某高速公路档案管理办法.docx
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某高速公路档案管理办法
高
速
公
路
档
案
管
理
办
法
某高速公路建设项目档案管理办法
第一章总则
第一条为了规范高速公路建设项目档案管理工作,根据《公路建设项目档案材料立卷归档管理办法》等国家和行业管理规定及集团有关管理制度，特制定本办法。
第二条本办法适用于某集团所管理高速公路建设项目（简称项目）档案管理工作。
第三条本办法所称档案是指在项目提出、立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理及交竣工验收全过程中形成经系统化整理具有保存价值的文字、图表、声像等形式与载体文件。
本办法所称参建单位是指参与项目组织建设的高速公路工程施工、监理、勘察设计、检测试验等业务活动的单位。
第二章组织和职责
第四条建设公司负责做好项目档案管理的指导监督，考核培训等方面工作。
（一）建设公司档案管理工作由公司综合部牵头，前期办公室、计划合同部、工程技术部、质量安全部等负责本部门相关项目文件收集、整理等工作，并及时移交项目办统一归档。
（二）编制招标文件或签订合同、协议时，明确提出档案管理要求，包括项目档案形成的标准、归档套数、费用及违约责任等内容。
（三）参加工程交竣工验收档案审查，配合交通主管部门项目档案专项验收，参与项目档案整体移交工作。
第五条项目办具体承担项目档案管理工作，组织对参建单位形成的档案资料进行交工验收，编制项目档案自检报告，提出档案专项验收申请，并组织参建单位做好相关验收准备。
（一）项目办成立档案工作领导小组，由项目办主要负责人担任组长。
领导小组下设办公室，办公室主任由分管负责人担任。
（二）综合部负责制定项目档案管理工作方案。
对参建单位进行项目文件管理和归档交底，明确工作计划、质量保证措施、管理程序。
加强项目档案过程管理，通过节点控制强化项目档案管理，实现从项目档案形成到归档管理的全过程控制。
（三）各部室固定档案管理人员，并保持稳定，及时做好本部门、本部门业务对口参建单位项目文件的收集、整理、立卷、归档、移交工作；对本部门业务对口参建单位项目文件内容的正确性、完整性、系统性负责。
（四）各参建单位应按照项目归档文件分类、责任分工、等规定和要求（附件1），建立健全项目档案材料收集归档制度和预立卷制度，保证项目档案及时收集、及时归档，配备满足需要、符合保管要求的设施设备以确保项目档案安全。
第六条项目建设期间，参建单位应定期对项目档案收集、整理和归档工作进行自查。
监理单位每月对施工单位形成情况进行检查，项目办应每季度对参建单位相关工作进行专项检查，并落实考核奖惩。
第七条项目交工验收前，施工单位组卷完毕自查，报监理单位审核整改合格后，由监理单位提出档案质量审核意见报项目办综合部审查。
第八条各参建单位应在交工验收后3个月内向项目办完成档案移交。
档案移交时，要填写《档案移交清单》、《案卷目录》、《分项工程划分表》，并提交案卷编制说明，说明内容包括本单位建设内容、档案整理执行的标准、项目档案执行情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。
项目档案应进行信息化管理，实行全过程扫描，参建单位向建设单位提供的竣工资料套数，原则为一正一副一电子。
第九条案卷整体移交后，由项目办牵头对接收的全部项目档案进行系统化整理和排列，编制案卷总目录及项目档案整理情况说明。
说明的内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题。
第十条项目档案在向交通主管部门申请专项验收前，项目办应组织各参建单位档案工作负责人及有关人员，根据相关工作规定和要求进行全面自检，并形成自检报告。
档案自检时，可邀请政府档案管理部门和专家参加。
第十一条项目办应在项目档案经自检及整改完成后，按照档案专项验收有关规定向主管部门申请专项验收，召开验收会议，并落实主管部门验收意见。
第十一条项目办应负责对缺陷责任期阶段形成的文件材料进行收集整理归档。
第三章附则
第十二条本办法由建设公司负责解释。
附件1：
《归档文件分类、责任单位等一览表》
附件2：
竣工文件组卷要求
附件3：
房建工程施工技术资料组卷目录
附件4：
档号及案卷编制要求
附件5：
竣工图编制要求
附件6：
声像资料收集与编制要求
附件7：
竣工档案数字化（电子化）操作办法
附件8：
文件材料的审查与移交
附件1
归档文件分类、责任单位等一览表
序号
工程阶段
编号
归档文件
责任单位
保管期限
1
立项审批阶段及项目审批、核准、备案申请报告及批复×ו1―×××
