高效会议管理技巧.docx

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高效会议管理技巧

《高效會議管理技巧》內容摘要

第一講　當今會議面面觀

第二講　會議效率不高的原因及解決方案

第三講　開會前的準備工作

第四講　成功會議的五種策略

第五講　會議中的溝通與反饋技巧

第六講　主持人的會議管理技巧

第七講　如何對待會議中的意外情況

第八講　主持人與參會者的守則與責任

第九講　會議記錄

第十講　會後跟進

【內容摘要】

第一講當今會議面面觀

【本講重點】

會議的意義

會議的目的

會議的種類

會議的頻率

會議成本的計算

會議的主要目的就是解決問題，但由於開會技巧不佳或過於頻繁，不但無益於解決問題，反而使問題愈趨複雜。

頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。

如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。

會議的意義

1．會議是一個集思廣益的渠道

圖1-1集思廣益圖

如上圖1-1，會議是一個集合的載體。

通過會議使不同的人、不同的想法彙聚一堂，相互碰撞，從而産生“金點子”。

許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的産物。

2．會議顯示一個組織或一個部門的存在

會議總是在大於一人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。

沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。

因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。

圖1-2組織或部門與會議

3．會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。

隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，現在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。

因爲這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。

會議的目的

◆開展有效的溝通

會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。

◆傳達資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。

◆監督員工、協調矛盾

許多公司或部門的常規會議其主要目的是爲了監督、檢查員工對工作任務的執行情況，瞭解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。

◆達成協定與解決問題

達成協定與解決問題一般要經歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現協定的産生和問題的解決。

圖1-3達成協定與解決問題的6個步驟

◆資源分享

利用開會彙集資源，以期相互幫助，共同進步。

◆開發創意

開發創意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。

通過舉行會議，形成新的構思，並且論證新構思，使其具有可行性。

◆激勵士氣

年初或年底的會議通常具有這一目的性。

這種會議是爲了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力。

◆鞏固主管地位

經理或主管爲了體現自身的存在價值，更爲了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協調會議，以此來強化自己的地位。

會議的種類

會議可以按照人數、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發展密切相關。

表1-1會議的種類

按人數分類

按開會方式分類

按開會目的分類

●團體會議

●一對一會議

●面對面會議

●電話會議

●視頻會議

●宣佈人事安排、講解政策的會議

●當衆表揚或批評別人的會議

●臨時處理突發事件的會議

●固定的團隊會議

●集思廣益的會議

會議的頻率

每種會議都有其合理的發生頻率，只有掌握了合理的會議發生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。

1.固定的部門會議

2.全體會議

3.處理突發事件的會議

4.一對一會議

會議成本的計算

會議成本分爲時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。

會議成本是非常可觀的一筆數目，它關係到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閒視之。

1.會議的時間成本

2.直接的會議成本

3.效率損失成本

開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。

由於管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。

效率損失成本包括以下3種情況：

【自檢】

請將下列相關選項用橫線連接起來。

A、固定的部門會議①至少每兩月一次

B、一對一會議②隨時

C、處理突發事件的會議③按需要

D、全體會議④至少每月一次

◆見參考答案1-1

【本講總結】

從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。

高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往佔據上風，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。

因此，每個人應從基礎做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。

【心得體會】

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第二講會議效率不高的原因及解決方案

【本講重點】

會議效率不高的原因及預防性管理

高效會議的八大特徵

會議規範

會議效率不高的原因及預防性管理

1．會議的通病——效率不高

小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現狀，值得我們思考。

很多公司往往由於以下原因，開會效率低下：

◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。

許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。

◆許多主管對於何時開會幾乎都不徵詢員工的意見。

這使得員工疲於奔命，甚至得延後或放棄參加其他會議。

◆有些“必須到會”的員工，因爲已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。

而到場的人往往並非與議題關係最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。

時下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改爲“開會比較煩”。

開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低”，簡而言之，會議效率不高。

因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。

2．會議效率不高的原因

會議效率不高通常由以下7種原因造成。

在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。

這3種原因是：

主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

表2-1會議效率不高的原因及具體表現

項次

原因

具體表現

（1）

時間

會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

（2）

地點

會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。

（3）

開會物件的選擇

必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。

（4）

主持人的技能

會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。

（5）

參會者的技能

參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。

（6）

會議的準備工作

開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖遝而無成效。

（7）

開會的原因、目的和結果

開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。

高效會議的八大特徵

與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。

高效會議具有8大特徵。

建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特徵一一列出，並隨時檢驗，充分做好預防性管理，使即將召開的會議能夠成爲真正意義上的高效會議。

會議規範

會議規範包含3個部分：

會議時間安排的規範、固定的會議流程規範以及會議規範本身。

1．會議時間安排的規範

◆上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。

這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態。

因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。

◆上午9-10點之間，員工已經開始進入工作狀態。

在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業務會談的最佳時機。

◆上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。

大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。

◆下午3-5點之間，最好不要安排會議。

這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。

2．會議規範本身

會議規範是指大家達成共識的會議守則。

會議規範主要包括以下條款：

◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。

◆超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。

◆所有與會者都要準備在會上發言。

◆準時開始，準時結束。

◆各業務單位負責人對決議能否達成負直接責任。

◆所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規則最重要，需特別注意。

◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。

◆會議結束2-3天後，所有與會者應拿到會議記錄。

◆所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。

◆必要時請第三方監控，以保證會議質量。

3．固定的會議流程規範

圖2-1固定的會議規範流程

固定的會議流程規範主要包括一個中心、兩個基本點。

（1）一個中心

一個中心是指整個會議的議程。

一個中心包括：

■會議的開始，具體包括：

致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規章制度；指定會議記錄人。

■進行會議討論，可以分爲不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。

具體包括：

分享話題和目標；交流資訊；産生主意、做決定、確認行動；總結。

■結束會議，具體包括：

總結；安排下次會議。

（2）兩個基本點

兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束後的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。

但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。

所以，一個規範的會議流程必須包含會前的準備工作與會後的跟蹤工作。

會前的準備工作與會後的跟蹤工作具體包括寫、發備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做彙報的人選等。

【本講總結】

會議效率不高是當前許多會議的現狀。

因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。

通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應在會前充分做好預防性管理。

與此同時，清楚瞭解什麽是高效會議、會議規範有哪些也至關重要，只有掌握了這些，才能從正面引導我們如何提高會議的效率。

【心得體會】

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