Shopping MALL 供应商管理.docx

Shopping MALL 供应商管理.docx

《Shopping MALL 供应商管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Shopping MALL 供应商管理.docx（13页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

ShoppingMALL供应商管理

商场供应商管理

第一节合同执行情况

一、保底管理

1、关于保底的简单说明：

保底是指为了保证公司的正常经营收入，公司会在品牌合同中为每个品牌约定一个保底销售额，即专柜必须达到合同中规定的销售额。

（1）保底的制定是由双方协商一致确定的，并会写入双方的联营合同中。

（2）一旦品牌无法完成当月的保底销售额，公司会以保底销售额减去其实际销售额，差额部分根据联销合同中约定的倒扣率核算，于次月毛利额中做相应扣减。

（3）保底扣除后会在ERP系统中各品牌毛利项中显示。

2、疑似保底购买是指在临近月底时品牌商发现当月专柜无法完成保底销售额时，品牌商采取由自己或委托他人购买相应的商品来完成保底销售业绩，之后会在下月初对该笔销售进行退货处理，以逃避公司保底的扣除。

此行为一方面损害了公司的利益，破坏了双方合同的严肃性，另一方面体现出个别品牌商的不诚信行为，为双方的合作造成较坏的影响。

因此，一旦发现将严肃处理。

3、疑似购买保底行为核查

（1）楼层经理及楼层主管应清楚所在楼层各品牌各月份合同约定的品牌保底金额。

由楼层经理建立品牌保底明细台帐。

（2）发现疑似购买保底品牌：

时时关注品牌销售，发现有疑似购买保底行为的目标品牌。

疑似购买保底的行为一般发生在结账月月底一至两天内，因此时品牌可确认未实现当月合同保底的金额，同时确定自己的购买额度。

楼层管理人员应特别关注结算日最后三天特别是最后一天的大额销售及销售次月月初退货的现象。

（3）楼层管理人员针对疑似销售进行核查：

从侧面了解品牌专柜员工、收银员、VIP中心关于购买该笔销售的顾客情况，了解顾客是否提货等信息。

（4）单纯为实现销售（或保底）次月不做销售退货的除外。

（5）如遇有为实现保底，利用身边资源为商场增加团购时机、促进销售的品牌：

①之后不做退回的，商场在以后的合作中针对大宗购物适当给以扣点支持。

②如后期退货，将支持部分给以追回的同时，重新进行购买月份保底核算。

4、核查后确认为保底销售的

（1）遇有大额退货（特别月初阶段）时，客服人员需第一时间将信息反馈至待退货品牌所在楼层，由楼层主管进行核查。

确定为疑似保底销售退货的，楼层主管协助客服人员进行退货人员身份确认、沟通品牌放弃退货等工作；执意要退的，由楼层主管按照公司相关管理制度于次日倒出销售及退货流水等信息，进入保底追回审批流程。

（2）执意退货的，由楼层主管提报疑似保底销售明细表单进入保底追回审批流程。

（3）楼层经理进行审核确认，报商品部，由商品部核实供应商后通知楼层经理作出相应处理措施。

二、私自存放会员卡、积分

1、品牌严禁存放用于提供顾客使用、累积积分的供应商或个人会员卡。

2、楼层不定时抽查，发现、核实后给以没收同时按商场制度处理

（1）由VIP中心每月下达会员积分异常报表，营运部协助落实积分卡使用是否规范。

（2）如有违规使用的，VIP中心给以封卡，营运部按公司有关规定进行处理。

3、如在使用过程中被发现或VIP中心监控有此行为，VIP中心给以封卡，营业部根据公司相关管理规定给以处罚，如与供应商相关连，将进一步追究供应商的责任。

4、由营运部各楼层加强员工特别是新到员工对于此项制度的相关培训工作，现场加强关注与监督。

三、私收银管理措施

1、凡在商场内，一切不经过公司统一收银台内进行的钱款交易、结算等行为均属私收银行为（采取租赁合作方式且在合同约定中注明自行收银的客户以及供应商交纳的订金不在私收银之列）。

2、商品部在合同中标明如发现私收银必须按如下标准进行约定：

一律按照交易金额的十倍予以处罚供应商,并保留继续采取进一步行动的权利直至全部挽回公司损失。

3、员工进行私收银行为的给以辞退处理。

公司发现私自收银现象，一经查实，按照合同中的相关约定进行处理。

4、奖励办法:

