121艾滋病晚会策划书.docx
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121艾滋病晚会策划书
2011.12.1艾滋病晚会策划书
北京理工大学珠海学院
青年志愿者协会
2011年12月1日世界艾滋病宣传日
爱心烛光晚会
北京理工大学珠海学院青年志愿者协会
2011-10
一、概况…………………………………………3
（一）活动背景
（二）活动目的
（三）活动主题
（四）活动时间
（五）活动地点
（六）活动参与对象
（七）活动主办单位
二、主要内容……………………………………5
（一）活动筹备
（二）系列活动安排
Ⅰ、12.1海报展暨“印手印”创作宣传活动
Ⅱ、爱心烛光晚会
三、突发状况及应急措施………………………22
四、备选方案……………………………………22
五、注意事项……………………………………23
六、预期效果及可行性分析……………………24
七、活动总结……………………………………25
八、经费预算……………………………………25
九、附录…………………………………………27
一、概况
（一）、活动背景
当今世界艾滋病严重地威胁着人类的生存，已引起世界卫生组织及各国政府的高度重视。
艾滋病在世界范围内的传播越来越迅猛，严重威胁着人类的健康和社会的发展，已成为威胁人们健康的第四大杀手。
虽然全世界众多医学研究人员付出了巨大的努力，但至今尚未研制出根治艾滋病的特效药物，也没有可用于预防的有效疫苗。
而大学生如今已成为艾滋病的传播主体之一，因此我们必须重视校园艾滋病的宣传预防。
（二）、活动目的
举办此次活动目的在于广泛深入持久地做好艾滋病防治工作，普及艾滋病防治知识，增强大学生自我防护意识和能力，促进广大大学生健康成长，为防控艾滋病的蔓延，服务发展、稳定大局，全面建设小康社会作贡献。
（三）、活动主题
因艾而战为爱而歌相互关爱共遏艾滋
（四）、活动时间
2011年11月24日
2011年11月27日
2011年12月1日
（五）、活动地点
学校二、三饭堂门口；学校新篮球场
（六）、活动参与对象
北京理工大学珠海学院全校师生
（七）、活动主办单位
北京理工大学珠海学院青年志愿者协会
二、主要内容
（一）、活动筹备
一、赞助
2011年11月10日——2011年11月20日，由涉外部出外与商家商谈，赞助本次活动。
二、物品准备
2011年11月21日——11月23日，由办公室及组织策划部负责烛光晚会所需物品的采购。
三、嘉宾邀请
四、宣传工作
1、前期宣传
日期
内容
负责部门
11月18日
于各宿舍楼下张贴宣传海报。
宣传部（各部门协助）
11月18日
于学校第一饭堂门口青协宣传栏处张贴宣传海报。
11月18日
在教学楼和化工楼分岔路口挂上标有“因艾而战为爱而歌相互关爱共遏艾滋”的艾滋病主题的横幅。
11月18日
在协会微博上发布有关艾滋病主题的“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动和晚会的内容、时间和地点。
宣传部
11月18日
在学校论坛上发布艾滋病主题的“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动和晚会的内容,时间和地点。
（置顶）
11月18-24日
在青协QQ群里发布艾滋病主题的“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动和晚会的内容、时间和地点。
全体青协成员
2、中期宣传（11月24日）
a、“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动
b、协会微博同步更新活动现场
3、后期宣传（12月2日）
负责部门：
宣传部、办公室
（1）、协会微博、论坛及时发布新闻稿及图片，对本次活动进行报道。
（2）、将活动图片及新闻稿发到学校主页上。
五、各部门工作安排
I、涉外部工作（11月10日-11月20日）
时间
内容
11月10-20日
根据宣传部书签方案、海报及横幅设计方案，外出拉赞助
