OpenFlow系统操作手册第四篇 第十八章考勤管理.docx

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OpenFlow系统操作手册第四篇第十八章考勤管理

目录

第一节系统概述2

1．1、系统功能2

1．2、业务流程图3

第二节基本资料4

第三节日常处理11

3．1、排班处理11

3．2、卡机数据15

3．3、加班单16

3．4、请假单17

3．5、放假单18

3．6、出差单19

3．7、员工签卡20

3．8、考勤处理21

第四节查询报表24

4．1、资料查询24

第一节系统概述

1．1、系统功能

考勤系统主要是管理员工日常考勤业务，计算员工出勤情况，并统计，为员工薪资计算提供考勤数据。

本系统能通基本设置自动计算每个员工休息日并自动排班。

读取考勤机刷卡数据，并提供补卡和删除无效刷卡功能，录入加班单，请假（调休）单，出差单等业务单据。

根据刷（签）卡，结合加班，请假，调休情况，自动计算出每个员工、每天的考勤结果并汇总。

具体功能包括：

λ基本资料设置：

包括：

单据类型，常用备注，出差类别，国家假日，班次代码基本设置。

λ员工班次分配：

设置每个班次、班段包括哪些员工。

为系统自动对每天的排班计算作基础。

如员工离职或调离，可修改员工班次并重新进行排班计算。

λ考勤原始数据导入：

可从考勤机导出文件中导入刷卡数据。

为考勤计算作准备。

λ签卡录入：

可以补签卡和删除无效卡。

λ加班单录入：

录入每次加班人员，加班类别，班次，班段，加班时间，加班事由，自动产生加班排班数据。

为考勤计算作准备。

λ请假单录入：

录入员工请假申请时段，实际请假时段，请假类别，请假事由，以及调休记录。

为考勤计算作准备。

λ出差单录入：

录入员工出差申请时段，实际出差时段，出差类别，出差事由。

为考勤计算作准备。

λ考勤计算：

计算每员工每天的考勤结果。

包括迟到，早退，缺勤，加班，请假，出差时间等内容。

并判断出考勤异常数据，提供异常报告。

λ考勤结果汇总：

按时段汇总员工考勤结果。

1．2、业务流程图

图1

第二节基本资料

2．1、常用备注维护（考勤）

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/常用备注维护（考勤）”后双击它，进入“常用备注维护（考勤）”窗口（见图2），设定常用备注的目的是不用重复输入常用的备注，减少工作量

图2

2．2、考勤单据类型设置

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/考勤单据类型设置”后双击它，进入“考勤单据类型设置”窗口（见图3），对于同一组织内部，基本单据应保持唯一

栏位说明（图3）

业务类型：

系统设置了三项考勤业务类型

编码方式：

流水号，单据号按流水的形式编码；手工编码，单据号手动进行编码

单据号头：

单据号以什么开头

年编格式：

单据号中加入年编，可以明确地看出是什么时候的单据

YYMM：

两位年＋两位月；例：

0405

YYMMDD：

两位年＋两位月＋两位日；例：

040513

YYYYMM：

四位年＋两位月；例：

200405

YYYYMMDD：

四位年＋两位月＋两位日；例：

20040513

空：

年编格式为空

流水号长度：

设置几位的流水号

批号长度：

设置几位的批号

注意：

单据号头＋年编格式＋流水号长度＋批号长度<＝19

限制打印次数：

指同一张单据可打印几次，“0”表示不限制

图3

2．3、加班类别维护

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/加班类别维护”后双击它，进入“加班类别维护”窗口（见图4），此文件柜建立加班类别基本资料

