五通讯礼仪(共4页)2600字.docx
《五通讯礼仪(共4页)2600字.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《五通讯礼仪(共4页)2600字.docx(5页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
五通讯礼仪
(一)打电话
1、时间适度
(1)通话时间。
除有要事必须立即通知外,不要在他人的休息时间打电话。
例如,上午7点之前、晚上10点之后以及午休时间等等。
在用餐之时打电话,也不合适。
给海外人士打电话,先要了解一下时差,不要不分昼夜,骚扰他人。
打公务电话,要公事公办,尽量避免在他人的私人时间,尤其是节假日去麻烦对方。
有意识地避开对方的通话高峰时间、工作繁忙时间,这样打电话的效果会更好。
(2)通话长度。
基本要求:
以短为佳,宁短勿长。
在电话礼仪里,有一条&;三分钟原则&;,即发话人要自觉地、有意识地将每次通话的长度,限定在3分钟之内。
(3)体谅对方。
如在开始通话时,先问一下对方,现在通话是否方便。
倘若对方不方便,可约另外的时间。
若通话时间较长,也要先征求一下对方意见,并在结束时略表歉意。
在对方节假日、用餐、睡觉时,万不得已打电话影响了别人,不仅要讲清楚原因,还要说一声&;对不起&;。
在上班时间内,一般情况下不要为了私事而长时间通话。
2、内容简练
(1)事先准备。
不要现说现想、缺少条理、丢三落四。
(2)简明扼要。
问候完毕,即应开宗明义,直言主题,少讲空话,不说废话,不没话找话,不吞吞吐吐,不东拉西扯。
(3)适可而止。
话说完了,要及时终止通话。
由发话人终止通话,是电话礼仪的惯例之一,也是发话人的一项义务。
发话人不放下电话,受话人一般是不能挂电话的。
3、表现文明
(1)语言文明。
要使用&;再见&;,要是少了这句礼貌用语,就会使终止通话显得有些突如其来,并让自己的待人以礼有始无终。
另外使用&;请&;、&;麻烦&;、&;劳驾&;、&;谢谢&;等文明用语。
(2)态度文明。
对于受话人,不要态度粗暴无理,也不要阿谀奉承。
电话若需要总机接转,勿忘对总机的话务员问上一声好,并且还要加上一声&;谢谢&;。
碰上要找的人不在,需要接听电话之人代找,或代为转告、留言时,态度都要文明有礼。
通话时,电话忽然中断,依礼需由发话人立即再拨,并说明原因,不要不了了之,或只等受话人一方打来电话。
若拨错了电话,应对接听者表示歉意,不要一言不发,挂断了事。
(3)举止文明。
当众拨打电话时,不要在通话时把话筒夹在脖子上,或是趴着、仰着、坐在桌子上,或是高架双腿与人通话。
拨号时,不要以笔代手,边打边吃。
挂电话时要轻放,不要用力一摔,令对方&;大惊失色&;。
通话不要&;半途而废&;,或拨号时对方一再占线,要有耐心,不要拿电话机撒气。
(二)接电话
1、本人受话
(1)接听及时。
在电话礼仪中,有&;铃响不过三&;的原则。
接听电话是否及时,反映着一个人待人接物的真实态度。
电话铃声一旦响起,应尽快予以接听。
不要铃响许久,甚至响过几遍之后,才姗姗来迟。
不过,铃声才响过一次,就拿起听筒也显得操之过急。
在正常情况下,不允许不接听他人打来的电话,尤其是&;如约而来&;的电话。
因特殊原因,致使铃响过久才接电话,须向发话人表示歉意,要先说&;对不起&;。
(2)应对谦和。
拿起话筒后,即应主动介绍自己:
&;您好,我是中原大桥分公司&;&;&;,请&;&;&;不要一声不吭,故弄玄虚。
在通话时,不论是何缘故,要聚精会神地接听电话。
不要心不在焉,或是把话筒置于一旁,任其&;自言自语&;。
在通话过程中,要谦恭友好,不卑不亢,不要拿腔拿调。
当通话因故暂时中断后,要等候对方再拨进来,不要扬长而去,也不要为此而责怪对方。
若接听到误拨进来的电话,要耐心向对方说明,如有可能,还要向对方提供帮助,或者为其代转电话,不要为此勃然大怒,甚至出口伤人。
(3)主次分明。
在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话,可向其说明原因,表示歉意,并再约一个具体时间,到时主动打电话过去。
在接听电话之时,适逢另一个电话打了进来,不要置之不理,可先对通话对象说明原因,请其勿挂电话,稍候片刻,然后立即接另一个电话,待接通之后,先请对方稍候,或过一会再打进来,然后再继续刚才正打的电话。
无论多么忙,都不要拔下电话线,对外界进行自我隔绝。
(4)认真记录。
对电话通知,要详细记录,及时汇报。
2、代接电话
(1)热情相助。
接电话时,假如对方所找非己,不要口出不快,拒绝对方代找旁人的请求,尤其是不要对对方所找之人口有微辞,如果对方要找的人不在,应主动询问&;需要留一个口讯给他(她)吗&;?
(2)尊重隐私。
代接电话时,当发话人有求于己,要求转达某事给某人,一定要严守口风,切勿随意扩散,广而告之,辜负了他人的信任。
即使发话人要找的人就在附近,也不要大喊大叫,闹得人人皆知。
当别人通话时,不要&;旁听&;,也不要插嘴。
(3)记忆准确。
若发话人要找的人不在,可向其说明后,问对方是否需要代为转达,如对方有此请求时,即应相助于人。
对发话人要求转达的具体内容要认真做好笔录,在对方讲完之后,还要重复一遍。
记录电话,应包括单位、姓名、通话时间、通话内容要点、是否要求回电话、回电话时间等内容。
(4)传达及时。
接听寻找他人的电话时,先要弄明白&;对方是谁&;、&;现在找谁&;两个问题。
若对方不愿讲第一个问题,可不必勉强。
若对方要找的人不在,可先以实相告,再询问对方&;有什么事情?
&;若发话人所找的人就在附近,要立即去找,不要拖延。
若答应发话人代为传话,要尽快落实,不要置之脑后,除非万不得己时,不要把自己代人转达的内容,再托他人转告。
(三)移动通讯
1、使用规范
(1)方便他人为先。
不要因为忘记交费而被停机,致使联络中断。
改换手机号码之后,应尽早告诉办公室及主要交往对象,以保证彼此联络的顺畅。
工作时间,不要随便关机。
因掉线、无电而有碍联络或暂停联络时,应及时说明,并向联络对象道歉。
(2)遵守公共秩序。
不要在公共场合,尤其是楼梯、电梯、路口、人行道等人来人往之处,旁若无人地使用移动通讯工具。
不要在要求&;保持寂静&;的公共场所,使用移动通讯工具大声通话。
必要时,如重要会议期间,应关机,或使之处于静音状态。
在办公室,尽量不要因私使用自己的移动通讯工具。
(3)自觉维护安全。
不要在驾驶汽车时使用手机。
不要在病房、油库等处使用移动通讯工具,避免发出的信号有碍治疗,或引发火灾、爆炸。
(4)注意保密。
使用移动通讯不能涉及党和国家秘密。
2、置放到位
(1)常规位置。
其一,是随身携带的公文包之内。
其二,是上衣口袋之内,尤其是上衣内袋之内。
第一种位置更显正规。
(2)暂放位置。
一是将其挂在腰带之上,最好是穿外套时。
二是与人坐在一起交谈时,可将其暂放于不起眼之处,如手边、身旁、背后等等,不要将其立于桌上。