海运操作流程和注意事项.docx

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海运操作流程和注意事项

海运操作流程和注意事项

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操作流程和应注意事项

一、操作流程：

1．接手新订单

2．向船公司订舱并传客人

3．安排拖车

4．安排报关

5．从OP手上签收新单；

6．签发发票；

7．签发提单；

8．将整单分类、入仓。

注：

我司分为操作与文件两大块，其中1-4为操作，5-8为文件。

二、具体工作内容（职责）和应注意事项

（一）接手新订单应注意确认以下内容：

货物品名，毛重，体积、柜型、柜数及希望安排船期、船公司。

1．若为指定货，需按客人所提供资料与相关目的港代理确认此订单，并告知代理货物可能完成时间，以便安排船期。

2．若为直接客人，需让SALE确认海运价后方可安排订舱。

（二）向船公司订舱同样需注明以上所提资料，并在收到S/O后确认船期（船名、结关日、开船日、驳船/

大船），柜型，确认无误后方可放给客人。

向船公司下BOOKING时：

（1）如此BOOKING的海运费，我司与船公司做到付，则下BOOKING时，收货人（CONSIGNEE）的资料一定要详细，清楚。

（２）要清楚了解经常联系的几家船公司的船期和货柜情况。

并适当向船公司预留舱位，特别是在旺季时，一定要做好预留舱位工作，以保证舱位的供应。

注：

我司马士基一般为网上订舱。

（三）若客人要求我司代为安排拖车，需要求客人提供详细装货地址、装货联系人、联系电话，确认装货

日期及时间后以书面形式通知拖车行安排拖车。

拖车分为两种清关及转关，其中涉及是否要求客人

带司机本及拖车费运价问题，一般要司机本比不要司机本贵RMB100.00，两种情况分别为：

1.如是客人自行安排拖车，只需将S/O传客人即可，以便车行安排打单、提柜；

2.如是我司安排拖车，只需将S/O直接传给车行，但注意需与车行商定价格，交待注意事项；

1．清关所指的是在深圳本地报关，也称为一般贸易，货物只需由装货地拖至出口港还柜后即可；

在派车单上注明不需司机本，若由我处安排报关，则需注明报关行联系方法，以便将闸纸及时送到指定的报关行安排报关，若由客人安排，只需注明由客人通知。

2．转关需在出货本地海关报完后，由当地海关封上关封，再拖回深圳出口港还柜后再转关才可

出口，其中有少数海关需三对照，如：

广州石牌、花都、东莞篁村、雁田、长安、中山海关（所

有中山都要）、顺德海关、南海海关、惠阳淡水海关、深圳市区、即：

司机本人相片、司机本、

车牌号三者相对应，散货拼货即属于此种情况。

以上情况需在派车单上注明需要司机本或是三

对照。

（四）若客人要求我司代为报关，只需通知客人备齐报关资料寄给报关行即可，其中需注意以下：

1．需客人提供拖车行电话，以便能及时收到闸纸，待海关放行之后，与船公司确认此柜是否已上船，若已上船，可开始与客人对单工作；

2．若为转关，一般由拖车行自行安排，转关完毕，确认上船事宜。

若已上船，开始对单工作。

以下为文件部分：

（五）从OP手上签收新单

1．仔细检查JOBSHEET上的内容是否正确，具体有：

（1）与客户给我司的订舱单核对：

Ａ货主名称、联系人、电话、传真号码；

Ｂ客户要求到的目的港和走的航线；

Ｃ客户要求签发的提单种类；

Ｄ海运费金额；

Ｅ拖车、报关方式（自拖自报还是我司安排拖车报关）。

（2）与船公司给我司的舱位确认件核对：

Ａ订舱号；

Ｂ目的港；

Ｃ船名、航次、结关日、开航日；

Ｄ与船期表核对，查看预计到港日是否正确。

（3）金额的核对：

卖价：

Ａ海运费：

应与客户给我司的订舱单上的金额一致；

Ｂ文件费：

1）指定货：

因我处需付香港文件费为USD16.00，所以一般收客人USD16.00；

2）直接客人：

以SALE提供JOBSHEET为主。

Ｃ拖车费：

以JOBSHEET为主，但不应低于成本价；

Ｄ报关费：

RMB250.00/柜；/RMB280.00/柜；

Ｅ码头费（ORC）：

USD141.00/20’GP、USD269.00/40’GP&HQ,有些海运费已

包括此费用，如未包括，则会单独列出来；

Ｆ手续费：

如是指定货则向客户收取RMB150.00/单的手续费,以前没收过的客户例如广东丝绸/BLUESKY、南希/NANCY、广州新星橡胶/NEWSTAR、澄海玩具/POFI/前竞工业、东莞大隆、东莞开达等，就不用收取此项费用。