1.1
项目策划、筹备文件
项
目
办
永久
2
1.2
项目法人建议书及审批文件
3
1.3
项目审批、核准、备案申请报告及批复、补充文件、项目变更调整等文件
4
1.4
预可行性研究报告、可行性研究报告、行业及专家评审意见及审批文件
5
1.5
项目咨询、评估、论证文件
6
1.6
项目规划选址、环境影响评价报告书及批复
7
1.7
地质灾害评价及批复
8
1.8
项目用地预审意见
9
1.9
地震安全性评价
10
1.10
水土保持方案及审批文件
11
1.11
职业安全卫生、节能、消防
12
1.12
文物调查、保护、压覆矿产资源、林地、水资源等专项报审和批复文件
13
1.13
其他专项文件材料
14
设计审批阶段×ו2―×××
2.1
初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要
项目办/
设计单位
永久
2.2
施工图设计及审批文件
15
2.2.1
总体规划设计
16
2.2.2
施工图设计文件及审批文件（审批的各阶段设计及往来文件，设计评定、鉴定及审批）
17
2.2.3
公路用地图
2.3
工程勘测、设计基础资料
18
2.3.1
工程地质、水文地质、勘察报告、重要土岩样说明、水文、气象、地震原始等资料
19
2.3.2
工程地形地质测绘报告及重要测绘计算、选址选线（竣工文件资料）
20
2.3.3
经济调查报告和选址、选线报告
21
2.3.4
重要的土岩样说明
22
2.3.5
设计变更文件及设计变更与竣工图档号对照一览表（汇总）
工程准备及管理文件×ו3―×××
工程准备及管理文件×ו3―×××
3.1
工程准备阶段
项
目
办
永久
23
3.1.1
建设用地选址意见及红线图（征用土地批准文件）
24
3.1.2
建设用地申请及批复（建设用地呈报表）
25
3.1.3
占地图及土地使用证
26
3.1.4
当地政府关于征地拆迁工作的文件，征地拆迁批文、合同、协议、征用土地合同、协议，公路实际用地图、（包括主线占地及其他永久占用、取土场占地）、拆迁建筑物、一览表、补偿协议书、会议纪要等
27
3.1.5
征地数量明细表
28
3.1.6
供电、供水、通讯、排水、供暖、供气等协议书
29
3.1.6
建设前原始地形、地貌状况图
30
3.1.7
管线迁改相关材料
31
3.1.8
施工许可批准文件
32
3.1.9
质量监督申请书及质量监督通知书
33
3.1.10
行政管理文件
3.2
工程管理文件
项
目
办
永久
34
3.2.1
项目建设管理组织机构成立文件
35
3.2.2
项目法人就工程质量、安全、进度、环保、费用控制管理文件
36
3.2.3
质量监督机构印发的质量监督相关文件
37
3.2.4
项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要
38
3.2.5
计划进度报表
30年
3.3
项目办影像资料
永久
39
3.3.1
重大活动（国家、部级领导人视察公路工程等）、重大事故处理
40
3.3.2
省、市及行业主管部门的领导人视察公路工程
41
3.3.3
隐蔽工程、关键工序、桥梁、隧道等结构物重点部位施工
3.4
第三方检测、咨询文件
30年
42
3.4.1
检测方案
43
3.4.2
检测报告
监理文件×ו4•××―×××
4.1
监理管理性文件
监理单位
永久
44
4.1.1
监理大纲、计划、细则及批复
45
4.1.2
监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、总监任命、印章启用，监理人员变更文件、责任划分（安全、环保、廉政、质量等管理体系等））
46
4.1.3
监理单位与项目办、施工单位关于质量控制、安全管理、环保管理、进度管理、合同管理之外的文件
47
4.1.4
监理廉政专项管理文件
48
4.1.5
监理组织召开的工地例会及专题会议纪要
49
4.1.6
监理指令（包括临时停、复工指令）
50
4.1.7
监理月报、年度监理工作报告
51
4.1.8
关键工序旁站记录
52
4.1.9
监理日志、巡视记录、监理日记
4.2
监理单位与项目办、施工单位就工程质量控制、安全管理、环保管理的文件
53
4.2.1
交通主管部门和项目办关于工程质量控制、安全管理、环保管理的有关文件
54
4.2.2
监理工程师关于工程质量、安全、环保问题的指令、提示、问题通知单等
55
监理文件××
4•××―×××
4.2.3
监理工程师与施工单位、项目办关于工程质量、安全、环保问题的有关往来文函、专项文函等
监理单位
永久
4.3
