SOP模板标准操作流程编写程序.docx
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SOP模板标准操作流程编写程序
SOP模板-标准操作流程编写程序
标准操作流程编写程序
编制部门：
商务部
文件审核:
文件批准:
批准日期：
2005.05.25
修改记录
修改时间
修改摘要
批准人
修改申请单号
2005-5-25
修改部门编码
的指导我们进行SOP操作或执行规范制度的指南性文件。
5程序说明
程序
作业
负责人
批准
执行文件
产生文件
1
编出流程图
文件编写员
5.1
2
流程清单
文件编写总负责人
5.2
3
流程编写
部门主管
5.3
4
流程审核
相关部门主管
5.4
5
流程审批
部门主管
5.5
6
流程存档
文件控制员
5.6
7
流程修改
文件编写人
5.7
8
流程附件
文件编写人
5.8
5程序说明
5.1编出流程图
5.1.1文件编写员根据部门业务主过程编出相应的流程图。
5.1.2根据管理的需要和流程的可持续性和有效性确定流程的控制环节。
5.1.3流程的控制环节一般是另一个新流程或子流程或附件的起点。
5.1.4画流程图的统一工具为Visio，图标模板为Sap.vss。
图标说明：
5.2确定流程清单
5.2.1部门文件编写人员根据流程图的主过程确定本部门的流程数量和名称。
5．3流程编写
5.3.1程序文件包括以下内容:
（1）目的－此程序的执行目的。
（2）范围－此程序文件所规定及涉及的范围。
（3）职责－明确列出该程序的主要制定人及执行人。
（4）定义－对程序中所使用的专门和特定名词给出定义。
（5）程序说明－详细表述具体工作的执行方法来强调及解释如何作，其重心是技术
性、技巧性及可操作性，应涉及技术指标、标准、规范和记录等。
同样可用文字，流程图，表格，图片等多种形式描述并可以用数字或字母标明前后顺序，明了易懂。
（6）记录－列出并在有可能的情况下附上本程序中所用的报告、记录、表格、单据或电子记录名称和编号。
（7）参考文件及附件－列出并在有可能的情况下附上本程序中所采用的重要参考文
件。
另外必须列明此程序支持的纲要和其他相关文件的名称，具体包括三项：
-参考文件－列出本程序所参考的重要文献及编号。
-本程序支持的纲要－此程序支持的纲要及编号。
-附件－列出全文引用的支持此程序的文件或工具书及编号等
5.3.2程序文件内容的编码、字体及版面
（1）页眉、页脚设置
页眉设置见模板，涵盖“文档名称”、“文档编号”、“文件负责人”和“第X页共X页”信息。
页脚设置为空。
特别说明：
因业务文档为表格＋图片形式表现，表格部分的版面设置分别为竖版和图片部分的版面设置为横版。
同时，竖版和横版的页面设置需分节设置，不能同前一节。
（2）文件字体及格式
1－－－－（12号粗宋体，标题与文字间加3个空格）
1.1－－－－－（11号宋体，标题与文字间加3个空格）
1.1.1－－－－－－－（11号宋体，标题与文字间加3个空格）
（1）－－－－－－－－－（11号宋体，标题与文字间无空格）
－
（2）－－－－－－－－－（11号宋体，标题与文字间无空格）
－
1.1.2
…
1.2
…
2
…
（4）文件字体及版面
1.所有文字均采用宋体字。
2.封面文件名称采用26号加粗宋体，编制部门采用16号加粗宋体。
3.文件的题头题尾和封面审核栏均已设定好，只需改动题头的文件编号和相关纲要编号即可，文件颁布日期以文件的有效发放日期为准，由文控中心确定。
正文大标题采用12号加粗宋体，小标题（或副标题）采用11号宋体，文件内容采用11号宋体字；表格内的的项目栏采用11号加粗宋体，内容为10号宋体；流程图标题为11号加粗宋体，其他标注及内容均为10号宋体。
4.纸的尺寸及文本边框设置使用A4和常规尺寸，字间距为‘normal’,行间距为‘Atleast，22pt’不需另行设计。
5.3.3文件编号
（1）业务流程编码
