HG管理制度中程序文件.docx
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HG管理制度中程序文件
华阴市新西北特种钢铁有限公司
编号：
HG-J02-00
程序文件
（第1版）
编写：
晁航政
审批：
陈春太
批准：
刘勇
发布日期:
2015年1月1日生效日期:
2015年1月5日
目录
4.2.3文件控制程序
4.2.4记录控制程序
5.6管理评审控制程序
6.2人力资源控制程序
7.2与顾客有关的过程控制程序
8.2.2内部审核控制程序
8.3不合格品控制程序
8.5.2纠正措施控制程序
8.5.3预防措施控制程序
华阴市新西北特种钢铁有限公司
编号：
HG-J02-01
程序文件
文件控制程序
编制：
晁航政
审核：
陈春太
批准：
刘勇
发布日期:
2015年1月1日生效日期:
2015年1月5日
1.
目的
为了确保本公司质量体系运行的各个场所，都能得到质量体系文件和资料的有效版本，建立并实施本程序。
2.适用范围
本程序适用于本公司质量管理体系文件和资料的管理。
3.职责
3.1行政部归口负责管理本公司所有质量管理体系文件的控制；
3.2质量技术部负责管理工艺文件，法律法规、外来文件的控制；
3.3各职能部门负责各自文件的管理和实施。
4.工作程序
4.1、文件控制范围
4.1.1、质量手册
4.1.2、质量体系程序文件
4.1.3、其它工艺技术文件如：
《轧钢车间工艺操作规程》、《关键工序质量控制制度》《产品检查验收制度》、GB1499.1-2008《钢筋混凝土用钢第1部分：
热轧光圆钢筋》、GB1499.2-2007《钢筋混凝土用钢第2部分：
热轧带肋钢筋》等产品外来标准合同、顾客投诉、生产过程质量记录等。
4.2、质量体系文件的形式
可以是文字，也可以是电子文件形式。
4.3、文件的编制、审核、批准和发布
4.3.1、质量手册的编制、审核和批准
4.3.1.1、管理者代表组织专业人员统一编写。
4.3.1.2、管理者代表组织分管领导和有关职能部门人员对手册草稿进行评审，行政部根据评审意见和建议修改后，由管理者代表审定，总经理批准发布。
4.3.2、程序文件的编制，审核和批准。
4.3.2.1、管理者代表负责编制计划，组织人员起草程序文件。
4.3.2.2、程序文件草稿由编制者所在部门组织评审，部门领导审核。
4.3.2.3、评审后报总经理批准，行政部统一印制发放。
4.3.3、支持性文件编制、审核和批准。
公司内制定的管理性文件，如：
（人事、生产、技术）管理制度、工艺规程等，由部门经理审核，总经理批准。
4.4、文件和资料编号
质量体系文件和资料的编号办法。
a）分类标识规定，SC代表质量手册、CX代表质量管理程序文件、JS代表技术文件、ZY代表作业文件、GL代表管理文件、ZJ代表质量记录、QT代表其它文件；工艺规程、等执行规定的编号方法。
b）顺序号从01—10（当超过10时，可顺序后延或加年代号区分）
质量手册XXXXXX
发布年：
如2015
HG质量手册代号
企业代号：
HG
其他文件XXXXXX
顺序号
对应标准的章节
文件的分类号
如：
文件控制程序其编号为HG－J02－01
JO2程序文件类代号
4.2.3、该程序对应标准为4.2.3章
014.2章第一个程序文件
管理评审计划其编号为Zj－5.6－01
5.6章第一个质量记录
Zj质量记录代号
015.6章第一个质量记录
每份文件只能有一个编号，不能重复。
4.5、文件和资料的状态标识
4.5.1、所有文件在发放前都必须进行状态标识，在文件上加盖“受控”印记，以表明其现行有效。
4.5.2、行政部编制全公司受控文件总清单，各使用文件单位编制本单位受控文件清单。
4.6、文件和资料的收发
