总经办例会流程和制度.docx
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总经办例会流程和制度
总经办日例会流程和制度
文件编号：
编写单位：
编制：
审核：
会签部门
品牌部
电商部
外销部
内销部
研发部
工程部
设备部
PMC部
生产部
供应商管理部
打√
签名
会签部门门
品管部
采购部
人事部
行政部
销售中心
技术中心
产品中心
管理中心
财务中心
批准
打√
签名
发放部门
品牌部
电商部
外销部
内销部
研发部
工程部
设备部
PMC部
生产部
供应商管理部
打√
发放部门门
品管部
采购部
人事部
行政部
销售中心
技术中心
产品中心
管理中心
财务中心
总经理
打√
制订日期：
年月日实施日期：
年月日
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最新版本修、增订或删除内容纲要
文件编号
版本/版次
A/0
制订日期
文件名称
1．目的
1.1为了各个部门反映每天工作中的难题，希望得到其他部门的协助解决。
1.2为了向上级汇报本部门重要事项的处理结果，未完成事项的处理进度。
1.3为了加强部门间的协调和沟通。
2．适用范围
合肥兴联通讯有限公司每天周一至周五下午18:
00-18:
40总经办例会。
3．地点
公司小会议室
4．人员确定
4.1会议主持人：
总经理、销售中心总监、产品中心总监，技术中心总监、管理中心总监。
若有请假或者出差的总监，按照此顺序主持。
4.2会议召集人：
总经理助理。
4.3参会人员：
各部门负责人1-2人。
4.4会议记录者：
总经理助理。
5.例会运作流程
5.1会议开始：
由当天的会议主持人宣布会议开始。
总经理助理打开前一天的公司运行表和会议记录。
针对两个表中所反映的问题，依次询问并要求相关负责人作出解释和改善的办法。
5.2会议发言：
各个部门负责人依次发言销售中心，产品中心，技术中心，管理中心，财务中心，反馈问题。
由会议主持人对各个部门提出的问题提出行之有效的方案，并对部门的工作流程、计划作出评价。
5.3会议总结：
会议主持人简要总结本次例会中讨论的所有的问题和解决方案，并指定完成问题的负责人，确定完成时间。
5.4会议审采购订单：
主持人做完会议总结后，开始打开系统，审核采购订单。
5.4整理会议记录：
每次会议，总经理助理必须做详细的记录，当天18:
00的会议记录必须在第二天12点通过企业微信群发给参会人员。
文件编号
版本/版次
A/0
制订日期
文件名称
5.5会议记录的回复：
责任人在会议记录发出的当天5点前回复。
关于已发出的会议记录，有任何需要修改的，参会人员可在群里提出并建议如何修改。
关于最终的修改确认，由会议主持人决定。
没有人提出，默认会议记录切实可行。
责任人必须按照会议记录的要求进行执行。
5.6会议跟进落实：
各部门负责人组织实施会议中形成的决议和行动点，总经办从中协调工作并做好追踪和核检工作，保证会议结果能够得到有效的贯彻。
每周一总经办整理上周的已完成和未完成事项。
对于已完成事项，总经办要求事件的负责人签字，负责任人所在中心的总监也签字确认，并把已完成事项进行归档。
对于未完成事项，总经办要求事件的负责人给出事件的处理进度和预计完成的时间，并由本人签字和所在中心的总监进行签字。
5.7会议所有事项的汇报:
总经理助理将所有的事项汇报总经理及相关部门的总监。
5.8会议事项归档：
所有载有负责人签字的会议记录，总经理助理负责归类归档，并入文控室，做为总经办的资料。
方便日后查阅和追责。
6.会议纪律
6.1每次会议必须提前5分钟到达并签到。
签到表由总经办提供。
与会人员有特殊情况，无法参加的，请提前最起码一个小时通知总经理助理。
否则迟到者，每次负激励20元。
无故缺席者，每次负激励50元。
6.2会议时间定在40分钟。
30分钟讨论会议内容，10分钟审采购订单。
会议主要是提出问题，请相关单位进行改善落实，在会议中不应该进行相应的讨论，会后在进行部门之间的沟通，注意会议的时效性。
6.3各参会者在会议期间手机保持在震动或者关机状态，不允许玩手机，更不允许接电话（总经理及总监有重大事情除外）。
开会期间不允许随意外出，需要外出者向主持人申请，得到同意后方可出去。
否则，负激励30元。
6.4会议记录员需做好签到和内容的记录工作，会后做好会议精神传达工作。
每天12点前发前一天的会议记录，无特殊原因，每次超时负激励30元。
6.5参会者与每日5点前回复会议记录，请假或者其他有特殊原因无法回复的，请提前告知总经理助理，否则每次超时回复者负激励20元，不回复者负激励50元。
文件编号
版本/版次
A/0
制订日期
文件名称
6.5参会者应回复问题实质性的处理进度，给出具体的完成时间，提供见证性资料。
不允许出现敷衍了事没有进度的回复（负激励20元），没有完成时间的不负责任的回复（负激励30元），没有见证性资料，虚假的汇报（无见证性资料负激励50元。
若因为虚假汇报，造成公司出现任何经济损失，降职降级处理）。
6.6会议期间与会人员注意倾听他人的发言，不得随意打乱，充分尊重他人，不提倡对某一问题进行无休止的争论、吵架。
违者负激励50元。
6.7会议期间和会议后的跟进中，负责人之间不得扯皮，推搡，无中生有，汇报虚假不实的事件，否则每次负激励50元。
7.补充
7.1所有的罚款金额由财务部登记，全数纳入会议基金，并每月统计发给参会者。
此基金达到一定金额（300元以上），可以由会议主持人决定用途，可用于例会参加者的聚餐，唱KTV或者其他外出活动。
如经费迟迟达不到300元以上，支持人组织活动，需要增加活动经费，可由经理及以上级别管理者进行捐献。
7.2本制度由发布当天开始执行，所有人不得以任何理由拒绝执行会议条例，有异议者可以在会议中提出。
总经办保留最终决定权。
8.附件相关表格表单
8.1公司日例会签到表
8.2公司日例会记录
8.3XX年X月X日至已XX年X月X日完成事项统计表
8.4XX年X月X日至已XX年X月X日未完成事项统计表
8.1公司日例会签到表
时间：
地点：
内容
姓名
签到
备注
8.2公司日例会记录
公司日例会记录
出席人员：
例会时间;
部门
问题点
解决方案
处理责任人
处理结果
完成时间
见证性资料
总经办（魏总）
销售中心
管理中心
产品中心
财务中心
技术中心
8.4XX年X月X日至已XX年X月X日完成事项统计表
XX年X月X日至已XX年X月X日完成事项统计表
序号
责任部门
会议时间
完成事项
责任人
完成时间
见证性资料
签字
1
总经办（魏总）
2
销售中心
3
管理中心
4
产品中心
5
财务中心
6
技术中心
8.4XX年X月X日至已XX年X月X日未完成事项统计表
XX年X月X日至已XX年X月X日未完成事项统计表
序号
责任部门
会议时间
未完成事项
责任人
预计完成时间
签字
1
总经办（魏总）
2
销售中心
3
管理中心
4
产品中心
5
财务中心
6
技术中心
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