凡发现供应商私收现金行为，公司核实确认后将给予举报人两倍货款的奖励，对举报人信息保密。

5、供应商必须履行合同约定，严禁出现提倡、怂恿、接收等违规行为，经核实确认私收银、场外交易涉及供应商责任的，将按相关管理规定及合同约定追究责任。

第二节进场、装修管理

一、进场

1、新品牌进场装修时间与开业时间由商品部确定。

2、营运部接到《新供应商进场通知单》（以商品部单据为准），做好开业前工作准备及跟进。

3、商品部负责办理供应商进场手续及相关衔接工作。

（1）到营运部办理进场装修手续时，须出示财务部交纳所有费用的发票（或收据），营运部须查验发票齐全后方可办理装修手续。

装修图纸审核通过=>财务部交纳装修所需各项费用=>到营运部衔接办理装修手续，营运部填写《进场装修申请单》=>物管部办理、《进场施工证》、《动火申请表》

（2）供应商应向营运部人员提供进场装修人员人数、装修天数，并提前准备进场装修人员身份证复印件、健康证、联系方式，办‚进场施工证‛费用每证30元（其中工本费5元；押金25元），施工证当期使用，过期作废。

（3）供应商持营运部填写的《进场装修申请单》到物管部办理《施工证》、《用电（明火）许可证》。

施工中如需动用电、气焊时，施工单位应提供作业人员的电、气焊等操作证。

（4）供应商进场须服从物管部安保人员的安排，并持‚施工证‛进场，进场人员必须将‚施工证‛配带在明显位臵，以便于我司人员检查。

（5）装修进行中，营运部、商品部、工程部装修督查人员将对施工人员进行不定期检查，不配带‚施工证‛的将对供应商进行处罚，并清退出场。

（6）夜间施工人员必须严格遵守施工人员工作条例（如禁止吸烟，卖场内不得随意走动，在指定施工范围内进行施工）。

（7）夜间跟场的物管部值班人员需做好施工人员及施工现场的控制。

4、与各部门配合做好新品牌专柜装修工程验收（以工程部单据为准）。

（1）由工程部、物管部、商品部、营运部对店内装修进行验收，如品牌装修后验收不合格，限定品牌在规定时间内进行整改，给品牌下发装修工程整改通知（以工程部单据为准）。

（2）整改完毕后，由商品部、营运部、工程部、物管部进行专柜装修工程整改验收（以工程部单据为准）。

二、装修

1、品牌提出装修要求

（1）店面更新或需更改布局的

①品牌持图纸等资料向商品部提出申请，进入审核流程。

②商品部通过后下发施工单→至营运部签字确认，做好现场工作安排及监督→安保部接收进行施工单、施工证办理，安保部负责做好晚间现场及安全。

（2）品牌盘点或更换灯箱画等:

由楼层主管确认后下发施工单，按以上流程进行。

2、营业期间发现装修出现问题

现场发现的装修问题涉及店面形象的，现场管理人员应及时联系相关部门第一时间做紧急维护处理，保证营业现场。

（1）店面细节部分、工程面较小时间较短的：

由楼层管理人员提出整改要求→商品部→通知品牌在规定时间内整改→整改完毕后由楼层进行核查验收。

（2）有关店面形象、工程较长的：

由营运部向商品部提出整改要求→商品部核查下发施工单提出装修要求→整改完毕后由工程部、商品部、营运部、物管部同时核查验收。

第三节撤场管理

一、撤场信息沟通事宜

1、供应商及品牌申请撤场，必须由供应商提前两个月填写《撤柜通知单》（以商品部单据为准），加盖公章确认，由楼层经理经过与品牌确认后，签署楼层意见（调整或清退）报商品部，由商品部负责与品牌公司的沟通。

2、接到商品部所发《撤柜通知单》后，核对《撤柜通知单》是否含有财务部的货款、商品质量保证金结算意见、各部门签字确认等。

如有问题需与品牌、各相关部门再核实。

二、撤场货品管理

1、营运部接到商品部《撤柜通知单》后与商品部沟通新进供应商进场事宜（见供应商进场管理），（《撤柜通知单》或《新供应商进场通知单》应相关部门各拥有一份），同时通知工程部、物管部、人力资源部、企划部等相关部门办理货架退场、商品退场、导购员退场、场地新进商户柜台装修事宜、空臵专柜的遮挡美化等事宜。