4.6.1、质量手册、程序文件及相关文件。
行政部根据实际需要确定分发范围，经总经理批准，按分发范围发放并在“文件发放登记表”中登记和签收。
4.6.2、本公司形成的技术和管理文件，由编制单位根据实际需要确定分发范围，经总经理审批后行政部进行发放，并在“文件发放登记表“中登记和签收。
4.7、文件和资料的保管
4.7.1行政部应确保文件内容保持清晰，编号易于识别和检索。
4.7.2当文件使用者发现文件出现破损影响使用时，应及时到归口部门更换新文件，同时交回破损文件，新文件仍沿用原文件的分发号。
4.8、文件和资料查阅
4.8.1、查阅文件和资料，必须填写文件资料查阅登记表，方可查阅。
4.8.2、外单位查阅，如涉及重要、参数或信息时，须持单位介绍信，经管理者代表批准后，方可查阅。
4.8.3、文件资料查阅只限当场查阅，不准带走。
4.8.4、凡查阅者，必须保护文件和资料，不准私自涂改、剪贴，确保文件和资料原状。
4.8.5、如顾客或兄弟单位需要相应的文件和资料时，经管理者代表批准发放，并加盖“非受控”标识，同时予以记录。
4.9、受控文件的复制
受控文件复印仍需填写分发号控制发放。
4.10、文件和资料更改
4.10.1、文件使用部门在使用过程中如发现文件与实际不符或有错误时，应提交文件主管部门对文件进行评审，必要时进行修改并得到批准。
4.10.2、文件和资料需要更改时，主管部门要提出申请，由申请部门填写《文件更改申请单》，说明更改理由。
由该文件和原审批人确认后，行政部在原文件发放范围内发《文件更改通知单》，跟踪更改所有文件，并填写更改记录。
4.10.3、每年52月，由行政部对受控文件进行评审，各部门结合使用情况适时评审，必要时修改，并得到重新批准。
4.10.4更改方式
文件每更改一次，该页的修改状态相应变动一次，该页修改状态达5次，或该页内容大幅变动时，该文件版本变动一次。
并按原文件发放记录，发放修订后文件，收回作废文件。
4.10.5、更改识别
各类文件的更改和修订状态用“受控文件清单”，“文件更改登记表”得到识别。
4.11、文件和资料的作废销毁。
4.11.1、若文件有了新的版本、资料保存年限已到，则原文件和资料作废，由发放部门根据发放记录及时收回，并加盖“作废”印章标识。
4.11.2.、收回的作废文件和资料销毁时，由行政部登记造册填写记录，经部门负者人批准后，方可查阅。
4.11.3、销毁的文件和资料，要在原目录下注销。
4.11.4、有关部门需要留用作参考时，必须提出申请，经发放部门负责人同意，在文件上加盖“作废”章，防止误用。
4.12、外来文件的控制
4.12.1、外来文件包括生铁、焦炭原料标准、GB1499.1-2008《钢筋混凝土用钢第1部分：
热轧光圆钢筋》热轧光圆钢筋GB1499.2-2007钢筋混凝土用钢第2部分：
热轧带肋钢筋》热轧带肋钢筋产品技术标准等，收到外来文件的部门，需识别其适用性，若为受控文件需移交行政部统一分发。
4.12.2、行政部负责收集相关国家、、国际标准的最新版本，编制分发号，加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4.12.3、各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“外来文件清单”。
外来文件定期评审，确保使用有效版本。
5、相关文件
《记录控制程序》《技术文件的管理》
6、质量记录
文件发放登记表
受控文件清单
文件更改通知单
外来文件清单
华阴市新西北特种钢铁有限公司
编号：
HG-002-02
程序文件
记录控制程序
编制：
晁航政
审核：
陈春太
批准：
刘勇
发布日期:
2015年1月1日生效日期:
2015年1月5日
1记录控制程序
1目的