11月10-20日
针对“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动及“12.1”爱心烛光晚会活动拉赞助
11月21日
确定赞助金额，告知策划部，若金额不足可及时修改方案
Ⅱ、宣传部工作（11月10日-11月27日）
时间
内容
11月10-11月12日
确定书签、海报、横幅设计方案及海报展暨“印手印”创作宣传方案与涉外部沟通
11月10-11月12日
确定晚会会场布置方案，将资金预算提交涉外部，物品清单提交办公室
11月13日
确定宣传海报、横幅的设计
11月15日
完成书签制作、邀请函设计
11月16-11月22日
完成海报展宣传板、印手印宣传板的设计
11月21日
完成宣传片的制作
11月23日
完成晚会所需道具制作
11月24日
负责“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动相关工作
11月25
晚会节目单设计和制作
11月27日
完成红丝带（针扣）制作（各部门配合）
11月27日
负责会场地布置等相关工作（各部门配合）
Ⅲ、办公室工作（11月21日-11月26日）
11月21-23日
于各活动（“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动和“12.1”爱心烛光晚会）前3日，完成物品采购以及场地申请。
11月21-26日
邀请校内外领导、校级组织、院学生会及各友校青协负责人
Ⅳ、策划部工作（11月1日-11月27日）
时间
内容
11月1日
完成策划案初稿
11月2日
相关人员开会讨论修改策划案，沟通宣传部
11月3日
将修改后策划案上交会长审核
11月15日
协会会议，宣布工作安排
11月17日
按不同分工组织工作前期培训
11月18-11月27日
协助其他部门工作
11月27日
作为晚会的总指导
Ⅴ、人力资源部工作（11月7日-11月27日）
时间
内容
11月7日-11月20日
安排人员负责擦拭蜡烛
11月21日-11月23日
安排人员负责贴蜡烛
11月18日
安排人员负责贴海报及悬挂横幅
11月24日
安排人员负责“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动
11月27日
安排人员负责“12.1”爱心烛光晚会场地的布置
Ⅵ、其他工作安排
时间
内容
负责部门
11月22日
初审晚会节目
会长团和各部门负责人
11月25日
终审晚会节目
指导老师、会长团和各部门负责人
11月27日
晚会节目彩排
各部门负责人和主席团
备注：
以上未提及部门及人员，请根据策划案中提到的工作定期完成。
如相关节目排练和联系。
六、物资准备
I、“12.1”照片宣传展览物资清单（2个摆摊点）
名称
用途
数量
负责部门
宣传海报
宣传用
8张
宣传部
海报宣传板
宣传用
2张
“印手印”创作板
宣传用
2张
相机
拍摄现场活动情况
1台
书签
派发
400张
水彩颜料
印手印
待定
办公室
水桶
洗手用
4个
签到表
签到用
2张
书写笔
签到用
2支
双面胶
贴海报
4卷
红色马甲
20件
会旗
1面
桌子
4张
预防艾滋病宣传册子
派发
1000份
帐篷
4个
Ⅱ“12.1”爱心烛光晚会物品清单
名称
用途
数量
负责部门
宣传板
宣传
4张
宣传部
红丝带
入场赠送
300
麦克风
表演用
3
麦架
表演用
2
大屏幕及投影仪（待定）
播放宣传片及直播用
1套
向海贝TV借
手提电脑
播放宣传片及直播用
2台
自备
蜡烛
表演用
1000支
办公室
荧光棒
入场赠送
300支
充气荧光棒
表演用
40支
小礼品
问答环节用
待定
透明胶
2卷
绳子
固定蜡烛
1卷
剪刀
2把
火机
点燃蜡烛用
10个
扩音器
处理突发状况
6个
签到表
4张
节目表
5张
地灯
照明
待定
垃圾袋
清理用
5个
音响以及灯光设备
晚会用
1套
水桶
安全用
2个
简单医疗用品
处理突发状况
1套
红十字队
扫把、扫帚
清理用
各2把
自备
