企业法务管理办法全部流程.docx
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企业法务管理办法全部流程
××公司办公室
基础管理工作手册
（法律事务室）
××年××月
目录
第一部分制度及规范4
一、规章制度5
（一）法律纠纷管理办法5
（二）招标管理办法12
（三）合同审查管理规定29
（四）合同授权委托管理规定33
（五）合同法律监督规定37
（六）供应商资质审查管理规定39
（七）法律纠纷证据管理规定41
（八）调研管理规定44
（九）法律事务档案管理规定45
二、工作职责48
（一）法律事务科工作职责48
（二）法律事务主管工作职责49
（三）法律事务员岗位职责50
三、工作行为规范51
（一）法律事务科日常行为规范51
（二）公司诉讼代理人行为规范55
第二部分基础信息57
一、人员名册及基本信息58
二、业务联系单位基本信息59
（一）内部业务联系单位基本信息59
（二）外部业务联系单位基本信息61
第三部分台账及记录62
一、台帐63
（一）合同审签台账63
（二）授权委托书办理台账64
（三）法律纠纷办理台账65
（四）招标文件审查台账66
（五）规章制度审查台账67
（六）供应商资质审查台账68
二、记录69
（一）会议记录69
（二）庭审记录69
第四部分业务流程及作业文本70
一、业务流程及流程说明71
（一）合同管理流程及流程说明71
（二）合同授权委托办理流程及流程说明75
（三）法律纠纷办理流程及流程说明77
二、作业文本80
第五部分培训81
第六部分格式标准84
一、文本格式85
（一）合同授权委托书文本格式85
（二）其他事项授权委托书文本格式86
（三）法定代表人身份证明书文本格式87
（四）合同审查意见书文本格式88
（五）诉讼、仲裁用提交法院管辖权异议手续文本格式89
（六）诉讼、仲裁用提交法院延长举证期限手续文本格式90
（七）诉讼、仲裁用提交法院证人出庭手续文本格式91
二、表格格式92
（一）合同审签表92
（二）合同签订履行情况统计总表93
（三）合同签订履行情况表94
（四）合同移交签收登记表95
（五）公司领导身份证复印件使用审批单96
（六）定期授权委托书签收表97
（七）制度审查意见登记表98
第一部分制度及规范
一、规章制度
（一）法律纠纷管理办法
第一章总则
第一条为加强公司法律纠纷管理，规范公司经营行为，维护公司合法权益，根据国家有关法律法规及国务院国有资产监督管理委员会令第11号《中央企业重大法律纠纷案件管理暂行办法》的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所称的纠纷，是指公司具有下列情形之一导致发生或可能发生的诉讼、仲裁或调解处理的纠纷：
（一）因合同关系引起的经济纠纷；
（二）因侵权行为引起的民事纠纷；
（三）因行政机关的具体行政行为引起的行政纠纷；
（四）因劳动关系引起的劳动争议纠纷；
（五）其他法律纠纷。
第三条公司法律纠纷实行集中统一管理与部门协作处理相结合的原则。
第二章法律纠纷管理机构及职责
第四条公司法律事务管理机构设在公司办公室，对公司法律纠纷实行统一管理。
其主要职责是：
（一）建立、健全公司法律纠纷管理的规章制度；
（二）受公司法定代表人的委托处理法律纠纷；
（三）办理与处理纠纷相关的委托手续，须外聘律师的，办理外聘律师的有关手续；
（四）负责同股东方法律事务管理部门进行业务联系，按要求上报公司法律纠纷情况；
（五）对法律纠纷进行调查了解，收集证据，并提出处理纠纷的法律建议或解决方案；
（六）对公司重大、复杂、疑难法律纠纷组织研讨、论证；
（七）办理案件有关费用结算事宜；
（八）建立公司法律纠纷案件档案。
第五条公司各单位协助处理法律纠纷的主要职责是：
（一）发生或可能发生的法律纠纷，立即以书面形式向公司办公室报告并按要求提交有关材料；
（二）配合调查取证；