通过对质量记录的控制，为产品质量符合规定要求和质量体系运行的有效性提供客观证据。
2适用范围
适用于公司范围内与质量活动有关的质量记录。
3、职责
3.1、行政部负责全公司质量记录表式的编号及标识；
3.2、质量体系过程涉及部门负责本部门在质量活动中形成的记录填写和管理工作；
3.3、质量记录人员应对质量记录的清晰、完整和准确性负责；
3.4、质量记录档案的管理人员应对质量记录档案的贮存、保管、查阅、防护和处理进行有效的控制。
4工作程序
4.1记录的分类：
a）内部记录：
质量体系运行质量记录主要有：
管理评审记录、内部质量审核有关17项记录、产品形成过程检验和生产记录如：
钢材生产卡片、配坯记录、产品力学性能检验记录、热轧光圆钢筋成品检验登记、热轧带肋钢筋成品检验登记。
b）外部记录：
供方提供的记录，如：
材料质保书、合格证、检验试验记录和报告等。
4.2记录格式
4.2.1各部门根据质量管理体系文件要求编制的记录格式，按程序批准后提交行政部备案，列入[质量记录明细表]，并由行政部统一安排印发使用；对于记录直接在计算机进行记录，必须使用备案的记录样本；未经行政部备案准用的记录格式，不得擅自使用。
4.2.2各部门根据工作需要提出记录格式更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。
4.3记录填写
4.3.1各部门应根据文件规定正确使用表格，填写应真实、准确、清晰。
4.3.2记录不得随意涂改，如因笔误或计算错误需更正时，应采用画线处签署更改者姓名及日期。
4.4记录的标识
记录采用识别编号进行标识（按《文件控制程序》的规定），用于识别各文件所使用的记录。
4.5记录的贮存、保护
4.5.1记录按相应文件规定进行传递，为确保记录的查询和追溯，记录分发人员应要求收件人在原件背后签字。
4.5.2各部门相应工作岗位所形成的记录，由部门指定专人负责收集、分类，按流水号依次排列整理、装订成册，加注封面，于每月10日前，提交专管员保管。
4.5.3部门当年的记录由各部门负责归类保管，并于每年5月15日前，将上年度的记录连同[质量记录入档清单]提交行政部归档保存。
4.5.4记录的保存地点应保持干燥、清洁、安全，防止丢失和损坏；以磁带、软盘、光盘形式保存的记录，应注意防磁、防静电。
4.5.5对于计算机内的记录由计算机使用者按上述有关要求进行备份处理，确保记录的安全对涉及机密的记录应加密保存。
4.5.6行政部每半年应对各部门实施、使用、保管记录的情况进行检查。
4.6记录的检索
a）各部门保管的记录按[质量记录入档清单]进行检索，需借阅或复制要经相应部门主管批准，方可借阅或复制，并由记录管理员登记备案。
b）提交行政部进行保管的记录按[质量记录入档清单]进行检索，需借阅或复制要经行政部主管批准后，方可借阅或复制，并由行政部进行登记备案。
c）顾客要求提供或查阅有关记录，应经管理者代表批准后，方可提供。
4.7记录的保存期限
a）记录的保存期限的确定应考虑：
法律法规及产品责任的有关要求；合同要求；产品的寿命周期/责任期/保修期/有效期；设备报废时间；人员在职时间；认证审核周期等等。
b）记录的保存期限详见[质量记录明细表]。
4.8记录的处理
a）对不需保留的记录使用完后，自行作废。
b）对超过保存期的记录进行销毁时，由行政部编制[文件销毁清单]，经管理者代表批准后，统一销毁。
4.9供方提供的记录由相关部门按上述有关规定进行收集、整理、保存管理。
4.10记录为图片、像片、录像带、录音带、光盘或软盘等同样应按上述有关规定进行控制
5、相关文件
《文件控制程序》
6、质量记录
记录明细表
华阴市新西北特种钢铁有限公司
编号：
HG-J02-03
程序文件
管理评审控制程序
编制：
晁航政
审核：
陈春太
批准：
