屋及其他建筑物；
（2）机器设备；
（3）电子设备（如微机、复印机、传真机等）；
（4）运输工具；
（5）其他设备。
6.购入的固定资产，以进价加运输、装卸、包装、保险等费用作为计算原则。
如果是需安装的固定资产，则还包括安装费用。
作为投资的固定资产应以投资协议约定价格为原价。
7.物业财务管理部应联合办公室每年盘点一次固定资产，必须严格审查盘盈、盘亏、报废及固定资产的计价。
三、资金、现金、费用管理制度
1.物业财务管理部对资产、资金、现金及费用开支，要加强管理，杜绝浪，费提高效益，防止不必要的损失。
2.银行账户的账号必须保密，无业务需要时不得外泄。
银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现，严禁转借账户给别的单位或个人使用。
3.银行账户印鉴实行分管并用制，不得由一人统一保管使用。
财务章由出纳保管，法人代表和会计私章由会计保管，印鉴保管人临时出差由其委托他人代管。
4.银行账户往来应逐笔登记入账，不能有多笔汇总高收，也不可收抵支记账。
按月与银行对账单核对，未达收支，应作出调节，逐笔调节平衡。
5.已获批准签订的合同付款，不得随意改变支付方式和用途；非经收款单位书面正式委托并经总经理批准，不可改变收款单位或个人。
6.现金收支要做到日清月结，确保库存现金的账面余款与实际库存额相符，银行存款余款与银行对账单相符，现金、银行日记账的数额分别与现金、银行存款总账数额相符。
此外，库存现金不得超过限额，不得以白条抵作现金。
续表
7.非公事或未经总经理批准，任何人不得借支公款。
因公出差、经总经理批准借支的公款，应在回单位后七天内交清，不得拖欠。
8.严格管理现金收支，除一般日常支出外，其余投资、工程支出都必须通过银行办理转账结算，不得直接兑付现金。
9.所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内，严禁空白支票在使用前先盖上印章。
领用空白支票时必须注明限额、日期、用途及使用期限，并报总经理批准。
10.正常的办公费用开支，必须有经手人、部门负责人签名，有正式发票、印章，经总经理批准后方可报销付款。
11.未经董事会批准，严禁为外单位或个人担保贷款。
会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项，都必须拒绝办理。
四、办公用具和用品管理制度
1.所有办公用具、用品必须统一由综合部专人管理，购置；统一由综合部拟造计划、报经领导批准后方可办理。
所有用具需办理登记领用手续。
2.个人领用的办公用品、用具不得随意丢弃和外借，要妥善保管，如果工作有调动时，必须办理移交手续，如有遗失，需照价赔偿。
（见本书第225～227页）
7.2.2财务会计管理制度
财务会计管理制度
财务会计管理制度是保证财务工作规范化、标准化的一系列具体规定。
主要可分为以下方面。
一、会计核算方法及凭证账册管理
1.会计科目和核算方法以企业单位预算会计为主，管理部采用借贷复式计账法，结合管理部的实际，设置银行现金日记账、总分类账、各项明细分类账。
2.财会人员必须认真审核各种原始凭证，一切原始凭证必须手续完备、合法，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符，不得有白条报账，不得有涂改。
原始凭证是计账的依据，要求经审核无误后，才能填制记账凭证，据以记账。
3.凭证、账册应根据专人列册登记，妥善保管，不得丢失。
有关会计报表、账册、会计凭证的保存年限，应按上级规定办理。
4.财会记账员应对一切原始凭证记账负责。
记账一律使用钢笔，不得用铅笔或圆珠笔，发生错误应根据性质，采用画线更正或红线更正方法。
账簿的记载不得挖补、涂改或用褪色药水消除字迹。
5.误写的收据或作废的支票，应注销作废章，妥善保存，不得擅自销毁或废弃。
一切未使用的重要空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等要指定专人保管，动用时需由领用人办理领用手续。
二、货币资金管理
1.按照国家有关现金管理制度的规定，严格分清收支两条线，除抵补现金库存外，非经银行同意，不得将业务收入坐支留用。
2.确保库存现金的安全。
有关证券和现金必须放在保险柜内，对指定使用备用金的科目必须进行定期检查、核对，做好备用金管理，库存现金不得超过银行规定的限额。
3.建立健全现金账目，做到日清月结、钱账相符。
超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算。
杜绝白条抵库或账外现金，严禁私立“小金库”。
（见本书第228页）
7.2.3费用报销制度
费用报销制度
为了完善财务管理，严格执行财务制度，结合本单位的实际情况，特制订本报销制度。
1.本单位费用报销时间为每周星期五全天，若遇节假日顺延。
但报销材料货款及工程款不受此时间限制。
2.费用报销时必须填写费用报销单，并附上所有原始单据，如差旅费、招待费、办公费用等分页粘贴填制，且必须在单据所填日期的一个月内报销。