（三）配合参加诉讼或非诉讼活动；
（四）提供与纠纷有关的全部材料，并对所提供材料的及时性、完整性和真实性负责。
第六条公司各单位组织机构变更，对变更前发生的法律纠纷，由变更后承担该职责的单位和原承办人员协助办理该法律纠纷，负责提供、收集相关证据材料。
第七条公司对外处理法律纠纷的诉讼费、仲裁费、保全费、执行费、鉴定费、公证费、律师费、差旅费、其它费用等经费列入年度预算，由公司办公室专款专用，据实报销。
第三章法律纠纷办理程序
第八条公司办公室收到有关法律文书或接到公司各单位报送的法律纠纷报告后，按以下程序进行：
（一）直接收到有关法律纠纷文书、材料，应通知有关单位，有关单位应及时向其主管领导汇报，在接到通知2日内以书面形式向公司办公室说明案件的相关情况，并到公司办公室办理法律纠纷登记手续。
（二）收到有关部门提交的有关案件情况说明材料后，及时向公司法定代表人和总经理汇报法律纠纷情况，并向法定代表人提出法律纠纷案件处理方案和建议。
（三）根据有关单位案件汇报情况，提出证据清单，有关单位在收到证据清单5日内向公司办公室提交有关证据材料，向公司办公室移交的证据材料不完整、不充分的，公司办公室可要求其在限定的期限内补充完整。
（四）根据案件情况提出委托公司法律事务人员、外聘律师或其他人员参加仲裁、诉讼活动的建议，由公司法定代表人决定委托代理人参加仲裁、诉讼等相关活动。
（五）根据法定代表人的委托办理有关授权委托手续。
（六）根据案件情况向公司各单位调取与法律纠纷相关的各类证据材料，各单位和相关人员应当支持与配合。
（七）将法律纠纷处理结果报告公司法定代表人、总经理。
（八）整理法律纠纷材料并归档。
第九条有关单位收到法律纠纷文书、材料或可能发生法律纠纷的有关函件、材料，应立即向其主管领导汇报同时向公司办公室报告。
有关单位在2日内以书面形式向公司办公室说明案件的相关情况并移交文书、材料，并到公司办公室办理法律纠纷登记手续。
其他办理程序同第八条规定。
第十条公司办公室按照规定向股东方报告法律纠纷的有关情况和处理结果并提交相关材料。
第十一条对采取非诉讼方式协商或调解解决法律纠纷的，有关单位应将有关函件、材料、处理方案、调解意见报送公司办公室，公司办公室将该处理方案、调解意见向法定代表人、总经理汇报。
公司办公室将领导批示的意见传达给有关单位。
有关单位根据领导批示的意见与对方当事人进行协商。
协商一致后，制作协议书或调解书经对方当事人签字并盖章。
调解书、协议书由承办部门留存，同时报公司办公室存档。
经协商或调解不成的纠纷，由参与协商或调解的单位将原因及下一步处理意见以书面形式报告公司办公室。
公司办公室根据上述情况，提出新的处理方案或建议，经公司法定代表人同意后实施。
第十二条通过仲裁方式处理的纠纷，以仲裁委员会制作的裁决书或调解书为结案依据。
代理人接到裁决书、调解书后，应及时报送公司办公室，由公司办公室上报公司法定代表人。
第十三条通过诉讼方式处理的纠纷，以人民法院的判决书、裁定书或调解书为结案依据。
代理人接到判决书、裁定书或调解书后，应及时报送公司办公室，由公司办公室上报公司法定代表人。
第十四条有关单位对已经发生法律效力的裁决书、裁定书、判决书和调解书，应当自觉执行或配合法院执行。
第四章证据材料
第十五条证据材料包括：
（一）合同及附件、补充协议、当事人签字、盖章的会议纪要、对合同的变更记录、双方签订的协议、同案件相关的有关函件及传真；
（二）履行合同、协议的各种交付凭证，包括发货单、提货单、入库单、托运单、款项支付存根、结算单据等；
（三）履行合同、协议中当事人的签字凭证，如对帐单等；
（四）有关行政机关或第三人制作的能证明客观事实的文书或单据；
（五）有关单位作出的鉴定结论、检验报告、勘验笔录等；
（六）照片、视听资料；
（七）其他票据、单证等有关证据材料。
第十六条 有关单位对移交证据材料的完整性、准确性、真实性负责。
第十七条公司各单位应及时留存与每一笔业务有关的原始证据材料并归档。