Ⅲ“12.1”讲座物品清单
蜡烛
表演用
400支
办公室
小礼品
问答环节用
待定
火机
点燃蜡烛用
5个
水桶
安全用
2个
简单医疗用品
处理突发状况
1套
红十字队
（二）、系列活动
Ⅰ、“12.1”照片宣传展览活动
1、活动日期：
2011年11月24日
2、活动地点：
学校二、三饭堂门口
3、活动时间：
11：
30-13:
00
17:
30-19:
00
4、工作人员：
40人（每个时间段、每个地点各10人）两名工作人员负责宣传海报的讲解，三名工作人员负责印手印工作，两名工作人员负责派发书签，两名工作人员负责派发预防艾滋病宣传手册，其他三名共工作人员负责引导群众和维持秩序。
5、活动内容：
在学校二、三饭门口
6、活动内容：
在学校二、三饭堂门口邀请同学在事先做好的印手印创作板上用自己的手指在指定区域内留下手印，共同创作12.1宣传板。
留下手印的同学可获赠协会自行设计的“12.1”主题系列书签和预防艾滋病小册子（送完即止）。
7、工作人员安排表（模版）
时间
地点
负责人
工作内容
工作
人员
联系
方式
11:
30-13:
00
二饭
宣传海报讲解
印手印工作
派发书签
派发预防艾滋病手册
引导及维持秩序
三饭
宣传海报讲解
印手印工作
派发书签
派发预防艾滋病手册
引导及维持秩序
17:
30-19:
00
二饭
宣传海报讲解
印手印工作
派发书签
派发预防艾滋病手册
引导及维持秩序
三饭
宣传海报讲解
印手印工作
派发书签
派发预防艾滋病手册
引导及维持秩序
8、物品清单
名称
用途
数量
负责部门
宣传海报
宣传用
8张
宣传部
海报宣传板
宣传用
2张
“印手印”创作板
宣传用
2张
相机
拍摄现场活动情况
1台
书签
派发
400张
水彩颜料
印手印
待定
办公室
水桶
洗手用
4个
签到表
签到用
2张
书写笔
签到用
2支
双面胶
贴海报
4卷
红色马甲
20件
会旗
1面
桌子
4张
预防艾滋病宣传册子
派发
1000份
帐篷
4个
Ⅱ、爱心烛光晚会
1、活动日期：
2011年11月27日
2、活动地点：
新篮球场
3、活动时间：
19:
30-21:
30
4、工作人员：
50人
5、活动内容：
（1）、场地布置（9:
00-15:
00）（见附录）
a、舞台的搭建、蜡烛的摆放、灯光及音响的布置
b、划分好嘉宾席、观众席及演员席的位置
c、出入口的设置、入场人员的确定，横幅、地灯的设置。
d、工作人员表
负责事项
负责部门
人数
负责人联系电话
备注
舞台背景的布置（大海报的粘贴）
活动队
15
大蜡烛的摆放
红十字队
8
小蜡烛的摆放
3
装地灯
3
搬音响
6
会旗及横幅的布置
6
桌椅等物品摆放
3
进退场通道布置
3
（2）、节目彩排（15:
30-18:
00）
a、快速走台和踩点（15：
30-16：
00）
b、无间断彩排（16：
00-18：
00）
演员，主持，幕后工作人员，灯光音乐同时彩排
（3）、晚会活动
a、入场（18:
30-19:
30）
1、入场到表演开始期间用投影仪及大屏幕播放制作好的宣传片。
2、工作人员指引前来观看的同学从入口进入活动会场，入场时向每位前来观看的同学派发一个红丝带和一根荧光棒。
3、工作人员向每位演员派发一个红丝带和一根荧光棒，演员把派发到的红丝带别在胸前。
4、礼仪工作人员把领导嘉宾引导到嘉宾席上入座
嘉宾：
校内外领导、校级组织、院学生会、各友校青协代表。
5、晚会开场前30分钟时点燃小型蜡烛阵，以供同学拍照留念，晚会开始前5分钟熄灭。
晚会结束后点燃蜡烛阵持续时间20分钟
备注：
点燃看守蜡烛工作人员2名，工作人员须一直在场看守不得擅自活动，防止蜡烛丢失和受到破坏。
b、节目表演
主持人：
2名（一男一女）思维敏捷，幽默风趣，普通话标准。
c、现场直播
利用借到的投影仪和大屏幕进行现场直播，以确保所有观众都能看到晚会现场
节目表（总时间：
100分钟）
序号
节目名称
时间
音乐顺序
灯光要求
道具（是否需要麦克风）
表演队伍
负责人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