3.费用报销的发票内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。
经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票不得有涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的情况，否则一律不予报销。
4.费用报销前，报销人员应将单据交由经办人、财务室审核，分管副总经理、总经理审批签字，最后方可到财务室结算。
5.财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、真实性进行审核，若有违反制度的一律不予报销。
6.除正常开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。
此外，业务招待费需事先经公司总经理批准，否则，不予报销。
7.工作人员外出办事，原则上不能乘坐出租车。
若确因工作需要须乘坐出租车，要事先请示公司分管领导，并在报销单上注明原因。
8.各部门所需的办公用品应根据需要，编制计划报办公室审核汇总，按审批权限批准后，由专人按计划统一购买，并建立实物账，详细登记进、出情况。
9.差旅费的报销必须分次、按出差地点分开填列，所有报销单据的张数和合计金额必须准确填写。
10.如果趁出差之便，回家探亲或办私事的，其有关费用均由个人自理。
其中绕道和在家期间的伙食费、住宿费和市内交通费一律不予报销。
11.各部门人员出差原则上要定任务、定时间、定地点、定人数，如果实际出差天数超过原计划天数的费用，需通过总经理批准才能报销。
7.2.4发票和收据管理制度
发票和收据管理制度
为了提高财务管理质量，健全财务管理制度，保证企业业务正常运行，本单位根据《中华人民共和国发票管理办法》及其他有关规定，制订本发票和收据管理制度。
1.本公司各种票据统一由物业财务管理部负责管理。
2.国家统一规定的发票由物业财务管理部指定专人向有关税务部门购买，专管人员必须对购买或代收单位提供的各种票据进行验收，详细清点。
3.经过验收后的发票以及收据，应按不同的票据登记验收日期、数量、起止号码等，设专柜保管。
4.物业财务管理部应设置各种票据领用登记簿。
发放的票据必须登记领用的日期、数量、票据号码等，并由专人负责管理。
5.发票或收据均应当按照规定的时限、顺序、逐栏、全部联次一次性开具，不得转借、转让、跳号、拆本使用或开具空白票据。
6.禁止转借发票，禁止代开增值税专用发票，禁止擅自拆本使用发票；使用后的发票要按照发生的时间顺序妥善保管；发票丢失后必须及时向企业领导报告情况，并由企业出面向税务机关登记备案。
7.开具发票时要按国家规定实事求是填开，发票各联以复写纸套写，内容摘要真实，数量相符，大小写金额相符，注明日期，并加盖公章及填开人印章。
8.开具收据时收款细则应确切陈述在收据上，如果是外账收款，账目陈述及相关号码应同相应的数额写在一起。
9.作废的发票或收据要收集完整所有联次，且加盖作废印章，与存根一起妥善保存，财务部应随时核查各种票据的使用情况。
10.未经批准擅自将发票拆本使用或销毁，擅自倒卖、代开、虚开增值税专用发票等构成犯罪的行为，本单位将及时送交司法机关处理。
（7.2.3～7.2.4见本书第229～230页）
7.3住宅小区物业财务管理部管理表格范本
7.3.1财务档案管理常用表格
财务档案管理常用表格
档案编号
房号
业主姓名
入住时间
联系电话
档案页数
备注
审核人：
制表人：
日期：
7.3.2催款通知单
催款通知单
_________室_______业主：
截至_______月_______日我单位未收到贵用户到期应交费用共计人民币_______元（详见下表）。
根据“业主公约”规定，贵用户应于每月_______日前缴清各项管理费及其他费用。
敬请贵用户收到本通知后三日内缴清欠款。
房号
欠费月份
欠管理费/元
欠电费/元
欠水费/元
欠维修费/元
欠其他费/元
合计/元
我单位开户银行：
账号：
签发人：
物业管理签章：
日期：
7.3.3最后催款通知单
最后催款通知单
____________室_______业主：
我单位于_______年_______月_______日给贵用户发出催缴到期应交的费用通知，但始终未收到贵用户的欠款。
为此，今给贵用户发出最后催款通知，望能在_______年_______月_______日前收到贵用户的全部欠款，欠款明细详见下表。
如果本次不按时缴纳欠款，物业管理将按“业主公约”规定，于_______年_______月_______日对贵用户暂停各项服务，并保留通过法律手段追缴的权利。
房号
欠费
月份
欠管理费/元
欠电
费/元
欠水
费/元
欠维修费/元
欠其他费/元
滞纳
金/元
合计/元
我单位开户银行：
账号：
签发人：
物业管理签章：
日期：
7.3.4每月应收管理费明细表
每月应收管理费明细表
房号
业主名称
面积/平方米
单价/元
月管理费/元
审核人：
制表人：
日期：