第十八条原始证据材料的留存应从业务源头开始，对原始证据材料的留存归档应责任到人。
第十九条公司法律纠纷的有关文件、材料由公司办公室整理后归档保存。
留存复印件的，应当注明出处或原件保存的单位。
原件需移交有关单位的，由公司办公室负责移交。
第五章奖励与惩罚
第二十条公司办公室对公司法律纠纷管理工作进行检查和考核，考核结果纳入公司绩效考核体系。
第二十一条有下列情形之一的，视情节轻重和损失大小，对直接责任者追究经济责任和行政责任；情节严重构成犯罪的，移送司法机关处理：
（一）由于领导失察或个人的失职、渎职或其他的违法行为导致纠纷发生并造成经济损失的；
（二）由于有关单位或个人未能妥善保管保存有关证据造成重大损失的；
（三）纠纷发生后，有关单位未及时报告，造成超过诉讼时效或法律规定的有关期限给公司造成经济损失的；
（四）在纠纷发生后，有关单位擅自处理或隐瞒不报的；
（五）发现有关人员与对方当事人恶意串通损害公司利益的；
（六）有其他严重损害公司利益行为的。
第二十二条公司办公室发现相关人员有本办法第二十一条规定的事项时，提出处罚建议，报公司绩效考核办公室。
第六章附则
第二十三条本办法由公司办公室负责解释。
第二十四条本办法自下发之日起施行。
（二）招标管理办法
第一章总则
第一条为了规范××公司（以下简称公司）招标活动，维护公司利益和投资者的合法权益，根据《中华人民共和国招投标法》等法律、法规、行政规章的规定，并结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
第二章招标范围
第三条新建、扩建、更新改造工程项目的勘察、设计、施工、监理、调试，以及与其有关的设备、材料等的采购，达到下列标准的，必须进行招标：
1、新建、扩建工程施工建设单项合同估算价在100万元以上的；
2、更新改造工程项目单项合同估算价在50万元以上的；
3、与工程项目有关的重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在50万元以上的；
4、勘察、设计、监理、调试等服务单项合同估算价30万元以上的；
5、建筑装饰装修工程单项合同估算价在50万元以上的。
第四条生产抢检修、设备维修、维护、技术服务合同达到下列标准的必须进行招标：
1、生产性固定资产大修、检修项目单项且一次性合同额达到50万元以上的；
2、技术服务单项合同额达到30万元以上的；
3、设备维护单项合同额达到30万元以上的。
第五条采购生产性设备、备品备件、原辅材料、低值易耗品等项目支出达到下列标准的，必须进行招标：
1、生产性设备一次性采购单价在50万元以上的；
2、单个品种物资一次性估算采购额达到30万元以上的；
3、每类物资批次采购额达到30万元以上的；
4、办公用品一次性估算采购额在5万元以上的；
5、低值易耗品一次性估算采购额在20万元以上的。
第六条公司零购固定资产项目单项合同额达到30万元以上的。
第七条大型基础设施、公用事业等关系社会利益、公众安全的项目及法律法规规定必须招标项目。
第八条其他项目单项合同额达到30万元以上的。
第九条采购备品备件、原辅材料原则上选择厂家直供和选择资信、实力、供货业绩好的的代理商供应。
第十条下列情况采用比质比价、竞价的方式采购：
1、本办法规定的限额以下的项目（法定招标项目除外）；
2、采购的物资只能以唯一供应商获得；
3、引进设备、备件国产化中涉及技术保密或专有技术的；
4、对于生产单位提出的必须在一周内到货的物资，不按期到货将严重影响生产的生产急需紧急采购物资；对于生产单位提出须立即进行抢检修的项目，不立即进行抢检修将严重影响生产或产生重大安全隐患的紧急抢检修项目所需物资，经生产单位确认，项目主管部门审核，按比质比价、竞价程序和方式采购。
上述采取比质比价、竞价方式采购的，50万元以下的项目由分管副总经理审批，50万元以上100万元以下的由总经理审批,100万元以上的项目由法定代表人审批。
