信息系统招投标管理制度.docx

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信息系统招投标管理制度

信息系统招投标管理制度

1总则

为规范XX公司（以下简称公司）信息系统招标工作流程，明确相关部门及人员在招标过程中的职责，保障公司合法权益，在满足信息化管理需求的前提下，以最合理的成本选择最适宜的合作单位供应商，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司集团及下属公司信息化项目招标工作。

3管理职责与分工

3.1为了保证信息化系统招投标过程和实施公开、透明、高效，根据公司不同业务板块信息化需求，按软件系统项目需求分别成立专项招标工作小组。

信息部承担信息化招标统筹工作，招标工作小组监督、配合信息部完成招标、评标、议标、直接委托等工作。

3.1.1信息部

3.1.1.1承担信息化建设方案、年度招标计划和预算制定；

3.1.1.2组织开展信息化系统招投标、评标、议标、直委工作；

3.1.1.3负责招标计划、招标文件、技术标评分标准制定；

3.1.1.4对信息化供应商入围单位进行技术实力和资质的审核，保证入围的供应商资质能够符合要求；

3.1.1.5负责定标报告的编制和报批；

3.1.1.6负责招标结果和合同审批。

3.1.2招标工作小组

3.1.2.1人员组成：

信息部分管领导担任招标小组组长，相关业务中心工作人员、财务工作人员、信息化工作人员、项目公司总经理指派人员为组员。

3.1.2.2管理职责：

根据信息化工作集团统筹的原则，采用民主集中制审议、审核信息化招标、直委/议标申请及定标、直委/议标结果，并报相关领导审核。

4招标管理工作原则

4.1透明公正原则：

招标管理过程中必须有充分的透明度，各部门之间积极配合、全面沟通、信息共享，杜绝暗箱操作。

4.2全面、整体招标原则：

凡是符合招标要求的项目都要以招标方式确定承包单位，禁止将项目肢解或化整为零，规避招标。

4.3民主集中决策原则：

对于比较关键的招标事项、“确定中标人”等关键环节必须按规定经过定标会决策。

4.4软件功能需求清单招标原则：

招标前，工作小组应编制提供软件功能需求清单和技术要求。

4.5资质审查原则：

所有投标单位均需要经过严格的资格预审，供应商资质审核通过后才能参与投标。

4.6充分竞争原则：

每次招标应有充分适量的投标单位参与投标，保证招标具有充分的竞争性。

4.7保密原则：

投标文件、评标过程文件、约谈资料、未发放中标通知书前的定标意向等，都是公司的重要机密，不得向不相关的人泄露，同时还应要求各投标单位对自己的投标资料保密，防止串标。

4.8可追溯性原则：

招标过程资料需及时归档，妥善保管，以备检查，过程资料的处理需经公司审批同意。

4.9廉洁奉公原则：

所有参加招标工作的员工必须遵守公司相关规定，维护公司利益，不得利用职权之便谋求私利。

4.10职业操守零容忍原则：

对招标过程中为个人私利而损害公司利益的行为零容忍，一经查实，严肃处理。

5招标类型

公司信息化系统软件采购的招标方式分为：

邀请招标（包含集中招标）、议标、直接委托、变更性委托四种类型；涉及评标采用综合评分方法进行评比，即：

技术评分+商务评分，技术评分权重和商务评分权重各占50%。

5.1邀请招标（含集中招标）

5.1.1原则上凡是符合招标要求的事项都要以邀请招标的方式确定中标单位。

5.1.2邀请招标参与投标单位至少要保证3家及以上单位参与；若参与单位少于3家，应单独报批，经授权领导审批同意后，再开展招标工作。

5.1.3邀请招标应按照招标操作规则完成所有规范动作，即编制/审批招标计划、编制/审批招标文件、预审/审批入围单位、发标、回标、开标、评标、定标及定标审批、发送中标通知书。

5.1.4邀请招标单项金额大于等于500万元需召开定标会，由定标会确定中标单位后再发起定标流程审批。

单项金额小于500万元，招标工作小组根据招标结果编制评标报告，发起定标流程，通过定标流程审批定标。

5.1.5邀请招标需签批：

招标计划/招标文件、入围单位、定标、合同。

5.2议标

5.2.1经授权领导批准的议标事项可采用议标方式确定单位,原则上议标应保证2家及以上单位参与。

5.2.2议标应按照招标操作规则完成议标计划编制审批、议标文件编制审批、发标、回标、开标、评标、定标等标准动作。

5.2.3议标单项金额大于500万元需召开定标会，由定标会确定中标单位后再发起定标流程审批。

单项金额小于500万元，经办人根据议标结果编制评标报告，发起定标流程，通过定标流程审批定标。

5.2.4议标招标需签批：

即议标计划/议标文件、议标入围单位、定标、合同。

5.3直接委托

5.3.1经授权领导批准的直接委托事项可采用直接委托方式确定单位。

5.3.2具有完全垄断性质或具有行业绝对垄断优势的软件产品，在有条件证明其垄断性的前提下可以申请直接委托；预估金额小于20万元的接口开发、临时性开发工作，供应商唯一的情形，可以申请直接委托。