刘勇
发布日期:
2015年1月1日生效日期:
2015年1月5日
管理评审程序
1.目的
通过对质量管理体系的充分性、有效性、适宜性的评审，不断改善体系及其运行效果，给公司带来更高效益。
2.适用范围
适用于公司质量管理体系的评审。
3、职责
3.1、总经理负责主持管理评审活动；
3.2、管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，编写相应的评审报告；
3.3、质量技术部负责管理评审计划的编制和组织工作，收集并提出管理评审所需的资料，并负责纠正预防和改进措施的实施后的跟踪和验证工作；
3.4、各相关部门负责并提供与本部门工作有关的评审所需的资料，并负责评审中提出的纠正和改进措施实施工作。
4、工作程序
4.1、管理评审计划
4.1.1、年度管理评审计划
4.1.1.1、公司每年至少进行一次管理评审活动，两次管理评审的间隔不超过12个月，管理评审会议安排在内审之后、外部审核之前进行，或在每年年末进行。
4.1.1.2、质量技术部每次管理评审前半个月编制年度管理评审计划，经管理者代表审核，报总经理批准后发各部门；
4.1.1.3、年度管理评审计划的内容应包括
a、评审时间、地点和主持人；
b、评审目的；
c、评审范围及重点；
d、参加评审部门；
e、评审依据；
f、评审内容；
4.1.2、适时管理评审计划
4.1.2.1、在下列情况下，由总经理提出，适时制定计划，适时进行管理评审。
a、当企业的组织结构，产品结构，资源发生重大改变与调整时；
b、当企业发生重大质量、安全事故或相关连续投诉时；
c、热轧钢筋产品法规标准及其它重要标准发生变更时；
d、热轧钢筋产品市场需求发生重大变化时；
e、当进行第二、第三方审核时；
4.2、管理评审的内容
4.2.1、管理评审的输入一般包括以下内容：
a、质量体系审核结果（包括内部、顾客和认证机构的审核报告）；
b、顾客的反馈，顾客满意率测量结果及顾客沟通的结果；
c、重大质量、安全事故的处理，过程及产品供方的质量趋势；
d、质量方针、目标以及纠正预防和改进措施的执行情况；
e、以前管理评审所确定的跟踪措施的实施情况；
f、可能影响质量管理体系的变化，包括内外环境的变化，如热轧钢筋产品法律法规的变化、新工艺、新技术、新设备的开发等；
g、质量管理体系运行状态，包括质量方针和质量目标的适宜性、有效性。
4.3、评审准备
4.3.1、预定评审前十天，质量技术部书面形式向管理者代表汇报现阶段质量体系运行的情况，并提交本次评审计划，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2、质量技术部负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认；
4.3.3、质量技术部向参加评审的人员发放《管理评审通知单》，及本次评审计划和有关资料。
4.4、管理评审
4.4.1、评审会议
4.4.1.1、总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员参加；
4.4.1.2、参加评审会议的人员对《管理评审通知单》的评审内容进行逐项评审；
4.4.2、评审结论
4.4.2.1、总经理对所涉及评审内容做出结论（包括进一步调查、验证等）；
4.4.2.2、总经理对评审后改进活动提出明确要求（包括体系、资源、方针、目标是否需要调整；是否需要进行产品过程审核等与评审内容相关
4.5、管理评审报告
4.5.1、管理者代表对管理评审的内容进行总结，编写《管理评审报告》。
经管理者代表审核后，提交总经理批准，并发至相应部门。
4.5.2、评审报告的内容包括：
a、评审目的；
b、评审日期；
c、参加评审人员；