栏位说明（图4）

类别代码：

加班类别的代码

类别描述：

加班类别的描述

标准类别：

系统默认三种标准类别

加班费计算公式：

按公式，加班费用按设置的公式计算

按基本工资计算，加班费用按设置的基本工资的倍数计算

按每小时加班费计算，加班费用按设置的固定的小时加班费用计算

工资倍数：

当“加班费计算公式”设置为“按基本工资计算“时，请设置工资倍数，表示每小时加班费用是基本工资的多少倍

加班费率（元/小时）：

当“加班费计算公式”设置为“按每小时加班费计算”时，请设置加班费率，表示每小时加班的费用

计算公式：

当“加班费计算公式”设置为“按公式”时，请设置计算加班费用的公式

图4

2．4、请假类别维护

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/请假类别维护”后双击它，进入“请

假类别维护”窗口（见图5），此文件柜建立请假类别基本资料

栏位说明（图5）

类别代码：

请假类别的代码

类别描述：

请假类别的描述

标准类别：

系统默认八种标准类别

扣薪否：

此种假别是否扣薪

扣薪方式：

按工资标准扣，按工资标准扣

按公式扣，按设置的公式计算扣薪金额

按扣薪比率扣，按扣薪比率扣薪

不扣薪允许天数：

请假多少天（含）内不扣薪

扣薪金额（元/天）：

当“扣薪方式”设置为“按扣薪比率扣”时，请设置每天的扣薪金额

扣薪计算公式：

当“扣薪方式”设置为“按公式扣”时，请设置扣薪的计算公式

图5

2．5、出差类别维护

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/出差类别维护”后双击它，进入“出差类别维护”窗口（见图6），此文件柜建立出差类别基本资料

栏位说明（图6）

类别代码：

出差类别的代码

类别描述：

出差类别的描述

饮食补助（元/天）：

每天的饮食补助费用

住宿补助（元/天）：

每天的住宿补助费用

乘车补助（元/天）：

每天的乘车补助费用

图6

2．6、国家假日维护

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/国家假日维护”后双击它，进入“国家假日维护”窗口（见图7），此文件柜建立国家假日基本资料

栏位说明（图7）

右上窗口

假日代码：

假日的代码

假日名称：

假日的名称

开始日期：

假期的开始日期

结束日期：

假期的结束日期

班段：

哪个班段修假

区分男女：

是否区分男女（例如：

三八节就需区分男女）

加班类别：

如果需加班，请设置加班的类别

录加班条否：

是否需要录入加班条

右下窗口

补班开始日期：

如果有调休需补班的情况，请设置补班的开始日期

补班结束日期：

如果有调休需补班的情况，请设置补班的结束日期

补班班段：

补班的班段

图7

2．7、班次代码维护

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/班次代码维护”后双击它，进入“班次代码维护”窗口（见图8），此文件柜建立班次代码基本资料

栏位说明（图8）

班次代码：

班次的代码

班次名称：

班次的名称

班次类别：

班次的类别，系统默认两个类别

计时班次否：

是否为计时班次

额定工时：

标准的工时

图8

2．8、放假类别维护

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/放假类别维护”后双击它，进入“放假类别维护”窗口（见图9），此文件柜建立放假类别基本资料

栏位说明：

请参考“2．4、请假类别维护”

图9

2．9、卡机分析参数设置

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/基本资料/卡机分析参数设置”后双击它，进入“卡机分析参数设置”窗口（见图10），此文件柜针对卡机设置分析参数且用于卡机原始数据导入时分析数据时使用

栏位说明（图10）

卡机号起始位：

卡机号在原始数据的起始位的位号

卡机号长度：

卡机号在原始数据中的长度

卡号起始位：

员工卡号在原始数据的起始位的位号

卡号长度：

员工卡号在原始数据中的长度

年度起始位：

年份在原始数据的起始位的位号

月份起始位：

月份在原始数据的起始位的位

日起始位：

日在原始数据的起始位的位

时起始位：

时间在原始数据的起始位的位

图10

第三节日常处理

3．1、排班处理

3.1.1、员工休息日设置

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/排班处理/员工休息日设置”后双击它，进入

“员工休息日设置”窗口（见图11），此文件柜对员工休息日进行设置

具体操作：

点击菜单项“功能/员工休息日计算”或点击相应图标后，进入如图10的窗口，在图10选择好休息日后，点击“生成”，系统会自动生成员工的休息日安排

栏位说明（图11）

日期：

休息的日期

班段：

哪个班段休息

工号：

员工的工号

姓名：

员工的名字

加班类别代码：

加班的类别

图11

栏位说明（图12）

日期范围：

设置哪段日期范围的休息日

法定假日：

如果“√”，表示法定假日将休息；如果不“√”，表示法定假日不休息

星期日：

如果“√”，表示星期日休息。

但休息多久，由“班段”栏位来决定

班段：

选择哪个班段休息，全天表示全天休息

图12

3.1.2、员工班次分配

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/排班处理/员工班次分配”后双击它，进入“员工班次分配”窗口（见图13），此文件柜设置员工的班次情况。

