ERP系统运行管理制度.docx
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ERP系统运行管理制度
ERP系统运行管理制度
1.1 目的
SAPERP系统对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力的作用是显而易见的。
为确保事业部各部门相关人员确实动员起来，积极参与SAPERP系统的开展工作，同时规范SAPERP系统的管理工作，保障SAPERP系统安全稳定运行，支持正常业务顺利开展，特制定以下制度。
1.2 适用范围
本办法适用于底盘分公司SAPERP系统运行管理。
2制定依据
2.1《襄阳商用车有限公司底盘分公司信息化建设规划（2009-2011期）》。
2.2《襄阳商用车有限公司SAPERP系统运行维护管理办法》。
3定义
3.1ERP：
EnterpriseResourcePlanning, 企业资源计划。
3.2SAP：
SystemsApplicationsProductsindataprocessing，SAP是当前主流的ERP产品之一。
3.3襄阳商用车有限公司底盘分公司本期SAPERP系统运行含以下六大模块：
SD（销售与分销）、MM（物料管理）、QM（质量管理）、FI（财务会计）、CO（成本控制）、 PP（生产计划与控制）。
4职责
由综合管理部负责本办法的制定、修订与组织实施。
5具体条款
5.1SAPERP岗位职责及内容
底盘分公司本期运行的SAPERP系统含FI（财务会计）、CO（成本控制）、MM（物料管理）、SD（销售与分销）、PP（生产计划与控制）、QM（质量管理）6大模块。
根据系统职能的设置，对SAPERP工作小组及系统操作用户职责进行界定，共分解出如下岗位：
5.1.1SAPERP主管：
5.1.1.1负责SAPERP项目全盘指挥工作：
包含整个项目的规划、跟进、检查和支持；
5.1.1.2负责SAPERP相关内容的培训，各项计划的落实与安排及各项工作考核；
5.1.1.3负责监督及跟踪相关部门是否按照SAPERP流程操作业务；
5.1.1.4SAPERP运行情况的工作汇报，以及项目中的各项制度和文件的编写；
5.1.2SAPERP系统管理员：
5.1.2.1负责SAPERP系统报表和单据的开发；
5.1.2.2负责SAPERP系统的日常维护；
5.1.2.3负责SAPERP权限的管理及分配。
5.1.3 营销中心销售部：
销售内勤、销售员、销售主管
5.1.3.1销售人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.3.2严格根据销售合同，在SAPERP系统中维护销售订单。
根据交货时间出具库存拣配单。
5.1.3.3监督库存产品发货的正确性。
5.1.3.4每天必须在SAPERP系统中查看：
库存数量、生产完成情况、销售订单的跟踪。
及时了销售产品的库存情况、生产完成情况、已有的销售合同情况。
5.1.3.5财务提供应收帐款的清单，提配销售人员催款，销售人员依据财务提供的清单进行催款。
5.1.3.6每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间，销售人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.4 制造中心工艺技术部：
工艺师
5.1.4.1 根据技术部门开发的新产品，对产品的基础资料进行维护，制定产品的物料清单（BOM）；
5.1.4.2 对于物料清单（BOM）的更改，由需求部门申请，相关领导审批。
制造中心工艺技术部按照审批单，在系统内录入变更单，执行BOM的更改。
5.1.5 物流中心采购部：
采购员、计划员、采购主管、采购内勤
5.1.5.1采购人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.5.2采购人员必须依据MRP结果和部门的申请，在SAPERP系统中创建采购订单。
5.1.5.3采购人员每天必须了解原材料的库存量、生产计划和采购订单的完成情况。
及时对采购订单进行跟踪。
5.1.5.4监督库存原材料的收货的正确性。
5.1.5.5每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间，采购人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.6 物流中心物流部 ：
仓库管理员、物流专员、库房主管
5.1.6.1仓库保管员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.6.2仓库保管员必须必须依据单据收货和发货，杜绝没有单据收、发货。
5.1.6.3仓库保管员每天必须了解原材料的库存量、生产计划。
5.1.6.4每周五下班前必须把一周的出库单和入库单，交货财务进行审核。