2、撤场前，专柜需做好库存的清点与核对；

3、专柜确认无误后签字报楼层主管核实；

4、导购员按流程持退货单据至物管部办理退货手续；

5、将导购员在工作中登记的顾客信息留存至楼层主管处存档；

6、持楼层开具并经签字确认后的出场商品和道具《×××公司专柜物品出门单》（一式三联，首联营运部，次联物管部，未联专柜留存），方可撤场。

三、撤场人员管理

1、人力资源部负责办理撤柜品牌导购员的离职手续。

2、导购员至楼层主管处领取离职单由供应商确认货品及其他交接无误后签字盖公章，经楼层主管→楼层经理签字后到人力资源部办理手续。

3、楼层可根据员工表现情况报人力资源部，表现突出者作为备选推荐至其他品牌。

第四节日常问题沟通

营运部各楼层每月根据专柜销售情况、人员状态、商品情况、美陈指导等主要信息与问题形成，《×××公司文F4-01重点品牌月度沟通函》（后附表单），提报商品部，反馈至各品牌厂家，加强与供应商的沟通与联系。

一、品牌信息沟通

新进供应商资料、联系方式跟进补充。

营运部各楼层向商品部、信息部落实新进品牌的供应商档案、供应商编码使用是否正常。

二、人员信息沟通

1、新开店导购员到岗到位沟通

（1）楼层主管向商品部或人力资源部接收信息确定联销合同中约定的人员岗位人数，确认品牌员工的招募情况。

（2）由各供应商负责提供本专柜导购员，并经商场人事部门审核培训合格后方可上岗（由供应商做好人员选拔进行筛选，把好员工入职商场前的第一关），面试通过后，新品牌开业员工入职手续要求在开业前一周办理。

（3）若品牌员工尚未招募到足够的人员可以通知商品部，由商品部沟通品牌到人力资源部，由人力资源部协助推荐人选招募员工。

（4）员工入职手续办理完毕后，楼层主管应确定员工的工装，着商场工装统一至人力资源部领取缴费单，至财务部缴费后在行政部领取；如着品牌提供的工装，需通知员工到人力资源部、行政部进行工装审核，审核通过后方可穿着；为员工编制员工编码；进行排班。

同时上报楼层经理及商品部，由商品部沟通供应商、楼层主管沟通品牌店长做好开业前工作衔接与督促。

2、员工团队协作、现场出现的问题

3、人员调整时新人员的沟通及工作衔接

4、人员激励

（1）日常现场、服务等层面有突出表现时

（2）遇有大型营销活动完成销售指标的

三、货品信息沟通

1、遇有节日及大型营销活动时货源跟进

（1）品牌开业或活动前，至少提前三天将货品送至商场物管部。

品牌送货到商场前应派业务人员或专柜店长与我司营运部管理人员联系，以确认仓库及货品存放、相关ERP信息：

比如供应商编码、商品编码等信息完善。

（2）送货后专柜店长或导购及时联系所在楼层的楼层主管，领取《新进商品联系单》，查询品牌编码等，登记新品信息进行货品录入，具体流程见第二章第二节二、1、

（2）新品进货流程。

（3）向品牌确定其营业所需的各项办公用品，包括销售凭证、退货凭证、交接本、离岗登记、物价托、POP架等。

确认领取数量，并做好相应登记。

2、日常畅销品类及新品跟进（同上）。

3、库存商品架构合理化建议商品验收完毕后，如品牌暂时无仓库放臵货品，由营运部为品牌安排暂时存放商品的周转仓库。

存放前品牌导购人员需做好货品的清点，确认货品数量。

周转仓库尽量安排一个品牌使用，保证货品的安全。

员工进行货品整理，将库内存放货品优化区分，熨烫准备出样的所有货品。

楼层主管应掌握品牌库存情况：

货品数量，畅销、应季、新品品类占比等，发现有不达标品牌及时沟通供应商在规定时间内补充。

4、当月货品情况分析

四、其他方面的沟通

1、营销活动分析、品牌个性化活动建议

（1）本月份公司整体大型营销活动小结及品牌业绩、人员表现反馈。

开业当天工作安排及营销活动跟进：

①营销活动方面：

每个品牌在开业时应推出开业营销活动。

因品牌运作模式存在差异，因此营销活动推出的方式及力度也不尽相同，楼层管理人员要与商品部（商品部负责与供应商日常业务联系）沟通营销活动，确认活动内容后及时做好相关审批与协助。