具体操作：

先在右上窗口中输入班次的班段的相关资料后保存，再在右下窗口增加此班次班段的

员工记录

栏位说明（图13）

右上窗口

班次：

已建立的班次的名称

班段：

系统默认有六个班段

加班类别：

若此班段属于加班班段，则需输入加班的类别

上班时间：

上班的时间

下班时间：

下班的时间

上班开始刷卡时间：

上班刷卡的开始时间

上班结束刷卡时间：

上班刷卡的结束时间

下班开始刷卡时间：

下班刷卡的开始时间

下班结束刷卡时间：

下班刷卡的结束时间

上班免卡否：

上班是否可以不打/刷卡

下班免卡否：

下班是否可以不打/刷卡

加班段否：

此班段是否属于加班的班段

缺卡处理方式：

若没有打/刷卡，该如何处理？

系统默认两种方式：

计异常，计缺勤

迟到扣工时（分钟）：

指迟到多少分钟就扣工时

早退扣工时（分钟）：

指早退多少分钟就扣工时

迟到计缺勤（分钟）：

指迟到多少分钟就计缺勤

早退计缺勤（分钟）：

指早退多少分钟就计缺勤

进位时间（分钟）：

指进位的时间

进位单位（分钟）：

指进位的单位，一般而言，进位时间与进位单位设置一样

例：

迟到扣工时（分钟）设置为5分钟，进位时间（分钟）设置为10分钟，进位单位（分钟）设置为30分钟

1.某员工迟到了4分钟，则不扣工时（因为4<5）

2.某员工迟到了5分钟，则需要扣工时（因为5≥5）；因为5<10，所以迟到5分钟应按迟到10分钟来计算所扣工时，那到底需扣多少工时呢？

按照所设置的每迟到10分钟需扣30分钟的工时，所以此员工需要扣30分钟的工时

3.某员工迟到了15分钟，则需要扣工时（因为15≥5）；因为15>10，所以迟到15分钟应按迟到20分钟来计算所扣工时，那到底需扣多少工时呢？

按照所设置的每迟到10分钟需扣30分钟的工时，那迟到20分钟就要扣60分钟工时，所以此员工需扣60分钟的工时

加班超出加班条处理方式：

指系统默认三种方式，按加班段计，计为异常，以实际加班时间计

例，若某企业规定加班段为18：

00–21：

00，下班打卡时间设置为21：

01－23：

59

1.若某员工下班打卡时间为21：

45，当“加班超出加班条处理方式”

设置为“按加班段计”，则此员工的加班时间为18：

00－21：

00

2.若某员工下班打卡时间为21：

45，当“加班超出加班条处理方式”

设置为“以实际加班时间计”，故则此员工的加班时间为18：

00－21：

45

录加班条否：

是否需要录入加班条（针对加班段来说）

未录加班条处理方式：

此班次班段需要录入加班条而未录加班条时的处理方式（针对加班段来说）

加班段需请假否：

安排某员工在某加班班段上班，但此员工因为某原因不能上班时，是否需要请假（针对加班段来说）

右下窗口

工号：

员工的工号

姓名：

员工的姓名，由工号调出，此栏位不可编辑

录加班条否：

是否需要录入加班条，针对加班班段而言，默认同右上窗口的“录加班条否”栏位值相同，用户可根据实际情况修改

加班类别：

加班的类别，默认同右上窗口此班次班段的加班类别，用户可根据实际情况修改

图13

3.1.3、员工排班

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/排班处理/员工排班“后双击它，进入“员工排班”窗口（见图14），此文件柜按设置的员工班次与休息日对员工进行排班，也可新增员工排班记录