d、评审的内容及结论；
e、采取的纠正预防和改进措施。
4.6、评审输出评价
a、质量管理体系的过程及相应文件是否有修正的需要；
b、质量方针、目标是否正在实现，是否需要更新；
c、是否需要进行相关的过程，产品审核或改进；
d、为管理体系各项活动配备的资源是否适宜；
e、对体系的持续适宜性，充分性和有效性的评价；
f、对上述评价结果所需采取的跟踪措施。
4.7、纠正预防和改进措施的实施和验证
质量技术部根据评审结果填写《改进措施计划及实施验证表》中“改进措施项目”，定出责任部门由责任部门填写“改进措施实施计划”、“改进措施实施情况”，经管理者代表审核，总经理批准后，发给相关部门予以执行，质量技术部负责对上述措施实施情况进行跟踪和验证。
4.8、评审记录
管理评审的相关记录由质量技术部负责保存。
评审计划与准备
质量方针目标的实现情况
内外体系审核结果
评审输入
质量管理体系及过程的改进
评审
顾客的信息反馈
与顾客要求有关的产品改进
过程的业绩产品／服务
的符合性
评审输出
改进、纠正的预防措施
实施的监控结果
资源要求
评审报告
上一次管理评审跟踪措施的有效性情况
文件修改优化
质量体系运行情况
其它可能影响质量管理体系因素的变化
管理评审资料
整理归档
5、相关文件
《预防措施控制程序》
《纠正措施控制程序》
《文件控制程序》
《记录控制程序》《内部审核控制程序》
6、相关记录
管理评审计划、管理评审通知单
管理评审报告、管理评审记录
华阴市新西北特种钢铁有限公司
编号：
HG-J02-04
程序文件
人力资源控制程序
编制：
晁航政
审核：
陈春太
批准：
刘勇
发布日期:
2015年1月1日生效日期:
2015年1月5日
人力资源管理控制程序
1、目的
为保证从事与质量有关的管理、执行、验证人员的素质适宜、满足质量活动的需要，特制定并实施本程序。
2、范围
适用于全公司范围内的人力资源管理，包括人员配置、人员经历、教育程度、技能和能力的核查及培训管理。
3.1、行政部
3.1.1、负责编制年度培训计划。
3.1.2、负责培训管理、考核、建档工作。
3.1.3、负责培训计划的实施和培训的总结工作。
3.1.4、负责对员工所持操作证、资格证的管理：
如定期培训、考核、复审，做到持有效证件上岗。
3.2、质量技术部负责专业技术方面的培训。
4、工作程序
4.1确定从事影响产品质量工作的人员所必须的能力需求
4.1.1行政部编制相应岗位的《岗位入职要求》，明确岗位工作人员的工作职责和权限，包括学历、培训、技能及工作经历的具体要求，经总经理批准后，作为人员选择、安排和考评的主要依据。
4.1.2各部门负责人应至少满足下列条件之一：
a）具备与工作内容相关专业的技术职称；
b）或大专以上学历，并已工作二年以上；
c）或受过相关的职业培训；
d）或具备三年以上相关工作经历。
4.1.3任职条件应随产品要求等因素的变化进行更新。
4.22能力、培训和意识
4.2.1行政部负责确定各类人员的基本培训需求，包括新员工，转岗员工，检验人员，采购、营销、内审员，技术人员，特殊工种人员等，通过对各类人员能力的考评，以培训计划的形式，明确需要实施的相应培训。
4.2.2基本培训要求
4.2.2.1新员工培训
a）上岗基础教育：
包括公司简介、规章制度、质量方针和目标、岗位职责，相关法律法规、产品常识及质量管理体系基础知识等的培训，在进入公司一个月内，由行政部组织进行；
b）岗位技术培训：
包括所在岗位相关文件、注意事项、相关设备性能、操作步骤、现场实际作业及出现紧急情况时的应变措施等培训内容，由所在岗位部门主管组织进行；
c）通过教育和培训，使员工意识到公司依存于顾客，顾客满意是我们的最终目标，下道工序就是“顾客”；意识到每一个岗位的工作对于实现质量目标的重要性；积极寻求工作质量的改进，为公司的持续发展作出贡献。
