网络视频会议管理实施细则文档格式.docx

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（试行）

第一章总则

第一条为加强公司（以下简称“公司”）网络视频会议管理，保证会议质量和效果，按照公司会议管理制度，特制定本实施细则。

第二条公司网络视频会议按程序化、规范化原则，实行统一指挥，分级管理。

第三条本办法适用于公司总部及各分支机构。

第二章组织与管理

第四条总经理工作部是公司网络视频会议的综合管理部门，负责网络视频会议规章制度的制定和修订，负责网络视频会议总协调，负责监督视频会议运维人员调试视频会议声音质量、画面质量、导播效果。

第五条信息技术部是公司网络视频会议系统的技术保障部门，负责网络视频会议技术操作规程的制定和修订。

第六条总公司领导主持召开的视频会议由总经理工作部负责组织协调，专业、专题会议由主办部门负责组织协调，各分公司综合管理部门协助办理。

第七条：

各参会单位须按照会议要求提前半日布置会场，并主动与会议主办部门联系确认会场是否规范；

各参会人员应在在会议开始前10分钟进入会场，按照规定着装，不得出现交头接耳、随意走动、打电话、打瞌睡等与会议无关的行为。

第三章会议基本流程

第八条会议主办部门制定会议方案，提出会议申请，经总经理工作部会签，公司总经理审批同意后方可组织召开视频会议。

第九条会议主办部门应在会议召开前2个工作日通过协同办公系统提交视频会议任务单，协调相关部门进行会场布置，做好会间服务。

第十条视频会议任务单审核通过，会议主办部门与运维人员协商确定测试时间等事项后发布会议通知。

第十一条会议通知须明确会议名称、时间、主会场地点及参加人员、分会场参加人员、会议议程（含远程发言单位）等内容。

主会场与会人员落实由会议主办部门负责，如有请假事宜，按相关管理办法由各单位综合部门办理请假手续，报会议主办部门。

第十二条设备调试

视频会议运维人员根据会议通知和任务内容，制订工作落实方案（包括组织方案和技术方案），并进行系统联合调试。

一般情况下，重大会议应提前半天时间调试，并在会议正式开始前1小时打开设备，等待会前联调。