5.1.6.5每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间，仓库保管员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.6.6每个月必须在财务的监督下，作一次库存的抽盘。
每个季度做一次库存的全盘。
保证库存的帐面数和实际数一致。
5.1.7 制造中心生产计划部、总装车间：
生产调度、生产主管
5.1.7.1生产计划员、生产人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.7.2必须凭单据到库存领料，监督仓库员发料的正确性。
5.1.7.3必须了解物料的库存量、生产计划执行情况。
5.1.7.4每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间，生产人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.7.5每个季度做一次车间的盘点。
保证车间库存的准确性。
5.1.8 质量安全部:
质量工程师、检验员、质量主管
5.1.8.1质量检验员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.8.2由于检验员工作不认真，造成不能正常生产，需要进行处罚。
5.1.8.3每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间，仓库保管员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.9 财务资产部：
成本会计、财务会计、财务主管
5.1.9.1财务人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.9.2每周必须审核库存人员的工作。
5.1.9.3所有的盘点财务人员必须监督，对产生的差异财务部必须最终给出处理的作法。
5.1.9.4每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天中午12点为财务月结时间，财务人员必须提醒业务部门作好结算工作，出具月结报表，关闭本月会计期，打开下个月的物料和会计期。
5.1.9.5及时了解库存成本和产品成本，如有差异需要及时变动。
5.1.10 公司决策层
5.1.10.1每周组织相关部门召开供、产、销协调开会，解决采购、生产、销售的存在的问题，保证业务正常运行。
5.1.10.2每天在SAPERP系统中查询和跟踪业务完成情况。
如发现问题，及时联系相关负责人。
5.2SAPERP系统用户权限及密码管理
5.2.1 事业部设SAPERP系统管理员1名，负责SAPERP系统用户权限的管理和维护。
5.2.2 各部门新增用户、用户权限变更，应集中由涉及模块关键用户提出书面申请，模块关键汇集整理申请表经本部门领导签认后，报SAPERP系统管理员进行设置。
5.2.3SAPERP系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码长度不得小于5位。
在使用过程中应不定期的修改个人密码，不得将用户名和密码借他人使用。
5.2.4SAPERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门领导指定专人代理负责，并做好用户名、密码交接记录。
指定代理人应按相应的岗位职责进行操作，SAPERP系统用户返回岗位时，应及时收回用户，并修改相应密码。
5.3 运行管理
5.3.1 日常管理
5.3.1.1 各模块关键用户以现场支持的工作方式。
5.3.1.2 项目组每周四下午四点召开工作例会，分析问题清单，检查运行情况，每月整理出当月的问题汇总单及分析报告，月结完成后第一天召开SAPERP月度工作会，并形成SAPERP系统运行工作报告和考核意见，向公司SAPERP领导小组汇报。
5.3.1.3 项目组每月对各部门SAPERP系统相关工作情况进行评估，对于系统操作人员进行考核。
5.3.1.4 各部门负责人或SAPERP项目组成员必须对本职能小组的SAPERP工作负责，必须合理安排好本部门的工作时间和人员，以确保按照实施计划参加SAPERP项目的各项工作，从而提交适时、适质、适量的资料。
5.3.1.5SAPERP工作不是一朝一夕的，每天的工作要日清日结。
5.3.1.6 涉及到相关部门协助才能处理的问题，相关部门要很好的配合。
5.3.1.7 日常工作中有困扰部门开展工作的难题不能解决时，要及时的反馈到SAPERP项目经理或本模块关键用户处。
5.3.1.8 为确保相关负责人对SAPERP操作的熟练度，SAPERP项目小组会根据具体的情况会安排培训工作，培训分为集中培训和单个培训，具体由SAPERP项目经理或组长确定。
培训内容主要是理论培训、实践培训操作规范。
