验厂管理预案.docx
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验厂管理预案
验厂管理预案
1、目的
通过预案设置，建立一套验厂管理机制，以确保每次验厂都能100%通过。
2、范围：
适用于艾派集团（中国）有限公司生产事业部。
3、权责：
无
4、定义：
4.1验厂：
指国际客户按照一定的标准对工厂进行审核或评估。
一般分为人权验厂、品质验厂、环境验厂、反恐验厂等等,企业“验厂”活动已经在中国的出口企业中普及，接受跨国公司和中介机构“验厂”已成为我国出口生产企业完成出口贸易必须满足的条件。
4.2验厂资料：
验厂资料是指验厂时由验厂专员为审核员提供工厂的一些基本文件资料及生产记录（包括但不限于：
营业执照、员工手册、消防演习记录等），验厂资料主要是在人权、环境、安全、卫生、反恐及现场方面的文件资料，根据客户的要求可能侧重点会不一样，有的重点是在人权，有的重点是在安全，这个要看工厂的客户是哪一家。
4.3验厂级别：
验厂机构验厂完毕后会将验厂评估报告发予客户,由客户评定验厂结果等级，分为如下4个等级：
4.3.1永久性通过
4.3.2半年检查一次
4.3.3三个月后复检
4.3.4未通过
4.4验厂机构：
验厂分为第三方验厂和客户验厂。
第三方验厂通常由客户委托如STR、SGS、URS等验证机构负责。
5、作业内容
5.1组织保障：
5.1.1验厂小组组织架构
5.2组织成员及职责：
人员名单详见附件一
5.2.1验厂领导小组：
组长:
总裁办经理
执行组长：
执行总裁助理
小组成员：
人力资源部经理、业务一部副经理、业务二部经理、行政管理部经理、品质管理部经理、财务部经理、印前部经理、印刷部经理、印后部经理、供应部经理、综合计划部经理、仓储部经理、工程部经理、设备部经理、艾派学院经理。
小组职责：
A根据国际业务部提出的验厂需求，提前启动验厂机制运转，并对重大事项进行决策。
B安排部署下属部门做好验厂资料及现场的各项准备工作。
C指导执行小组成员进行核实资料，现场检查等工作。
D评估验厂所需改造费用的合理性。
5.2.2执行小组
组长：
执行总裁助理
执行组长：
行政管理部经理、生产人力资源部经理
核心成员：
生产人资部验厂专员、行政管理部行政主管、艾派学院培训专员。
核心成员职责：
根据验厂的需求，将验厂分为两大部分：
A资料、培训：
资料包含所有书面记录资料、电子版资料、考勤合同资料等。
资料核查，每月5日前由生产人力资源部经理组织执行小组部分成员检核各部门常备资料的完整性和有效性。
责任人：
生产人资部经理
1）自己更新的资料：
指生产人资部验厂专员需自己动手维护及保管的书面记录资料和电子版资料。
纸质版资料需要在办公区建立专柜标示按验厂性质分类存放；电子版资料需要在固定的电脑中建立专门文档。
具体资料清单详见附件二。
2）牵头更新的资料：
指生产人力资源部经理需带领验厂专员监督、检查各部门验厂接口人按验厂需求，进行实时更新的资料。
该资料视情况一部分需要按要求时间更新记录交至验厂专员处集中保管，一部分在现场随时更新自行保管，但一旦验厂，随时能够拿出来的是完全符合要求的资料（如仓库出入库记录）。
具体详见附件二。
涉及需更新记录的部门，需按验厂标准要求的周期进行记录更新。
并于每月2日（生产日报表需于每周一）前将所更新的记录交至生产人资部验厂专员处保存。
包含品质验厂资料。
3）培训：
a常态化工作持续执行培训，环境卫生、劳保用品佩戴、危化品使用、机台规范操作等等。
b无法实现必须通过其它方式规避的工作培训：
童工、计时、月薪、加班时长等等。
a）所有新入职员工，由艾派学院培训专员做入职培训时，对验厂相关内容进行培训宣导。
入职培训时，需引导员工签订自愿加班申请。
b）督促各车间领班利用早会及日常管理加强宣导验厂标准，要求车间严格按照验厂标准执行日常管理。
c）艾派学院需于每季度首月5号、15号、25号组织各车间针对《验厂应知应会》（详见附件三）内容进行集中培训，该内容由艾派学院负责根据实际情况进行时时更新。