我司还应向香港宇航收取USD30.00/20’GP、USD50.00/40’GP&HQ的手续费（如在我司出HB/L，我司只向香港宇航收取USD14.00/20’GP、USD34.00/40’GP&HQ的手续费），散货收取USD5.00/CBM的手续费（不足１CBM的按１CBM算）；

Ｇ额外费用：

由于海关查柜或其它原因会产生一些额外费用，一般来说是固定的，例如：

查柜费（CTNRINSPECTFEE）为HKD550.50/40’GP&HQ,HKD450.00/20’GP；电放费（TELEFAXFEE）为USD15.00/单；凭同行提单放货费（OPENHOUSEBILLRELEASINGCHARGE）为USD20.00/单，等等。

备注：

文件费是任何一单都有的，文件费及LOCALCHARGE都是不能到付的。

成本：

Ａ海运费：

金额以JOBSHEET为主，海运费还应同船公司开给我司的发票金额核对，如有出入，应交

业务人员进行判断；

Ｂ文件费：

除TMM为USD15.00/单、马士基HKD115.00/单，CMARMB110.00/单

香港宇航为USD16.00/单；

Ｃ拖车费：

以JOBSHEET后面资料中的派车单为准。

一般有两种情况：

一是包转关费的，另一是不包转

关费的,一般的差价为RMB100.00；

Ｄ报关费：

清关盐田为RMB190.00/柜，转关为RMB60.00/柜；

Ｅ码头费（ORC）：

USD141.00/20’GP、USD269.00/40’GP&HQ。

如香港宇航向我司收取此费用，则要有目

的港代理或香港客人出示的要求大陆供应商支付ORC费用的书面通知；

Ｆ如是FREEHAND，且出HB/L情况,则要给目的港代理手续费：

USD30.00/柜、USD50.00/40’GP&HQ；

Ｇ额外费用：

由于海关查柜或其它原因产生的一些额外费用，应如实支付。

OP应在船开前，最晚应在开船当日把单PASS给文件部门。

如JOBSHEET存在任何问题，须及时交还给OP进行确认。

（五）签发发票

对JOBSHEET审核无误后，开始如下工作：

1．在JOBSHEET上编写本公司的发票号和提单号。

（1）发票号码的编写格式：

（INVOICENR.）

香港发票号：

只向香港宇航收费

HK年份（后两位数）月份（两位数）流水号（目前是三位数）

大陆发票号：

向客人收费

E年份（后两位数）月份（两位数）流水号（目前是四位数）A

注：

我司发票分为香港发票和大陆发票。

（2）填写JOBSHEETOB/LNO，提单号码的编写格式（HB/L）：

Ａ在深圳出我司提单：

ESZ年份（后两位数）目的港缩写（三个字符）流水号（目前是四位数）

Ｂ在香港出我司提单：

ATHK

Ｃ出直接船东单：

NONE

2．填写JOBSHEETOB/LNO.