如品牌开业需申请公司公共区域进行布展等，楼层应同时做好场地申请工作。

②楼层主管需监督、督促品牌导购员将准备好的出样货品进行陈列，同时检查陈列货品条形码的粘贴、物价牌的对应悬挂与摆放。

由品牌专业的陈列人员，进行店面感官陈列及美陈效果督导与协助工作。

③品牌开业如果有足够数量的商品宣传册、品牌DM等印刷品需要摆放宣传，由楼层主管提前做好申请与协助工作。

④商场开店前装修现场细节完善工作的协助与督促，确保品牌顺利开业。

⑤协助做好品牌、个性化活动店内广播宣传与推广工作：

提前填写《×××公司文F1-01店内广播申请表》，报客服中心广播室进行相应的商场广播宣传，同时要跟进当天品牌销售情况。

（2）活动期间品牌实现销售过程中的亮点与不足

（3）品牌推出的个性化活动总结，根据优势与不足建议后期提升点。

（4）根据品牌推广、销售提升、布展要求提出参考建议。

2、品牌计划完成情况

3、同类品牌销售排名及落差

4、本月份销售情况及后期提升点

第五节供应商管理相关表格

1、《进场装修申请单》（以工程部单据为准）

进场装修记录表

（内部流转）编号：

GC-**-07

租铺号

供应商

专柜面积

M2

装修单位

专柜位置

□边厅□中岛□扶梯旁

用电负荷

Kw

1.图纸说明

共附图纸张，内容包括：

□A4彩色效果图□平面图

□道具立面图□用电平面布局图□电器系统图

□施工大样图□竣工图□后仓图□材料样表

2.施工说明

1）材料处理：

□现场开料□现场拼装□其他

2）电器施工：

□入顶装灯□仅接电源至专柜灯饰□其他

3）消防施工：

□动用明火□不用明火□其他

审批部门

专柜装修方案审批意见

专柜装修图纸审批意见

审批人

审批日期

商品部经理

企划部经理

工程部经理

总经理室

备注：

“□“部分由联络专员题写。

入店申请表

编号：

GC-**-08

施工单位名称

负责人电话

第一联保安部保留

店铺号及店铺名

电话

位置

店外

店内

仓库

其他

工作目的

加班

盘点

装饰

装修

工作时间

日间：

由月日时至月日时

夜间：

由月日时至月日时

工作内容及程序：

特别需要电焊机：

动火证

额外供电：

相安培

其他：

备注：

现场工作负责人姓名：

身份证号码：

电话：

第二联工程部保留

工作人员姓名

性别

身份证号码

工作人员姓名

性别

身份证号码

施工负责人签名：

商品部签名：

工程部签名：

物业部签名：

（遵守事项）施工范围内严禁吸烟、使用暴力及盗窃等不法行为。

装饰工程人员在施工范围内必须戴安全帽和佩带进场施工证。

除指定施工范围外，不得擅自四处走动或移动其他物件。

出入施工区时，人员所携带物件需要交总包安管员检查。

申请单请于施工前二天下午16：

00前交于责任部门。

允许施工时间为23：

00-08：

00

若有违反以上各项规则者，管理单位有权令此人离场而该公司负责人亦需要对该违规行为负全责。

夜间进场需凭临时出入证进场并交由管理人员检查。

第三联客户保留

2、《×××公司文F4-01重点品牌月度沟通函》

□紧急EXIGENCE□普通GENERAL□加密ENCRYPT

SUBJECT

主题

FAXNO.

传真号

TO

发往

CC

抄送

DATE

日期

TIME

时间

ATTN

收件人

FROM

发件人

SIGNED

签发人

CORP.

公司

DEPT.

部门

尊敬的：

您好！

感谢您及贵司长期以来对×××公司的真诚合作，在您及贵公司的配合下，贵我

双方在**年取得了骄人的业绩，在此对您及贵公司表示由衷的感谢！

在贵我双方良好的合作下…….

一、*月份经营动态：

二、*月份销售情况：

进行本月份销售情况分析：

本月份销售、环比、同比情况，销售排名（上、中、下游）

三、销售情况分析及专柜存在的问题：

1、

2、

四、关于品牌下月销售计划实现：

希望以上建议与分析能够给贵品牌未来发展有所帮助，通过友好地沟通与交流、在贵我双方共同努力下最终实现共赢。

再次感谢您及贵司对我司的支持与配合！

如有任何问题请与我们联系。

联系人：

传真：

顺颂商祺！

×××公司有限公司

营运部*楼层

3、《×××公司文F1-01店内广播申请表》

×××公司店内广播申请表

专柜名称：

申请日期：

申请人：

申请序号：

广播日期：

每日播报时间：

语言：

普通话（）日播报次数：

播出目的：

推广活动（）提示（）其他（）

稿件内容：

【原稿】：

【修改】：

楼层经理：

客服主管：

日期：

注意事项：

申请表须在3日前填写完整交至客服部。

如遇加急稿件需由楼层经理及客服部主管以上部门管理人员签批方可播出。

广播内容填写简洁、流畅、突出主题。