5.3.3直接委托需要按照招标操作规则完成招标计划编制、招标文件编制、商务谈判、定标等四个规范动作。

5.3.4直接委托需要签批：

直接委托申请（申请内应包含直接委托的理由、招标计划、招标文件、预计委托的金额）、直接委托定标（签批应包含商务谈判会议纪要和约谈记录、委托申请时的招标文件、最终谈判结论及会议纪要）、合同。

5.4变更委托管理

5.4.1项目在执行实施过程中，由于业务解决方案阶段业务部门在业务需求编制考虑不全面，影响后续功能使用的情况，经信息化工作小组开会确认必须进行变更的情况，可以申请变更委托，变更委托仅对项目实施过程中已经确定的厂商。

5.4.2申请由业务发起部门或者信息组项目主责人发起，变更申请需要包含信息化小组专项会会议纪要、申请的事由、解决的具体问题、产生的工作量和预计金额。

5.4.3变更委托需要按照招标操作规范组织信息化工作小组需求论证会、编制需求说明、完成商务谈判三个步骤。

5.4.4变更委托需要经过委托申请签批、合同签批等签批动作。

6招标过程管理

6.1招标计划

《信息系统招标计划》由集团信息部负责编写，经集团领导、相关业务部门审核，授权领导审批。

6.2招标文件

6.2.1招标文件中必须明确系统功能需求清单、技术要求、项目实施要求、项目工期、系统验收标准、付款方式等内容。

6.2.2信息部负责拟定招标文件，组织招标工作小组审核招标书文件业务部分内容，报授权领导审批。

6.3投标候选人选择

6.3.1投标候选人应选择业内具有代表性的软件供应商，或在同一水平线上，具有可比性和竞争性。

6.3.2邀标前需对投标候选人进行资格预审并经授权审批后才可使用，或申请供应商入库审批入库后使用。

6.3.3每个招标事项的投标候选人原则上不应少于三家，若参与单位少于3家，应单独报批，经授权领导审批同意后，再开展招标工作。

6.3.4对于经授权领导审批同意的投标候选人，未参加投标的，需在招标定标报告中说明原因。

6.3.5资格预审是招标准备阶段的重要环节，通过对潜在投标人的资质、往年业绩、财务状况、产品、项目实施能力等各方面进行审查，从而确定投标候选人。

6.4招标文件/投标候选人审批

6.4.1招标文件/投标候选人由招标经办人发起审批。

6.4.2流程审批完成后，方可根据招标计划发标。

6.5发标指引

6.5.1招标经办人负责发出招标文件，并做好发标记录表。

发标形式可以使用现场发标和电子邮件发标。

6.5.2投标单位对招标文件内容无法理解或招标文件存在模糊、错误、遗漏等问题，应按招标文件约定时间提交书面答疑文件。

招标经办人整理答疑文件，并组织工作小组进行回复，招标经办人收集汇总答疑以邮件方式正式答复答疑。

6.6回标指引

6.6.1释义：

回标是指投标人按照招标文件的要求，递交投标文件的环节。

6.6.2内容：

回标时递交的文件，应按照招标文件的要求密封、盖章，按照规定份数，按时回复至约定地点。

6.6.3签署流程：

回标时均应要求投标人填写《回标记录表》，若通过快递方式投标，接收人应详细记录投标单位名称、收到标书时的时间、份数、密封情况等信息并签字。

6.7开标指引

6.7.1释义：

开标是招标实施阶段的重要环节，即在指定地点两人以上的情况下，共同打开投标人递交的投标文件。

6.7.2内容：

开标包括技术开标和商务标开标。

6.7.3签署流程：

开标由信息部组织招标工作小组开标，开标时应至少保证2人以上参与。

6.7.4开启标书：

6.7.4.1邀请招标、议标单项金额大于500万元，投标单位要缴纳投标保证金或等额银行保函。

开标前投标单位应将投标保证金票据（银行保函、支票、汇款凭证等）送达，财务管理中心人员鉴别其合法性、真实性和有效性。

6.7.4.2开标程序：