具体操作：

点击菜单项“功能/员工排班计算”或点击相应图标后，进入如图13的窗口，在图13中选择好日期范围后，点击“生成”，系统会自动将员工的班次排出来

注意：

“员工班次分配”一定要先做好

栏位说明（图14）

日期：

上班的日期

班次：

上哪个班次

班段：

哪个班段上班

工号：

员工的工号

姓名：

员工的名字

上班否：

系统默认为上班，用户可调整

录加班条否：

此班次此班次是否需要录入加班条，一般针对加班班段而言

加班类别：

此班次此班次属于何种加班类别，一般针对加班班段而言

图14

栏位说明（图15）

日期范围：

排哪段日期范围的班次

休息日是否排班：

如果“√”，表示休息日安排班次；如果不“√”，表示休息日不安排班次，正常休息

图15

3．2、卡机数据

3.2.1、卡机数据录入

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/卡机数据/卡机数据录入”后双击它，进

入“卡机数据录入”窗口（见图16），此文件柜对由考勤机导入的原始数据进行查看、维护

注意：

1.导入考勤原始数据通过菜单项“编辑/刷（签）卡数据备份和恢复”来操作

2.此文件柜的权限设置（新增、修改、删除）请特别注意

栏位说明（图16）

卡机号：

刷卡机器的编号

卡号：

员工的工卡号码

刷卡时间：

刷卡的时间

图16

3．3、加班单

3.3.1、加班单录入

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/加班单/加班单录入”后双击它，进入“加班单录入”窗口（见图17），此文件柜录入加班单信息

操作技巧：

当某一部门200员工都需要在2004－08－04的加班班次的班段1（18：

00到21：

00）班，且都是因为某客户订单而加班，属于平时加班，不允许调休。

为提高录入速度，我们可以这样操作：

1.将右上窗口的相关信息（单据类型、加班单号）录入

2.在右下窗口先录入一条员工记录（2004-08-04，10001，张三，加班班次，班段1，平时加班，为某客户订单赶货，允许调休否（X））

3.然后在右下窗口再新增一条记录，在工号栏位上按F4，在F4查询窗口中将此部门的其它加班人员（199人）查询出来后，全选记录后返回右下窗口，这是我们发现系统自动新增了199条记录，且加班日期，班次，班段，加班类别，加班事由，允许调休否六个栏位的信息同第一条记录信息

栏位说明（图17）

加班日期：

加班的日期，系统默认为当前日期

工号：

加班人员的工号

姓名：

加班人员的姓名

班次：

加班的班次

班段：

加班的班段

加班类别：

加班的类别

加班事由：

加班的事由

允许调休否：

是否允许调休

图17

3.3.2、加班单（已审核）

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/加班单/加班单（已审核）”后双击它，进入“加班单（已审核）”窗口，此文件柜可以查看加班单信息或对错误的记录进行反审核

3．4、请假单

3.4.1、请假单录入

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/请假单/请假单录入”后双击它，进入“请假单录入”窗口（见图18），此文件柜录入请假单信息

栏位说明（图18）

右上窗口

工号：

请假员工的工号

姓名：

请假员工的姓名

请假类别：

请假的类别

开始时间：

请假申请的开始时间

结束时间：

请假申请的结束时间

请假事由：

请假的理由

实际开始时间：

实际请假的开始时间

实际结束时间：

实际请假的结束时间

累计调休（时）：

累计调休的时间，单位为小时，此栏位不可编辑，由系统自动写入

右下窗口

加班单批号：

此次请假由哪个加班单批号调休

调休时间：

调休的时间，单位为小时

图18

3.4.2、请假单（已审核）

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/请假单/请假单（已审核）”后双击它，进入“请假单（已审核）”窗口，此文件柜可以查看请假单信息或对错误的记录进行反审核

3．5、放假单

3.5.1、放假单录入

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/放假单/放假单录入”后双击它，进入“放假单录入”窗口（见图19），此文件柜录入放假单信息

栏位说明（图19）

右上窗口

请假类别：

放假的类别

开始时间：

放假的开始时间

结束时间：

放假的结束时间

放假事由：

放假的理由

右下窗口

工号：

请假员工的工号

姓名：

请假员工的姓名

开始时间：

放假实际的开始时间

结束时间：

放假实际的结束时间

图19

3.5.2、放假单（已审核）

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/放假单/放假单（已审核）”后双击它，进入“放假单（已审核）”窗口，此文件柜可以查看放假单信息或对错误的记录进行反审核

3．6、出差单

3.6.1、出差单录入

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/出差单/出差单录入”后双击它，进入“出差单录入”窗口（见图20），此文件柜录入出差单信息

栏位说明（图20）

右上窗口

出差类别：

出差的类别

申请部门：

出差申请的部门

目的地：

出差的目的地

出差事由：

出差的理由

右下窗口

工号：

出差员工的工号

姓名：

出差员工的姓名

开始时间：

出差申请的开始时间

结束时间：

出差申请的结束时间

出差类别：

默认同右上窗口的“出差类别”栏位，用户可修改

实际开始时间：

实际出差的开始时间

实际结束时间：

实际出差的结束时间

图20

3.6.2、出差单（已审核）

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/出差单/出差单（已审核）”后双击它，进入“出差单（已审核）”窗口，此文件柜可以查看出差单信息或对错误的记录进行反审核