（4）、爱心烛光点燃（注意安全工作）
1、活动时间：
20分钟
2、负责人员：
机动组
3、工作人数：
10人
4、道具：
蜡烛
5、其他：
场地边放2桶水，以免发生火灾。
6、具体流程：
程序：
在第三个节目结束后，工作人员以最快的速度点燃预先已经摆好的红丝带蜡烛阵。
当红丝带蜡烛阵全部点燃后，熄灭会场所有灯光，工作人员吹灭手中蜡烛，有秩序离场。
备注：
安排工作人员随时上场更换已熄灭的蜡烛。
（5）、撤场：
主持人宣布活动结束后，由工作人员指挥观众有秩序的退场。
观众退场后，可留下嘉宾进行交流，拍照纪念。
（6）、晚会现场工作人员安排表
工作项目
工作内容
负责部门
人数
工作人员
负责人
备注
姓名
联系方式
姓名
联系方式
灯光组
负责灯光控制
音响组
负责音乐，音效控制
催场组
负责各节目签到、表演安排工作
组织策划部
2人
场务组
负责舞台道具（点燃蜡烛及更换已熄灭的蜡烛）
10人
秩序组
负责现场维持秩序
组织策划部
3人
应急组
处理突发事件
后勤组
负责看管演出器材
组织策划部
2人
环保组
负责会后场地清理工作
全体青协
安全组
负责活动安全工作
媒体组
负责现场录像、拍照
宣传部
机动组
负责派发红丝带、荧光棒
5人
（7）、物品清单
名称
用途
数量
宣传板
宣传
4张
红丝带
入场赠送
300
荧光棒
入场赠送
300
充气荧光棒
表演用
40
麦克风
表演用
3
麦架
表演用
2
大屏幕及投影仪（待定）
播放宣传片及直播用
1套
手提电脑
播放宣传片及直播用
2台
蜡烛
表演用
1000支
小礼品
问答环节用
待定
签到表
4
节目单
5
火机
点燃蜡烛用
10个
透明胶
2卷
绳子
固定蜡烛
1卷
剪刀
2把
扩音器
处理突发状况
6个
地灯
照明
8个
垃圾袋
清理用
5个
音响以及灯光设备
晚会用
1套
水桶
安全用
2个
简单医疗用品
处理突发状况
1套
扫把、扫帚
清理用
各2把
（8）、场地清理
a、等所有观众撤场后，开始场地清理工作。
b、回收有用的物品交回办公室。
c、音响等外借设备及时归还。
d、事先准备好扫把、垃圾袋等清理工具。
e、特别注意蜡烛摆放处的清理工作。
必须将所有蜡烛熄灭，回收。
f、检查是否有学生在场地丢物品，若有发现应及时通知同学认领。
Ⅲ、12.1爱心讲座
1、活动日期：
2011年12月1日
2、活动地点：
报告厅1
3、活动时间：
16：
00-18：
30
4、工作人员：
10人
5、主办单位：
珠海市疾控中心
6、蜡烛的点燃
a、活动时间：
讲座结束后持续20分钟
b、工作人数：
10人
c、具体流程:
在讲座结束工作人员以最快的速度点燃预先已经摆好的红丝带蜡烛阵。
备注：
场地边放2桶水，以免发生火灾
7、物品清单
蜡烛
表演用
400支
办公室
小礼品
问答环节用
待定
火机
点燃蜡烛用
5个
水桶
安全用
2个
自备
简单医疗用品
处理突发状况
1套
红十字队
三、突发状况及应急措施
1、如遇下雨，活动改在看台（暂定）下进行。
2、若活动中有人轻微受伤，由红十字队处理。
3、若有人意外重伤，马上拨打120，然后通知校医及相关负责老师。
4、节目音乐需要备份保存。
晚会开始时两台笔记本同时运作，如一台出现问题，另一台补上运行。
若是音响自身问题，活动继续进行，同时进行修理。
5、若灯光出现问题，如跳闸，工作人员保持冷静，灯光组及时报告修复进度，场控人员要配合主持人安抚观众情绪，维持秩序。
可多准备蜡烛可应急使用。
6、麦克风或音响出现问题，先用扩音器代替，马上进行修复。
四、备选方案
1、12.1爱心烛光晚会
a、所需物品：
投影仪及大屏幕
b、所有方：
海贝TV
c、用途：
在入场到表演开始期间用于播放制作好的宣传片，在晚会开始时用于进行现场直播
d、备选方案：
如借不到，则在入场到表演开始期间播放暖场音乐，现场直播取消。
五、注意事项
1、宣传海报提前一个星期张贴于宣传栏。
2、考虑到天气问题如当天下雨，则晚会延期。
3、整个晚会活动结束后，必须清理干净场地，剩余所有物品回收并由办公室负责保存。