开标前，开标人应逐一检查标书密封的完好性、份数，在场开标人均确认无误时，开启标书。

6.7.4.3商务标开标：

在技术标开标同时开启商务标，开标须填写《开标记录表》，并由开标人员签确。

6.8评标清标指引

6.8.1释义：

评标清标是对投标文件内的内容是否符合招标文件的要求（格式、数量）及其内容在技术、商务的优劣进行评审的环节。

6.8.2内容：

包括技术标准备、技术标评标、技术标清标及答疑、商务标清标及答疑、商务谈判、商务标最终评议。

6.8.3技术标准备：

技术标准备主要是信息部根据招标范围、系统功能、系统配置等和投标人特点，提前做好评标准备工作；

6.8.4技术标评标：

6.8.4.1技术评标分为技术评标和业务解决方案评标，技术部分评标由信息部负责；业务解决方案评标由业务部门和信息部共同完成。

6.8.4.2技术评标应主要依据招标文件要求的技术标准进行评比，若招标文件内未明确的项目，根据各投标人的平台技术性能、产品系统功能、项目实施方法、项目实施服务能力以及在技术开标后进行的技术清标及投标人的回复和答辩情况，以技术标评审打分的形式审该投标人是否达到技术符合性的相关要求，以此作为在本招标项目对各投标人能力和配备上的结论性意见。

6.8.4.3技术标的评议以集团信息部为主，结合招标工作小组评审意见，出具技术标评审结果。

6.8.4.4业务解决方案评标应主要依据招标文件内业务需求的清单进行评比，若招标文件内未列明的项目，由信息组组织招标工作小组，根据开标前确定的技术标评分表对各投标人的技术标进行打分，得分未达及格线为废标。

技术标的及格线在招标方案中确定。

6.8.4.5技术标澄清及答疑：

信息组负责技术标的澄清和答疑工作，视需要可组织技术议标会，历次的答疑文件统一由信息组发出。

6.8.4.6技术标终评报告：

技术清标工作完成，信息组形成技术标终评报告，须经主管领导（或以上）签认。

6.8.5商务评标：

商务标的清标工作由招标工作组完成，清标工作完成后提供详细的商务标清单，按照报价由低到高顺序排名，清单包含每次开标的商务报价和排名。

6.8.6商务谈判：

6.8.6.1信息组在技术标评标结果确认和商务标无偏离的情况下，可以组织商务谈判，商务谈判原则只进行一次，不对技术标进行修改。

6.8.6.2最终商务谈判由招标工作小组有关人员参加。

6.8.6.3谈判时应做好商务约谈记录工作，并要求谈判参与人员签字确认。

6.8.7商务标最终评议：

6.8.7.1最终商务谈判的回复报价为已符合该项目技术及商务条件要求下的最终报价；

6.8.7.2商务标的评议依据为各投标人经最后一次商务谈判后回复的最终报价。

6.8.7.3“综合评分法”评议：

根据投标人的最终报价和《信息系统招投标评分表》进行分数的测评，原则上综合评分最高者中标。

6.8.7.4包括但不限于下列情况必须重新招标：

a投标单位相互串通投标；

b投标单位以向招标相关人员行贿等手段谋取中标；

c投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，骗取中标；

d围标串标单位不得继续参与本项招标活动，未参与围标串标的单位可以继续参与重新招标活动。

6.9定标

6.9.1定标报告：

谈判完成后，投标单位按招标文件要求回复最终投标文件，招标工作小组组员依据最终投标文件和综合评分表编写最终评审意见，信息组编写招标定标报告。

6.9.2定标分为流程定标和定标会定标，邀请招标、议标单项金额大于等于500万元的项目，必须召开定标会。

单项小于500万的项目招标，采用综合评分的方式综合评定（技术评分、商务评分各占50%权重），根据综合评分确定投标单位排名，根据排名情况编制定标报告，申报定标流程定标。