监理单位与项目办、施工单位就工程进度管理的文件
56
4.3.1
交通主管部门和项目办关于工程进度的有关文件
57
4.3.2
监理工程师与施工单位、项目办关于进度情况的往来文函，请示、报告及批复
58
4.3.3
监理工程师对施工单位提交的施工总体、年度、月份进度计划的审查、监督、调整、审批文件
59
4.3.4
监理工程师关于加快工程进度问题的指令、提示、通知
4.4
监理单位与项目办、施工单位就工程合同管理的文件
60
4.4.1
由交通主管部门、项目办及监理单位批复的变更文件
61
4.4.2
工程在履约、工程延期、费用索赔、争端与仲裁等方面的文件
4.5
监理试验抽检
62
4.5.1
原材料试验抽检报告
63
4.5.2
监理平行试验、标准试验文件
64
4.5.3
混合料、砼等试验抽检报告
65
4.6
监理施工检验记录
66
监理文件××
4•××―×××
4.7
交工验收工程质量评定资料
监理单位
永久
67
4.8
监理声像材料、电子档案
68
4.9
质量缺陷、事故处理、安全事故报告
施工文件×ו5•××―×××
5.1
施工准备文件
施工单位
69
5.1.1
开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录
70
5.1.2
永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记录
5.2
施工管理文件
71
5.2.1
交通管部门、项目办、监理单位关于质量、进度、投资、安全、环保、计划、设计变更的指令、通知
72
5.2.2
交通管部门、项目办、监理单位关于质量、进度、投资、安全、环保、计划、设计变更的往来文函
73
5.2.3
其他文件:
项目部组建、印章启用、人员任命文件、进场人员资质报审文件、廉政文件、项目部内部管理制度（安全、环保、廉政、质量等管理体系）
74
5.2.4
会议纪要（质量、安全、进度、费用、专题等）
75
5.2.5
施工日志
76
施工文件×ו5•××―×××
5.2.6
工程变更文件
施工单位
永久
77
5.2.7
与施工管理有关的重要活动记录
78
5.2.8
声像资料、电子档案（竣工资料）
5.3
施工文件
79
5.3.1
开工报告
80
5.3.2
技术交底和图纸会审记录
81
5.3.3
施工组织设计、施工方案
82
5.3.4
试验、检测报告
83
5.3.5
工程检查、检测记录
84
5.3.6
单位、分部、分项工程质量评定文件
85
5.3.7
事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的认可证明文件
86
5.3.8
施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察记录，对工程质量影响分析
87
5.3.9
落实行业主管部门安全、质量等专项工作
88
5.3.10
施工声像资料
施工文件×ו5•××―×××
5.4
竣工图
施工单位
永久
89
5.4.1
总说明书
90
5.4.2
路线平、纵竣工图
91
5.4.3
路基、路面竣工图
92
5.4.4
桥梁、涵洞竣工图
93
5.4.5
隧道工程竣工图
94
5.4.6
路线交叉工程竣工图
95
5.4.7
沿线设施及其它工程竣工图
96
5.4.8
环保工程竣工图
97
5.4.9
通用图
98
交竣工验收×ו6―×××
6.1
建设、设计、施工、监理单位工作报告（工程总结及交接表、工程名称、主要工程数量、固定资产价值）、交工验收质量检测报告、工程设计符合性评价意见、工程质量评定报告
项
目
办
99
6.2
交工验收文件（交工证书、报告等验收文件）
100
6.3
质量监督机构出具的交工质量核验意见
101
6.4
质量监督机构出具的竣工验收质量鉴定报告
102
交竣工验收×ו6―×××
6.5
质量监督机构质量监督报告
项
目
办
永久
103
6.6
专项验收文件（质量、档案、环保、劳动安全卫生、消防、规划等验收文件）
104
6.7
试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料
105
6.8
接管养单位项目法人使用情况报告
106
6.9
竣工验收备案资料
107
6.10
验收有关的声像资料
108
6.11
其它
109
工程招投标及合同文件
×ו7―×××
7.1
招标计划及审批文件，招标公告、招标书、招标修改文件、答疑文件、招标委托合同、资格预审文件等
项
目
办
110
7.2
中标的投标书、澄清、修正补充文件
111
7.3
未中标的投标文件（或资料保存）