4、活动期间，注意保管好所有物品。
5、灯光音响等电源线要用封箱胶固定在地上，以免电源线外露引起摔跤，造成人员伤害或者是活动中断。
下雨时注意电源线防水以免漏电。
6、布置会场过程中，所有人员必须注意安全，避免被剪刀划伤、被蜡烛烫伤
7、表演场地两边需各放置两桶清水，用于紧急情况
8、点蜡烛人员根据安排，负责好自己的蜡烛区域，不得擅自离开。
9、12月1日晚上，务必维持好现场秩序，所有工作人员必须各司其职，服从工作安排。
在没做好自己工作之前，不得做其他工作。
10、普通观众席和暂无工作观看表演的干事不设座位，可自行站立观看，表演者带小板凳就座于划定的侯场区域。
观看表演的干事不得妨碍其他工作人员工作。
11、主持人一定要临场反应好，注意带动观众气氛。
12、系列活动中所有重要道具，特别是麦克风，蜡烛，音乐等都应做预多准备或备份处理。
13、晚会前麦克风要反复试音，看音量和频道是否调试正确。
14、在晚会最后一次彩排之前，要提前要把每个节目的灯光音乐要求反映给灯管音乐控制人，并且灯光音乐组组员需要在表演进行时提醒灯光音乐控制人有关节目要求。
（灯光音乐要求最好印成表交给控制人）
15、负责场控的工作人员既要维持秩序，又需要带动现场气氛。
六、预期效果及可行性分析
整个系列活动围绕“因艾而战为爱而歌相互关爱共遏艾滋”主题进行。
“12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动具有创新性，能吸引大家的关注，但由于颜料会弄脏手指，同学们会犹豫后才行动。
因此活动现场将会放置水桶给同学洗手，希望能减少同学的犹豫。
而同学们创作好的宣传板在爱心烛光晚会可继续用来宣传，有利于节约成。
在12.1”海报展暨“印手印”创作宣传活动时，对参与创作活动者派发自制书签，可提高同学们参与活动的热情。
但是否派发书签的前提也必须考虑到可使用的资金。
在晚会开始前现场播放自制宣传片进行宣传，方式比较新颖，预计能达到不俗的宣传噱头和效果，而且在活动进行时能对晚会进行现场直播，让更多的观众看到晚会。
爱心烛光点燃活动是整场晚会的高潮，也是12.1晚会延续到现在的品牌活动，烛光的点燃，夜幕下传达了一种温暖与爱的情感。
场面温馨动人。
以上亮点都重在传达“爱”和正确预防艾滋病的相关信息。
七、活动总结
1、晚会结束后，各部门自我总结当晚所出现的状况，在一周内把总结交给组织策划部以便日后更好地交流合作。
2、晚会当晚结束后，由办公室负责撰写新闻稿，交给新闻网络部，第二天上传网络。
3、组织策划部负责总结该次活动。
八、经费预算
物品名称
用途
数量
单价（元）
小计（元）
备注
幕布
舞台背景
1
300
300.00
横幅
宣传用
1条
100
100.00
外联拉赞助
海报
宣传用
40
3
120.00
（贴宿舍楼下）
海报
活动用
8张
3
24.00
（贴展板）
书签
派发用
300张
0.3
30.00
蜡烛
表演用
1400
0.5
700.00
烛台
表演用
1400
0.5
700.00
荧光棒
入场赠送
300支
0.5
150.00
红丝带
入场赠送
300个
0.5
150.00
充气荧光棒
表演用
40
0.5
8.00
小礼品
问答环节用
10
3
30.00
水彩颜料
印手印用
10
5
50.00
相机
拍摄现场活动情况
1台
—
—
个人提供
水桶
洗手用安全用
4个（大）
—
—
个人提供
笔记本电脑
播放宣传片用
2台
—
—
个人提供
签到表
签到用
6张
0.1
0.60
书写笔
签到等
10支
—
—
节目单
4张
0.1
0.40
透明胶
2卷
3
6.00
剪刀
2把
—
—
个人提供
双面胶
2卷
2
4.00
火机
表演用
5个
2
10.00
大塑料袋
清理场地
5个
0.3
1.50
会旗
1面
—
—
申请
红色马甲
20个
—
—
志愿者工作证
20个
—
—
绳子
固定蜡烛
1卷
—
—
地灯
照明
8个
—
—
桌子
4张
—
—
预防艾滋病宣传册子
派发
1000份
—
—
疾控中心提供
帐篷
4个
—
—
升级会员 