6.10招标结果及合同审批

6.10.1邀请招标、议标通过流程定标：

招标过程完成后，由主责人完成定标报告、中标通知书、评标情况说明等文件后，发起定标审批。

审批通过后，根据审批意见发起合同审批。

6.10.2定标会定标：

单项大于500万的信息化项目招标，原则上必须召开定标会。

召开定标会无疑义后2个工作日内，由招标经办人发起招标结果审批。

定标结果审批通过后，应发出中标通知书。

6.10.3直接委托或变更委托定标：

直接委托、变更性委托，在完成定标报告和情况说明后，可以直接发起定标流程审批，审批完成后再发起合同审批。

6.11签约与后续工作

6.11.1合同审批流程完成后10个工作日内，招标经办人完成与中标单位的签约工作。

6.11.2下列情况投标保证金将不退还：

a投标单位在递交投标文件后至投标有效期期满前,要求撤回已递交的投标文件；

b中标后放弃中标的；

c中标后要求变更实质性合同条款的；

d投标人有弄虚作假、串通陪标、哄抬标价或虚报企业资质等舞弊行为；

6.11.3投标保证金退还时间：

未中标单位的投标保证金原则上在合同签订后无息退还。

6.11.4招标工作结束，招标经办人将本次招标所有纸质版资料原件，在7个工作日内按如下要求整理成册后，与电子版一同按公司档案管理制度归档。

电子版资料由招标经办部门统一保存，以备集团审查。

a邀请招标归档资料包括：

《招标方案/招标文件/投标候选人审批表》、《发标记录表》、《招标答疑及回复》、《标书收集会签表》、《开标会议签到表》、《开标记录表》、《谈判签到表》、《约谈记录表》、《招标定标报告》、《定标会议纪要》、《招标结果审批表》、《合同审批表》、《合同》（正本）及中标单位所有投标文件（正本）。

b议标归档资料包括：

《议标会议签到表》、《约谈记录表》、《议标结果审批表》、《合同审批表》、《合同正本》及必要的议标过程文件。

c直接委托归档资料包括：

《直接委托申请审批表》、《约谈记录表》、

《直接委托结果审批表》、《合同审批表》、《合同正本》及必要的直接委托过程文件。

6.11.5定标报告：

谈判完成后，投标单位按招标文件要求回复最终投标文件，招标工作小组组员依据最终投标文件和综合评分表编写最终评审意见，信息组编写招标定标报告。

7罚则

7.1招标纪律

7.1.1招标事项需根据公司授权及相关管理规定执行。

7.1.2开标评标时，做好过程保密工作，招标相关人员未经工作小组同意不得擅自与投标单位进行任何招标相关事宜的洽谈；期间严禁以各种形式将相关信息传递至投标单位。

7.1.3评标人员不得私下接触投标单位，不得接受投标单位的财物或其他好处，不得透露对投标文件评审及其他与评标有关的情况。

7.1.4评标人员依据相关评标方法，对每份投标文件进行认真审核，逐项全部评析。

7.1.5评标人员要客观、公正地履行职责，遵守职业道德，杜绝暗箱操作，对提出的评审意见承担责任。

7.2惩罚措施

7.2.1在招标工作中招标经办人如出现违反本办法相关规定，给公司造成损失或由于非客观原因导致招标无效的，应停止招标，并上报公司及时做出处理。

7.2.2招标结果追责：

对于合同执行过程中，出现与招标结果严重不符的情况，经公司评判属实并确定责任部门及责任人，视情节轻重上报公司及时做出处理。

8附则

8.1本办法由信息部负责解释。

8.2本制度自正式下发之日起执行。

9附件及标准表格

附件1《招标计划模板》

附件2《招标文件模板》

附件1《招标计划模板》

招标计划书

一、项目概况

1、项目基本情况说明

2、招标方式

3、采购周期

4、招标预算情况

5、投标资质及投标人要求

6、评标方法

二、招标流程

1、资格预审与考察

2、编制招标文件

3、发布招标文件

4、回标

5、技术和商务评标文件及标准

6、编制定标报告

附件2《招标文件模板》

招标文件（商务方面的要求）

一、招标人须知

招标问须知内需列明项目的名称、范围、地点、投标人的资质条件要求、实施周期、投标期限要求、报价方式、标书分数、评标方式、开标时间等重要信息。

二、技术标准及要求

1、平台兼容性及运行环境要求

2、先进性要求

3、开放性、扩展性、协同性要求

4、适应性、灵活性要求

5、可靠性要求

6、处理能力要求

7、易用性要求

8、国家软件产品强制性要求

三、项目进度要求

四、项目实施要求

1、项目团队组建要求

2、项目组团队管理方式

3、项目团队的协调机制

4、实施过程管理要求

五、售后服务要求

1、售后服务周期要求

2、售后服务方式要求

3、培训体系要求

4、技术文档要求

六、投标文件格式及要求

1、投标文件格式

2、投标文件数量

3、投标文件组成

4、投标文件的形式

5、投标的方式

七、答疑方式

1、答疑的时间

2、答疑的方式

八、合同主要条款