并于次月对所有接受培训的人员进行访谈。
培训及访谈结果需形成记录留底备档。
每季度末月月底由验厂领导小组组长组织部分小组成员对员工进行抽查访谈。
确保所有参与验厂的员工能够准确回答问题。
d）为提高员工应对验厂积极性，凡是被验厂人员提问到的员工，按培训要求回答问题正确，且当次验厂通过的，奖励500元。
于当月工资中体现。
4）每月10日前，验厂专员需汇总上月验厂（资料更新、现场检查、员工培训访谈）各项工作的进展至《验厂标准执行情况月报表》并提报OA。
报表形式详见附件六。
B现场：
现场部分的执行，主要采用每日、每月检查稽核，整改监督方式。
稽核检查方式采用每日检查，主要执行人员为安全管理专员。
每月第三周或第四周的周四由国际业务部经理发起内部验厂（如检查时间不充足可提前一天至周三开始验厂），验厂结束当天内汇总出验厂结果，并于当周生产例会上总结汇报。
次日，由执行总裁带队，组织所有领班、经理及验厂相关人员整体现场总结。
内部验厂结束后第三周生产例会通报整改结果。
具体检查标准详见附件四。
责任人：
行政管理部经理
1）硬件：
硬件设施设备包含但不限于消防设施设备、机器防护罩、配电箱、逃生通道、灭火器、消防栓、现场标识、危险品设施配置、MSDS、环境卫生、危废处理等等）
2）软件：
软件设施设备包含但不限于处罚规定、现场记录日期、劳保用品佩戴、安全规范操作等等。
C每次验厂结束后，验厂专员需在五个工作日内将新发生的验厂标准及注意事项更新至本预案。
D验厂名单：
每次验厂，由固定的260名长期工（根据每次验厂实际情况可增加人数）参与验厂。
其余人员，验厂当日由验厂小组组织回避。
该名单由生产人力资源部提供，分配至各车间由领班确认人员稳定性、可靠性，从中筛选出符合验厂要求（认同公司管理，遵守公司规章制度，稳定性强，认真接受验厂培训，可准确回答验厂访谈问题）的员工形成。
如遇260名员工中有离职情况，验厂专员需第一时间安排增加符合要求的人员加入验厂名单。
人事考勤、财务工资信息、劳动合同、请假单、入离职记录、体检记录、限制区域名单、背调等记录需与名单配套更新。
5.2.3稽查监督组：
组长：
总裁办经理
核心成员：
国际业务一经理、零售人力资源部经理。
核心成员职责：
A资料稽核：
责任人：
零售人力资源部经理。
职责：
a每月第三周或第四周的周三至周四期间，按验厂要求，完全参照正式验厂方式及要求对所有验厂资料进行检查打分。
资料包含所有纸质资料、各种证件、电子版资料、人事考勤系统等。
参考附件二《验厂查核标准—文件部分》
b负责于每月12日前稽查生产人力资源部是否有按时更新上传《验厂标准执行情况月报表》并在验厂小组群内通报稽查结果。
B现场稽核：
责任人：
国际业务一部副经理
职责：
每月第三周或第四周的周三至周四期间，按验厂要求，对车间现场进行检查，方式视同正式验厂。
检查内容包含现场记录日期、劳保用品佩戴、人员访谈等等。
参考附件三《验厂查核标准—现场部分》。
C稽查小组须完全按照正式验厂标准进行模拟验厂。
稽查监督组查处任何不符合验厂要求的项目视同验厂不通过处理，处以责任人警告以上处分。
稽核结果同时纳入当季目标考核结果。
稽核通过的加分，不通过的扣分。
D模拟验厂流程：
详见附件五
5.3组织责任：
5.3.1领导小组及执行小组成员需负起责任，分工到位，严格按要求执行，务必确保验厂100%通过。
如因某一环节导致验厂未通过，相关环节责任人承担相应责任，核心责任则由部门第一负责人承担。
5.3.2各部门经理及主管、领班需提高验厂重视度，对员工的行为及现场管理负责任，日常稽核、月度检查、模拟验厂、正式验厂查核时，如发现有违规现象，经理及领班需负管理责任。
5.4机制运作原理：
一旦获知验厂信息，小组即启动运作。
5.4.1信息通报：
一旦有验厂信息，国际业务部负责在第一时间提交验厂申请单。
同时，国际业务部需掌握以下几项信息并告知验厂领导小组：
A确认验厂内容：
人权、环境、品质、反恐。
B验厂性质：
第三方验厂或客户内部验厂。
若是客户自验，自验后是否还需第三方验厂。