（1）我司的FREEHANDLE：

客户要求出直接船东单：

无论是在深圳出还是在香港出，都要把船东单号写上。

（2）指定货：

无论HB/L在哪出，船东单都是在香港出的，填写ATHK。

但有各别船公司需我处与深圳对单OK后方可通知将些单放在香港出单，如：

CMA、CHINASHIPPING。

具体的出单情况，要看客户给我司的订舱单或香港给我司的订舱单上的要求。

3．发票先用COPY件打印出来，连同JOBSHEET一起交给OP进行确认是否打印正确。

在OP确认正确之后，再打印出正本（我司正本发票为一式四联）交OP盖章签字。

最后将此正本发票传真给客户，以便其尽早付款、取单。

我处只需留绿联，其它需由财务签收，并要求跟进所有已出发票的签收情况。

以上是我司签发给客户的DEBITNOTE，但有些客户会要求我司提供税务发票，因此，文件部也要协助财务开具税务发票，需提供以下资料：

客户公司抬头、提单号码、起运港、目的港、开航日期、柜型、货名、详细费用名称、金额等。

我司已有一专用章，只需在传D/N给客人时盖上此章。

客户要求退佣时，如是退回给公司，则要求客户开DEBITNOTE给我司，并将这张DEBITNOTE

作为发票的一部份交给财务签收。

如是退回给个人，则文件部还需开CREDITNOTE，交SIMON签字。

后交给财务。

发票包括我司的发票与船公司的发票，在处理发票的过程中需注意以下：

1．第一时间出发票给客人，以便客人安排付款取单及时；

2．出船东单应第一时间通知财务备钱，并尽早取得船公司发票，核对无误后交财务以便财务安排付款。

若与SALES提供金额不符，还需与相关人员确认无误后方可。

3．所有的费用明细需保证JOBSHEET、计费、收付情况一致方可。

（六）提单缮制

1．提单的基本结构、内容：

（1）货主/SHIPPER

（2）收货人/CONSIGNEE

（3）通知人/NOTIFYPARTY：

是指货物到达目的地时船公司可以联络的公司或个人。

（4）PRE-CARRIAGEBY（前程运输）：

指的是内陆运送的方式，可能是卡车、铁路或内河航运。

（5）PLACEOFRECEIPT（收货地）：

当运送人发全程提单（THROUGHB/L）时，若在此栏位打上收货地点，那么此地点就成为运送人对该票货负责的起始点。

（6）船名/VESSELNAME和装货港/PORTOFLOADING

（7）卸货港/PORTOFDISCHARGE/目地的/PLACEOFDELIVERY

（8）我司目的港代理/OURDEST.AGENT

（9）货物描述栏/DESCRIPTIONOFGOODS：

包括唛头、柜号、品名、数量、重量和体积等。

因为这些资料都是由客户提供的，所以在这一栏里通常都会加上一句话：

SHIPPER’SLOADCOUNTANDSEAL。

1．ContainerNumber（货柜号码，箱号）：

箱号一般为7位数字，最后的数字为检查号码；

2．SealNumber（铅封号码）：

在完成货物装箱的手续后必须在集装箱门上加锁以及铅封，以确保集装箱内物品的安全。

铅封上的号码得详细记载在提单上。

3．Marks&Numbers（唛头及数字）：

出口货物的外包装上都有其用来辨认的数字文字或符号，这些字体或符号的组合就称为唛头。

（10）海运费预付/到付/OCEANFREIGHTPREPAID/COLLECT

（11）上船日期/ONBOARDDATE、提单签发地点、日期/PLACEANDDATEOFISSUE（这两个日期应一致）和提单份数/NO.OFORIGINALB（S）/L。

2．三种提单的比较：

客户要求签发的提单一般有三种：

我司货代提单（HOUSEBILL）、船东单（MASTERBILL/ORIGINALOCEANBILL）和同行货代提单（OPENHOUSEBILL）。

通常客户在下订舱单时就已确认好出什么提单。

货柜被海关放行上船后，一般客户会特地提供一份做提单的资料给我司，以便签发提单，我们称之为补料（SAMPLE）。

有些补料在OPPASS给文件部门时已有，有些没有，在没有的情况下，文件部门有义务、责任向客户追收补料，也可根据客人订舱单上资料做单后传客人确认。

如客户在船开七天之后还没有提供补料，可考虑各客人收取罚金USD15.00/天。

如客人要求出我司提单，提单缮制如下表：

补料我司提单/HOUSEB/L船东单/OCEANB/L

货主/SHIPPER同补料我司名称

收货人/CONSIGNEE同补料我司目的港代理

通知人/NOTIFYPARTY同补料我司目的港代理

货物描述栏/DESCRIPTIONOFGOODS同补料同补料

备注：

A.HB/L和MB/L同在深圳出时,我司在出HB/LCOPY件的同时应补料给船公司；特别是“K-LINE”她严格规定在船开三天之内必须补料，否则会产生罚金。

B.船东单在香港出时，我司出好HB/L正本之后，将正本HB/LCOPY件传真给香港宇航作为MB/L补料。

如果出HB/L正本花太长时间（例如超过一星期），则我司应先补料给香港宇航，告知基本的做单资料，最后以HB/L正本的COPY件作为确认件。

（1）出直接船东单：

完全同补料。

但有时MB/L上的SHIPPER会显示ETERNITYINT’LFREIGHTFORWARDER（HK）LTD.O/F……这句话，如客户接受，则没有问题，如客户不接受，则有两种方法：

一是要求船公司不显示这句话；二是船公司仍要求显示这句话，但在出正本时，可以划掉这句话，并加盖船公司的修正章。

一般以后者情况居多。

（2）出OPENHB/L，我司以OPENHB/L的正本COPY件作为最后补料。

OPENHB/LHOUSEB/L（MEMOB/L）MASTERB/L

SHIPPER1.签发提单的公司名O/F+真正的SHIPPER我司名称

2.签发提单的公司名

CONSIGNEETOORDEROFHOLDEROFHOUSEBILLOFLADING我司目的港代理

NO…..（OPENHB/LLADINGNO.）ISSUEDBY….