112
7.4
开标记录、评标人员签字表、评标纪律、打分表、汇总表、评审意见
113
7.5
评标文件、定标文件、中标通知书
114
7.6
市场调研、谈判文件、询价通知书、响应文件、评审文件、竞争性谈判、单一来源采购协商记录、质疑答复
115
7.7
工程合同（协议书）
116
资金管理×ו8―×××
8.1
计量支付资料、监理服务费
项
目
办
永久
117
8.2
财务决算文件
118
8.3
工程变更资料
119
8.4
工程决算及结算审计
120
科研和经批准的四新成果应用资料×ו9―×××
9.1
课题报告、任务书及批准文件
项
目
办
30年
121
9.2
协议书、委托书、合同
122
9.3
研究方案、计划、调查研究报告
123
9.4
试验记录、分析计算数据、阶段报告、技术鉴定等
124
9.5
专家评审及技术鉴定报告
125
9.6
经批准的新技术应用资料
永久
附件2：
竣工文件组卷要求
组卷要遵循项目文件形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。
综合类、特殊载体类文件按照问题、时间等组卷；设计类文件按照原有装订形式组卷；施工、监理类按照标段、单位工程、分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先后及文件的文种特征等组卷；
一、项目办竣工文件档案编制与组卷要求
（一）立项审批阶段及相关文件（档号：
××××·1—×××）
组卷要求：
以工程项目为单元和审批事项内在联系分别整理组卷。
根据审批事项的内在联系结合问题分别整理组卷，并将审批意见的支持性文件、专家审查意见同时归档整理。
立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
（二）设计审批阶段（档号：
××××·2—×××）
组卷要求：
按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。
总体规划设计和初步设计、施工图设计及其批复文件以建设项目为单元组卷；招标文件中的初步设计或施工图设计、设计问题回复单及相应的工程变更设计图纸以合同段为单元组卷；工程地质勘察报告，以合同段为单元组卷。
设计报审及批准文件、专家审查意见及审查会议纪要、重大设计变更文件根据文件材料形成的阶段、专业分别整理组卷，并将审批阶段专家审查意见、勘测等基础文件、电子文件（可转为PDF格式）同时归档整理。
设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
（三）工程准备及管理文件（档号：
××××·3—×××）
1.工程准备阶段文件（3.1）
组卷要求：
按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。
上级主管部门、当地政府关于征地拆迁工作的文件，按问题、时间顺序分类排列组卷；征用土地报批文件及红线图、征地拆迁会议纪要及土地证，以工程项目为单元分别组卷；征地、拆迁补偿和协议书以乡（镇）为单元组卷。
2.工程管理文件（3.2）
组卷要求：
（1）行政管理文件：
上级交通公路主管部门在项目实施过程中下发的指示、规定和制度等；项目办下发的工程建设管理办法、检查考核办法等；项目办各部室职责;关于廉政建设等制度和文函、会议纪要；工程建设管理过程中形成的有关规章制度。
质量安全控制文件：
对工程质量安全控制的制度、办法、提示、通知、通报和指南等。
计划进度控制文件：
对总体、年度、月份计划或“百日大干”等计划的执行情况；对总体、年度、月份计划季度的审查、监督、调整情况；有关计划进度等方面的文函和图表。
费用控制文件：
工程概、预算审批文件以及其他关于费用控制方面、管理过程等方面的文件。
行政管理、质量、安全、进度、费用控制管理文件能区分标段的，以标段为单位，结合问题，分别进行整理；不能区分标段的，以时间为单位，按问题分别进行整理。
项目办不仅需归档自己主动发起的文件并形成闭合，其他在阅办过程中形成了文件处理单、赋予了新的内容或有批阅修改意见的文件也需归档。
（2）质量监督相关文件单独整理归档，并要求相关后续文件闭合。
（3）会议纪要按照问题、结合时间分别整理组卷。
（4）计划进度报表按合同段结合时间分别整理组卷。
3.项目办声像资料（3.3）
组卷要求：
相关录音、录像带（母带）及照片结合时间，以问题分类进行整理组卷。
4.第三方检测、咨询文件（3.4）
组卷要求：
结合时间，以问题进行整理组卷。
（四）交竣工验收（档号：
××××·6—×××）
组卷要求：