4.2.2.2检验人员培训的内容包括：
a）统计技术（抽样方案）、检验基础知识的培训；
b）上岗前要有公司授权书，方可持书上岗。
4.2.2.3采购、营销、库管人员培训的内容包括：
a）采购人员需经过采购物质技术要求、采购基础知识的培训；
b）营销人员需经过成品相关知识、营销基础知识的培训；
c）库管人员需经过库存物质的质量特性、仓管基础知识的培训；
d）以上人员的培训由所在部门负责人进行，在上岗前实施。
4.2.2.4特殊工作人员的资格认定
a）特殊工作人员，应通过必要的培训，获得资格认定，才能持证上岗；
b）特殊工序人员培训由所在岗位部门主管进行培训，在上岗前实施，培训考核合格持证上岗。
4.2.2.5管理人员的培训
企业质量管理基础知识的培训，在入本公司一个月内由行政部组织进行。
4.2.2.6工程技术人员的培训
专业技术及相关的新理论、新概念等的培训，由行政部指定专业培训老师组织培训或外送培训。
4.2.2.7在岗人员培训
岗位技能的加深及强化，按培训计划，每年应对在岗员工至少进行一次全面的岗位技能培训和考核。
4.2.2.8转岗人员培训（同4.2.2.1b）。
4.3培训计划及实施
4.3.1行政部每年5月根据各部门的反馈意见、基本培训需求及公司发展方向，制定本年度的培训计划（包括培训内容、对象、时间、考核方式等内容），经总经理批准后下发各部门，并监督实施。
4.3.2每次培训各相关部门应填写[培训记录表]，记录培训人员、时间、地点、教师、内容及考核成绩等，培训后将有关记录、试卷或操作考核记录等提交行政部存档。
4.3.3计划外培训，可由相关部门以[培训申报表]的形式提出，提交行政部备案，由相关部门组织实施。
4.4培训的有效性评估：
a）通过理论考核、操作考核、业绩评定和观察以及内部质量体系审核等方法，评价培训的有效性，评价被培训的人员是否具备了所需的能力；
b）行政部加强对员工日常工作业绩的评价，应随时对各部门员工进行现场考核，对不能胜任本职工作的员工，需及时安排补充培训并考核，或转换工作岗位，使其具备的能力与从事的工作相适应；
c）每年年底行政部负责组织各部门负责人、培训老师及员工代表参加年度培训工作会议，评价培训的有效性，征求改进培训工作的意见和建议，以便更好地制定下年度的培训计划。
4.5保持教育、培训、技能和经验适当记录
a）行政部将每个员工的培训记录存档并将培训信息摘录于员工培训履历上，连同学历证明、资格或职称证书等相关资料放入员工档案，保存期限为员工离职后一年。
b）行政部对公司所有的教育培训情况进行汇总登记。
5相关文件
《岗位入职要求》
6相关记录
培训计划
培训记录
华阴市新西北特种钢铁有限公司
编号：
HG-J02-05
程序文件
与顾客有关的过程控制程序
编制：
晁航政
审核：
陈春太
批准：
刘勇
发布日期:
2015年1月1日生效日期:
2015年1月5日
2
与顾客有关的过程控制程序
1目的
明确顾客的要求并形成文件，通过评审和沟通，满足顾客要求并争取超越顾客期望。
2适用范围
适用于顾客要求的识别、产品要求的评审与顾客的沟通。
3职责
3.1、销售部长负责产品要求的确定，组织有关部门对合同进行评审，评审合同的合法性、完整性、明确性；
3.2、销售部负责合同的草签，合同修改与顾客的联络工作；
3.3、质量技术部负责评审工艺技术能力、检测能力；
3.4、采购部负责评审原材料采购能力；
3.5、生产部评审生产能力及交货期限；
工作程序
4.1合同的分类
4.1.1、常规合同：
针对本公司《现有产品目录》中已有产品所定的合同；
4.1.2、特殊合同：
常规合同以外的合同均视为特殊
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