NOTIFYPARTY同OPENHB/L我司目的港代理

DESCRIPTIONOFGOODS同OPENHB/L同OPENHB/L

NO.OFORIGINALB（S）/LOPENHB/L为THREE（3），MEMOB/L为ONE

（1）THREE（3）

备注：

巴西、委内瑞拉和哥伦比亚我司不接受OPENHB/L，同时到巴西的提单上不可以有任何修正章。

到SANJUAN，PUERTORICO的货柜，只能出CARGOFREIGHT的提单，而不能出我司惯常出的FECA提单，否则会产生高额罚款。

3．提单的一些特殊规定：

（1）收货人或通知人的资料应具体、详尽，最好能提供电话或传真号码；

（2）船名与上船地点一定要一一对应。

有些船公司是大船直靠盐田的，有些船公司大船只靠香港，还须用驳船将货物运至香港；所以若客人要求出头程船单时，

（3）仔细检查、核对我司目的港代理资料的正确性。

不同国家可能会有相同名称的港口，例如MANZANILLO，PANAMA有MEXICO也有，而这两个国家我司的代理是不同的，如搞混，收货人因找不到真正的代理而耽误提货产生的罚金会向我司收取，所以一定要仔细检查；

（4）货物描述栏里的内容必须用英文，即使客户信用证上规定是另一种语言或客户出保函，我司都不会接受；

（5）海运条款：

柜货是CY-CY，散货是CFS-CFS。

如是柜货，但客户要求出多份提单，则提单上显示CY-CFS，在此情况下，一般要加收客户CFSCHARGE。

（6）到COLONFREEZONE的中转港不同航线是不同的地方：

MAERSK，CMA为MANZANILLO,PANAMA、EVERGREEN为COLONCONTAINERTERMINAL而CSAV为BALBAO；

（7）倒签：

一般我司只接受三天之内（包括三天）的倒签，并要求客户出具保函。

如超过此期限，须向上级请示；若为指定货，提单上的任何不符点都必须向香港确认方可出单。

（8）海运费作到付时：

如是指定货，则提单上无须显示海运费价格；如是我司业务人员揽的货，则应在提单上显示海运费价格，如客户要求提单上不显示此价格，则我司须另发E-MAIL通知目的港代理应向收货人收多少费用；同时所有去巴西货物，因目的港清关要求，提单必须显示卖价（包括预付）。

（9）如客户无特别要求，我司一般出头程船提单。

在出MEMOB/L时，可以在货物描述栏里加上一句话“EXTENDEDONTHEMOTHERVESSEL…..（大船名）”，便于代理掌握此单更多的信息；

（10）无论客户要求出HB/L还是出MB/L，都应力争在船开一星期之内出好正本；

4．出好正本后，由于客户的原因要求我司重新出单的，要向客户加收USD16.00的改单费。

文件工作需注意以下事项：

1．所有MAERSK的订舱号即是其提单号，同时我处与深圳MAERSK对单过程一般都直接通过上网对单。

2．所有去PANAMA货物出船东单时需要求船公司加上：

CARGACONSOLIDADASEGUNMANIFIESTO，此句话的英文意思是：

LOADONCONSOLIDATEASMANIFEST。

3．所有向同行订舱且出船东单需注意做以下修改：

1）、SHPR处是否有出现……O/B字样，若有通知同行删去此句话方可传给客人。

2）、提单上是否有显示价格，若有，需删去且在确认无误通知出正本时通知同行不显示价格；

3）、注意提单传真件上是否有出现同行公司名，若有，需删去。

4．所有船公司提单收到COPY后，需仔细检查确认无价格显示后方可传真客人。

5．所有的指定货，若是我司安排拖车，需在提单显示相关内容。

（七）、文件入仓

1．所有JOB-SHEET在完成提单、发票后接下来做文件入仓工作，在入仓之前，需注意检查以下几点：

1）DOCU本是否已填写完整、计费是否收支如实无误、客户托运单及订舱资料是否已填写完整、

柜号是否正确，确认以上几点后方可准备入仓；

2）一般我处JOBSHEET预留两个月，按流水号进行入仓。

同时需注意的是检查JOBSHEET收费内容是否与计费一致并最后注明JOB完成日期；

3）OB/L按JOB流水号入仓，同时需将与船公司确认件一块装订入仓；

4）HB/L按提单流水号入仓，需将客人确认件及一些重要传真往来装订入仓；

5）发票按流水号入仓，但需注意的是，有任一单取消或更改需第一时间修改JOBSHEET及通知财务。