按照类别结合形成文件的时间和检测观测记录及报告，缺陷整改情况，各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。
（五）工程招投标及合同文件（档号：
××××·7—×××）
组卷要求：
按照招投标工作程序及合同内容，以合同段为单位分别整理组卷，并将招标信息发布资料（刊登报纸、网上信息）、专家抽取和专家打分签字资料等同时归档整理。
（六）资金管理（档号：
××××·8—×××）
组卷要求：
1.计量支付报表按合同段结合时间分别整理组卷。
2.工程竣工决算总费用由勘测设计费、征地拆迁费、建设单位管理费、工程监理费、工程质量监督费、工程科研费和建筑安装工程费等组成，工程竣工决算应按交通运输部《交通基本建设项目竣工决算报告编制办法》和《公路建设项目工程决算编制办法》编制，文件内容包括工程竣工决算编制说明、建设项目工程竣工决算汇总表和各标段工程竣工决算表等。
3.工程变更以标段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷。
4.财务决算由财务部门按交通运输部及国家有关规定单独编制。
（七）科研和经批准的新技术应用资料（档号：
××××·9—×××）
组卷要求：
按照项目课题结合时间分别整理组卷。
二、监理单位竣工档案编制与组卷要求（档号：
××××·4·××―×××）
工程项目建设监理工作内容包括施工质量、安全控制、施工投资控制、合同管理。
其文件管理大致可分为监理依据性文件、合同管理文件、工程质量、安全、计划进度、费用控制文件，以及平行试验，独立抽检资料监理旁站、监理日志等。
为了便于操作和查阅，应将同一问题的文件组成一卷。
组卷要求：
（一）管理性文件
1.监理规划和监理实施细则及项目监理组织内部工作制度以总监办、驻地办为单元组卷。
2.交通主管部门和项目关于质量、安全、进度和投资之外的文件。
此类文件虽经原发单位都归档，但在文件下发和阅办过程中形成了文件处理单，赋予新的内容，所以监理单位必须整理归档。
组卷要求：
按问题、重要程度、责任者进行分类，监理计划和监理实施细则及项目监理组内部工作制度以总监办、驻地办为单元组卷。
3.监理工程师与项目办、施工单位关于质量、安全、进度和投资控制等之外的往来文函、请示、报告及批复。
按阶段、问题分类、按年度排列组卷。
4.监理机构内部来往函件，请示、报告及批复，按问题、重要程度分类排列卷，专指某分项工程的相应归入该分项工程组卷。
5.监理通知、开（停、复）令等分别按问题、时间顺序分类排列组卷，专指某分项工程的相应该分项工程组卷。
6.会议纪要:
工地会议纪要根据会议召开的时间、内容分为第一次工地会议、工地例会和现场协调会等形式。
第一次工地会议纪要和工地例会会议纪要，按年度归组卷。
现场协调会议纪要，以单位工程为单位进行分类组卷。
7.工程检查通报：
工程检查一般分为阶段性检查（月、半年、年终检查）和专项检查两种，检查形成的通报要以年度为单元组卷。
8.关键工序的旁站记录
以施工合同段为单位，按问题、时间顺序分类排列组卷，专指某分项工程的相应归入该分项工程组卷。
9.监理月报、监理日志等：
按照监理机构和形成时间组卷，监理月报按年度顺序组卷，监理日志以合同段为单位按年度顺序组卷，其它按阶段、问题分类，按年度排列组卷。
监理月报、监理日志原件按原装订模式归档，逐册盖档号章。
复印件应将其复印在标准A4纸上，采用三孔一线法装订。
（二）工程质量、安全、环保等管理性文件
1.交通主管部门和项目办关于工程质量、安全、环保等管理的有关文件；监理工程师与承包人、项目办关于工程质量问题的有关往来文函，请示、报告及批复。
2.监理工程师关于工程质量、安全、环保问题的指令、提示、问题通知单；与承包人的往来文函。
组卷要求：
按问题、责任者、时间顺序分类排列组卷，专指某分项工程的相归入该分项工程组卷。
项目办下发的文件单独整理归档，并要求相关后续文件闭合。
（三）计划进度管理文件
1.交通主管部门和项目办关于工程进度的有关文件；监理工程师与承包人、项目办关于进度情况的往来文函，请示、报告及批复。
组卷要求：
请示与批复为一件，且批复在前，请示在后，按照最高指示在前的顺序依次排列组成为一卷。
2.监理工程师对承包人提交的施工总体、年度、月份进度计划的审查、监督、调整、审批文文件。
3.监理工程师关于加快工程进度问题的指令、提示、通知等；与承包人关于进度方面的往来文函。
组卷要求:
按阶段、问题、重要程度分类，按年度排列组卷。
（四）合同管理文件
合同管理包括履约、工程变更、工程延期、费用索赔、争端与仲裁等方
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