C确认具体的验厂时间。
D了解验厂人员的相关信息。
5.4.2机制运转发起：
验厂工作由生产人力资源部牵头组织，验厂专员收到OA申请后建群发起第一次会议（群组成员为验厂领导小组及执行小组成员）会议启动后即表示验厂机制开始运作。
5.4.3机制运作内容：
等级
验厂专员
执行小组成员
领导小组成员
四级筹备程序
验厂信息发布24小时内
1、召集验厂第一次会议，宣布启动预案进入四级筹备状态，部署各执行小组人员工作。
2、带领小组成员完成验厂资料检核及资料完善的工作。
3、带领小组成员完成现场第一次稽核及追踪整改工作。
1、无条件准时参加会议。
2、根据验厂专员部署，检核所负责的验厂资料的完整性，并着手完善、补充资料。
3、根据验厂专员部署，进行现场检查，并追踪现场整改完成。
4、根据验厂专员部署，拟定员工培训计划。
1、参加验厂启动会议。
2、了解客户情况及本辖区的验厂需求。
3、监督和督促本部门完成现场整改。
4、无条件配合执行小组成员对员工的培训。
三级筹备程序
模拟验厂前一天
1、召集验厂第二次会议，宣布进入三级筹备状态。
2、带领小组成员检核验厂资料，确保所有资料的完整性和有效性。
3、带领小组成员完成现场第二次稽核，确保所有问题均已改善到位。
4、协同小组成员对员工进行抽查，确保培训效果有效性。
1、无条件准时参加会议。
2、配合验厂专员完成资料的检核，并完成不合格资料的准备。
3、配合验厂专员对现场进行检查，紧急处理完成不合格项目。
4、配合验厂专员对现场员工进行抽查，确保培训效果。
1、不参加会议。
2、关注本部门对验厂资料和现场的整改。
3、集团人资部、生产人资部经理需参加对员工进行抽查，再次确认培训效果。
二级筹备程序
模拟验厂当天
1、协同小组成员完成应对验厂资料部分。
2、陪同模拟验厂人员进行验厂。
3、安排部署小组成员分布在车间现场，在验厂走厂过程中实时保持联系和准备。
4、召集验厂第三次会议，宣布模拟验厂结果，总结经验，部署安排不足需整改的工作。
1、配合客户完成对资料的验收。
2、配合验厂专员分布在现场做好及时的沟通及准备。
3、对模拟验厂发现的问题，进行整改。
1、不参加验厂，参加总结会议。
2、对于本部门发现的不合格项带领部门人员进行整改。
一级筹备程序
正式验厂前一天
1、协同小组成员完成对现场的最后一次清查，并追踪整改当天完成。
2、协同小组成员完成对资料的再一次审定，确保无遗漏。
3、召开验厂第四次会议，部署安排验厂工作及分工。
1、配合验厂专员完成对现场的最后一次清查，并追踪整改当天完成。
2、配合验厂专员完成对资料的再一次审定，确保无遗漏。
3、参加验厂第四次会议，无条件服从验厂专员安排工作及分工。
1、部分参加验厂客户要求参加的验厂前会议。
2、督促本部门对不合格项的整改。
正式验厂
正式验厂当天
1、协同小组成员完成应对验厂资料部分。
2、陪同模拟验厂人员进行验厂。
3、安排部署小组成员分布在车间现场，在验厂走厂过程中实时保持联系和准备。
1、配合客户完成对资料的验收。
2、配合验厂专员分布在现场做好及时的沟通及准备。
1、根据客户要求，部分参加验厂及客户验厂后会议。
2、随时对突发情况进行处理。
验厂总结
正式验厂后2天内
1、召集验厂第五次会议，宣布验厂结果，总结经验。
2、形成会议纪要存档。
无条件准时参加会议。
无条件准时参加会议
5.4.4验厂当天各部门工作部署及流程（具体详见附件七）
5.5验厂重要问题点（具体详见附件八）
6、相关文件
本预案自发布之日起生效
7、附件
7.1验厂小组人员名单
7.2验厂查核标准—资料部分
7.3验厂应知应会
7.4验厂查核标准—现场部分
7.5模拟验厂流程
7.6验厂标准执行情况月报表
7.7验厂当日各部门工作部署及分工
7.8三项验厂说明
艾派集团（中国）有限公司
2013年01月21日
关键词：
验厂管理预案
呈报：
公司领导下发：
31份
下发：
相关部门 存档：
1份
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