（7.3.1～7.3.4见本书第231～234页）
7.3.5管理费欠费两个月业主明细表
管理费欠费两个月业主明细表
业主编号
房号
业主姓名
欠费月份
欠费金额
联系人
联系电话
审核人：
制表人：
日期：
（见本书第234页）
7.3.6每月应收电费明细表
每月应收电费明细表
房号
上月累计/
千瓦时
本月累计/
千瓦时
本月用电/
千瓦时
本月电费/元
抄表日期
审核人：
制表人：
日期：
（见本书第235页）
7.3.7每月应收水费明细表
每月应收水费明细表
房号
上月累计/吨
本月累计/吨
本月用水/吨
本月水费/元
抄表日期
审核人：
制表人：
日期：
（见本书第235页）
7.3.8公共设施维修费用月度统计表
公共设施维修费用月度统计表
房号
维修时间
维修单号
维修内容
维修费用/元
审核人：
制表人：
日期：
（见本书第236页）
7.3.9停车票使用情况月度统计表
停车票使用情况月度统计表
日期
本日领用
本日使用
本日结余
号码
金额
早班
中班
晚班
号码
金额
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
续表
日期
本日领用
本日使用
本日结余
号码
金额
早班
中班
晚班
号码
金额
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
审核人：
制表人：
日期：
7.3.10停车场收费每月汇总表
停车场收费每月汇总表
号码
停车票用量/张
金额/元
备 注
总计
审核人：
制表人：
日期：
7.3.11车辆加油月度记录表
车辆加油月度记录表
日期
时间
车号
油号
加油量/升
金额/元
备注
审核人：
制表人：
日期：
（7.3.9～7.3.11见本书第237～240页）
7.3.12巡查记录表
巡查记录表
时间
楼号
楼层
异常状况
处理措施
备 注
主管人：
巡查员：
日期：
（见本书第240页）
7.3.13财务人员考核表
财务人员考核表
考核时期：
年月日至年月日止
职
务
姓
名
性
别
出生
年月日
籍贯
学历
经历
到职
年月日
请假天数/时
实际
工作
天数
奖惩
记录
备考
考
核
项
目
项目
积极性
缜密性
计划性
协调性
敏感性
耐性
原则
效率
评语
配分
得分
初考
复考
项目
合作
思维
守时
核算
管理
监督
仪态
负责
评语
配分
得分
初考
复考
总
分
评
语
年月日
复
考
核
定
年月日
制表人：
审核人：
年 月 日
7.4住宅小区物业财务管理部管理方案
7.4.1财务管理部工作考核方案
财务管理部工作考核方案
为了加强物业财务管理部门工作的规范化管理，进一步强化财务人员工作责任，提高工作效率，改进工作作风，以有利于财务人员和本部门自身的发展，特制订本内部考核办法。
一、财务人员内部考核暂行办法
第一条 物业财务管理部所有工作人员必须坚决执行此暂行办法，坚持考核客观公正、民主公开的原则。
第二条 此考核暂行办法针对物业财务管理部的工作人员，其中包括正副科长以及外派人员。
第三条 物业财务管理部工作考核的内容主要围绕物业财务人员岗位职责、工作纪律、考勤制度以及岗位技能和服务质量几个方面开展。
第四条 工作考核由部门内相关人员组成考核工作小组，主要分为年度考核和日常不定期考核两种形式。
第五条 考核根据本单位实际情况，以日常不定期考核与定期考核相结合，尽可能采取量化测评的方法，实现领导与群众民主评议相结合。
第六条 考核工作组的主要职责是组织、指导、监督考核工作，提出考核等次建议。
对财务人员不服考核结果的申请进行复核，对接受考核的财务会计人员应写出书面的年度述职报告。
第七条 考核人员要根据考核结果以及全年考核情况，进行综合评审，定性定量相结合，提出考核等次意见。
第八条 年度考核结果分为卓越、优秀、良好、合格、差五个等次。
考核小组对初定考核等次进行审核，确定考核等次。
最后，根据程序，将最终考核结果报有关部门备案。
第九条 物业财务管理部应当根据年度考核结果对考核对象进行分类排队，对评分考核最后两名财务人员进行戒勉谈话，责令限期整改；对于在年度考核中“差”的财务人员，物业财务管理部应当提出方案，并建议调整其工作岗位。
第十条 本考核办法自公布之日起开始执行。
续表
二、物业财务管理部各岗位职责规定
所有工作人员应当遵职守则，忘我进取，严格要求自己，积极提高自身工作能力与个人综合素质。
现将财务管理部各岗位人员的要求与职责规定划分如下。
1.财务领导：
（1）财务领导应当为本科以上学历，中级及以上职称，需取得全国或省级计算机等级考试二级（含二级）以上的证书。
（2）财务领导每年必须参加一个课题，或在正式刊物上发表至少一篇学术文章，发表一篇以上者可以根据情况另行奖励。
（3）达到报名条件的五年内参加全国高级会计师职称考试或注册会计师考试并取得合格证书。
2.普通工作人员：
（1）财务管理部普通工作人员需取得全国或省级计算机等级考试二级（含二级）以上证书。
（2）40岁以上的员工要有中级职称，且五年之内参加全国高级会计师或高级技师职称考试，必须取得合格证书。
（3）40岁以下的员工
升级会员 