在合同审签过程中，有关比质比价、竞价的资料同合同一起报审，并将比质比价、竞价的资料归档备查。
第三章招标组织机构及职责
第十一条公司成立招标领导组，统一领导公司范围内的招标工作。
招标领导组组长由公司董事长担任，副组长由副董事长、总经理担任。
成员由纪委书记、副总经理和董事会秘书组成。
第十二条领导组的职责：
1、确定招标工作的基本原则和指导思想；
2、定期检查、指导招标工作组的招标工作；
3、审批本次招标项目金额在100万元以上的招标方案；
4、定标；
5、审定向行政监督部门上报的文件、资料；
6、协调和解决招标工作中的其他重大问题。
第十三条招标领导组办公室设在法律事务室，其职责为：
1、制定完善招标管理制度；
2、负责招标领导组的日常事务；
3、对各工作组工作进行指导和考核；
4、配合国家主管部门及上级的检查、指导；
5、负责招标领导组的其他工作。
第十四条招标工作领导组下设六个招标工作组，分别为工程招标工作组、设备招标工作组、材料招标工作组、电力招标工作组、新建、扩建项目招标工作组、综合招标工作组。
公司拟招标的工程项目、设备、材料、电力项目分别由工程招标工作组、设备招标工作组、材料招标工作组、电力招标工作组负责，组长由分管副总经理担任；新建、扩建项目如成立专门机构的，同时成立招标工作组负责招标工作，组长由该机构的负责人担任；其他项目的招标工作，由综合招标工作组负责，组长由总经理担任；各工作组的副组长由招标项目主管部门经理担任。
各招标工作组，在招标领导组的领导下开展工作，向招标领导组负责。
第十五条招标工作组的工作范围和职责：
工程招标工作组工作范围是工程部负责的项目；设备招标工作组工作范围是装备能源部所负责的项目；材料招标工作组工作范围是供应部负责的项目；电力招标工作组工作范围是电力管理部负责的项目；新建、扩建项目招标工作组的工作范围是新建、扩建项目成立的专门机构负责的项目；综合招标工作组工作范围是公司招标的其他项目。
招标工作组的职责：
1、具体负责招标的日常事务；
2、编制年、季招标工作计划；
3、编制项目招标方案，包括拟招标项目的招标依据、基本情况、项目审批情况、设计情况、投资估（概）算金额、资金来源、招标方式、招标范围、标段划分、投标单位的资质和资信审查情况、招标工作组成员名单及计划开标时间和招标前的准备工作；
4、市场调研工作；
5、编制招标文件和标底（无标底的可不编制标底）；
6、招标前向招标领导组组长报审本次招标项目估（概）算金额在200万元以上的招标方案；
7、招标前向招标领导组副组长报审本次招标项目估（概）算金额在100万元以上的招标方案；
8、招标前招标工作组组长负责审批招标项目估（概）算金额不满100万元的招标方案；
9、组织招标文件的评审和汇签；
10、编制定标请示报告；
11、负责开标、评标、询标的组织工作；
12、负责招标过程中文件的整理、归档工作；
13、起草和整理向有关行政监督部门上报的文件、资料；
14、配合、接受上级及国家主管部门的检查、指导。
第十六条各招标工作组根据拟招标项目的需要可设立资格审查组、标底组、技术组、商务组、评标组、监督组等各工作小组。
第十七条标底组、资格审查组中应有两名成员为计划经营部、财务部委派的人员，其他成员应根据招标项目的情况，由公司其他有关人员组成。
标底会由招标工作组组长组织召开。
第四章招标程序和要求
第十八条根据公司年度下达的项目建设大纲、更新改造计划、设备购置计划以及物资采购计划等，由各招标工作组按年、季编制招标工作计划。
第十九条招标项目按照国家有关规定需要履行项目审批手续的，项目主管部门应当先履行审批手续，取得批准。
第二十条工程、采购等各项目主管部门向工作组递交《招标申请书》，项目招标申请书应载明物资类别、名称、数量、质量和时间要求、预估价格等，本次招标项目估（概）算金额在200万元以上的应附加市场调研报告。
第二十一条由招标工作组编制招标方案。