5.3.1.9 参加各项会议和培训相关人员请按时到位，不准迟到、早退和一切违反纪律的事情发生。
培训和会议中要积极提出问题、讨论问题。
5.3.1.10 为提高系统资源利用率，SAPERP系统用户在完成各项操作后，应及时退出SAPERP系统避免其他用户无法使用。
5.3.1.11 各项业务的审核人员应认真履行本岗位职责，每半天至少登录系统1次，及时处理相关业务，发现问题应及时沟通、反馈，避免造成工作延误。
5.3.1.12 为提高系统运行效率，各级审核人员应提高服务意识，入库、出库审核一般应在1个工作日内办理完毕，存在较多问题的入库业务处理应在2个工作日内办理完毕或给予答复；其他审核应在2个工作日内办理完毕，确保不影响审核业务的正常进行。
5.3.1.13 其它日常管理将遵循事业部各项规章制度（包括工作时间、考勤制度、绩效评估等）。
5.3.2 问题处理
5.3.2.1 分类
SAPERP系统问题分为：
用户操作问题，系统功能问题，权限问题、系统主数据问题、终端设备问题，网络故障问题，主机系统问题、需求修改和新增问题及其他问题。
所有问题与工作，依照以下的受理、解决、确认、归档的管理机制和工作流程来处理。
5.3.2.2 受理
5.3.2.2.1 各业务操作人员在使用SAPERP进行业务操作时，必须按照SAPERP用户操作手册进行操作，当遇到无法明确的操作业务时，不得擅自主张随意操作，必须向项目组提出，由SAPERP项目小组给予解答，并按解答之后的操作规范进行操作。
5.3.2.2.2 项目组成员接到用户请求后，无论是否属于本业务的范围，都要详细询问问题内容，耐心解答, 并按照统一的《SAPERP系统问题处理记录表》格式认真记录问题，不得有推诿现象。
5.3.2.2.3 填写完《SAPERP系统问题处理记录表》后，如属于本业务范围的按相应的业务问题流程处理，如不属于本业务范围的或不清楚的，应负责与相关业务人员商量确定，将《SAPERP系统问题处理记录表》交项目组组长按相应的业务问题流程处理。
5.3.2.2.4 权限、系统主数据、需求修改和新增问题只受理各模块SAPERP关键用户整理递交的、并经本部门审批者批准的纸面文件，电子邮件、电话、口头形式的申请均不受理。
5.3.3 解决
接到用户请求后，应在1小时内给用户回应，一般问题在两小时内解决，除重大问题外，当天的问题应当天解决。
凡是当天解决不了的问题，必须向项目组组长报告。
5.3.4 确认
问题解决后，应及时通知相关用户，并督促用户测试申请的问题，直至问题的解决得到用户确认。
5.3.5 归档
问题解决后应按《SAPERP系统问题处理记录表》格式记录解决方案，归档备查。
5.4 奖罚条例
5.4.1 奖励条例
5.4.1.1 对本制度学习非常透彻，考试成绩特别优秀者给予奖励50元一次（或按人力资源相关规定奖励）。
5.4.1.2 平时表现突出，有很好的团队意识，定期完成工作任务且质量非常好给予奖励50元每次。
5.4.1.3 对SAPERP系统操作熟练，积极参与发现问题，解决各种异常，给SAPERP实施工作带来和很好的利益奖励50元每次。
5.4.1.4 及时发现相关部门在录入SAPERP系统资料时错误，并加于阻止使错误得以纠正，杜绝了给公司利益造成严重危害奖励50元每次。
5.4.1.5 如果SAPERP系统录入员在连续两个月中无出现录入数据错误，奖励50元每次。
5.4.2 处罚条例
5.4.2.1 本制度一经生效，望事业部相关部门积极组织学习，后续会择期对制度及对SAPERP系统的学习进行考核，不合格者处罚20元再进行补考直到合格为止（或按人力资源相关规定处罚）。
5.4.2.2 岗位责任制严格上是不能替代、调换，但遇有人事变动由SAPERP项目小组经理与部门负责人重新商讨另一名人员补充。
如因私自替代、调换给SAPERP项目工作造成了实施故障罚款50元一次。
5.4.2.3SAPERP项目小组成员工作不到位不及时，累计二次不能按计划完成工作罚款50元一次。
5.4.2.4 因个人马虎大意，造成录入SAPERP系统数据错误，给公司带来经济损失，给予最少100元的处罚。
5.4.2.5 凡因不按照操作规范操作的，给予严重警告，同时罚款30元一次。
5.4.2.6 会议、培训期间应自觉把手机做消音处理，如果因为手机声响影响会议或课堂秩序者，迟到超过十分钟者，罚款20元.。
5.4.2.8 各级审核人员未认真履行职责，未发现单据错误，造成公司经济损失的，罚款50元。
5.5 其他规定
5.5.1 各部门业务流转及SAPERP系统操作须严格依据业务蓝图及《SAPERP系统操作手册》进行。
5.5.2 各部门严格按单领料，单据上须提供领用物料的SAPERP物料编码；无编码的物料领用，须完成物料编码申请后进行。
6.支持文件及记录
无。
7．附件
7.1SAPERP系统问题处理记录表
8．附加说明
本办法自发布之日起实施。
归口起草部门：
综合管理部
起草人：
审核人：
批准人：
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