3．7、员工签卡

3.7.1、签卡录入

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/员工签卡/签卡录入”后双击它，进入“签卡

录入”窗口（见图21）。

有时由于工卡或刷卡机器的缘故而导致不能成功刷卡、或由其它人代刷卡而导致此次刷卡作废时，就需要打纸卡或签卡。

此文件柜就是录入签卡的信息

栏位说明（图21）

工号：

签卡员工的工号

姓名：

签卡员工的姓名

刷卡时间：

刷卡的时间

刷卡指定：

此次刷卡的性质，默认为两种，补卡或作废

图21

3．8、考勤处理

3.8.1、考勤计算

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/考勤处理/考勤计算”后双击它，进入“考勤计算”窗口（见图22），此文件柜根据考勤原始数据、签卡记录、员工班次对员工的考勤进行计算

具体操作：

点击菜单项“功能/计算考勤结果”或点击相应图标后，进入如图20的窗口，在图20中选择好日期范围后，点击“计算”，系统将自动计算这段日期范围内的考勤结果

注意：

“员工排班”一定要先做好

栏位说明（图22）

异常：

如果“√”，表示此条记录属于异常的记录

日期：

考勤的日期

班次：

考勤的班次

班段：

考勤的班段

工号：

员工的工号

姓名：

员工的名字

上班时间：

此班次此班段的上班的时间

开始刷卡：

此班次此班段的上班的开始刷卡时间

终止刷卡：

此班次此班段的上班的结束刷卡时间

下班时间：

此班次此班段的下班的时间

开始刷卡：

此班次此班段的下班的开始刷卡时间

终止刷卡：

此班次此班段的下班的结束刷卡时间

正班时间：

正常上班的时间，针对非加班班段而言

正班时间＝班段时间（单位转换为分钟）－缺勤－早退－迟到，若结果>0，正班时间为其本身，若结果<0，正班时间则为0

上班刷卡：

上班实际刷卡的时间

下班刷卡：

下班实际刷卡的时间

迟到（分）：

迟到的时间，单位为分钟

早退（分）：

早退的时间，单位为分钟

缺勤（分）：

缺勤的时间，单位为分钟

加班（分）：

加班的时间，单位为分钟

请假（分）：

请假的时间，单位为分钟

出差（分）：

出差的时间，单位为分钟

少卡：

缺卡的次数

加班类别：

加班的类别，针对加班班段而言

请假开始：

实际请假的开始时间

请假结束：

实际请假的结束时间

请假类别：

请假的类别

出差开始：

实际出差的开始时间

出差结束：

实际出差的结束时间

出差类别：

出差的类别

图22

栏位说明（图23）

日期范围：

计算哪段日期范围的考勤

图23

3.8.2、考勤结果汇总

登录系统后，在左边的树型图中，找到“考勤管理/考勤处理/考勤结果汇总”后双击它，进入“考勤结果汇总”窗口（见图24），此文件柜将考勤原始数据、签卡记录合计，供用户方便查看

具体操作：

点击菜单项“功能/考勤结果汇总”后，进入如图25的窗口，在图25中选择好汇总年月后，点击“计算”，系统将自动汇总该月份内的考勤结果

栏位说明（图24）

工号：

员工的工号

姓名：

员工的姓名

卡机号：

刷卡机器的编号

卡号：

员工的工卡号

刷卡时间：

实际刷卡的时间

图24

图25

第四节查询报表

4．1、资料查询

4.1.1、刷（签）卡数据查询

对刷卡、签卡数据资料进行查询，查询条件可任意组合

4.1.2、员工班次分配查询

对员工班次分配资料进行查询，查询条件可任意组合

4.1.3、员工排班查询

对员工排班资料进行查询，查询条件可任意组合

4.1.4、员工休息日查询

对员工休息日资料进行查询，查询条件可任意组合

4.1.5、考勤原始数据查询

对考勤原始数据资料进行查询，查询条件可任意组合

4.1.6、补卡数据查询

对补卡数据资料进行查询，查询条件可任意组合

4.1.7、考勤结果查询

对考勤结果进行查询，查询条件可任意组合

4.1.8、员工考勤卡打印

对员工考勤记录以考勤卡形式打印出来，查询条件可任意组合