第二十二条依据批准的项目招标方案，项目主管单位配合招标工作组组织有关人员编制招标文件或由招标工作组委托招标代理机构编制招标文件。
第二十三条招标项目可根据项目特点决定是否编制标底,需确定标底的项目由工作组确定标底。
招标项目的标底，应当根据设计图纸、招标文件及有关资料，参照国家规定的技术、经济标准规范及定额进行编制。
编制完成后封存，一个项目只能编制一个标底。
标底编制过程和标底必须保密。
第二十四条招标工作组可自行招标或委托中介机构招标。
依法必须招标的项目，采取自行招标方式的，根据国家规定需办理有关自行招标核准手续的，由招标工作组办理。
招标工作组自行招标的，应依据批准的项目招标方案编制招标文件。
工作组编制的招标文件中有关合同主要内容条款应经财务部、法律事务室审查。
依法必须进行招标的项目自行办理招标事宜的，工作组应当向有关行政监督部门备案。
须委托招标代理机构进行招标项目，由招标工作组办理委托具备法定条件的招标代理机构代理招标的有关事宜。
第二十五条设备、材料招标自行办理或委托招标代理机构办理的时间，要充分考虑时间上的提前量，包括招标过程、签订技术协议及供货合同、合理生产周期、运输时间等四个方面。
第二十六条招标工作组在拟定的工程招标文件中一般包括以下主要内容：
1、投标邀请书；
2、投标须知；
3、提交投标文件的方式、地点和截止时间；
4、现场勘察时间、招标答疑时间、开标时间、开标地点和方式（开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行）；
5、要求投标人提供的有关营业执照、资质证、法定代表人证件或授权委托代理人委托书、项目经理证件、资信证明等，采用工程量招标的，应提供工程量清单；
6、投标文件的编制和投标报价要求，可随附投标文件格式化范本；
7、合同的主要条款；
8、是否全部响应招标文件所有内容等承诺性说明；
9、投标保证金、履约保证金或担保方式要求；
10、开标会议议程；
11、评标的依据、标准、方法和中标原则。
第二十七条招标工作组在拟定的设备招标文件中应包括商务部分和技术部分，一般包括：
1、招标内容及要求；
2、投标邀请；
3、投标须知；
4、投标书格式和要求；
5、投标报价表；
6、合同主要条款、供货范围、数量、付款方式；
7、技术质量及服务；
8、保证金金额、技术规范书、技术要求及执行标准等内容；
9、有关要求投标人提供的证明本单位资质的有关资料。
第二十八条招标工作组在拟定的材料招标文件中一般包括：
1、投标邀请书；
2、招标内容及要求；
3、投标须知；
4、投标书格式和要求；
5、投标报价表；
6、合同主要条款、供货范围、付款方式；
7、技术质量及服务；
8、投标保证金金额、技术规范书、技术要求及执行标准等内容；
9、有关要求投标人提供的证明本单位资质的有关资料。
第二十九条招标工作应采用公开招标或邀请招标的方式进行。
公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请符合资质条件的不特定的法人或者其他组织投标。
招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。
采用公开招标的项目应由招标工作组对投标人进行资质和资信审查。
邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请符合资质条件的特定的法人或者其他组织投标。
投标邀请书应当载明招标公告中所提到的招标人及招标项目的有关事项。
工程项目采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出招标邀请。
设备、备品、备件、材料和其他项目采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目资质、生产能力、业绩、信誉（产品质量、交货能力、售后服务、廉政情况）等资信良好的特定法人或者其他组织发出招标邀请。