XXX-PXX示例SW-P01其中：
SW代表商务,P代表Process流程的含义
前边的字母代表部门；后几位代表该流程在本部门的流程编码
XXX-PXXXX示例SW-P0101其中：
P后3、4位编码代表该流程为111-P01的子流程，以此类推子流程编码。
（2）规范制度附件编码
XXX-PXX-RXX示例SW-R01其中，R代表Rule管理规范的含义
前边的字母代表部门；；R后几位代表该规范的编码
（3）表单编码
XXX-PXX-RXX-FXX示例SW-F01其中，F代表Form表单的含义
前边的字母代表部门；F后几位代表对应的表单的编码
（4）操作手册编码
XXX-PXX-MXX示例SW-M01其中，M代表Manual操作手册的含义
前边的字母代表部门；M后几位代表对应的操作手册编码。
（5）部门代号
财务部
CW
北京商务部
BJSW
人力资源
RLZY
采购
CG
上海商务部
SHSW
业务拓展部
YWTZ
产品部
CHP
沈阳商务部
SYSW
信息组
XX
法务部
FW
市场部
SHCH
信用管理部
XY
销售部
XS
武汉商务部
WHSW
商务部
SW
平管中心
PG
西安商务部
XASW
行政部
XZH
平台综合部
PT
南京商务部
NJSW
5.4文件审核
5.4.1文件审核人指编写文件的直接上级或流程涉及到相关部门环节,需要相关部门确认的负责人.
5.4.2各部门文件的审核人按下表执行.
部门
审核人
部门
审核人
部门
审核人
财务部
部门经理
北京商务部
股份商务经理
人力资源
部门经理
采购
采购经理
上海商务部
股份商务经理
业务拓展部
部门经理
产品部
产品总监
沈阳商务部
股份商务经理
信息组
主管
法务部
法务主管
市场部
部门经理
信用管理部
主管
销售部
销售总监
武汉商务部
股份商务经理
商务部
股份商务经理
平管中心
平台管理总经理
西安商务部
股份商务经理
行政部
行政主管
平台综合部
平台管理总经理
南京商务部
股份商务经理
5.5流程文件审批
5.5.1文件审批人对文件的有效性最终负责人,只有经过最终文件审批人审批的文件才是有效文件.
5.5.2各部门文件的审批人按下表执行.
部门
审核人
部门
审核人
部门
审核人
财务部
总经理
北京商务部
股份商务经理
人力资源
总经理
采购
股份商务经理
上海商务部
股份商务经理
业务拓展部
副总
产品部
副总
沈阳商务部
股份商务经理
信息组
总经理
法务部
总经理
市场部
副总
信用管理部
总经理
销售部
销售总监
武汉商务部
股份商务经理
商务部
总经理
平管中心
平台管理总经理
西安商务部
股份商务经理
行政部
总经理
平台综合部
平台管理总经理
南京商务部
股份商务经理
5.6流程文件存档
5.6.1所有文档需要统一存档,按流程类SOP和制度规范类SOP2个文件夹存放在VSS（文件管理系统）中。
5.6.2只有各部门经理有权限对存档文件进行增减,所有存档文件视为最新版本,部门经理对所存档文件的时效性负责。
5.6.3各平台SOP文件由股份商务部经理对所存档文件的时效性负责。
5.7流程文件的修改
5.7.1对文件的修改必须填写修改记录。
详细记录修改的时间和内容。
5.7.2对修改过的文件应及时更新存档，保证存档文件为最新版本。
5.8流程文件的附件
5.8.1流程文件的附件是支持和说明流程文件的附属文件,是流程执行不可缺少的一部分.（等同类似于合同的附件）
5.8.2对流程文件的附件,也必须填写文件修改记录。
6记录
内部文件清单（SW-P01-F01）
表格/记录清单（SW-P01-F02）
文件修改申请单（SW-P01-F03）
附件清单（SW-P01-F04）
废弃文件清单（SW-P01-F05）
文件销毁清单（SW-P01-F06）
7参考文件及附件
7.1参考文件
无
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