公开招标或邀请招标时，如果提交投标文件的合格投标人数不符合以上规定，招标人应当重新组织招标。
第三十条法律、法规规定应当公开招标的项目需采用公开招标方式，其他项目招标时，视项目情况，具体招标方式由招标工作组确定。
第三十一条公司招标工作组适时对外发出招标公告或招标邀请书，招标公告和招标邀请书应由公司盖章。
第三十二条由招标工作组向投标单位发售招标文件。
第三十三条投标人按照招标文件的要求提交投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。
第三十四条投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件密封送达投标地点。
在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标，为无效的投标文件，招标人应当拒收。
各招标工作组应指定专人接受投标文件，按投标顺序在标书上编号，签收并妥善保存，不得透漏任何可能影响公平竞争的有关信息。
第三十五条为保证招标工作的严肃性，招标文件中应要求投标人提交投标保证金和标书费，投标保证金一般不得超过投标总价的百分之二，最高不得超过八十万元。
招标人与中标人签订合同后5日内，应当向中标人和未中标的投标人退还投标保证金。
第三十六条投标人在开标前购买标书、缴纳投标保证金、收取的标书费和投标保证金一律交公司财务部，所收取的标书费用，由财务部门统一管理，招标工作组使用，必须做到专款专用。
第五章开标、评标、定标
第三十七条开标由招标工作组组长负责组织召开，邀请所有投标人参加。
开标应当按照下列规定进行：
由投标人的代表和监督人员检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标文件的主要内容。
开标过程应当记录并由各工作组存档备查。
发现投标文件有下列情形之一，按废标处理：
1、投标文件未按招标文件要求密封的；
2、投标文件未经法人代表或授权的委托代理人签字盖章的；
3、未按招标文件要求携带法人授权委托书、营业执照、（工程项目招标还需企业资质等级证、项目经理证）等有效证件的；
4、投标人名称、工程项目的资质证明原件与原资格预审不一致且无合法证明的；
5、投标文件主要内容（包括报价、工期、质量等）有重大遗漏内容或关键字迹模糊无法辨认的；
6、未按招标文件要求提供投标保函或提交投标保证金的；
7、投标单位的法定代表人或其授权委托人未参加开标会的（经招标人同意用来函形式参加投标的除外）。
第三十八条评标由评标委员会负责。
1、依法必须招标项目由项目招标部门、计划经营部、财务部等相关人员和专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。
以上项目的专家成员采取随机抽取或直接确定的方式从省级以上人民政府有关部门提供的专家名册或者招标代理机构的专家库内的相关专家名单中确定。
2、依本办法需招标项目由项目招标部门、计划经营部、财务部等相关人员和专家组成，成员人数为5人以上单数，成员中应有计划经营部、财务部委派的人员。
前款专家应当从事相关领域工作满八年并具有高级职称或具有同等水平的人员。
评标委员会设负责人,评标委员会负责人由评标委员会成员推举产生或者由招标工作组确定。
评标委员会成员与投标人有利益关系的应当回避。
第三十九条评标应当采取保密措施，保证评标活动在严格保密的情况下进行。
第四十条评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；评标结束后，评标委员会负责人写出书面评标报告，并推荐合格的候选人。
评标报告应包括以下主要内容：
1、基本情况和数据表；
2、评标委员
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